參加展會前要做好哪些準備？

展會季就要來了，如何利用好展會有效推廣產品、跟進客戶、達成訂單，是所有參展企業和業務人員最關心的問題。

什麼時候開始、要準備些什麼、如何吸引客戶、怎麼跟客戶打招呼、怎麼介紹產品……千頭萬緒，無論是對老鳥還是新手來說，這些永遠都是一個不斷學習的過程。沒有萬試萬靈的方法，因此做好充分的展前準備至關重要。外貿參展前的最全準備攻略，一起學起來。

1、明確參展目的

展會的目的絕對不僅僅是收集買家名片，收集買家信息，更包括宣傳和擴大企業的行業影響力、新品推介、維護老客戶、開發新客戶以及促進簽單等方面。

2、篩選展會

這個恐怕不是新話題，選擇什麼樣的展會去投入很重要。綜合性展會觀展人數多，但並不代表對你就有效果，可能人多都集中在了五金、電子行業，某個大品類下的「冷門」細分品類根本沒有幾個人去，當然就不會有效果。那不是展會效果差，而是你的選擇錯了。

3、參展樣品準備

參加展會，前期準備過程中，樣品準備是最重要也是最費時的，當然這也根據不同產品不同公司情況而定。

1. 選擇好參加展會的樣品種類和型號，如需要重新打樣或是要趕在展會前出新產品的，要儘早和工廠聯繫安排樣品生產，樣品儘早出來，便於後期的各項工作的開展，比如價格整理、樣冊製作等等；

2. 準備樣品的同時需要核算好每款樣品的價格，準備好報價單，業務員要對產品價格非常熟悉，便於展會客戶詢價時能夠以最快的速度報出準確的價格；

3. 每個樣品上，最好都貼上產品型號，或者掛上特製的帶有公司 logo 的吊牌，一方面能夠給人專業的感覺，另一方面也能夠準確的識別不同產品的型號，方便報價。展會時，可能來攤位看的客戶有時會比較多，照顧不過來，每個產品上附上簡介，客戶就可以先自己了解；

4. 針對某些熱銷款式的產品，或是公司主打主推的型號，樣品可以適當多準備幾個，以備不時之需，例如，有時展會上客戶會要求贈送個樣品，或者展會上樣品出現損壞或丟失的話可以及時替補（另外需要提醒的是：樣品數量特別多的情況下，參展時一定要注意保管好自己的樣品。）；

5. 樣品的質量要嚴格檢驗，畢竟展會上，樣品就代表了公司的形象，如果樣品都有問題，客戶的印象就會大大降低，嚴重影響展會的效果；

6. 參展的所有樣品都要拍照留底，做好記錄，以後再次參加展會的時候，可能還會碰到上次展會來過的客戶，萬一提及之前展會的樣品，也好便於查找；

7. 樣品全部準備好，裝箱運往展會地時，每個箱子外面最好貼上箱內的產品型號清單，自己也備份一份，方便展會時拆箱整理。

4、展位布置裝修

展位的布置裝修決定客戶對供應商的第一印象，所以不一定要很豪華，但是最好能比較有特色，當然也要看公司資金方面的情況。

1. 裝修整體風格最好能夠和產品相配，簡潔大方就好，不需要搞的很複雜，整體顏色和產品最好有對比度，能夠凸顯產品；

2. 燈光的效果很重要，好的燈光效果能夠烘托出產品的質感及美感，選擇一個對比度好的燈光來展示產品，可以有更好的展會效果。燈光要夠亮但不能太多燈，因為展館一般比較悶，燈太多會比較熱，太熱的話，會影響客戶的舒適度。按照展檯布置的標配來裝修，一般沒什麼問題；

3. 展台裝修所用到的材料，最好不要用含甲醛或氣味太重的，否則人待在展位里會很難受，很多國外客戶也比較在意這個；

4. 關於每個產品在展位中的擺放位置，在出發前可以事先商定好。熱銷或新品等擺在顯眼的位置，事先確定好的話，在到達展館布置的時候可以省去很多的時間精力，效率會較高；

5. 每個展位都有一個攤位號，這個攤位號盡量不要遮掩掉，有些老客戶如果要來觀展，如果攤位號看不到，就很難找。

5、邀約客戶

展會前半個月，郵件邀請客戶（告知具體展位），並電話聯繫重點客戶邀約觀展；郵件或電話邀約後，確定客戶觀展日期，安排行程；展會前一個星期，電話、郵件、簡訊聯繫客戶，告知展位和自己的聯繫方式，並盡量要客戶提供當地手機號碼，方便聯繫，再次與客戶確認觀展日期；展會上，如果約定好的日期客戶沒有出現，再次電話聯繫客戶，儘力將其邀請到展館。

6、參展人員安排

一般公司都會安排外貿業務員去參展，業務員對自己公司的業務和現狀比較了解，所以和有意向合作的客戶溝通會比較順利。但是如果客戶在展會現場問到關於產品技術或用料方面的問題，業務員一般比較難解決，而電話聯繫公司技術人員效率又很低，所以在預算允許的情況下，讓工廠比較有經驗的技術師傅跟去參展效果會更好。

另外，業務員的英語水平如果欠缺的話，最好可以請一個翻譯人員，因為展會上的時間是非常寶貴的，客戶不喜歡把太多的時間花在沒有效率的溝通上。

這裡整理了展會場景常用的一些口語：

寒暄用語

1. Let me introduce you to Mr. Li, general manager of our company.

讓我介紹你認識，這是我們的總經理李先生。

2. It』s an honor to meet you.

很榮幸認識你。

3. Nice to meet you. I』ve heard a lot about you.

很高興認識你，久仰大名。

4. How do I pronounce your name?

你的名字怎麼讀？

5. How do I address you?

如何稱呼您？

6. It』s going to be the pride of our company.

這將是本公司的榮幸。

7. What line of business are you in?

你做哪一行？

8. Keep in touch.

保持聯繫。

9. Thank you for coming.

謝謝你的光臨。

10. Don』t mention it.

別客氣。

11. Excuse me for interrupting you.

請原諒我打擾你。

12. I』m sorry to disturb you.

對不起打擾你一下。

13. Excuse me for a moment.

對不起，失陪一下。

14. Excuse me. I』ll be right back.

對不起，我馬上回來。

一般詢問及回答

一般詢問

1. May I have some information about your scope of business?

您可以告訴我一下貴公司的經營範圍嗎？

2. Would you tell me the main items you export?貴公司主要的出口產品是什麼？

3. May I have a look at your catalog?我能看看貴公司的產品目錄嗎？

回答一般詢問

1. This is a copy of catalog.這是我們的產品目錄。

2. What about having a look at the sample first?您可以先看看我們的樣品。

3. Our products have been sold in a number of areas abroad. They are very popular with the users there.我們的產品廣銷海外，並且在當地非常受歡迎。

4. This product is in great demandnowand we have many enquirieson handfrom other countries.

這種產品現在需求量很大，我們手頭上有很多來自其他國家的詢盤。

5. We have a very strict QC system which promises that goods we produced are always of the best quality.我們公司有著很嚴格的質量檢測系統，這保證了我司的產品的高質量。

6. They enjoy good reputation in the world.我們的產品在世界上享有很高的聲譽。

7. What do you think of the quality?您覺得我們產品的質量怎麼樣？

客戶詢價

1. Will you please let us have an idea of your price?可以讓我們了解一下產品的價格嗎？

2. Are the prices on the list firm offers?報價單上的價格是實價嗎？

3. How about the price/ How much is this?這個價格怎麼樣？

詢價回復

1. This is our price list.這是我們的報價單。

2. In general, our prices are given on a FOB basis.通常我們的報價都是 FOB 價。

3. What do you think of the price?您認為我們的價格怎麼樣？

客戶還價

1. Is it possible that you lower the price a bit? / It is too much. Can you discount it?您能給我們一些優惠嗎？

2. Do you think you can possibly cut down your prices by 10%?您認為能給我們下調 10% 的價格嗎？

3. Your price is too high! We have another offer of a similar one at much lower price.您的價格太高了，另一家企業有類似的產品，價格卻低的多。

4. It would be very difficult for us to push sales at this price.如果是這樣的價格，我們將很難拓展任何業務。

5. If you can go a little lower, I would be able to give you an order on the spot.如果您能在價格上給我們一些優惠，我願意現場給您下定單。

6. Can you bring your price down a bit? Say $20 a dozen.

可以稍微降價嗎，比如說每打降個 20 美元？

拒絕還價

1. Our price is highly competitive. / This is the lowest possible price. / Our price is very reasonable.我們的價格很有競爭力。/ 這已經是最低的價格了。/ 我們的價格非常合理。

2. To tell you the truth, we』ve already quoted our lowest price.

實話告訴您吧，我們已經報了最低價了。

接受還價

1. If your order is big enough, we may reconsider our price.如果您的訂單量大，我們會重新考慮給價格。

2. Considering our good relationship and future business, we can give you a 3% discount.考慮到我們友好的關係及未來的合作，我們可以給您 3% 的優惠。

訂單量問答

1. What』s minimum quantity of an order?這款貨物的最小起訂量是多少？

2. How many do you intend to order? / Would you give me an idea how many you wish to order from us?

您打算預定多少？

3. I』d like to order 600 sets.我打算預定 600 套。

客戶詢問交貨期

1. What about our request for the early delivery of the goods?我們能不能要求提早交貨？

2.Whenistheearliesttimeyoucanmake the delivery?您最早能何時交貨？

3. How long does it usually take to make the delivery?您的貨運通常要多長時間？

4. When will you deliver the products to us?您何時給我們發貨？

5. When will the goods reach our port?貨物何時能抵達港口？

6. What about the method of delivery?

您用哪種貨運方式呢？

答覆交貨期

1. I think we can meet your requirement.我想我們能滿足您的要求。

2. I am sorry. We can』t advance the time of delivery.對不起，我們沒辦法提前給您運貨。

3. I am very sorry for the delay in delivery and the inconvenience it must have caused to you.

我為我們的推遲送貨及給您帶來的不便道歉。

4. We will get the goods dispatched within the stipulated time.

我們會按照原訂時間給您發貨。

5. The earliest delivery we can make is...

我們最早的發貨期是...

客戶詢問付款方式

1. Shall we discuss the terms of payment?我們可以討論以下付款方式嗎？

2. What is your regular practice about terms of payment?

您通常的付款方式是怎樣的呢？

3. What are your terms of payment?

貴公司的付款方式什麼？

回復詢問付款方式

1.We』d like you to pay us by L/C.

我們希望您用信用證付款。

2. We insist on full payment.

我們規定必須付全款。

3. We hope you will accept D/P payment terms.

我們希望您能接受 D/P 付款。

客戶建議付款方式

1. Payment by L/C is the safest method, but rather complicated.

信用證付款是最安全的方法，但相當複雜。

2. In view of this order of small quantity, we propose payment by D/P with collection through a bank so as to simplify the payment procedure.

鑒於這個訂單量小，我們建議通過銀行托收的 D/P付款，以簡化付款程序。

禮貌拒絕客戶所建議的付款方式

1. I"m sorry. We can"t accept D/P or D/A. We insist on payment by L/C.

對不起。我們不能接受 D/P 或 D/A。我們堅持信用證付款。

2. I"m afraid we must insist on our usual payment terms.

恐怕我們要堅持我們常用的付款方式。

3. "Payment by installment" is not the usual practice in world trade.

「分期付款」並不是世界貿易的慣例。

付款方式後續

1. When should we open the L/C?

我們需要什麼時候開信用證？

2. How long should our L/C be valid?

信用證的有效期需要多長？

3. Your L/C must reach us 30 days before the delivery date so as to enable us to make all necessary arrangements.

您的信用證必須在交貨日期前 30 天發給我們，以便我們能夠做必要的安排。

簽單前討論注意事項

1. Before the formal contract is drawn up, we would like to restate themain points of the agreement.

在正式簽協議之前我們可以重申一下協議中的重點內容。

2. Do you have any comment to make about this clause?您對協議中的條款有任何建議嗎？

3. Do you think the contract contains basically all we have agreed on during negotiations?

您認為協議已經包括我們協商中涉及的所有問題了嗎？

4. We can get the contract finalized now.

我們可以現在簽署協議。

簽單後祝語

1. I』m very pleased that we have come to an agreement at last.非常高興我們最終達成了協議。

2. Let us congratulate ourselves for the successful contract.祝賀這次成功的簽約。

7、參展用品

必須帶的參展用品有：樣品、吊牌或貼紙、公司產品樣冊、報價單、名片、筆記本、筆、計算器、釘書機和釘子、大的透明膠（也稱封箱帶）、夾子、剪刀、袋子、照相機、無限網卡及無線路由器等。

8、其它準備注意事項

1. 在公司有條件且有充分準備的情況下，盡量統一著裝，一方面可以提現公司整體形象，另一方面，員工精神也有比較好的呈現；

2. 參展時準備一些正規格式的合同或 PI，如果遇到當場下訂單的客戶，就可以馬上使用了，客戶也會對這樣細節的準備大加讚賞；

3. 準備一些小禮物，比如印有公司 logo 或名稱的小禮品，或是有中國特色的小禮物，例如中國結等，展會中贈送給國外客戶，給客戶更好的印象；

4. 業務員要熟悉老客戶的情況，包括以前展會上見過，或是有郵件往來卻沒有下過訂單的客戶。如果展會上遇到，可以馬上叫得出客戶的名字，對客戶的情況背景有了解，這樣溝通時會更順暢，給客戶的印象也更好。

總之，展前準備工作千頭萬緒，但是只要確認好參展目的，選擇最合適的展會，適時邀請客戶，安排好參展人員，準備好樣品及其他用品，布置有特色的展位，參展就已成功一半。更多參展內容點擊轉閱：