OneNote：「隨心所欲」的記事本 | 其他 | 軟體 | 天極Yesky

OneNote：「隨心所欲」的記事本

　　OneNote的全稱是Microsoft Office OneNote 2003（Microsoft Office System 筆記記錄和管理程序），是微軟Office System的一個全新組件。據說它的設計理念就是「隨心所欲地獲取、組織和再利用你的筆記」。　　下面我們就來詳細地了解一下這個Office 家族的新成員。　　 文章導讀：　　 一、什麼是OneNote 2003

　　OneNote 2003是微軟Office System 2003的一個重要組成部分，它更像是對Windows的「記事本」的一種功能上的擴充和增強 　　簡單說：傳統的Office等字處理軟體屬於支持文件生成的最後工序的工具，而OneNote則是支持前期工序的工具。

　　二、OneNote 2003的安裝　　1.安裝OneNote的系統最低軟硬體配置　　2.下載和安裝　　3.啟動激活

　　三、OneNote 2003的使用　　1.軟體界面　　2.豐富的記錄形式　　作為一款專業的記錄工具，當然應該允許用戶以多種不同的形式來進行記錄。比如，或許我們隨時都想將自己看到的有用的資料或句子抄錄下來，或者是記錄一個突然的靈感，或者是一個設計草圖的原始構思……我們來看看OneNote在這方面的表現。　　①一拖即存　　②手寫輸入，同樣精彩　　③記錄語音，語音與文本自動關聯　　3.其他功能　　①隨意對筆記進行補充　　②功能強大的搜索　　③筆記標記　　④與其他人共享你的筆記　　　　A.以電子郵件方式發送筆記　　　　B.創建 Outlook 任務　　　　C.將筆記發布到共享位置　　　　D.集成共享工作區以用於協作筆記本一、什麼是OneNote 2003

　　OneNote的全稱是Microsoft Office OneNote 2003（Microsoft Office System 筆記記錄和管理程序）。OneNote的開發代號是「Scribbler」（字跡潦草者），據說它的設計理念就是「隨心所欲地獲取、組織和再利用你的筆記」。因為它無需識別，故可以直接處理筆記，即便是字跡潦草的人也不用擔心識別的正確性。而其產生的背景據說是起源於微軟進行的一項調查。調查結果顯示：91%的用戶經常記筆記，其中26%根據手寫信息發送電子郵件。正是因為手寫的習慣性，微軟決定推出OneNote，以便在個人電腦上實現真正的手寫輸入。

　　OneNote 2003是微軟Office System的一個重要組成部分，也是一個全新的Office組件。不過，它與其他的Office組件又有本質的區別，它更像是對Windows的「記事本」的一種功能上的擴充和增強。是一個真正意義上的「記事本」。因為它會讓你感覺就像是學生用的裝訂成冊的記事本一樣，不僅可以想記就記——用手寫、摘抄（複製、拖動）甚至是聲音、貼圖等等工具，還可以自動將轉載的資料自動加上資料來源的注釋，真正讓你體會到什麼叫「隨心所欲」的記事本。不僅如此，它還具有傳統意義上的「記事本」無法比擬的許多優勢：比如可以「見好就收，一拖即存」，既可以保持資料原來的風格和樣式，也可以隨意對它進行重新編輯和加工，只要你原意的話；可以自動讓記錄的內容利用索引按科目進行分類整理；還可以進行橫向檢索——就是指輸入特定的單詞後，可以從OneNote的大量記錄中檢索到所需內容，完全就像是詞典軟體一樣。

　　用微軟自己的話來說，「我們可以利用紙面隨心所欲地書寫文字、圖形和圖畫等。但在信息檢索或修改方面就不太方便。電子記事本能夠將觀點與別人共享，這點上非常方便，但是卻沒有像紙那樣的自由度。OneNote則將兩者的優點融為一體，因此可以統一管理全部的文件、調查資料和記錄」。因此，可以這麼對OneNote在Office中的地位進行概括：傳統的Office等字處理軟體屬於支持文件生成的最後工序的工具，而OneNote則是支持前期工序的工具。二、OneNote 2003的安裝

　　1.安裝所需最低配置　　硬體配置　　CPU:Intel Pentium 233(MHz)以上，推薦使用 Pentium III 　　內存：128 (MB) 以上　　硬碟：100 MB以上可用空間（完全取決於你的安裝形式，完全安裝可能多達500MB）　　驅動器：CD-ROM 、 DVD光碟機　　顯示器：Super VGA (800 × 600) 以上分辯率　　軟體配置　　操作系統必須在Microsoft Windows? 2000 ＋ Service Pack 3 (SP3) 以上；或者是Windows XP 以上的操作系統。

2.下載安裝　　得知現在可以從微軟的網站上免費下載OneNote 2003這個Office家族神秘的新成員，我立刻在第一時間趕到「現場」——https://microsoft.order-7.com/consumermosep/product.asp?catalog%5Fname=MSTrialandEval&category%5Fname=Evaluation+Kits&product%5Fid=OneNoteDL，這裡提供了包括英文、日文、中文簡體（Chinese Simplified）、中文繁體（Chinese Traditional）等多達十種不同語言版本的OneNote 2003可供選擇下載（還需要填寫一個表單，然後以郵件的方式將軟體的下載地址和序列號發送給你）。按照這裡的提示說明，它只能供用戶免費使用60天。不過到期後用戶仍然可以打開、瀏覽甚至列印OneNote文檔，只是不能繼續編輯的新建而已。這也無妨，看看網上對這件產品「好評如潮」，究竟它對我等普通百姓有無可用之處，先用用再說吧。

　　不過，像我一樣以前在機器上已經安裝了 Office 2003 Beta版本的用戶可要注意了：安裝OneNote 2003將會詢問你是否原意卸載機器上的beta版Office，否則安裝將無法繼續（如圖01）。

　　帶著一絲不快將240多兆（下載說明中說的80M左右估計是英文版的大小，我下載的另一份繁體中文版大小也達到了128M）的簡體中文版OneNote 2003 請回家後立即卸載掉以前的Office 2003 Beta版，並選擇了「完全安裝」的形式進行安裝。安裝完成之後，系統提示要重新啟動（如圖02），按要求重啟後，開始菜單的「程序」項下已經出現了「Microsoft Office」的程序組，安裝基本完成。由於工作需要，我又重新試著將那個Beta版的Office 2003安裝了一遍，結果基本上沒有出現任何差錯，看來魚和熊掌還是可以兼得的嘛。呵呵。 3.啟動激活　　單擊「開始」→「程序」下面的「Microsoft Office OneNote 2003」程序項，第一次啟動OneNote時，系統會，系統會彈出一個「Microsoft Office OneNote 2003激活嚮導」的對話框（如圖03），如果你是在微軟的網站下載的，就可以免費進行激活。沒有激活的OneNote的許多功能都是不可用了。

　　單擊「下一步」，確保計算機與網路的正常連接後，系統會順利通過激活程序（如圖04）。

　　同時系統啟動，並且在以後的每次系統啟動後都會自動載入「Microsoft Office OneNote 2003 快速啟動」程序，並在屏幕右下角的系統托盤處顯示OneNote的標誌（如圖05），右鍵單擊這個標誌可以快速啟動OneNote。

三、OneNote 2003的使用

　　1.軟體界面　　下圖是OneNote的典型界面。

　　在常用工具欄下方、工作區的上方首先是一些選項卡，它表明當前筆記的類別及當前打開的筆記本分區。直接單擊各選項卡就可以在各個分區間進行切換。在工作區的右邊是垂直排列的「頁」，它表示當前分區一共由多少頁組成。各頁的標題也將顯示在這裡。單擊各頁的標題就可以自由在各頁之間進行切換。單擊最後一個頁，可以在當前分區末尾插入一個新頁。工作區的上方是該頁的標題，記錄的時間是由系統自動添加上去的。　　另外，在分區選項卡的右邊，還有一個文本輸入框和一個查找按鈕。這其實就是Office軟體中的查找功能。只是在筆記本一類的軟體中，它的功能顯得尤為重要和突出。在文本框內輸入一個關鍵字，並點擊這個查找功能按鈕之後，系統會在整個筆記本中（包括各個分區及分區內的各頁）進行查找，並相應的頁標題中和筆記中用醒目的反顯顏色標識出關鍵字的位置。此時，該查找區域會發生許多變化，如圖07。

　　單擊「查看列表」命令，可以將查找到的結果以縮略的方式顯示在任務窗格中，如圖08。

　　單擊相應的縮略文字，就可以方便快速定位到相應的分區或頁。如果想更換關鍵字繼續搜索，直接單擊關鍵字就可以恢復到查找的初始狀態。　　OneNote還有另外一種簡略的界面形式，如圖09。

　　任何時候，只要將窗口的高度調整小到一定程序，就會出現這種沒有菜單欄和上方工具欄的窗口。在這個窗口中，只留下了窗口的標題欄、工作區和滾動條。最常用的一些工具按鈕被適時的調整到了本該是狀態欄的位置。你看，是不是最大限度地節約了屏幕空間呢？單擊下方工具欄中的「保持窗口在最前面」的固定圖釘按鈕，就可以方便地隨時記錄所見、所聞、所感、所思了。2.豐富的記錄形式

　　作為一款專業的記錄工具，當然應該允許用戶以多種不同的形式來進行記錄。比如，或許我們隨時都想將自己看到的有用的資料或句子抄錄下來，或者是記錄一個突然的靈感，或者是一個設計草圖的原始構思……我們來看看OneNote在這方面的表現。

　　①一拖即存　　當我們瀏覽網頁時，可能會被許多新鮮的觀點或者精彩的語言所打動，有時甚至會有一種「踏破鐵鞋無覓處」的感覺，這時一點會想拿起筆，趕快將它記錄下來。在這一點上，OneNote解決得相當不錯。幾乎可以允許你將所有見到的內容（包括文字、表格、圖片）。除此之外，還可以將資料的來源自動附上相應鏈接，萬一日後想「追根溯源」，也就不用著急得抓耳撓腮了，如圖10。

　　另外，有些軟體不支持拖放操作，比如Windows的記事本。這時可以用傳統的「複製」→「粘貼」的辦法來完成。如果文件的原始位置有相應的格式設置，粘貼時，可以選擇保留格式或者只保留內容。如圖11。

不過，在使用的過程中，我發現它的拖放功能的設計似乎有點不盡人意：一是處理的速度比較慢，二是對於Flash文件和音樂電影一類的文件不能一起拖到筆記中保存。　　值得一提的是：對於記錄的筆記卻沒有在工具欄或菜單中找到「保存」菜單或按鈕，「文件」菜單下只有一個「另存為」選項，其實，這些筆記是幾乎不需要手工保存的，想想，拖到筆記中的東西當然不會有太多的垃圾，全部保存起來應該沒錯的。所以，系統已經設置為自動保存了。不信，你不做任何工作就直接關閉這個筆記本，再打開看看有沒有丟失什麼數據？ ②手寫輸入，同樣精彩　　真正方便的筆記本應該要保證隨時隨地都能方便的輸入。特別是對於TablePC（Tablet PC：運行 Microsoft Windows XP Tablet PC Edition 的計算機。可以使用 tablet 筆直接在 Tablet PC 的屏幕上寫字，使用此筆還可執行滑鼠的功能。也稱為 tablet 計算機。），總想隨手寫寫畫畫。這下，OneNote可以滿足朋友們的要求了。在TablePC中，你可以使用tablet 筆在頁內添加書寫內容，如果希望搜索手寫體筆記或者將其轉換為文本時，必須打開書寫識別參考線並在格中書寫才能保證有最佳的識別率。同時，如果希望將手寫體識別為中文，必須保證手寫輸入時，打開中文漢字輸入法。　　　　③記錄語音，語音與文本自動關聯 　　OneNote還可以進行語音輸入，具有時間圖章的功能。如果我們參加一個會議或聽演講（報告），可能想將會議或演講者的內容全部記錄下來。但完全用筆記或鍵盤輸入是不可能的。這時，只要你按下工具欄的麥克風圖標（錄製功能），就可以邊錄音邊用筆或鍵盤來記錄。筆記游標當前位置處會顯示一個「開始錄音: 2003年11月7日 11:59」之類的提示，再次單擊這個麥克風圖標時，錄音將會停止。當停止麥克風的錄製時，文字錄入過程也因此而暫停。系統會自動將錄音期間錄入的文本與這段聲音結合，即聲音與文本記錄將被賦予關聯性。　　如圖12。我們可以在會議或演講結束後，點擊「開始錄音: 」前面的黃色小喇叭，就可以播放所錄的現場聲音。稍後當你播放這些聲音時，手錄部分會跟著同步出現。微軟OneNote開發小組負責人Chris Pratley說，「儘管還做不到利用筆記本電腦的內置麥克風進行語音識別，但有了這種功能就已經非常方便了」。

3.其他功能

　　①隨意對筆記進行補充　　如果在一整段筆記中想加入自己的心得體會（用筆圈圈點點），或者是將另一段內容插入到某個地方，可以在筆記本的任何空白地方雙擊，然後將要插入的內容插入到當前位置，而不必考慮他們的對齊方式，用一句通俗的話來說就是：「想寫哪就寫哪」，如圖13。

當然，有時還可以將兩塊內容合併成一塊，或者將一塊內容拆分成兩塊。　　若要在頁上插入更多空間以用於書寫或繪圖，請單擊「常用」工具欄上的「插入額外的書寫空間」按鈕，將滑鼠指針置於要添加空間的位置，然後按指針指示的方向拖動滑鼠，就可以在此插入一段任意寬度的新的空白區域，如圖14。

②功能強大的搜索　　 我們在上面的「外觀」部分簡單的介紹了它的「搜索」功能。其實，它的作用還遠不止於此。既可以使用複雜的語法結構來作為搜索關鍵字（如對準確的片語或短句加上引號、使用AND、OR和NEAR 運算符完成複雜的搜索），還可根據書寫筆記的時間或頁面的標題來搜索筆記，並且如果不希望搜索整個筆記本，還可改變搜索範圍（參看前面的圖08的任務窗格）。

　　③筆記標記　　 我們通常會在自己的筆記中的不同地方畫個小旗來標明他們的重要等級。使用OneNote也可以這樣。這就是「筆記標記」。標記可表明某個項目位於「待辦事項」列表上或者說明它很重要。你可使用一個框標記某個項目，從而核對項目以表明正在考慮該項目，或使用形狀、文本顏色或突出顯示來標記某個項目，從而從視覺上突出顯示該項目。操作方法是：選中等標記的句子或段落，單擊滑鼠右鍵，如圖15，選擇「筆記標記」下相應的標記項目即可。

　　使用筆記標記可以輕鬆地查找並跟蹤筆記。單擊「視圖」菜單下的「筆記標記摘要」，在窗口的右邊會顯示「筆記標記摘要」任務欄。可以看出，系統可以按多種條件將筆記標記分組顯示，如按筆記標記名稱、按所在分區、按標題、按日期、筆記文本等方式重新組織。要想跳轉到相應的筆記標記處，只需要輕輕點擊相應筆記標記的名稱，就可以在正文區看到相應內容。就像一個超級鏈接一樣。

　　另外，如果你願意，還可以匯總所有打開分區的全部標記，以便生成每件重要事情的完全列表。看到上圖任務窗格正文的「創建摘要頁」的命令按鈕了嗎？單擊它，就可以在筆記的該分區插入一頁，裡面僅包含所有筆記標記的摘要內容。如圖17。

　　系統給出的筆記標記只有「待辦事情」「重要」「問題」「後續工作」等四種形式，如果你覺得這些還不夠，系統允許你自定義標記以使它們對信息的檢索和查看更有意義。方法是：單擊滑鼠右鍵菜單中的「筆記標記」下的「自定義」，或者在任務窗格中選擇「自定義我的筆記標記」任務。單擊下方的「未定義的」筆記標記，再單擊下方的「修改…」按鈕，如圖18。在彈出的對話框窗口中，輸入筆記標記的名稱（如「提醒」），再給這種筆記標記選定一種符號、定義一種字體顏色和突出顯示顏色，單擊「確定」按鈕即可。

④與其他人共享你的筆記　　使用 OneNote 不但可以方便地記錄你的想法，還可以方便地與其他人共享你的筆記。共享的方法通常有以下幾種：　　A.以電子郵件方式發送筆記　　如果正在使用 Microsoft Office Outlook? 2003，則可以直接從筆記本中以電子郵件方式發送一頁或多頁筆記。方法是：單擊OneNote窗口的「文件」菜單下的「電子郵件」或者按下「CTRL＋SHIFT＋E」快捷鍵，筆記可以作為郵件的正文，也可以是郵件的附件發送給對方。這樣，如果收件人也裝有 OneNote，他們每次打開以電子郵件附件形式發送的 OneNote 文件時，該文件的副本都會存儲在「電郵給我的筆記」文件夾中。他們可以編輯該文件，但是所做的更改不會保存在原始附件中。如果重新打開原始附件，則會在「電郵給我的筆記」文件夾中創建該文件的另一個副本。　　註：如果不想發送附件，請單擊「工具」菜單上的「選項」，並在「電子郵件」類別中，清除「將原始筆記的副本附加為 OneNote 文件」複選框。

　　B.創建 Outlook 任務　　 可以直接在 OneNote 中分配 Outlook 任務。與筆記標記功能結合使用是將筆記轉變為操作項目的快捷方式，此功能對未安裝 OneNote 的 Outlook 用戶也適用。方法是：　　在「常用」工具欄上，單擊「創建 Outlook 任務」。 　　在「任務」對話框中，鍵入或選擇所需的信息。 　　在「任務」對話框中的「常用」工具欄上，單擊「指定任務」，再單擊「保存並關閉」。

　　C.將筆記發布到共享位置　　 將筆記發布到網路上的文件夾或 Microsoft Windows SharePoint? Services 網站上的文檔庫。你可以 OneNote 文件格式發布筆記，從而其他人可將你的頁面添加到他們的筆記本中；或將筆記作為網頁進行發布，從而可用 Web 瀏覽器查看筆記。

　　D.集成共享工作區以用於協作筆記本　　 OneNote 包括「共享工作區」任務窗格，在「文件」菜單上，單擊「打開」。在「我的筆記本」文件夾中，雙擊指向存儲在Windows SharePoint Services 網站上的文檔庫中的分區的快捷方式，可以看到工作區成員列表以及所有OneNote 中的其他工作區數據。　　使用「共享工作區」任務窗格可與網站的其他成員通信，處理網站上的「任務」列表和「鏈接」列表，或打開作為活動分區文件存儲在同一文檔庫中的其他文檔。例如，若要將電子郵件快速發送到網站的全體成員，請單擊任務窗格的「成員」選項卡上的「向所有成員發送電子郵件」。

　　OneNote的許多概念都是全新的，是加強協同辦公、移動辦公的重要工具，是微軟向.Net戰略邁出的堅實的一步。

推薦閱讀：