知乎收藏清單（13）| 職業蛙告訴你哪些方式可以提高工作效率

07-18

來自專欄職業蛙CareerFrog9 人贊了文章

這是職業蛙Careefrog 在知乎專欄的第61篇文章。

一天上班時間長達8小時，仍有許多普通職場人士在知乎感嘆時間不夠用，日日加班但還是有做不完的工作。而反觀職場大神卻能以迅雷不及掩耳之勢做完當前工作進行下一項。大神們到底是怎麼提高工作效率，在有限的時間內完成更多的工作呢？職業蛙也總結了一些大神們的工作方法，希望能夠幫助大家。

一、制定日工作計劃

只要每天早上花10分鐘，用Excel做一個每日工作計劃表，包括事項、預計工作完成時間、重要性與緊急性。羅列的事項不需要太多，效率專家Brian Tracy指出，我們工作中的絕大多數價值都由僅僅三件事情創造，因此列出3~4項比較重要與緊急的事情就行。

何謂重要與緊急的任務？「重要的任務」是指自己的本職工作，而「緊急的任務」不一定是你的本職工作，有可能任何人都可以做,但是現在必須「立刻馬上」有人執行。根據四象限法則，重要且緊急的工作需要立刻搞定、重要不緊急的按部就班、緊急不重要的分工、不緊急不重要的直接拋在腦後。

而預計完成時間的確定，就需要你根據自己的能力判斷，合理地安排。正常來說實際與預計時間誤差範圍在15%以內都可以接受。比如，計劃用時2小時，誤差15%就是18分鐘。當然你需要不斷地總結來縮小時間誤差，提高效率。

二、明確工作範圍

每一個崗位必定對應著確切的工作職責，工作職責就劃分了你的工作範圍。比如你是一個新媒體賬號的運營小編，那麼撰寫文字內容就是你最主要的工作任務，其他的工作如拍攝、接待嘉賓都不在你的工作範圍之內。明晰自己的工作，婉拒其他事不關己的任務，能夠節省自己的時間，大大提高工作效率。在高效地完成了自己的本職工作後，要樂於「跨界」，跳出自己的舒適圈，幫助同事分擔繁重的任務，有助於對自己工作的理解和提升。

三、理清思路、立刻執行

接收工作任務之後，按照重要緊急程度排列先後順序，採用思維導圖的方法開拓思維，理清工作思路。從每一個分解的小任務開始做起，讓工作運轉起來，能讓你快速進入工作狀態，大大提高工作效率。思維導圖模式可參考下圖。

四、掌握溝通技巧

溝通是一件特別艱難的事情，特別是當兩個人不在同一頻率上的時候，溝通就顯得更加費時費力，嚴重地影響了工作效率。為了加強有效的溝通，首先你必須要梳理自己的思路、抓住問題重點，與對方溝通確認。

當存在不同意見的情況下，充分表達自己的觀點，同時也接受對方觀點的表達，通過理性的思考最終達到協商確認。在兩個人碰撞十分激烈的情況下，無法進行正常的溝通，最好的辦法是冷靜下來思考，整理自己與對方的思路，最終達到求同存異。

五、加強專業性

專業性是決定工作效率的高低的一大重要因素，毫無疑問不專業會導致效率低下。而加強專業性的方法之一就是學習、總結與重複。向你的上司或者其他比你有經驗的人學習，掌握一些工作上的方法，總結吸收之後以這種方法實踐，重複做工作然後繼續發現問題。剝繭抽絲，循序漸進。

另外，可以針對性地參加培訓班，提升技能。這是既快速又見效的方法。

六、提升專註力

同一時間只做一件重要的事情。先專心把一個項目完成，然後再做下一個。人們往往認為同時做很多任務可以完成更多工作，其實在各個任務之間疲於奔命有害無益。

另外你還要不受打擾地工作，才能保持專註。微軟公司發布的一份研究報告顯示，注意力轉移後大腦要花15分鐘才能重新集中精力。所以，如果你做一件事總是被打斷，就得花很長時間完成。為了保持專註力，可以關手機或者電腦消息通知，為自己創造全心全意做事的環境。

七、勞逸結合

大腦長時間持續運轉，身體長時間不運動，產生疲憊感會使效率下降。在你完成階段性的任務之後，可以休息一下，比如伸個懶腰、做頸椎操或者冥想5~10分鐘，調整自己的狀態，激發自己的工作效率。午休時間要充分利用，可以小憩20~30分鐘，還可以聽輕音樂，讓自己的大腦和身體都放鬆。回歸活力，為即將面臨的挑戰做準備。

除了以上七點工作方法，職業蛙再給大家推薦一些非常好用的工作「神奇」！

①Wox

Wox是一款Win系統下的快速啟動軟體，為了工作往電腦里塞的軟體不說100個，好歹也能有個90+，但想到要用的時候，發現找不到了，這個時候只需要打開Wox輸入關鍵詞，0.001s內它就可以為你搜索篩選出計算機裡帶關鍵詞的軟體。

②Everything

everything是一款能夠根據名字、字母等快速搜索電腦內任意文件、文檔的軟體，找文件一時半會忘了在那個位置，用它搜索，特別方便快速！

③天若OCR

天若OCR是Win系統下一款文字識別軟體，需要從圖片中提取文字的場景在工作中非常常見，這個時候很多人會選擇手動輸入。其實完全不必這麼麻煩，可以用天若OCR1s處理。只需要截取想要提取的文字部分，就會瞬間生成可複製的文本。

④XMind

這個應該是大家知道的比較多了的，也是對應上文職業蛙提到的思維導圖，是一款全平台的思維導圖軟體，相對比較成熟。

⑤Evernote

工作的時候突然有了靈感，隨手建一些文檔的話看似簡單，實則在之後再去處理會發現非常麻煩，不僅增加自己的整理工作，還佔了空間內存。這時候用一些知識管理工具可以隨手記下靈感，也為後期整理做好鋪墊。

⑥Unplash

強大的高清無碼免費圖片素材網站，即拿即用，知乎網友多次推薦。

推薦完畢！如果知乎小主們還有其他需求，可以給職業蛙留言，職業蛙收集之後再放一些實用的工作軟體。但是，希望各位知乎小主不要忘記上面職業蛙提到的提高工作效率的方法，這種思維才是最重要的，工具更多的是作為輔助來使用喔~