時間管理達人·紀元：做計劃，你真的可以么？
07-21
做計劃，你真的可以么？計劃完不成，原因到底在哪裡？
紀元時間管理培訓師、諮詢師紀曉嵐第九代今天給大家帶來的話題關於怎麼做計劃，我先做一個調研，在座的各位有記事這個習慣的請舉手，那麼每天您都會列出一張當天的任務清單的請舉手。所以我想講計劃，實際上有一些事情，有幾種事情，對於我們來講是習以為常的事情，所以在這個狀態下，我們會忽略方法給他帶來的價值，也就是說我們天生就會，覺得自己已經不用學了，比如說吃飯，同意嗎各位，我們沒學過吃飯吧，但是實際上關於吃飯背後還有很多可以說的東西，比如說脂肪，碳水化合物，蛋白質等等，如果專門再去研究這個方面的內容你會發現，吃飯背後的學問有很多，同意嗎？有人學過營養的課程嗎？比如睡覺，誰學過怎麼睡覺，睡覺實際上，如果您了解睡眠周期，了解夢是怎麼回事，了解體溫和睡覺的關係，對您睡眠的質量有很大的提高。還有做計劃，人類有一個非常牛的能力，區別於其他動物，叫做展望未來，都能想想今天下午發生什麼，明天幹什麼，我們可以展望未來，所以我們天然就認為自己會做計劃，但是實際上今天我要給大家分享一些我們常見的做計劃的問題，以及正確的做計劃的方式。我們平常做計劃是怎麼樣的呢？猜剛才舉手的朋友可能會是怎麼做的，在每天早上也許前一天晚上，您可能會列出左邊這樣一張清單，列出來是您今天要做的任務，任務一，二、三、四、五…列出來，信誓旦旦開始工作，當天的晚上什麼情況？當天的晚上發現任務清單上只完成了幾件事情，還有幾件事情沒有完成，那這個狀態下，我們什麼感覺？當今天您認為自己應該做的事情沒有做，首先您會產生焦慮感，不爽，很快伴隨問題，今天晚上加班加點把這幾件事情幹完還是明天接著干，明天接著干，又意味著明天的任務會擠到後天，非常像我們上學時候背單詞，五千個單詞要背，每天50單詞，要一百天，第一天50，第二天50，第三天某種原因沒有背，第四天這個焦慮繼續50還是100補上昨天的，這個時候產生挫敗感，早上計劃挺好的，晚上怎麼做不到，挫敗感，人是越挫越勇還是？人是越挫越敗，我們產生挫敗感之後我們和機器不同，我們會選擇破罐破摔，看電視去吧，算了不幹了，人不是阿法狗，阿法狗會繼續做下去，但是我們不會，當我們產生這些感覺之後，很多人對於計劃就會有兩種不同的認識，第一種叫做計劃無用，很多人都掛在嘴邊說計劃有什麼用，因為計劃趕不上變化，反正我計劃完了我也做不到，那我計劃幹嘛呢？第二個關於自己無用，好多找我的都是這個狀態，是不是因為我懶，是不是因為我自制力差，或者執行力太低下，都給自己找原因，是不是我自己有問題，今天分享的都不是，兩個歸因都是錯誤的，是計劃不靠譜。什麼是計劃？什麼算計劃？計劃就是我們提前做了一些思考，而這個思考的目標是什麼？是為了促進我們的執行，那什麼是執行？執行就是按照我們的計划去採取行動，得到最開始想要的那個結果，這個是執行，多數人在做的計劃，都幾乎沒做任何事情，換一句話說計劃那個階段太草率了，所有的重擔都壓給了執行端，執行的時候我們會感到困難，感到困難我們容易拖延，我們就容易焦慮，而且我們容易完不成，所以這個就是今天要分享的核心內容，所以不是您的執行力差，是計劃不靠譜，我舉一個例子說明這件事，現在假設想像一下，想像您一個人去一個餐館吃飯，這是您點的一桌子菜，您覺得結果會是什麼？首先剛才那位朋友說的非常好，會有一種不知道該吃什麼的感覺，我們會法事多的時候我們並不是從第一個開始干，一個一個幹下去，那是阿法狗，我們是當事情一多的時候，我們會選擇，琢磨半天，先干哪個好呢？但是什麼也沒幹，所以當我們面對一桌子菜，首先面對的問題不知道該吃什麼好，有可能把這堆飯吃完嗎？不可能光碟吧，當我們吃完了之後剩了一桌子菜我們怎麼總結今天剩飯的原因的？是您的消化力差嗎？是您的胃口不夠好嗎？還是您點菜的時候不靠譜，所以是我們點菜不靠譜，那麼點菜為什麼會不靠譜？什麼原因會導致點菜不靠譜，點菜的時候很奔放為什麼？第一種情況有某些菜您沒吃過，您不知道他的量是什麼樣，吃完的感覺是什麼樣，有可能剩下了，還有嗎？假設您點的不是這些菜，只點了三個菜，都是肉菜，一個牛肉，一個排骨，一個雞腿，這有什麼問題？這菜太硬了，硬菜，干不動這麼多菜，所以我們一般會搭配，素菜、冷盤，還有湯，我們定計划下決心的感覺今天一定三個重要的事情完成，您就選擇一個牛肉還有排骨和雞腿，所以這是我們拿點菜的比喻，我想說明的一件事情，我們有很多原因會導致自己在執行的時候不利，而最重要的原因是在點菜，也就是計劃這個階段不靠譜，因為我們天然的認為自己會做計劃，所以從來沒學習過怎麼做計劃。所以剛才好多人都說我有記事的習慣，我也有每天列出一個任務清單的習慣，如果您還沒有請現在就開始，這張清單幹什麼用呢？剛才我們說了計劃是用來促進行動的，促進執行的，所以就意味著這個計劃裡頭不能是這個樣子，我們平時列的清單都是這樣，大概前綴可能不加，但是基本上意思是這個意思，今天我要完成這件事，今天我要做完那件事，做完這個東西，寫完這篇報告，這是我們列出來的清單，這些是什麼東西？我們列出來的，是什麼？結果，非常好，我們列的是結果，所以當您只是列了一個結果的時候，您的這個清單，和這個清單沒有任何區別，那也是結果，也就是說我要完成這篇報告和我要去火星一樣的，一樣在哪裡？一樣在您不知道該怎麼干，您不知道過程、步驟，這是您不知道的，也就是說這一塊沒有思考。所以一個清單，一個合適的清單，一定是包含了您的有效思考的過程，而不單單是一個您想完成某件事情的結果。現在的問題來了，什麼是有效思考？有效思考是什麼？我們來看有效思考是什麼。第一個當您碰到一件事情的時候，比如我要完成一個工作報告，當我要完成一個工作報告的時候，第一個要問的問題是這件事需要做嗎？如果不需要做您就可以把他刪除掉，時間管理裡頭有一個最重要的事情，一件事如果您可以不做是最省時間的，同意嗎？所以如果能不做您最後把他刪除掉，這是第一個要思考的，第二個需要儘快做嗎？需要儘快嗎？儘快不一定是今天，不一定是明天，但是是比較快，不是拖到下個月，這是儘快，如果需要儘快做需要思考一個問題能不能找人幫忙，如果能找人幫忙會不會提高你的效率呢？甚至於那個人就幫你做了，也有可能發生，又很省時間。接下來是一個問題，接下來怎麼做，當我們確定了，這件事情需要儘快做，同時這件事情無論找人幫忙還是自己去干，接下來要思考重要的事情，我接下來能做什麼事情，關於這篇工作報告。那就感覺像這樣，找出一步我們能採取的行動來，很多事情我們可能如果按比喻去說，可能像一個小蛋糕，我們可能一口就能把他吃掉，所以基本上我們採取一次行動就可以把他完成，這個是關於小一些的事情。但是多數我們工作上的任務都不是一個行動就能搞定的，相對都是長線的事情，所以這個時候，我們不是說從現在開始，我們要把整個事情從頭到尾，兩個月之後的事全都想清楚再開始干，那個計劃完全不靠譜，第一您不可能想清楚，想想看我們這麼大的變化，兩個月之後的事我想清楚不可能發生，第二就算您完全想清楚了，您的執行很可能也匹配不上你想清楚的那件事，所以這個時候不需要把整個蛋糕都想行百都計划出來，我們需要把整件事情找出這麼一角來，也就是說找出關於這件事情下一步行動我能做一些什麼。關於剛才我舉的例子，工作報告能做一些什麼？在寫工作報告之前我們能幹嘛？我們能構思一下吧，我們能列一個大綱吧，這是我們下一步能幹的。所以這個時候，如果我們面對的是一整個工作報告，我們就會很焦慮，因為這件事比較大也比較煩。但是當我們面對的只是列一個大綱而已，這件事變的簡單一些了，我們的大腦面對的是這麼一個簡單的事情，剛才提到了手指甲都會拖著，我們很多人腳指甲和洗衣服都會拖著，大家有喜歡洗衣服的嗎？舉一下手，一位，到每次問都會有一個奇葩喜歡洗衣服，對於多數人來講，洗衣服這件事不爽吧，大家不太喜歡，會傾向於拖著，因為洗衣服好煩，哪怕洗衣服洗，洗完還得曬，這個沒意思，也沒什麼鍛煉效果，所以我們不愛洗衣服，當面對像洗衣服這樣的事，難在哪裡？就是第一步行動難以開始，很多事情這樣，第一步行動開始起來，通常情況下就會一鼓作氣把他幹完，但是這個開始非常難，我們通常情況下怎麼發生的？我們晚上坐在我們的電腦前，正在聊著大天，上著淘寶，看著美劇，此時此刻莫名其妙腦海里出現一個念頭，我好象該洗衣服了，出現這個念頭之後會發生什麼？接著逛淘寶，就在剛才我已經激活了各位的想法，現在這麼多人我猜一定有衣服沒有洗的人，而且今天是周末，在激活您的想法之後您的反映是什麼？專心聽紀元講課別想別的，讓我們焦慮的事我們會選擇別看他，按下去，這件事就難以開始。洗衣服最關鍵的一步行動是什麼？叫做抬屁股，只要能坐到您的椅子上屁股抬起來站起來，您洗衣服的概率將大幅度提高，但通常情況下我們屁股根本抬不下來，因為已經被電腦吸在那了。所以抬屁股就是洗衣服下一步行動，也就是那一塊蛋糕，需要這個蛋糕找出來，他是我們應該列在清單上的東西，因為他是一步明確具體的行動，如果洗衣服三個字列在清單上，面對的還是一整塊蛋糕，一清單事情，洗衣服想起晒衣服的煩惱，不想洗，如果抬屁股容易很多，發現了嗎？只是這一步動作，這一步動作只要做出就很棒了，哪怕抬起屁股又坐下來也已經很棒，因為您完成了一個任務。但是通常情況下我們會發現，一個人決定洗衣服並且抬起屁股之後會一氣呵成的幹完。我還沒有發現抬起屁股又坐下的人，太少見了，也是奇葩。所以當我們找到了類似抬屁股下一步行動的時候，接下來我們要做的時候把他進行細化，剛才舉的例子抬屁股沒法細化，不可能細化動用我的股四頭肌，不可能，把行動大腦過一遍，將要怎麼做，先要做什麼，再做什麼，寫的報告分幾個部分，先寫哪部分，再寫哪部分等等，當您能夠把一個行動細化下來的時候，說明您的思考已經足夠有效了，也就是說這件事情已經在您的大腦裡面做了一遍，在執行的時候就會非常容易，因為您明確的知道這一步行動的結果，以及這一步行動的過程。那什麼叫做我做的已經非常好了呢？這有一個非常重要的條件，就是當您切一塊蛋糕，當您把一個事情找出下一步行動並且把他細化了之後您應該能夠預計出這個行動，您在專註的狀態下去執行，需要花費多少時間，單位應該是分鐘，不是小時，就是工作報告，我要列一個大綱，大綱很簡單，就想分三個部分，三句話的事，五分鐘搞定就完成了，這個是預計所需時間，這一步非常重要，對於很多創造性的知識性的任務非常重要，我們基本上工作當中很多拖延都來自於不知道自然接下來要做的事需要花多長時間，剛才有道的產品經理PPT有一個同心圓的這麼一頁，工作的時間下幹了什麼，分配，注意，他說的工作時間不是8小時，是我們所有有效的工作時間，據統計，知識性工作者一天平均下來真正有效的工作時間大概只有兩小時，另外六小時發獃，焦慮，琢磨接下來做什麼，想怎麼不做這件事等等。我們為什麼會覺得自己特別忙，有一個帕金森定律，簡單的說就是時間，工作的時間會一直膨脹，我們的工作會一直佔滿你所有有效工作時間，也就是假設您有一個工作需要一個小時完成，而您有八個小時的時間，您就會傾向於八個小時來干他，而且您會覺得您一直在工作，從來沒偷懶，比如做一個PPT，這一頁PPT，能看到組成吧，一個標題和一個圖片，所以您猜我需要多長時間做完這頁PPT？五分鐘可以嗎？應該可以完成，但是假設我不知道我應該五分鐘完成，而我有一小時的時間來做這一頁PPT，我們會怎麼做？這張圖不太滿意，太黑了，調亮一點或者再找一張圖，然後再查一遍有沒有錯字，推敲一下這句話說的是不是不夠水平，要不要這一頁引用一個名人名言，所以我們會讓我們的工作，無效的工作佔滿整個有效工作時間，原因就是因為我們不知道我們接下來的事情應該花多長時間來完成，所以這就是預計時間的作用，也就是說剛才咱們整個計劃的有效的思考過程的最終結果，您能預計出這一步行動需要花多少分鐘來完成。當預計清楚這件事您在執行的時候會非常的順利，過程知道了，怎麼做知道了，大家會碰到一個問題，我正專註做一個工作，老有人打攪我，有這種情況吧，以前可能打攪您的是這麼一個狀態，小張，抽煙去，你的反映好好好就走了，聊天去，好好好就走了，因為您不知道您手頭的工作不需要多長時間完成，假設一個工作需要15分鐘，現在已經干到第十分鐘了，也就是說還有五分鐘就完成了，此刻一個哥們打攪您，您會怎麼跟他說，五分鐘之後我找你去，但在這之前您根本說不出來這件事，因為不知道。還有一個案例，來看看這的效果，之前我給人做諮詢，有一個做互聯網UE設計的，這有嗎？做UE的互聯網行業的，那做設計的，他的工作就是我要完成三部分工作，我讓他選了一個說你禮拜一，最重要的一件事，咱們拿這個做一個練習，他就說了一件事，我當時就問他，我說你這個工作要完成需要花多長時間？他就順嘴說了一個半小時吧，之後我就開始，我說你這個工作都要幹嘛，他說要畫三部分東西，我說哪三部分，他說頭部中部和尾部，我說具體都需要幹嘛，又想了想，頭部和尾部比較簡單，因為之前都已經有了上下改一下就好了，我說那需要多長時間，他說頭部和尾部各5分鐘就可以了，中間比較難，我說中間要幹嘛，他說中間要寫出六種情況，我說六種情況需要寫什麼，他說也不複雜，每個寫一句話就可以，但是需要稍微思考一下，那我說每種情況你大概需要多長時間，他說也就一兩分鐘吧，那我說加起來六種情況中間需要花多長時間，他想半天，好象15分鐘就可以，我說那你頭加中加尾只需要25分鐘就可以完成了，你完的成嗎？如果沒有人打攪我可以，然後我問他，你打算怎麼做這個工作，他說要不明天早上早點到公司先把這個事幹了，最開始說的一個半小時，結論是25分鐘，幫他審了多長時間？1小時5分鐘，整個對話需要多長時間，也就是5分鐘，我們用5分鐘的有效思考幫他節省了一個小時的時間，所以我們的計劃，一定是剛才說了，包含了有效思考。我們再跳出來一點，剛才說整個極化過程，我們想到一件事，找出他的下一步行動，經過一系列的思考，把下一步行動做細化，預計出所需時間，這是我們要乾的事情。這件事什麼時候干？我們要干好多事，這些事是我們什麼時候想出來的各位？您在早上起來能想得到今天要洗衣服嗎？不一定，有可能剛才我提到洗衣服這件事情的時候，突然想起來自己要沒內褲穿了，所以就意味著我們腦子裡面說某件事情，我還沒做呢，我應該做那件事，這個想法的出現是隨時出現的，同意嗎？有什麼沒交的費用，有什麼欠別人東西沒還的，但是這個不緊急，有什麼別人欠您的東西沒要的，如果我繼續問下去，您的大腦會出現，好象真有這麼一件事，那當我們腦子裡出現了這麼一件事的時候，就好象我們的腦子如果是一個水桶的話，就像被人捅了一個洞，開始漏水，漏水在我們心裡的感覺並不好，那是一種比較焦距的感覺，如果不停的提洗衣服這件事您會更焦慮，現在我也洗不了，那我們要做的事情是什麼？我們需要把這個洞貼上補丁，給他貼上，而貼上這一步是什麼？叫做記事，也就是您應該把在您腦子裡隨時出現的，呦，我應該做這件事，這個想法寫下來，不是放在這，放在這會選擇把他按下去，也就是說你會用一隻手堵住這個洞，踏實了，我接著看紙牌屋，一會出現另外的事，我還得看紙牌屋，還有另外的事，還得看紙牌屋，回想小時候假期作業，玩的不是那麼踏實，總會出現，所以需要寫下來，寫下來之後才有可能進一步處理他，所以我們並不應該在每一天早上現去想今天我都要做什麼，而應該是隨時就把，我要做這件事寫下來，做這件事寫下來，同事告訴我，老闆告訴我的事都寫下來，寫下來之後談下一步，這是教大家工作當中免打攪的技巧，當有一個同事來到您的辦公桌旁說，今天晚上你把這個給我，您應該怎麼做？您第一件事應該說，明天行嗎？也就是說儘可能把別人要求今天乾的事推遲到明天，您能推遲到後天更好，注意這不是偷懶您是要做的，只是回到自己原來節奏的機會，正在工作，通常我們最煩的事專門在一個工作裡面有人過來打攪，所以我們要迅速回到那個狀態下，這個感覺有點像什麼？有點像打太極，你看打太極這個狀態，這個時候專心工作的狀態，這個時候一個人來了和你過招，你給他一拳繼續回到原來的狀態，這個給他一拳的動作是什麼？當著他的面寫下來，明天可不可以，可以，我記下來了，你滾吧，當著他面寫下來，表示對他的尊重而且有良好的工作習慣。所以今天咱們的主題是團隊協作，如果上升到團隊，我認為任何一個人如果您今天想管一個同事要一個東西，應該昨天跟他說，不是今天才和他說，這叫有道德。接下來把剛才整個說的東西總結一下，大家可以現在先稍微閉上眼睛想想怎麼操作剛才說的東西，這麼幾個事，第一個記事，需要把任何的關於，有件事要做的想法寫下來，之後每件事情還需要思考，需不需要做，需不需要儘快做，能不能找人做，以及下一步行動是什麼，找到下一行動還需要把他一二三四去細化，然後給出預計的時間，如果現在操作應該怎麼做？拿一張圖幫各位做一個梳理，所以原來我們最開始說的情況就是您只有這樣的一張清單，這張清單在您的每天早上，當然也許是前一天晚上，您把他列出來，我們給他起一個名字叫每日的清單，那在每日清單裡面，原來您是現想今天我都要做什麼，寫下來，這是原來的，這張清單我們還是需要的，但是不能這麼形成，需要怎麼形成呢？需要這樣的過程，首先您得有第一張清單叫碎片清單，這張清單裡面您需要一天當中任何的時間，只要有想法說這件事我要做，您就立刻把他寫下來，這是您需要做的第一件事情，就好象您有一個百寶箱，腦子裡面有什麼想法扔百寶箱里，扣蓋接著干別的，包括同事來找的煩事也是抓住扣蓋接著干別的，這是我們的碎片清單，這張碎片清單里記錄的是什麼東西，各位，想法，也就是結果對不對，我們說不能只有結果，光依據這個結果做事跟以前沒什麼區別，所以我們需要對這一個所有的想法進行有效思考，有效思考之後，形成的那張清單叫任務清單，剛才我們說了任務清單裡頭應該放的是什麼東西？應該放的是我們找出來的每件事情的下一步行動，並且應該標明預計多長時間，這是任務清單上需要包含的東西。但是任務清單上的所有任務，都是我們要儘快做，但不一定是今天做，明天做也行，後天做也行，要儘快，不是今天，任務清單上面所有的任務，並不包含在哪天什麼時間做這個問題。先不用思考，這樣的話您就形成了一個所有您已經知道該怎麼了的任務行動的這麼一個列表，這個列表就好象一個靠譜的菜單，接下來每日清單就會變的非常輕鬆，每日清單您不用現去想我今天有什麼事應該做，您只需要從這個菜單裡頭去挑就好了，您從這裡挑出來，今天我要做這個，今天我要做這個，挑的時候什麼原則呢？排骨、牛肉、雞腿，不，挑的時候原則即要有重要的事搭配若干小碎的事一起，因為小的事情您只要做完了一打勾立刻會有什麼感覺？成就感，5分鐘就能產生成就感，大的事情通常您不容易這麼產生成就感，說一個半小時才能幹完的一件事不容易，所以那種一個半小時，一個小時才能幹完的事情，不要太多了，一天一定吃不了太多，要搭配。還有好多時間管理的書籍提到，要事優先，別聽他的，因為凡是進入到您任務清單裡面的所有的這個事情，這的已經是什麼事了？已經是您決定要做的事了，而且越快越好，沒有要事和不是要事之分，只要時間長時間短之分，因為您都要做。要事優先非常害人，現在好多人問我這麼一個問題，現在沒什麼狀態，老師你能幫我嗎，我眼前有一篇論文要寫，但是我沒有狀態，那我說你做點碎的其他的小事先找成就感，老師你不是說要事優先，時間管理非常重要的原則，先做重要的事，但是實際又不想做這件事，不要讓自己陷入這個焦慮，這是自己給自己找麻煩。所以整個的這一塊流程，您可以用任何的清單類的工具，筆記類的工具或者任何的筆記本都可以來完成，我們需要開列這三張清單做計劃。最後送給大家一句話，靠方法，不憑感覺，我們在憑感覺吃飯，憑感覺睡覺，憑感覺大小便，但是實際上每件事情背後都有很多方法可談，越是這種我們日常的習以為常的事情，如果我們能學習一些方法並且應用，對我們整個的價值會越大，我們的國家已經到了所謂的依法治國的狀態，什麼叫依法治國？就是不憑主觀感覺看待事情，我們一樣，需要方法和規則做我們平時的安排。
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紀元時間管理培訓師、諮詢師紀曉嵐第九代今天給大家帶來的話題關於怎麼做計劃，我先做一個調研，在座的各位有記事這個習慣的請舉手，那麼每天您都會列出一張當天的任務清單的請舉手。所以我想講計劃，實際上有一些事情，有幾種事情，對於我們來講是習以為常的事情，所以在這個狀態下，我們會忽略方法給他帶來的價值，也就是說我們天生就會，覺得自己已經不用學了，比如說吃飯，同意嗎各位，我們沒學過吃飯吧，但是實際上關於吃飯背後還有很多可以說的東西，比如說脂肪，碳水化合物，蛋白質等等，如果專門再去研究這個方面的內容你會發現，吃飯背後的學問有很多，同意嗎？有人學過營養的課程嗎？比如睡覺，誰學過怎麼睡覺，睡覺實際上，如果您了解睡眠周期，了解夢是怎麼回事，了解體溫和睡覺的關係，對您睡眠的質量有很大的提高。還有做計劃，人類有一個非常牛的能力，區別於其他動物，叫做展望未來，都能想想今天下午發生什麼，明天幹什麼，我們可以展望未來，所以我們天然就認為自己會做計劃，但是實際上今天我要給大家分享一些我們常見的做計劃的問題，以及正確的做計劃的方式。我們平常做計劃是怎麼樣的呢？猜剛才舉手的朋友可能會是怎麼做的，在每天早上也許前一天晚上，您可能會列出左邊這樣一張清單，列出來是您今天要做的任務，任務一，二、三、四、五…列出來，信誓旦旦開始工作，當天的晚上什麼情況？當天的晚上發現任務清單上只完成了幾件事情，還有幾件事情沒有完成，那這個狀態下，我們什麼感覺？當今天您認為自己應該做的事情沒有做，首先您會產生焦慮感，不爽，很快伴隨問題，今天晚上加班加點把這幾件事情幹完還是明天接著干，明天接著干，又意味著明天的任務會擠到後天，非常像我們上學時候背單詞，五千個單詞要背，每天50單詞，要一百天，第一天50，第二天50，第三天某種原因沒有背，第四天這個焦慮繼續50還是100補上昨天的，這個時候產生挫敗感，早上計劃挺好的，晚上怎麼做不到，挫敗感，人是越挫越勇還是？人是越挫越敗，我們產生挫敗感之後我們和機器不同，我們會選擇破罐破摔，看電視去吧，算了不幹了，人不是阿法狗，阿法狗會繼續做下去，但是我們不會，當我們產生這些感覺之後，很多人對於計劃就會有兩種不同的認識，第一種叫做計劃無用，很多人都掛在嘴邊說計劃有什麼用，因為計劃趕不上變化，反正我計劃完了我也做不到，那我計劃幹嘛呢？第二個關於自己無用，好多找我的都是這個狀態，是不是因為我懶，是不是因為我自制力差，或者執行力太低下，都給自己找原因，是不是我自己有問題，今天分享的都不是，兩個歸因都是錯誤的，是計劃不靠譜。什麼是計劃？什麼算計劃？計劃就是我們提前做了一些思考，而這個思考的目標是什麼？是為了促進我們的執行，那什麼是執行？執行就是按照我們的計划去採取行動，得到最開始想要的那個結果，這個是執行，多數人在做的計劃，都幾乎沒做任何事情，換一句話說計劃那個階段太草率了，所有的重擔都壓給了執行端，執行的時候我們會感到困難，感到困難我們容易拖延，我們就容易焦慮，而且我們容易完不成，所以這個就是今天要分享的核心內容，所以不是您的執行力差，是計劃不靠譜，我舉一個例子說明這件事，現在假設想像一下，想像您一個人去一個餐館吃飯，這是您點的一桌子菜，您覺得結果會是什麼？首先剛才那位朋友說的非常好，會有一種不知道該吃什麼的感覺，我們會法事多的時候我們並不是從第一個開始干，一個一個幹下去，那是阿法狗，我們是當事情一多的時候，我們會選擇，琢磨半天，先干哪個好呢？但是什麼也沒幹，所以當我們面對一桌子菜，首先面對的問題不知道該吃什麼好，有可能把這堆飯吃完嗎？不可能光碟吧，當我們吃完了之後剩了一桌子菜我們怎麼總結今天剩飯的原因的？是您的消化力差嗎？是您的胃口不夠好嗎？還是您點菜的時候不靠譜，所以是我們點菜不靠譜，那麼點菜為什麼會不靠譜？什麼原因會導致點菜不靠譜，點菜的時候很奔放為什麼？第一種情況有某些菜您沒吃過，您不知道他的量是什麼樣，吃完的感覺是什麼樣，有可能剩下了，還有嗎？假設您點的不是這些菜，只點了三個菜，都是肉菜，一個牛肉，一個排骨，一個雞腿，這有什麼問題？這菜太硬了，硬菜，干不動這麼多菜，所以我們一般會搭配，素菜、冷盤，還有湯，我們定計划下決心的感覺今天一定三個重要的事情完成，您就選擇一個牛肉還有排骨和雞腿，所以這是我們拿點菜的比喻，我想說明的一件事情，我們有很多原因會導致自己在執行的時候不利，而最重要的原因是在點菜，也就是計劃這個階段不靠譜，因為我們天然的認為自己會做計劃，所以從來沒學習過怎麼做計劃。所以剛才好多人都說我有記事的習慣，我也有每天列出一個任務清單的習慣，如果您還沒有請現在就開始，這張清單幹什麼用呢？剛才我們說了計劃是用來促進行動的，促進執行的，所以就意味著這個計劃裡頭不能是這個樣子，我們平時列的清單都是這樣，大概前綴可能不加，但是基本上意思是這個意思，今天我要完成這件事，今天我要做完那件事，做完這個東西，寫完這篇報告，這是我們列出來的清單，這些是什麼東西？我們列出來的，是什麼？結果，非常好，我們列的是結果，所以當您只是列了一個結果的時候，您的這個清單，和這個清單沒有任何區別，那也是結果，也就是說我要完成這篇報告和我要去火星一樣的，一樣在哪裡？一樣在您不知道該怎麼干，您不知道過程、步驟，這是您不知道的，也就是說這一塊沒有思考。所以一個清單，一個合適的清單，一定是包含了您的有效思考的過程，而不單單是一個您想完成某件事情的結果。現在的問題來了，什麼是有效思考？有效思考是什麼？我們來看有效思考是什麼。第一個當您碰到一件事情的時候，比如我要完成一個工作報告，當我要完成一個工作報告的時候，第一個要問的問題是這件事需要做嗎？如果不需要做您就可以把他刪除掉，時間管理裡頭有一個最重要的事情，一件事如果您可以不做是最省時間的，同意嗎？所以如果能不做您最後把他刪除掉，這是第一個要思考的，第二個需要儘快做嗎？需要儘快嗎？儘快不一定是今天，不一定是明天，但是是比較快，不是拖到下個月，這是儘快，如果需要儘快做需要思考一個問題能不能找人幫忙，如果能找人幫忙會不會提高你的效率呢？甚至於那個人就幫你做了，也有可能發生，又很省時間。接下來是一個問題，接下來怎麼做，當我們確定了，這件事情需要儘快做，同時這件事情無論找人幫忙還是自己去干，接下來要思考重要的事情，我接下來能做什麼事情，關於這篇工作報告。那就感覺像這樣，找出一步我們能採取的行動來，很多事情我們可能如果按比喻去說，可能像一個小蛋糕，我們可能一口就能把他吃掉，所以基本上我們採取一次行動就可以把他完成，這個是關於小一些的事情。但是多數我們工作上的任務都不是一個行動就能搞定的，相對都是長線的事情，所以這個時候，我們不是說從現在開始，我們要把整個事情從頭到尾，兩個月之後的事全都想清楚再開始干，那個計劃完全不靠譜，第一您不可能想清楚，想想看我們這麼大的變化，兩個月之後的事我想清楚不可能發生，第二就算您完全想清楚了，您的執行很可能也匹配不上你想清楚的那件事，所以這個時候不需要把整個蛋糕都想行百都計划出來，我們需要把整件事情找出這麼一角來，也就是說找出關於這件事情下一步行動我能做一些什麼。關於剛才我舉的例子，工作報告能做一些什麼？在寫工作報告之前我們能幹嘛？我們能構思一下吧，我們能列一個大綱吧，這是我們下一步能幹的。所以這個時候，如果我們面對的是一整個工作報告，我們就會很焦慮，因為這件事比較大也比較煩。但是當我們面對的只是列一個大綱而已，這件事變的簡單一些了，我們的大腦面對的是這麼一個簡單的事情，剛才提到了手指甲都會拖著，我們很多人腳指甲和洗衣服都會拖著，大家有喜歡洗衣服的嗎？舉一下手，一位，到每次問都會有一個奇葩喜歡洗衣服，對於多數人來講，洗衣服這件事不爽吧，大家不太喜歡，會傾向於拖著，因為洗衣服好煩，哪怕洗衣服洗，洗完還得曬，這個沒意思，也沒什麼鍛煉效果，所以我們不愛洗衣服，當面對像洗衣服這樣的事，難在哪裡？就是第一步行動難以開始，很多事情這樣，第一步行動開始起來，通常情況下就會一鼓作氣把他幹完，但是這個開始非常難，我們通常情況下怎麼發生的？我們晚上坐在我們的電腦前，正在聊著大天，上著淘寶，看著美劇，此時此刻莫名其妙腦海里出現一個念頭，我好象該洗衣服了，出現這個念頭之後會發生什麼？接著逛淘寶，就在剛才我已經激活了各位的想法，現在這麼多人我猜一定有衣服沒有洗的人，而且今天是周末，在激活您的想法之後您的反映是什麼？專心聽紀元講課別想別的，讓我們焦慮的事我們會選擇別看他，按下去，這件事就難以開始。洗衣服最關鍵的一步行動是什麼？叫做抬屁股，只要能坐到您的椅子上屁股抬起來站起來，您洗衣服的概率將大幅度提高，但通常情況下我們屁股根本抬不下來，因為已經被電腦吸在那了。所以抬屁股就是洗衣服下一步行動，也就是那一塊蛋糕，需要這個蛋糕找出來，他是我們應該列在清單上的東西，因為他是一步明確具體的行動，如果洗衣服三個字列在清單上，面對的還是一整塊蛋糕，一清單事情，洗衣服想起晒衣服的煩惱，不想洗，如果抬屁股容易很多，發現了嗎？只是這一步動作，這一步動作只要做出就很棒了，哪怕抬起屁股又坐下來也已經很棒，因為您完成了一個任務。但是通常情況下我們會發現，一個人決定洗衣服並且抬起屁股之後會一氣呵成的幹完。我還沒有發現抬起屁股又坐下的人，太少見了，也是奇葩。所以當我們找到了類似抬屁股下一步行動的時候，接下來我們要做的時候把他進行細化，剛才舉的例子抬屁股沒法細化，不可能細化動用我的股四頭肌，不可能，把行動大腦過一遍，將要怎麼做，先要做什麼，再做什麼，寫的報告分幾個部分，先寫哪部分，再寫哪部分等等，當您能夠把一個行動細化下來的時候，說明您的思考已經足夠有效了，也就是說這件事情已經在您的大腦裡面做了一遍，在執行的時候就會非常容易，因為您明確的知道這一步行動的結果，以及這一步行動的過程。那什麼叫做我做的已經非常好了呢？這有一個非常重要的條件，就是當您切一塊蛋糕，當您把一個事情找出下一步行動並且把他細化了之後您應該能夠預計出這個行動，您在專註的狀態下去執行，需要花費多少時間，單位應該是分鐘，不是小時，就是工作報告，我要列一個大綱，大綱很簡單，就想分三個部分，三句話的事，五分鐘搞定就完成了，這個是預計所需時間，這一步非常重要，對於很多創造性的知識性的任務非常重要，我們基本上工作當中很多拖延都來自於不知道自然接下來要做的事需要花多長時間，剛才有道的產品經理PPT有一個同心圓的這麼一頁，工作的時間下幹了什麼，分配，注意，他說的工作時間不是8小時，是我們所有有效的工作時間，據統計，知識性工作者一天平均下來真正有效的工作時間大概只有兩小時，另外六小時發獃，焦慮，琢磨接下來做什麼，想怎麼不做這件事等等。我們為什麼會覺得自己特別忙，有一個帕金森定律，簡單的說就是時間，工作的時間會一直膨脹，我們的工作會一直佔滿你所有有效工作時間，也就是假設您有一個工作需要一個小時完成，而您有八個小時的時間，您就會傾向於八個小時來干他，而且您會覺得您一直在工作，從來沒偷懶，比如做一個PPT，這一頁PPT，能看到組成吧，一個標題和一個圖片，所以您猜我需要多長時間做完這頁PPT？五分鐘可以嗎？應該可以完成，但是假設我不知道我應該五分鐘完成，而我有一小時的時間來做這一頁PPT，我們會怎麼做？這張圖不太滿意，太黑了，調亮一點或者再找一張圖，然後再查一遍有沒有錯字，推敲一下這句話說的是不是不夠水平，要不要這一頁引用一個名人名言，所以我們會讓我們的工作，無效的工作佔滿整個有效工作時間，原因就是因為我們不知道我們接下來的事情應該花多長時間來完成，所以這就是預計時間的作用，也就是說剛才咱們整個計劃的有效的思考過程的最終結果，您能預計出這一步行動需要花多少分鐘來完成。當預計清楚這件事您在執行的時候會非常的順利，過程知道了，怎麼做知道了，大家會碰到一個問題，我正專註做一個工作，老有人打攪我，有這種情況吧，以前可能打攪您的是這麼一個狀態，小張，抽煙去，你的反映好好好就走了，聊天去，好好好就走了，因為您不知道您手頭的工作不需要多長時間完成，假設一個工作需要15分鐘，現在已經干到第十分鐘了，也就是說還有五分鐘就完成了，此刻一個哥們打攪您，您會怎麼跟他說，五分鐘之後我找你去，但在這之前您根本說不出來這件事，因為不知道。還有一個案例，來看看這的效果，之前我給人做諮詢，有一個做互聯網UE設計的，這有嗎？做UE的互聯網行業的，那做設計的，他的工作就是我要完成三部分工作，我讓他選了一個說你禮拜一，最重要的一件事，咱們拿這個做一個練習，他就說了一件事，我當時就問他，我說你這個工作要完成需要花多長時間？他就順嘴說了一個半小時吧，之後我就開始，我說你這個工作都要幹嘛，他說要畫三部分東西，我說哪三部分，他說頭部中部和尾部，我說具體都需要幹嘛，又想了想，頭部和尾部比較簡單，因為之前都已經有了上下改一下就好了，我說那需要多長時間，他說頭部和尾部各5分鐘就可以了，中間比較難，我說中間要幹嘛，他說中間要寫出六種情況，我說六種情況需要寫什麼，他說也不複雜，每個寫一句話就可以，但是需要稍微思考一下，那我說每種情況你大概需要多長時間，他說也就一兩分鐘吧，那我說加起來六種情況中間需要花多長時間，他想半天，好象15分鐘就可以，我說那你頭加中加尾只需要25分鐘就可以完成了，你完的成嗎？如果沒有人打攪我可以，然後我問他，你打算怎麼做這個工作，他說要不明天早上早點到公司先把這個事幹了，最開始說的一個半小時，結論是25分鐘，幫他審了多長時間？1小時5分鐘，整個對話需要多長時間，也就是5分鐘，我們用5分鐘的有效思考幫他節省了一個小時的時間，所以我們的計劃，一定是剛才說了，包含了有效思考。我們再跳出來一點，剛才說整個極化過程，我們想到一件事，找出他的下一步行動，經過一系列的思考，把下一步行動做細化，預計出所需時間，這是我們要乾的事情。這件事什麼時候干？我們要干好多事，這些事是我們什麼時候想出來的各位？您在早上起來能想得到今天要洗衣服嗎？不一定，有可能剛才我提到洗衣服這件事情的時候，突然想起來自己要沒內褲穿了，所以就意味著我們腦子裡面說某件事情，我還沒做呢，我應該做那件事，這個想法的出現是隨時出現的，同意嗎？有什麼沒交的費用，有什麼欠別人東西沒還的，但是這個不緊急，有什麼別人欠您的東西沒要的，如果我繼續問下去，您的大腦會出現，好象真有這麼一件事，那當我們腦子裡出現了這麼一件事的時候，就好象我們的腦子如果是一個水桶的話，就像被人捅了一個洞，開始漏水，漏水在我們心裡的感覺並不好，那是一種比較焦距的感覺，如果不停的提洗衣服這件事您會更焦慮，現在我也洗不了，那我們要做的事情是什麼？我們需要把這個洞貼上補丁，給他貼上，而貼上這一步是什麼？叫做記事，也就是您應該把在您腦子裡隨時出現的，呦，我應該做這件事，這個想法寫下來，不是放在這，放在這會選擇把他按下去，也就是說你會用一隻手堵住這個洞，踏實了，我接著看紙牌屋，一會出現另外的事，我還得看紙牌屋，還有另外的事，還得看紙牌屋，回想小時候假期作業，玩的不是那麼踏實，總會出現，所以需要寫下來，寫下來之後才有可能進一步處理他，所以我們並不應該在每一天早上現去想今天我都要做什麼，而應該是隨時就把，我要做這件事寫下來，做這件事寫下來，同事告訴我，老闆告訴我的事都寫下來，寫下來之後談下一步，這是教大家工作當中免打攪的技巧，當有一個同事來到您的辦公桌旁說，今天晚上你把這個給我，您應該怎麼做？您第一件事應該說，明天行嗎？也就是說儘可能把別人要求今天乾的事推遲到明天，您能推遲到後天更好，注意這不是偷懶您是要做的，只是回到自己原來節奏的機會，正在工作，通常我們最煩的事專門在一個工作裡面有人過來打攪，所以我們要迅速回到那個狀態下，這個感覺有點像什麼？有點像打太極，你看打太極這個狀態，這個時候專心工作的狀態，這個時候一個人來了和你過招，你給他一拳繼續回到原來的狀態，這個給他一拳的動作是什麼？當著他的面寫下來，明天可不可以，可以，我記下來了，你滾吧，當著他面寫下來，表示對他的尊重而且有良好的工作習慣。所以今天咱們的主題是團隊協作，如果上升到團隊，我認為任何一個人如果您今天想管一個同事要一個東西，應該昨天跟他說，不是今天才和他說，這叫有道德。接下來把剛才整個說的東西總結一下，大家可以現在先稍微閉上眼睛想想怎麼操作剛才說的東西，這麼幾個事，第一個記事，需要把任何的關於，有件事要做的想法寫下來，之後每件事情還需要思考，需不需要做，需不需要儘快做，能不能找人做，以及下一步行動是什麼，找到下一行動還需要把他一二三四去細化，然後給出預計的時間，如果現在操作應該怎麼做？拿一張圖幫各位做一個梳理，所以原來我們最開始說的情況就是您只有這樣的一張清單，這張清單在您的每天早上，當然也許是前一天晚上，您把他列出來，我們給他起一個名字叫每日的清單，那在每日清單裡面，原來您是現想今天我都要做什麼，寫下來，這是原來的，這張清單我們還是需要的，但是不能這麼形成，需要怎麼形成呢？需要這樣的過程，首先您得有第一張清單叫碎片清單，這張清單裡面您需要一天當中任何的時間，只要有想法說這件事我要做，您就立刻把他寫下來，這是您需要做的第一件事情，就好象您有一個百寶箱，腦子裡面有什麼想法扔百寶箱里，扣蓋接著干別的，包括同事來找的煩事也是抓住扣蓋接著干別的，這是我們的碎片清單，這張碎片清單里記錄的是什麼東西，各位，想法，也就是結果對不對，我們說不能只有結果，光依據這個結果做事跟以前沒什麼區別，所以我們需要對這一個所有的想法進行有效思考，有效思考之後，形成的那張清單叫任務清單，剛才我們說了任務清單裡頭應該放的是什麼東西？應該放的是我們找出來的每件事情的下一步行動，並且應該標明預計多長時間，這是任務清單上需要包含的東西。但是任務清單上的所有任務，都是我們要儘快做，但不一定是今天做，明天做也行，後天做也行，要儘快，不是今天，任務清單上面所有的任務，並不包含在哪天什麼時間做這個問題。先不用思考，這樣的話您就形成了一個所有您已經知道該怎麼了的任務行動的這麼一個列表，這個列表就好象一個靠譜的菜單，接下來每日清單就會變的非常輕鬆，每日清單您不用現去想我今天有什麼事應該做，您只需要從這個菜單裡頭去挑就好了，您從這裡挑出來，今天我要做這個，今天我要做這個，挑的時候什麼原則呢？排骨、牛肉、雞腿，不，挑的時候原則即要有重要的事搭配若干小碎的事一起，因為小的事情您只要做完了一打勾立刻會有什麼感覺？成就感，5分鐘就能產生成就感，大的事情通常您不容易這麼產生成就感，說一個半小時才能幹完的一件事不容易，所以那種一個半小時，一個小時才能幹完的事情，不要太多了，一天一定吃不了太多，要搭配。還有好多時間管理的書籍提到，要事優先，別聽他的，因為凡是進入到您任務清單裡面的所有的這個事情，這的已經是什麼事了？已經是您決定要做的事了，而且越快越好，沒有要事和不是要事之分，只要時間長時間短之分，因為您都要做。要事優先非常害人，現在好多人問我這麼一個問題，現在沒什麼狀態，老師你能幫我嗎，我眼前有一篇論文要寫，但是我沒有狀態，那我說你做點碎的其他的小事先找成就感，老師你不是說要事優先，時間管理非常重要的原則，先做重要的事，但是實際又不想做這件事，不要讓自己陷入這個焦慮，這是自己給自己找麻煩。所以整個的這一塊流程，您可以用任何的清單類的工具，筆記類的工具或者任何的筆記本都可以來完成，我們需要開列這三張清單做計劃。最後送給大家一句話，靠方法，不憑感覺，我們在憑感覺吃飯，憑感覺睡覺，憑感覺大小便，但是實際上每件事情背後都有很多方法可談，越是這種我們日常的習以為常的事情，如果我們能學習一些方法並且應用，對我們整個的價值會越大，我們的國家已經到了所謂的依法治國的狀態，什麼叫依法治國？就是不憑主觀感覺看待事情，我們一樣，需要方法和規則做我們平時的安排。
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