轉載：淺談公文的語言藝術

07-19

公文語言的主要特點就是: 準確、簡潔、莊重、得體。

一、準確。準確是公文語言的首要特色，它包括三方面的含義: 一是敘述事實要實事求是、客觀真實，公文對各種情況和問題要作出實事求是的反映和表述。二是遣詞造句合乎邏輯，妥貼、周全、無歧義。各種概念、判斷要能夠確切地反映事物的本質和規律; 必要時對同義詞加以限定，以防出現誤解和歧義。三是表情達意直截了當，不含糊其辭，不模稜兩可。公文中不能出現諸如「估計」、「猜想」、「或許」、「可能」、「大概」等表意不準確、不嚴密的詞語，否則會使受文單位無法判斷文件的內容而不知所措。要使現代公文的語言準確，應特別注意漢語語義的確定性，詞義的精確性和詞的感情色彩。現代漢語中有些近義詞，粗看起來意思區別不大，但仔細辨析，其含義卻有著嚴格的區別。如「處分和制裁」、「違反和違犯」、「批評和批判」、「阻止和制止」、「損壞和毀壞」、「努力和竭力」等，這幾組近義詞，前面的詞義輕，後面的詞義重。又比如「場面和局面」、「時期和時代」、「邊境和邊疆」、「災害和災難」、「力氣和力量」等，這幾組詞都是前面那個詞所指的範圍小，後面那個詞所指的範圍大，在使用這些詞的時候，應避免大詞小用，或小詞大用。詞的感情色彩是指詞義的褒貶之分，如: 誇獎、大力、稱讚、增長等屬於褒義詞; 與之相對應的貶義詞有: 誇大、大肆、奉承、滋長等; 褒義詞體現了人們的喜愛、讚許、敬仰的感情，貶義詞則體現了人們的憎惡、斥責、鄙視之情。

二、簡潔。簡潔與否是衡量公文質量的重要標準，也是公文語言的一個突出特點。所有公文都是讓人看的，要執行的，要產生效用的。因此，必須簡明扼要，通俗易懂。公文簡潔的原則是簡潔而明白，並不是機械地減少字數，否則就可能鬧出笑話。例如，某小學生因外公去世，想請假，他便寫了一份請假條: 「我因外公犧牲，請假一天。」本來是很沉痛的一件事，卻變成了笑話。因此，擬寫公文時，要抓住事物的本質特徵，簡單明白地進行表述，才能做到用最少的語言表達最豐富、最複雜的內容。首先，篇幅要短。毛澤東同志在《關於建立報告制度》一文中說: 「報告文字以每次不超過一千字為限，除特殊情況外，至多不超過兩千字。」我們的文件，雖然有些是比較簡短的，但有很多還是比較長，與簡潔的要求有一定的距離。其次，多用短句、單句。一般法規性公文、指示性公文，多用單句、短句，簡明扼要。比如《憲法》共一萬七千多字，序言和一百三十八條正文，基本上是單句、短句。只有帶有政論和說理性的公文如工作報告、領導講話等，才較多地使用長句和複句。最後，語言要精練。要求在行文中清除那些可有可無的話。

三、莊重。嚴肅莊重、樸實無華是現代公文語言的又一重要特色。公文的嚴肅性主要表現為行文不隨便，不輕浮，有莊重氣度，有認真負責的精神。公文寫作應使用規範的書面語，少用或不用方言土語。多用直陳的敘述、說明，少用或不用抒情、描寫等藝術手法，修辭格的使用要謹慎，數字書寫應嚴格符合有關規定。公文的語言要通俗易懂，明白如話，貼心入耳，不矯揉造作。努力做到字易識、句易讀、意易解;善於運用樸實自然的群眾語言，切忌運用誇張的修辭手法。公文莊重性還表現在用語要有分寸。對於「完全」、「基本上」、「必須」、「應該」、「較好地」、「完滿地」等表示程度的副詞要非常謹慎地使用; 對「缺點」、「錯誤」、「不足」等詞用得非常講究。現代公文仍然保留了某些通俗、精鍊、雅緻的文言詞語: 悉、擬、特此、值此、茲因、承蒙、該、貴、從速、無如不妥、希予、為荷、如次、「如蒙慨允，不勝感激」、祈請復函為盼等。有時用現代漢語表達公文內容確實不如用文言句式顯得莊重凝鍊，但不能一味地因襲舊公文陳腐的套語，去寫生硬的半白半文的公文。

四、得體。就是符合某一種語體的語言特點。語體，是一種語言在使用過程中與一定交際特點相適應而形成的語言特點的綜合。公文用詞要得體，就必須一定的文種特性相適應，必須和行文關係相適應，必須和一定的語境相適應。必須和一定的文種特性相適應。公文的文種特性語體分為兩大類，一是指令周知性、法規性的事理說明性語體，二是彙報總結性的論證性語體。前者是觀念形態的語體，後者是觀念加物象形態的語體。公文用詞必須遵循這一特點。否則，就會導致不得體。必須和行文關係相適應。公文的行文關係至為重要。公文用語必須適應行文關係。如下行文的指令性公文，可以用命令語氣，而上行文的報告請示就不可用，如此等等。必須和一定的語境相適應。公文的語境，是公文用語的環境、場合以及上下左右、方方面面的多種關係的綜合。和語境相適應，其根本點就是為了實用，為了獲得更好的社會效果。傳說清乾隆年間，軍機大臣和珅奉命巡視江蘇，到了揚州，恰遇祭孔，和珅主祭。揚州各縣知縣都來參加，除東台縣知縣王至成外，各縣知縣均送給和珅一份厚禮。和珅奏王至成一本，說王在祭孔時左顧右盼，褻瀆聖人; 乾隆大怒，命揚州知府查明回奏。揚州知府接到聖旨，忙召集幕僚商議，研究如何寫好奏章，既不得罪和珅，又不冤枉王至成，自己也能擺脫干係。一幕僚提出關鍵性的九個字: 「臣位列前茅，不遑後顧」。知府聽了，非常滿意。乾隆看了奏章，知道是和珅耍的手段，又查無實據，也就不再追究。顯然，這關鍵性的九個字，就非常得體。又如舉世稱道的中美上海聯合公報中關於台灣問題的表述，也非常得體，公報中說，美國方面注意到，「台灣海峽兩岸的中國人，都確認只有一個中國，……美國政府對這一立場不提出異議。」由於這一論斷表述得得體，使得中美聯合公報終於達成了協議。

總之，公文的語言看似樸實、平易，實則準確、凝重，字字千鈞。「一字入公文，九牛拔不出」。好的公文不能有一字虛設，不能有半語空談，這就需要對字句千錘百鍊，千斟百酌，務求一字一句一辭均能恰如其分。◇