巧用Vlookup函數查信息(往期精選)

在一個數據量比較大的工作表中，如果想要找到符合某些特徵的記錄，通常都會想到採用篩選的方式實現。但如果需要查找的是某一條記錄的話，用查找引用類函數就會更為方便。這次，就為各位介紹常用的查找引用類函數——VLookup的使用方法。

Vlookup中的V是Vertical的縮寫，從單詞本身可知，這是一個垂直進行查找的函數，也可以理解為在一列數據裡面找東西的函數。

在介紹Vlookup函數的具體使用方法之前，我們先通過Excel函數幫助了解這個函數的說明及語法形式：

VLOOKUP 是在表格數組的首列查找指定的值，並由此返回表格數組當前行中其他列的值。其語法為VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)。看了這一串有些複雜的參數，是不是有些糊塗了。我們可以採用這樣一種簡單的方法先記住Vlookup函數的參數。

VLOOKUP(需要找的內容,用來查找的數據表,返回數據表中第幾列的內容，查找的方式)

要注意的是：其中需要找的內容一定是在數據表的最左列，查找結果要精確的話，第四個參數要寫False或是0。

說到這裡，不得不吐槽一下微軟了。

看圖：

關於第4參數，說明和事實嚴重不相符。打開幫助.....坑爹的是幫助里又是另一番說法：

想必這會給初學者帶來很大的困惑吧？所以關鍵時候一定不要迷戀哥，哥只是個傳說。

接下來我們用示例來進一步說明VLOOKUP函數的用法。下圖為某公司的員工信息表，有N多行數據，我們需要找出某員工的詳細記錄。

（一）查找姓名為天竺僧的所在部門信息

我們將需要查找的姓名記錄在單元格F5中，然後在G5中寫公式：

=VLOOKUP($F$5,$B$1:$D$10,2,0)

由於員工部門對於員工信息表在第2列（以姓名所在列為1，向右數），故第三個參數為2，因為我們想要精確的找到天竺僧的部門，即第四個參數採用精確查找的查找方式，所以需要寫為False，而在Excel中，False的邏輯值為0，因此可以簡寫為0。

採用上述的公式，我們就很容易的查到天竺僧是的部門是生產部。如果需要了解該員工的詳細記錄的話，可以繼續在其他單元格里書寫公式，當然第三個參數會有變化，比如職務在第3列就應該寫成3。

那如果想更輕鬆的去書寫公式，有沒有更好的方法呢？回答是肯定的，只要找到一種能幫我們自動返回列序號的函數就可以了。下面的例子將詳細說明。

（二）查找姓名為天竺僧的全部資料

從表中知道，我們需要了解姓名為天竺僧的部門和職務兩種信息。為了簡化公式，就是說寫好一個公式後用複製的方法快速把其他公式寫完，我們就採用COLUMN函數幫我們來數Vlookup的第三個參數——列序號。

COLUMN函數可以返回指定單元格的列號。公式中使用了COLUMN（B1），計算結果就是B1單元格的列號2。COLUMN函數的參數使用了相對引用，向右複製的時候，就會變成COLUMN（C1），計算結果就是C1單元格的列號3，這樣就給了VLOOKUP函數一個動態的第三參數。

最後，將COLUMN函數與Vlookup拼合在一起，變成公式：

=VLOOKUP($F$5,$B$1:$D$10,COLUMN(B1),)

再把公式複製到其他單元格，就可以很容易的查找到該員工的全部資料了。

另外，在使用Vlookup函數的時候，如果第四個參數是TRUE，要求數據表必須按升序排列，否則就會出現計算錯誤，如果第四個參數是FALSE，則不用考慮數據表的升降序順序。

在工作中常常會出現重複記錄的情況，可以通過一些技術手段來限制或規避，但像重名這類問題恐怕難以避免。那遇到重名怎麼辦？由於Vlookup函數的第一個參數要求必須是唯一的，不然返回的只能是第一次遇到的記錄，因此解決這類問題的方法就變成尋找唯一值。

這樣咋一看，咱們可能覺得VLOOKUP函數的第一參數還是挺隨和的。那是不是真的像咱們想的那樣呢？一起看下圖：

F5單元格是員工的工號，G5單元格使用以下公式用於返回該工號的部門信息：

=VLOOKUP($F$5,$A$1:$D$10,3,)

咱們看公式本身是沒有問題的，但是卻返回了一個錯誤值，這是什麼原因呢？

可以藉助輔助列的方式，加上行號或是工號等信息，將兩列數據合併成一個新的輔助列，放在原數據表的最左邊，接下來問題就迎刃而解了。

VLOOKUP函數的第一參數可以使用通配符，如下圖中，F5單元格給出了姓氏，G5就可以根據姓氏查找到數據表中第一條符合這個姓氏的信息。

=VLOOKUP($F$5&"*",$B$1:$D$10,2,)

看出問題來了吧？需要查找的值和數據表中的格式一個是文本一個常規，VLOOKUP函數較真兒了——不一樣，就是不一樣。

最後咱們來做一下總結：

1、VLOOKUP函數查找值支持使用通配符（"?"號和"*"號）進行查詢，但查找值不能使用數組作為參數來生成內存數組。

2、第4個參數（range_lookup）決定了查找方式。如果為0（或FASLE），用精確匹配方式進行查找，而且支持無序查找；如果為1（或TRUE），則使用模糊匹配方式進行查找，要求第2個參數的首列或首行按升序排列。

3、第3個參數中的列號，不能理解為工作表中實際的列號，而是指定返回值在查找範圍中的第幾列。

4、如果查找值與數據區域關鍵字的數據類型不一致，會返回錯誤值#N/A。

5、如果有多條滿足條件的記錄時，只能返回第一個滿足條件的記錄。

本文參考了Excel Home技術論壇會員jannylu和ggsmart兩位老師的帖子，以及《Excel 2010函數與公式實戰技巧精粹》中的部分內容。

圖文製作：祝洪忠

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