日誌本使用指南五：時間管理之每日三件事

時間管理是個老生常談的話題，今天小編為您嘔心整理兩個時間管理工具：時間管理四象限法則和任務清單。

傳說中的四象限法則

時間管理的四象限法則，是史蒂芬·科維提出的時間管理理論，該理論把事情按照重要和緊急程度劃分為四個象限：重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急。如圖：

之所以說這個理論是傳說中的理論，是因為大多數人只知道這個理論沒有實際去行動，或者很多人實際行動過，但是掌握的方式有誤。今天，為您詳細介紹了四象限理論的具體用法。

1四象限法則分析

第一象限：緊急重要。有些事情非常重要，而且馬上去做。對於這些事情，我們需要問自己一個問題：真的有那麼多重要緊急的事情嗎？

第二象限：重要不緊急。這些事情很重要，但是好像木有那麼急迫。在這個領域中，我們需要思考的是，如何避免更多的事情進入令人討厭的第一象限？

第三象限：不重要但緊急。遇到這個階段的事情，需要將這件事與手頭正在做的工作進行重要性對比，通過正確的評估來衡量這件事是否緊急。這個象限的問題是：我們如何盡量減少第三象限的事務？

第四象限：不重要不緊急。這個階段的事務基本都是用來打發時間的。我們可以用這個象限的事務來調劑生活，但是不要沉迷於這裡。這個象限的問題是：我們在工作中，是否有必要進入這個象限？

四象限分類方式有了，但是如何區分重要和不重要，如何區分緊急與不緊急呢？

重要/不重要：根據自己的職業價值觀區分。符合自己的價值觀的事務，才是重要的。

緊急/不緊急：以任務的截止日期為標準，區分出緊急和不緊急。

最後還有一個優先順序排序，這個呢就看我們自己的意願程度。比如我想先做這個，然後再去做那個，那麼優先順序就有了。

2四象限實戰

區分出了重要/不重要、緊急/不緊急的事情，我們就能將這些事務放在四象限中。當一周所有的任務在四個小格子中層次分明，我們能很明顯發現哪一個象限中的事務最多，然後結合四象限中的問題思考，如何進一步改進，讓工作狀態更合理與輕鬆。處理四象限事務的原則：

第一象限：緊急重要的事情，立即去做。這一片的象限貌似是個雷區，而且基本是由於第二象限的工作沒有處理好造成的，因此，所有的工作事務越少進入這裡越好。

第二象限：重要不緊急的事情，有計划去做。不能因為不緊急就拖延去做，不然這些本來不緊急的事務，最後都會因為時間截止而全部進入第一象限，為自己帶來巨大的壓力。

第三象限：不重要但緊急的事情，交給別人去做。這個區域的事務都是我們忙碌而盲目的源頭。巧妙運用「猴子法則」，如果能給別人做就給別人做，不能交給別人，這些事情就委婉拒絕。

第四象限：不重要不緊急的事情，盡量別去做。這是用於緩衝調整的象限，切忌在此浪費太多的時間。

3第二象限工作法在四個象限中，第二象限工作法是四象限的核心和最終目的。因此，我們的大部分精力都應該圍繞著如何在第二象限中高效工作而進行。

所以，請將第二象限的工作進行任務分解和目標描述。一件事物，我們應該做哪些事情才能完成它，每一個步驟的負責人都是誰，我們應該完成到什麼程度，需要耗時多少……當一系列的分解明細呈現在我們面前，我們就很容易克服拖延、提高自己工作的標準，認真對待我們的工作時間。

4下一步行動

學習了四象限，開始練習起來吧：

練習四象限法則，將一周的工作事務安排在四象限

對所有的第二象限進行任務分解與目標描述

如何制定每日任務清單

為了讓自己不偏離目標方向，按時完成應完成的任務，可採取的最有效的方法之一便是制定每日任務清單。

第一步：頭腦風暴

首先，把你第二天需要完成的任務都列出來：每一個任務都是清單上的一項，不要去想先後順序，也不要去想時間安排，只管寫下即可。

Tips：你也可以使用一張大約6*10cm的小卡片，每一張卡寫一個任務。你可以把它們塞進口袋，還可以重新排列順序，省去了抄寫淸單的麻煩。

第二步估算時間

現在，估算你在第一步中所寫的每一個任務完成所需的時間。

剛開始練習估算的時間可能會不準確，沒關係，做出最佳估算即可，練習的越多，你的時間估算能力也越強。

將你完成所列任務需要的總時間和你的空閑時間進行比較，如果你的任務清單需要8個小時來完成，而你的空閑時間只有4個小時，這就是個潛在的問題。如何解決這一問題，請見第三步。

第三步分清輕重緩急

為了避免超負荷安排，你需要決定清單上的哪些任務是最重要的，是必須在有限的時間內完成的。

《如何掌控自己的時間和生活》一書里就給出了很好的建議：把每一個任務按照A、B、C的順序進行標記。

清單上標記為A的任務是最重要的。它們要麼是快過了最後截止日期，要麼是必須立即完成的任務。還有一些是跟你的短期目標直接有關的活動。

清單上標記為B的任務也是重要的，但不如A任務重要。B任務可能過些日子也會變成A任務。但當前，它們不如A任務那麼緊急。

C類任務往往是些小事、易事，也沒有時間限制的。這些，也可以推遲。

在對清單任務進行標記之後，就開始為4類任務安排時間。完成本輪A類任務之後，如果你還不用馬上開始下一輪A類任務，就可以隨便找個時間完成B類和C類任務。

第四步劃掉完成的任務

隨時把任務淸單帶在身上，每完成一個任務，就把它從清單上劃掉，如果你想到了新的任務，也可以添加上去。

如果你用的是小卡片，則可以把已完成的任務卡片撕掉或回收，從清單上劃掉任務或是撕掉任務卡片的感覺很棒一是對你的勤奮的一種看得見的獎勵，能給你帶來成就感。

第五步評估

一天結束時，評估一下自己的表現。看看是否有未完成的A任務，是否有反覆出現的B和C任務，考慮是把它們升級為A任務呢還是通通去掉。

同樣，對於未完成的A,你也可以考慮是否應該把它們降為B或C。完成評估之後，就開始為第二天準備新的任務清單。

要敢於承認錯誤。你一開始覺得應該屬於A類的任務後來卻發現其實屬於C，而日復一日出現在清單最下面的C任務其實應該屬於A。在你持續做任務清單的過程中，要及時地對任務的重要性作出調整，盡量避免問題的產生。

其它說明

ABC系統也並非給任務清單排序的唯一方法。有些人就喜歡「80-20」系統。它的理論是一張任務清單的價值80%是來自清單上20%的任務。因此，對於一個有10個任務的清單，你就需要找出其中兩個最為重要的，然後萬無一失地完成它們。

還有一個方法是用「是」、「否」或「可能」來對任務進行分類。標記為「是」的任務是都需要完成的。標記為「否」的任務可以直接忽略。而標記為「可能」的任務可暫時擱置，等你有空的時候再把它們分為「是」和「否」，進行處理。

你也可以發明專屬於你的任務清單處理風格。你可能會覺得「雜事」或「閱讀任務」這種分類方式最適合你。那麼充分發揮你的創造力吧。

記住，提前制定一周甚至兩周的計劃是很重要的。這樣，能使每日任務更好地與總體情形結合起來，以及與長期目標聯繫起來。有了周計劃，面對每日任務清單時，你也就不會慌張了，哪些需要當天完成，哪些可以過幾天再完成，對照一下周計劃，就一目了然了。

總之，不管在什麼時候，你的首要任務都是給自己制定一個任務清單。

小編說：

學習是為了應用，華科日誌本中有特別幾「每日三件事」，利用時間管理工具寫出你今日的三件事吧！

本文彙編自

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