時間管理——高效規劃

我們談到了如何讓自己專註於自我真正的目標，而不再那麼容易被感覺拐跑，並形成行動的正循環。不過，如果規劃不當的話，正循環是持續不了太久的。所以，今天我們將會學習：高效規劃，做好時間管理的地圖。

番茄工作法是一種用於專註工作的時間管理方法，方法如下：

注意事項

1.番茄法僅適用於個人專註時間，不適合娛樂、外出、溝通討論等場景；

2.使用番茄鍾之前，請確認自己的時間不會被打斷。

番茄工作法

1.設定一個25分鐘的鬧鐘；

2.默念三二一（321原則），開始全身心投入工作；

3.用專註的狀態高效工作25分鐘，不允許走神；

4.如果做到了步驟3，就完成了1個【番茄鍾】；

5.如果在25分鐘內走神/被打斷，則【番茄鍾失敗】，回到1重新開始；

6.每完成1個番茄鍾就休息5-8分鐘，然後用321法則開始下一個番茄鍾。

番茄工作法的精髓在於，它能幫我們大腦保持專註，讓每一分鐘都格外有效率。

番茄工作法的精髓在於，它能幫我們大腦保持專註，讓每一分鐘都格外有效率。另外，之所以設定25分鐘的時間段，是因為我們既可以短時間內保持注意力集中，又可以在短時間內完成目標，得到滿足感。

可以發現，執行番茄鍾也可以形成一種時間管理的【正循環】，讓自我和感受走在同一條路上。不僅如此，結合「任務分解」方法，番茄鍾就更強大了！

可見，番茄鍾除了可以幫我們更為細緻地分解任務，以持續得到激勵，還能讓我們養成一種預估做事時間的思維。

所以，每個工作都可提前寫下預估番茄鍾個數，在實際完成後寫上實際所用番茄鍾個數。

當下次拿到相似的任務時，你就很清楚大概需要花費多少時間了。

長期下來，你甚至能知道自己每天能完成多少任務、每周能完成多少任務、每月能完成多少任務、每年能完成多少任務。

這種對時間的感知，能幫你追求以及分解更長遠的目標。

總結

1.促使我們大腦專註運轉，讓每一分鐘都格外有效率。

2.幫我們更為細緻地分解任務，以持續得到成就感激勵。

3.讓我們養成一種預估做事時間的思維，有助於追求和分解更長遠的目標。

一般來說，我工作飽和的時候一天能完成15個番茄鍾。大家在剛開始練習這個方法的時候，建議先定一個小目標：每天完成4個。

另外，搭配「GTD時間管理系統」，番茄工作法還能再次升級。

GTD時間管理系統

GTD是什麼？——GTD是「Getting Things Done」（把事情做完）的縮寫，它是一種高效處理事務的流程。該流程源於David Allen的著作《儘管去做：無壓工作的藝術》。

工作兩年後，結合GTD流程，我形成了一套科學的時間管理系統，這套系統讓我能夠遊刃有餘地處理繁雜的事務，進入「快+早」的時間管理正循環。雖然這套系統看上去複雜，但使用後會發現其實並不難，即使是剛學習時間管理的同學，也能有較為明顯的效果。以下是我用到的工具：

功能

A4活頁本：把打了孔的A4紙裝訂成冊

A4紙張：按照模版列印A4紙（課堂最後會給出所有模版）

打孔器：給A4紙打孔

小便利貼：用來記錄待辦事項

A4紙模版

A4紙-收集箱：用來收集新的待辦事項

A4紙-今日待辦：用來收集當日待辦事項

A4紙-今日完成：用來記錄當日完成的事項和每日復盤

A4紙-周總結：用於每周復盤和獎勵

該系統的執行過程分為4個步驟。

（一）清空你的大腦

在處理每天的事務時，總有很多干擾因素分散我們的注意力，以至於我們沒有足夠集中的精神去關注更重要的問題。GTD流程第一步就是幫我們清空大腦：

如圖中紅框的部分，每當頭腦中出現引起你注意的事件，你先做一個小判斷「這件事情是否能在2分鐘內完成？」如果可以，那你就立馬執行——2分鐘就能完成的事情，不要拖延。

注意：不要執行短期「誘惑」，比如「再看一眼朋友圈」這種想法應該直接丟棄

如果不能在2分鐘內完成，那就把它們隨手都寫下來，然後分門歸類到收集箱中，再思考每件事的意義，考慮應該怎麼做。

這個環節，我會把待辦事項直接寫在便利貼上，然後貼在A4紙-收集箱，如果是當天就需要完成的事情，我會直接貼在A4紙-今日待辦。

A4紙-收集箱分成長期和短期，其中短期的收集箱，用來存放預計本周內會去完成的事項，而長期的收集箱可以存放未來的打算和想法。

注意：寫的事情應該是可以執行的明確目標。

比如「讓朋友小芳開心點」不是一個明確的目標，而「送小芳一隻她喜歡的口紅」則是明確的目標.

（二）今日待辦

每天一早，我就會先思考今天要做什麼，把一些收集箱中的待辦事項便利貼轉移到A4紙-今日待辦。

如果發現有遺漏的，或臨時想起的，我也會寫出便利貼，貼在今日待辦或收集箱中。

注意：我不會將太多事項貼在今日待辦，而是先貼上少量事項，等做得差不多了，再補充貼上一些事項。否則容易造成自我期待過高的被動局面。

可以看到，今日待辦分成兩欄。左邊是不固定時間的區域，右邊是時間軸。

我會把需要固定時間的事項貼在右邊時間軸附近，例如「參與每周選題會」將在下午3點開始，我就把事項貼到時間軸對應時刻上。不固定時間的事項就放在左邊。

（三）今日完成

接下來，一天的生活就開始了，固定時間的事項，我會在那個時刻完成，不固定時間的事項，我會根據3個問題來判斷當下要做什麼。

判斷該做什麼

1，我現在有多少時間？

2，我現在有多少精力？

3，什麼事情比較重要？

根據這3個問題，我會靈活地從今日待辦的事件區域中選擇一件來完成。

每完成一件事，我都會把它從今日待辦轉移到「今日完成」表。如果是用番茄工作法完成的事項，還會做上一個數字記號，代表花費的番茄鍾數量。

像這樣一天下來，我就得到了一份當日記錄。在晚上睡前我還會對今日情況做一些復盤，為了能在未來做到更好。

（四）本周總結

連續完成一周的「今日完成」後，就可以開始周總結了。

同時，我會在周日晚上統計本周的番茄鍾數量，兌換上周日和自己約定的獎勵。

好，我們再回顧一下GTD流程：清空你的大腦→今日待辦→今日完成→本周總結。

GTD流程的根本目的在於使得我們在任何一個給定時間，能夠做出最好的選擇：現在要採取哪個行動。

這樣我們做任何選擇的時候都非常明白這個是現在最應該做的事，而不必擔心有什麼重要的事情沒做。我們的心態就永遠平靜。

結合番茄工作法和「今日完成」，這套系統還能產生不可思議的作用。

我每月都會把這個月的「今日完成」裝訂成一本日誌。長期下來，每兩年的時間日誌就能塞滿一個文件夾。

註：提前和自己約定獎勵，可以讓「自我」和「感受」更長期地走在同一條路上。我習慣於用番茄鍾數量來兌換獎勵。不過這因人而異，同學們可以設定適合自己的獎勵方式，比如每天給自己打分，累計xx分兌換xx獎勵。

日復一日， 年復一年的每日記錄。當你翻起過往的日誌，看到一件件微小的事情，給你帶來了怎樣的改變，你就能夠對時間形成更深刻的意識。正如香港作家陶傑所說：

當你老了，回顧一生，就會發覺：什麼時候出國讀書，什麼時候決定做第一份職業，何時選定了戀愛，什麼時候結婚，其實都是命運的巨變。只是當時站在三岔路口，眼見風雲千檣，你作出選擇的那一日，在日記上，相當沉悶和平凡，當時還以為是生命中普通的一天

但需要注意的是，這些工具本質上還僅僅是工具，只能夠讓已經擅長時間管理的人過得更輕鬆，卻不能讓本身自控力很差的人直接變成時間管理達人。

「GTD 時間系統」，這種純實踐的方法，一定要執行了才能看到效果。

課程回顧——番茄工作法

1.設定一個25分鐘的鬧鐘；

2.默念三二一（321原則），開始全身心投入工作；

3.用專註的狀態高效工作25分鐘，不允許走神；

4.如果做到了步驟3，就完成了1個【番茄鍾】；

5.如果在25分鐘內走神/被打斷，則【番茄鍾失敗】，回到1重新開始；

6.每完成1個番茄鍾就休息5-8分鐘，然後用321法則開始下一個番茄鍾

課程回顧——GTD時間管理系統

GTD流程：清空你的大腦→今日待辦→今日完成→本周總結。

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