公司如何管理自身的印章？（7大案例已及11個建議）

來自專欄法律武庫

公司如何管理自身的印章？（7大案例已及11個建議）

作者：楊欽仁律師 聯繫方式：1580—1913—292

轉載需要標明作者、出處

前人的經驗，今人的思考。一招一式提升你的處理危機能力。

前人的經驗，今人的總結。公司印章代表公司，甚至可以說是公司的「玉璽」了。對於「玉璽」需要嚴格保護，特別愛護，否則就是公司的取亂之道。

一、公司各印章都有對外效力嗎？

A公司為需要採購原材料，與B公司簽訂採購合同，合同以及收據加蓋的是公司的「技術專用章」，後累計欠款超過百萬，A公司遲遲不還，B公司無奈起訴至法院。

A公司認為，合同、收據加蓋的是技術專用章，而非「合同專用章」，系採購人員個人行為

法院認為，A、B公司簽訂合同不符合一般買賣合同的規則，但系A公司自身管理存在漏洞所致，現A公司提供證據證明，該合同及收據所涉印章與其無關，也無法證明是採購員個人行為，故認定在合同及收據蓋章的行為是A公司的行為，對此產生的法律後果，由A公司承擔。現有有證據證明A公司已接收了原材料並用於生產，故應當認定雙方之間的買賣合同成立，A公司應當按照約定，及時付款給B公司。

解析：

1. 公司印章一般包含公章、財務章、合同專用章、項目部章、技術專用章、法人代表鑒章，上述各章一定範圍內直接代表公司權力。不妥善管理印章，企業
2. 公司對外簽訂合同所蓋公章並非公司備案公章或合同專用章，而是技術專用章、採購專用章、項目部專用章等，除非有證據證明合同所涉印章與公司無關或為他人私蓋，否則應當認定公司承認合同效力。如果相對方已按合同履行主要義務而該公司接受的，則合同無須簽字、蓋章也已經成立生效。
3. 案例原型：湖南省常德市中級人民法院（2008）常民三終字第42號湖南星大建設集團股份有限公司與李建標買賣合同糾紛上訴案

4、相關指導案例：最高人民法院（2014）民申字第1號陳曉兵與國本建設有限公司、中太建設集團股份有限公司民間借貸糾紛案

裁判意見：公司項目部資料專用章具有特定用途，在《借款協議》上加蓋公司項目部資料專用章超越了該公章的使用範圍，在未經公司追認的情況下，不能認定《借款協議》是公司的意思表示。

二、合同上加蓋分公司的印章是否有效？

案例：A集團與B公司簽訂《工程施工合同》，同年，A集團項目所在地C分公司與D公司簽訂買賣合同。C公司負責人簽字並加蓋C公司章，後C公司欠款不還，D公司起訴至法院，要求C公司承擔付款義務，A集團承擔與C分公司承擔連帶責任。

法院認為，C公司負責人以其名義對外簽訂的合同屬於職務行為，其簽訂合同有效，在D公司承擔合同義務後，A公司應該承擔付款責任。

解析：

1. 分公司的地位。公司在對外往來業務合同中使用分公司印章，分公司雖然沒有獨立法人地位，但分公司也領取營業執照，能夠成為民事訴訟的被告，因此在合同上加蓋分公司印章，一般認定為合同有效，由總公司承擔相關民事責任。
2. 分公司VS子公司。

《中華人民共和國公司法》第十四條 公司可以設立分公司。設立分公司，應當向公司登記機關申請登記，領取營業執照。分公司不具有法人資格，其民事責任由公司承擔。

公司可以設立子公司，子公司具有法人資格，依法獨立承擔民事責任。

分公司出了問題，母公司仍然承擔連帶責任。分公司則獨立承擔責任。

1. 延伸問題。

1）、公司變更名稱如何影響合同權力義務承擔

公司變更名稱，不影響合同權利義務承擔。《中華人民共和國合同法》第七十六條，合同生效後，當事人不得因姓名、名稱的變更或者法定代表人、負責人、承辦人的變動而不履行合同義務。

2）、公司合併分立如何影響合同權力義務承擔

公司合併分立的，不影響合同權利義務承擔。《中華人民共和國合同法》第九十條，當事人訂立合同後合併的，由合併後的法人或者其他組織行使合同權利，履行合同義務。當事人訂立合同後分立的，除債權人和債務人另有約定的以外，由分立的法人或者其他組織

對合同的權利和義務享有連帶債權，承擔連帶債務。

相關案例：河南省鄭州市中級人民法院（2014）鄭民四終字第833號 趙留傑等訴蘆雲香等借款合同糾紛案

三、前公司員工偷用公司簽章而簽訂合同有效嗎？是否需要承擔責任？

某甲是A公司的業務員，以前主要負責A公司與B公司的業務。後某甲自A公司離職，A公司未及時通知某甲離職消息。後某甲以A公司名義與B公司簽訂了合同，要求B公司把欠款打入C公司賬戶，後A公司收到法院傳票，要求其交付貨物。經查某甲利用職務之便在空白合同上加蓋公司印章，屬於A公司管理失誤。後法院認定，該案中B公司有理由信賴某甲的行為系A公司的公司行為，因為某甲一直是A公司與B公司的業務員，一直處理該業務，後該案調解結案由A公司返還錢款，B公司撤訴結案。某甲也承擔了相應的刑事責任。

解析：

1、表見代理。法律上構成表見代理一般需要符合以下條件：1）、須行為人無代理權 2）、須有使相對人相信行為人具有代理權的事實或理由 3）、須相對人為善意 4）、須行為人與相對人之間的民事行為具備民事行為的有效要件。法律依據，《中華人民共和國合同法》第四十九條，行為人沒有代理權、超越代理權或者代理權終止後以被代理人名義訂立合同，相對人有理由相信行為人有代理權的，該代理行為有效。

2、案例原型：上海市第一中級人民法院（2002）滬一中民四（商）終字第250號 上海申嘉進出口有限公司與上海化工實業有限公司買賣合同貨款糾紛上訴案

3、裁判規則：．企業在簽訂合同時沒有加蓋合法有效的公章，亦未實際授權給簽字人，如該簽字人的代理行為符合《合同法》第四十九條「行為人沒有代理權、超越代理權或者代理權終止後以被代理人名義訂立合同，相對人有理由相信行為人有代理權的，該代理行為有效。」的規定，構成表見代理，該合同有效。

4、延伸閱讀。用偽造印章簽訂的話題是否有效？上述案例把某甲利用職務便利偷蓋真實公章的合同變成偽造公章的合同，那麼合同是否有效呢？答案是無效的，公司被偽造印章而簽訂的合同，該合同無效。法律依據，《最高法院關於在審理經濟糾紛案件中涉及經濟犯罪嫌疑若干問題的規定》第五條，行為人盜竊、盜用單位的公章、業務介紹信、蓋有公章的空白合同書，或者私刻單位的公章簽訂經濟合同，騙取財物歸個人佔有、使用、處分或者進行其他犯罪活動構成犯罪的，單位對行為人該犯罪行為所造成的經濟損失不承擔民事責任。對於偽造公章的犯罪分子承擔其相應的刑事責任，同時公司也需要根據過錯程度承擔相應的賠償，並非合同無效，不承擔一切責任。

四、公章外借，他人簽訂的合同是否對公司有拘束力

案例：

某甲系A公司業務員，後離職出去單獨做生意。後某甲與B公司做生意，B公司要求某甲以公司名義做生意。某甲利用其與A公司經理私交甚篤，借用了A公司的公章。某甲做出保證，保證公司不承擔任何責任。後某甲與B公司簽訂買賣合同，買賣合同簽訂後，某甲在僅支付定金情況下提走了全部貨物，後某甲未按約支付後續貨款。後B公司起訴A公司要求支付後續款項，A公司以其與某甲的保證書進行抗辯，後法院以A公司與某甲之間的保證書不得對抗第三人，且B公司並不知情，判決A公司承擔相應責任。

解析：

1. 公司加蓋公章，就承擔相應責任。
2. 合同具有相對性，僅在簽訂雙方有效力，對第三方沒有拘束力，除非該合同是多方合同。保證書是一種特殊的合同，某甲與A公司的保證書不能對抗B公司的債權。

3、《最高法院關於在審理經濟糾紛案件中涉及經濟犯罪嫌疑若干問題的規定》第四條，個人借用單位的業務介紹信、合同專用章或者蓋有公章的空白合同書，以出借單位名義簽訂經濟合同，騙取財物歸個人佔有、使用、處分或者進行其他犯罪活動，給對方造成經濟損失構成犯罪的，除依法追究借用人的刑事責任外，出借業務介紹信、合同專用章或者蓋有公章的空白合同書的單位，依法應當承擔賠償責任。但是，有證據證明被害人明知簽訂合同對方當事人是借用行為，仍與之簽訂合同的除外。

4、延伸閱讀。公司股東（或者普通員工）私自拿章在自己的貸款合同擔保人上加蓋公司印章，公司是否需要承擔責任？需要擔責。《中華人民共和國公司法》第十六條，公司向其他公司投資或者為他人提供擔保，依照公司章程的規定，由董事會或者股東會、股東大會決議;公司章程對投資或者擔保的總額及單項投資或者擔保的數額有限額規定的，不得超過規定的限額。但該條不屬於《合同法》第五十二條規定合同無效的情況，因為《最高院關於適用<中華人民共和國合同法>若干問題的介紹（二）》第十四條關於《合同法》第五十二條第五項規定的強制性規定，是指效力性強制規定。

5、公司為公司股東或者實際控制人提供擔保的，必須經股東會或者股東大會決議。

五、騎縫章真的很必要嗎？

案例：

A、B兩公司是兩家貿易公司，簽訂了兩頁頁貨物買賣合同，雙方合同沒有加蓋騎縫章。後因政策變動，B公司主張A公司需要承擔變更的費用，A公司不同意。後B公司起訴至法院，B公司變更了合同第一頁有關價格約定，第二頁仍然使用蓋有雙方公章的那頁，而A公司因為保管不善，丟失合同原件，無法提供證據。A公司主張第一頁費用約定並非是原先約定，但是沒有證據支持，法院判決按照B公司提供合同約定，費用由A公司承擔。

解析：

1. 騎縫章就是為了防止意外情況的，這個步驟不該省。
2. 法院訴訟講究證據，各方需要為自己的主張提供證據，否則承擔不利後果。法律依據，《最高人民法院關於民事訴訟證據的若干規定》 第二條當事人對自己提出的訴訟請求所依據的事實或者反駁對方訴訟請求所依據的事實有責任提供證據加以證明。

沒有證據或者證據不足以證明當事人的事實主張的，由負有舉證責任的當事人承擔不利後果。

建議（TIPs）：

1. 制定並要求工作人員嚴格遵守公司管理制度。

1.1根據印章種類不同，設置不同部門印章。建立完整的用章制度，最好做到專人負責蓋章。

公司對於公章、合同專用章、空白介紹信、合同不得出借。

1.2規定公章、合同專用章原則上不得帶出辦公室使用，不得帶出辦公室。如特殊情況，建議建立印章外帶審批、記錄，並同時安排印章管理員一同外出。空白介紹信在使用時才加蓋公章，加蓋公章的空白介紹信，建立好登記制度。

1. 建立印章使用審批登記制度。

通過公司制度明確公章、合同專用章、空白介紹信、合同的管理制度。

建立登記審查制度，一方面是為了規範管理，一方面也是為事故追責。

1. 建立印章的刻制、啟用管理制度。

對需要重新刻制的印章，應當報公司管理層依照支付審批。並做好舊章作廢、新章啟用手續，建議進行登報公告，以作為日後變更作廢的依據。

1. 建立印章的使用責任及事故追責制度。

明確的責任以及追責制度可以對那些可能違規的人造成威懾，也可以很好的解決相關如何追責的問題。

1. 印章放入保險柜，如果被盜及時報警同時留存報警記錄，並登報掛失作廢公章。

1. 對於業務員的辭退需要儘快通知主要客戶。
2. 儘可能的採取「印章+負責人簽字」方式簽訂合同、協議，增加防偽程度，讓一枚印章無法達到造假目的。
3. 避免一章多刻，防止更多的人接觸到印章，同時降低印章的管理成本。
4. 騎縫章是需要簽約方均需要加蓋，並非只有一方加蓋。每一份合同都需要加蓋騎縫章
5. 騎縫章的加蓋應當清晰、完整，每一頁需要有連續的印痕，並且該印痕應當具有圖文信息
6. 制定分公司印章的管理、使用制度。

設立分公司的，對於分公司的印章，也需要像總公司一樣進行管理。對此，對於分公司用章給出以下小建議：

11.1設立分公司用章，總公司審批制度。

11.2總公司應當對分公司的公章實行專人監管。

11.3分公司停業、歇業的，總公司應當妥善處理蓋公章，必要時可以暫時封印在總公司。

11.4分公司註銷時，總司及時收回並且銷毀。

11.5明確對於分公司公章的追責制度。

如果你覺得以上內容對你有所幫助，你可以把它轉給你的朋友，也許能夠幫到他。

公眾號：【法律武堂】（ID：falvwutang）