如何在WORD+excel中實現批量列印信封、證書、獎狀...

有些知識，沒有實踐過，就沒有發言 權。

今天學了一招——在WORD中實現批量列印信封、證書、獎狀等。我看到單位里有個同志在列印證書，屏幕上只顯示了WORD的一個頁面，"姓名"那地方明明只有一個人的名字，怎麼可以列印出不同姓名的證書？開始想的是估計用了「宏」命令，後來看到「工具欄」上多了一個不常用的工具欄，可以前後查記錄，沒用過。我便回到自己機器上打開了WORD，弄了2分鐘，還是沒有答案。還好想到了無所不能的網際網路。於是「百度」，一切迎刃而解。聽我慢慢分解！

用WORD+EXCEL批量列印信封,用郵件合併功能. （其它獎狀、證書列印方法同理）

前提，現啟動：「郵件合併」工具欄。簡單步驟是:1、用EXCEL編輯聯繫人地址列表，如：郵政編碼 收信人地址 收件人姓名 收件人職務 寄信人地址404000 某某某某某 某某某 某某 某某某某某某某某2、存檔，退出，注意文 件名不要存成BOOK1.XLS之類的，可以存成ADD.XLS。否則會出錯。3、打開WORD，點工具==》郵件合併==》創建==》信 封==》活動文檔4、點「獲取數據」==》打開數據源==》類型先MS EXCEL格式==》ADD.XLS5、然後編輯活動文檔， 按提示操作，合併就可以了。

接下來是比較細緻的步驟：

日常辦公事務中，許多郵件除了對收信人的公司、地址、姓名及稱謂等不同外，其他內容基本上相同。Word能夠自動地按給出的一批收信人的信息，生成一批相應的郵件，這便是郵件合併的功能。郵件合併是把每份郵件中都重複的內容與區分不同郵件的數據合併起來。前者稱為"主文檔"，後者稱為"數據源"。在郵件合併操作中，主文檔中包含對每個版本的合併文檔都相同的文字和圖形，如返回套用信函的地址和正文。即主文檔中包含郵件中重複的全部內容。數據源中則包含不相重複的內容。通過在文檔中插入特殊的"合併域"，告訴Word應在什麼地方列印來自數據源的變化信息。如果使用"工具"菜單中"郵件合併"命令生成數據源，Word將在一個表格中建立該數據源。該表格的每一列對應於數據源中的每一數據域。域名列於表格的第一行（域名行）。以下每一行包括一個數據記錄。當數據源和主文檔進行合併操作時，Word將把主文檔中的合併域替換成來自數據源中的相應信息，從而迅速生成多份格式文檔。由於合併文檔在書信、信封、郵件標籤等方面最為常用，故稱為郵件合併Mail Merge)。郵件合併可分為四個步驟：1. 建立主文檔；2. 建立或打開數據源；3. 在主文檔中插入合併域，告訴Word要在何處插入數據源中的相應數據；4. 執行合併操作，將數據源中的可變數據與主文檔中的標準文本內容合併，形成合併文檔。

8.1 文檔的創建與使用

打開"工具"菜單，選擇"郵件合併"命令，系統便彈出"郵件合併幫助器"對話框。單擊"1 主文檔"下的"創建"按鈕，打開一個菜單，從中選擇"套用信函"。這時，便出現消息對話框。這時系統詢問是否利用當前的活動窗口作為主文檔或再新建一個新文檔， Word將在工作區自動顯示郵件合併工具欄，用戶可按下"活動窗口"按鈕，返回"郵件合併幫助器"對話框，在"1 主文檔 "下面又出現了一 個"編輯"按鈕。同時"2 數據源"下的"獲取數據"按鈕，從暗淡顯示變為有效，如果單擊該按鈕，可以進入下一步建立數據源的工作。

8.2 數據源的打開與建立郵件合併幫助器對話框的"2 數據源"下，按下"獲取數據"按鈕，便會出現一個菜單，其中包括"建立數據源"、"打開數據源"、"使用通訊錄"和"域名選項"四條命令。一、 打開數據源如果用戶已擁有所需的數據源，如收信人的姓名、公司名稱、地址、電話號碼、郵政編碼等數據文件，可選擇"打開數據源"命令，這時會彈出"打開數據源"對話框，便能選擇數據源文件。

二、建立數據源如果需要建立數據源，可選擇"建立數據源"命令，Word便會彈出"建立數據源"對話框。在"域名行中的域名"列表框中，Word列出了常用的域名。利用"刪除域名"按鈕，可以對域名進行刪除；利用對話框右側的上下移動按鈕，還可以調整各個域名在列表框中的相對位置（當在列表框中選中一個域名，按向上或向下移動箭頭，便可使該域名上（或下）移一行位置）；如果要增加新的域名，可在"域名"文本框內輸入新的域名，"新增域名"按鈕便由暗淡顯示變為有效，按下該按鈕，就能在右邊的"域名行中的域名"列表框內增加新的域名。經增減域名後，單擊"確定"按鈕，進入"保存數據源" 對話框，確定數據源文件放在哪個盤、哪個目錄下，以什麼文件名保存，按下"確定"按鈕，Word將顯示消息對話框，詢問是否對數據源或主文檔進行編輯。選擇"編輯數據源"按鈕，便進入"數據表單"對話框，其中左邊的列表框內的域是源自於"建立數據源"對話框中最終出現在"域名行中的域名"框內的域名，表示前面曾設置了五個域名。在這個列表框中，可以輸入所需的數據，這些數據以記錄的形式輸入，最後一般是以表格的形式出現在文檔窗口。輸入一條記錄後，單擊" 新增"按鈕，便可繼續輸入下一條記錄。記錄輸入完畢後，單擊"確定"按鈕，便可關閉"數據表單"對話框，返回主文檔編輯窗口。這時按下"插入合 並域"按鈕，便有了五個域名作為合併域。單擊郵件合併工具欄上的"編輯數據源"按鈕 ，仍可回到"數據表單"對話框。"數據表單"對話框中各命 令按鈕功能如下：l "記錄"按鈕：用於鍵入或選擇所要顯示的記錄號；l "刪除"按鈕：從數據源中刪除當前數據表單的記錄信息；l "還原"按鈕：將當前記錄還原到編輯前的狀態；l "查找"按鈕：在當前資料庫中搜索指定信息；l "查看數據源"按鈕：以表格形式顯示數據源，每個記錄為一行。在查看數據源時，Word還會顯示一條資料庫工具欄，以方便用戶的操作。

8.3 在主文檔中插入合併域在建立或打開了主文檔和數據源之後，為了進行文檔合併，必須要在主文檔中插入合併域。當把某個文檔指定為主文檔後，Word會自動加上郵件合併工具欄。

8.4 合併文檔與合併列印在主文檔中插入了合併域，便能進行文檔合併。合併操作有兩種方法：方法一：單擊郵件合併工具欄上 的"合併到文件"按鈕 ，合併結果先送到文件中，然後可以再對其進行修改。這便是合併文檔。方法二：單擊郵件合併工具欄上的"合併到印表機"按 鈕 ，直接合併到印表機。這便是合併列印。建議使用方法一，在合併和修改後再進行列印，這樣較為保險。按方法一，在按下了"合併到文件"按鈕後，Word就自動為用戶生成名為"套用信函1"的新的文檔窗口，其中為合併的結果，每個信件之間自動以分頁符進行分隔。利用新文檔窗口中的滾動條，可以來翻閱並編輯和修改合併的結果（必須注意，這個"套用信函1"窗口中的文檔以文件存檔後，將佔有很大的容量，容量大小取決於數據源文件中記錄的多少及主文檔的大小），然後單擊常用工具欄中"列印"按鈕，便能將結果列印輸出。另外，在郵件合併工具欄上，還有一個"郵件合併"按鈕，在主文檔窗口中，單擊郵件合併按鈕，系統便出現"合併"對話框；或單擊"郵件合併幫助器"按鈕，返回"郵件合併幫助器"對話框，由於合併了數據和文件，使得該對話框中"3 合併數據和文件"下的按鈕由暗淡變為有效，單擊"合併"按鈕，也能進入"合併"對話框。而另外一個"查詢選項"按鈕與"合併"對話框中的"查詢選項"選項具有相同的功能，可以在合併時加上適當的篩選條件以及排序記錄。下拉"合併到"列表，發現有兩個選項："新建文檔"和"印表機"，事實上，這就對應"合併到文件"和"合併到印表機"兩種方式。

8.5 信封與標籤當用戶以所需的方式設置好信封或郵件標籤後，Word會自動完成合併處理工作，從數據源收集數據、設置主文檔指示的列印位置，到最後列印信封或標籤。前面曾經提到創建"套用信函"是合併文檔最常見的方法，但也可以使用郵件合併功能與其他文件合併。

8.5.1 打 印 信 封在新的文檔窗口，打開"工具"菜單，選擇"郵件合併"命令，這時便出現了"郵件合併幫助器"對話框。在"1 主文檔"下單擊"創建"按鈕，打開一個列表，從中選擇"信封"選項。這時，Word將出現提示信息，詢問是在活動文檔窗口使用"信封"還是通過新的文檔窗口來創建。直接單擊"活動窗口"按鈕，返回"郵件合併幫助器"對話框，在"2 數據源"下單擊"獲取數據"按鈕，打開一個列表，從中可以選擇"打開數據源"或"建立數據源"選項。在作了選擇後，如果Word提示要"設置主文檔"，則單擊"設置主文檔"按鈕，或按8.2介紹的方法建立數據源。這樣，Word將顯示"信封選項"對話框。可以在"信封選項"標籤中，選擇信封尺寸，用"字體"按鈕更改收信人地址和寄信人地址的文本格式；在"列印選項"標籤中，設置與印表機有關的信息。用戶的這些設置都可從屏幕上預覽到。上述選擇設置完，單擊"確定"按鈕，Word將顯示"信封地址"對話框。在"示例信封地址"框中設置好插入點，然後按下"插入合併域"按鈕，選出所取的合併域，合併域之間用空格或所需的標點分隔，每行結尾按回車鍵。插入合併域以後，選擇"確定"按鈕，關閉"信封地址"對話框，返回到"郵件合併幫助器"對話框，選擇"1 主文檔"下的"編輯"按鈕，選出主文檔後，Word將在頁面視圖下顯示主文檔，收信人地址的合併域置於一個圖文框中，因而可以移動和縮放。信封上寄信人的地址是由"工具"菜單中"選項"命令執行後，在"選項"對話框中的"用戶信息"標籤中指定的，可以重新對它進行編輯。最後單擊郵件合併工具欄上 的"合併到印表機"按鈕，即可列印出所需的信封。

8.5.2 打 印 標 簽列印標籤與列印信封的基本步驟是類似的。1. 先在新的文檔窗口進入"郵件合併幫助器"對話框。2. 單擊"1 主文檔"下的"創建"按鈕，在列表中選取"郵件標籤"。3. 在隨後彈出的消息對話框中選取"活動窗口"按鈕，便回到"郵件合併幫助器"對話框。4. 單擊"2 數據源"下的"獲取數據"按鈕，從列表中選擇"建立數據源"或"打開數據源"。這時，Word會出現提示需設置主文檔的消息對話框。5. 按下"設置主文檔"按鈕後，Word將顯示"標籤選項"對話框，供用戶設置標籤樣式。6. 按下"確定"按鈕，Word將顯示"創建標籤"對話框，用戶可在"示例標籤"框中選擇適當的位置插入合併域。7. 按下"確定"按鈕，返回"郵件合併幫助器"對話框。8. 按下"3 合併數據和文檔"下的"合併"按鈕，打開"合併"對話框，選擇執行合併的方式。另外，通過"工具"菜單中的"信封和標籤"命令，將打開"信封和 標籤"對話框，從中也能對信封和標籤的列印進行設置。