excel系列使用技巧 9

9、批量刪除空行　　有時我們需要刪除Excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然後刪除。如果工作表的行數很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用「自動篩選」功能，把空行全部找到，然後一次性刪除。 做法：先在表中插入新的一個空行，然後按下Ctrl+A鍵，選擇整個工作表，用滑鼠單擊「數據」菜單，選擇「篩選」項中的「自動篩選」命令。這時在每一列的頂部，都出現一個下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇「空白」，直到頁面內已看不到數據為止（如圖13）。　　在所有數據都被選中的情況下，單擊「編輯」菜單，選擇「刪除行」命令，然後按「確定」按鈕。這時所有的空行都已被刪去，再單擊「數據」菜單，選取「篩選」項中的「自動篩選」命令，工作表中的數據就全恢復了。插入一個空行是為了避免刪除第一行數據。 　　如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數據和空白單元格都不受影響，可以先複製 此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然後再將此列複製，粘貼到原工作表的相應位置上。10、如何避免錯誤信息 　　在Excel中輸入公式後，有時不能正確地計算出結果，並在單元格內顯示一個錯誤信息，這些錯誤的產生，有的是因公式本身產生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯誤信息，並提出避免出錯的辦法。 　　１）錯誤值：＃＃＃＃ 　　　　含義：輸入到單元格中的數據太長或單元格公式所產生的結果太大，使結果在單元格中顯示不下。或是日期和時間格式的單元格做減法，出現了負值。 　　解決辦法：增加列的寬度，使結果能夠完全顯示。如果是由日期或時間相減產生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結果為負的時間量。 　　　　２）錯誤值：＃DIV/0! 　　　　含義：試圖除以0。這個錯誤的產生通常有下面幾種情況：除數為0、在公式中除數使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。 　　解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。 　　　　３）錯誤值：＃VALUE! 　　　　含義：輸入引用文本項的數學公式。如果使用了不正確的參數或運算符，或者當執行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產生錯誤信息＃VALUE!。 　　　　解決辦法：這時應確認公式或函數所需的運算符或參數正確，並且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如，單元格C4中有一個數字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計算公式=C4＋D4時，系統不能將文本轉換為正確的數據類型，因而返回錯誤值＃VALUE!。 　　　　４）錯誤值：＃REF! 　　　　含義：刪除了被公式引用的單元格範圍。 　　解決辦法：恢復被引用的單元格範圍，或是重新設定引用範圍。 　　５）錯誤值：＃N/A 　　　　含義：無信息可用於所要執行的計算。在建立模型時，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數據。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。 　　解決辦法：在等待數據的單元格內填充上數據。 　　６）錯誤值：＃NAME? 　　　　含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文本，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號中，也會產生此錯誤值 　　解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在；如果是名稱，函數名拼寫錯誤應就改正過來；將文字串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區域引用都使用了冒號（：）。例如：SUM（C1：C10）。 　　注意將公式中的文本括在雙引號中。 　　７）錯誤值：＃NUM! 含義：提供了無效的參數給工作表函數，或是公式的結果太大或太小而無法在工作表中表示。 　　解決辦法：確認函數中使用的參數類型正確。如果是公式結果太大或太小，就要修改公式，使其結果在-1×10307和1×10307之間。 　　８）錯誤值：＃NULL！ 含義：在公式中的兩個範圍之間插入一個空格以表示交叉點，但這兩個範圍沒有公共單元格。比如輸入：「=SUM(A1:A10 C1:C10)」，就會產生這種情況。 　　解決辦法： 取消兩個範圍之間的空格。上式可改為「=SUM(A1:A10 ,C1:C10)」

11、宏的應用 　　宏是一個指令集，用來告訴EXCEL來完成用戶指定的動作。宏類似於計算機程序，但是它是完全運行於EXCEL之中的，我們可以使用宏來完成枯燥的、頻繁的重複性工作。 宏完成動作的速度比用戶自己做要快得多。例如，我們可以創建一個宏，用來在工作表的每一行上輸入一組日期，並在每一單元格內居中對齊日期，然後對此行應用邊框格式。我們還可以創建一個宏，在「頁面設置」對話框中指定列印設置並列印文檔。 　　由於宏病毒的影響和對編程的畏懼心理，使很多人不敢用「宏」，或是不知道什麼時候可以找宏來幫忙。其實你儘管放心大膽地去用，如果只是用「錄製宏」的方法，根本就沒有什麼難的，只是把一些操作象用錄音機一樣錄下來，到用的時候，只要執行這個宏，系統就會把那操作再執行一遍。 　　下面給出了宏的應用場合，只要用「錄製宏」就可以幫你完成任務，而不需要編程。如果想對所錄製的宏再進行編輯，就要有一定的VBA知識了。 　　* 設定一個每個工作表中都需要的固定形式的表頭；　　* 將單元格設置成一種有自己風格的形式； 　　* 每次列印都固定的頁面設置； 　　* 頻繁地或是重複地輸入某些固定的內容，比如排好格式的公司地址、人員名單等； 　　* 創建格式化表格； 　　* 插入工作表或工作薄等。 　　需要指出的是，EXCEL中的宏與WORD中的宏有些不同之處，對於錄製的操作，它會記住單元格的坐標（即所有的引用都是絕對的），所以在涉及到與位置有關的操作時，要格外注意。如果相用相對引用，可以藉助於Offset方法，比如下面的語句： ActiveCell.Offset(1,0). range("A1").select 宏的應用是很廣的，上面提到的只是一點點，如果真的用起來，你會發現它有更豐富的內容和更靈活的應用方法。12、圖表的應用技巧　　Excel提供了14種標準的圖表類型，每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類型中，選用那一種圖表更好呢？ 根據數據的不同和使用要求的不同，可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數據的形式有關，其次才考慮感覺效果和美觀性。 下面給出了一些常見的規則。 　　面積圖：顯示一段時間內變動的幅值。當有幾個部分正在變動，而你對那些部分總和感興趣時，他們特別有用。面積圖使你看見單獨各部分的變動，同時也看到總體的變化。 　　條形圖：由一系列水平條組成。使得對於時間軸上的某一點，兩個或多個項目的相對尺寸具有可比性。比如：它可以比較每個季度、三種產品中任意一種的銷售數量。條形圖中的每一條在工作表上是一個單獨的數據點或數。因為它與柱形圖的行和列剛好是調過來了，所以有時可以互換使用。 　　柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來比較一段時間中兩個或多個項目的相對尺寸。例如：不同產品季度或年銷售量對比、在幾個項目中不同部門的經費分配情況、每年各類資料的數目等。條形圖是應用較廣的圖表類型，很多人用圖表都是從它開始的。 　　折線圖：被用來顯示一段時間內的趨勢。比如：數據在一段時間內是呈增長趨勢的，另一段時間內處於下降趨勢，我們可以通過折線圖，對將來作出預測。例如：速度-時間曲線、推力-耗油量曲線、升力係數-馬赫數曲線、 壓力-溫度曲線、疲勞強度-轉數曲線、轉輸功率代價-傳輸距離曲線等，都可以利用折線圖來表示，一般在工程上應用較多，若是其中一個數據有幾種情況，折線圖裡就有幾條不同的線，比如五名運動員在萬米過程中的速度變化，就有五條折線，可以互相對比，也可以對添加趨勢線對速度進行預測。 　　股價圖：是具有三個數據序列的折線圖，被用來顯示一段給定時間內一種股標的最高價、最低價和收盤價。通過在最高、最低數據點之間畫線形成垂直線條，而軸上的小刻度代表收盤價。股價圖多用於金融、商貿等行業，用來描述商品價格、貨幣兌換率和溫度、壓力測量等，當然對股價進行描述是最拿手的了。 　　餅形圖：在用於對比幾個數據在其形成的總和中所佔百分比值時最有用。整個餅代表總和，每一個數用一個楔形或薄片代表。比如：表示不同產品的銷售量佔總銷售量的百分比，各單位的經費佔總經費的比例、收集的藏書中每一類佔多少等。餅形圖雖然只能表達一個數據列的情況，但因為表達得清楚明了，又易學好用，所以在實際工作中用得比較多。如果想多個系列的數據時，可以用環形圖。 　　雷達圖：顯示數據如何按中心點或其他數據變動。每個類別的坐標值從中心點輻射。來源於同一序列的數據同線條相連。你可以採用雷達圖來繪製幾個內部關聯的序列，很容易地做出可視的對比。比如：你有三台具有五個相同部件的機器，在雷達圖上就可以繪製出每一台機器上每一部件的磨損量。 　　XY散點圖：展示成對的數和它們所代表的趨勢之間的關係。對於每一數對，一個數被繪製在X軸上，而另一個被繪製在Y軸上。過兩點作軸垂線，相交處在圖表上有一個標記。當大量的這種數對被繪製後，出現一個圖形。散點圖的重要作用是可以用來繪製函數曲線，從簡單的三角函數、指數函數、對數函數到更複雜的混合型函數，都可以利用它快速準確地繪製出曲線，所以在教學、科學計算中會經常用到。 　　還有其他一些類型的圖表，比如圓柱圖、圓錐圖、稜錐圖，只是條形圖和柱形圖變化而來的，沒有突出的特點，而且用得相對較少，這裡就不一一贅述。這裡要說明的是：以上只是圖表的一般應用情況，有時一組數據，可以用多種圖表來表現，那時就要根據具體情況加以選擇。 對有些圖表，如果一個數據序列繪製成柱形，而另一個則繪製成折線圖或面積圖，則該圖表看上去會更好些。　　在EXCE中L允許這創建這樣的組合圖表，但如果想創建一種EXCEL不允許的組合圖表類型，比如不可能將一個二維圖同一個三維圖表混在一起，這種組合是不可能的，系統就會顯示錯誤信息。怎麼建立混合圖表呢？單擊「圖表嚮導」按鈕，選擇「自定義類型」選項卡，這裡還躲著二十種圖表類型（如圖14），也有各種組合形式。如果你對這些內部定義的形式還不滿意，就單擊「自定義」選項鈕，按照嚮導自己定義全新的圖表類型。隱藏工作薄：選擇「窗口」菜單下的「隱藏」選項，可以把當前工作薄隱藏起來，如果要取消隱藏，可以選擇「窗口」菜單下的「取消隱藏」命令，然後在彈出的窗口中選擇要取消隱藏的工作薄即可。 　　 　　 3、隱藏工作表：選擇「格式」菜單下的「工作表」、「隱藏」選項，可以把當前活動的工作表隱藏起來，如果要取消隱藏，則選擇「格式」菜單下的「工作表」、「取消隱藏」命令，然後在彈出的窗口中選擇要取消隱藏的工作表即可。 　　 　　 4、隱藏行列：用滑鼠右鍵單擊需要隱藏的行號或者列號，在彈出的菜單中選擇「隱藏」命令即可；或者右鍵單擊需要隱藏的行或列中的任意單元格，在彈出的菜單中選擇「格式」下面的「行隱藏」或「列隱藏」命令即可。如果想要取消行列隱藏，需要選中與此行或列相鄰的兩行或兩列，然後選擇「格式」菜單下的「行隱藏」或「列隱藏」命令，比如要取消隱藏第2行，則需同時選中第1、3兩行。 　　 　　 5、隱藏公式：如果你不想被別人看到你精心編製的公式，你也可以把它們隱藏起來，單擊編輯有公式的單元格，選擇「格式」菜單下的「單元格」命令，在彈出的選項窗口中選擇「保護」選項卡，選中「隱藏」複選項，單擊「確定」按鈕，然後選擇「工具」菜單下的「保護|工作表」命令，在彈出的對話框中選中所有複選項，輸入保護密碼後確定，這樣當單元格被選中時公式就不會出現在編輯欄中。 　　 　　 6、保護單元格：如果在工作薄中有不需要改動或者你不想別人改動的單元格，也可以把它們保護起來，選擇你要保護的一個或者多個單元格，選擇「格式」菜單下的「單元格」命令，然後選擇「保護」選項卡，選中「鎖定」複選框。然後參照上一步設置工作表保護，這樣如果再有人想修改這些單元格的內容時，就會彈出一個警告框，而且任何修改都不會起作用，如果要更改被保護的內容，選擇「工具」菜單下的「保護|撤消工作表保護」即可。注意保護單元格和上面的隱藏公式都是在工作表受保護狀態下才起作用。

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