《國家行政機關公文處理辦法》講座

《國家行政機關公文處理辦法》講座

從2001年1月1日起國家行政機關實施新的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱「《辦法》」）。為進一步做好公文處理工作，特開設「《國家行政機關公文處理辦法》講座」專欄。該講座分八講：第一講，努力做好新時期的行政機關公文處理工作；第二講，公文種類；第三講，公文格式；第四講，行文規則；第五講，發文辦理；第六講，收文辦理；第七講，公文歸檔；第八講，公文管理。

第一講　努力做好新時期的行政機關公文處理工作

從2001年1月1日起，國家行政機關施行這個新的《國家行政機關公文處理辦法》。這是我國國家行政機關公文處理走向規範化、制度化、科學化的一個重要標誌。認真實施《辦法》，對於國家行政機關提高工作效率，保證工作質量，依法行政，推進國民經濟和社會發展順利進行是十分重要的。

一、做好行政機關公文處理工作是依法行政和加強機關建設的重要保證

公文在我國歷史上由來已久，它是統治階級管理國家、處理政務以及記載各種活動情況的工具。這就決定了不同的社會制度和歷史階段，對公文的範疇有不同的理解和界定，公文處理的辦法也就各不相同。新中國成立後，公文的範疇比過去擴大了。目前人們習慣上理解的公文可以分為兩大類，一是黨政機關、企事業單位、群眾團體在辦理公務中形成和使用的通用公文；一是外交、軍事等領域使用的專用公文。我們這裡主要是討論行政機關的通用公文處理問題。

公文的性質決定了其在國家行政機關公務活動中的地位和作用。國家行政機關是國家權力的執行機關，依法行政是其貫徹依法治國方略的基本要求。行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。做好國家行政機關公文處理工作，對於依法行政關係十分重要。公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作，是機關工作的重要內容，提高機關工作水平就一定要加強公文處理工作。為此，必須明確國家行政機關公文處理的目標、原則和基本要求。

行政機關公文處理的目標是要實行規範化、制度化、科學化。所謂規範化是指公文處理的每項程序、操作都要遵循一定的規程、方式和要求，完成結果要達到一定標準、規格；所謂制度化是規範化在一定程度上上升為法制化，或是紀律化，在公文處理中建立並執行一整套的處理制度；所謂科學化是指公文處理的規範、制度應當建立在科學的基礎上，符合公文處理運行的規律和實際。如果對於科學化的含義進一步延伸，還應當包括公文處理中運用現代科學技術，採用現代化的辦公手段。

行政機關公文處理的原則和基本要求主要是：

1．政治性。行政機關公文處理的政治性是與行政公文的政治性緊密相連的。由於行政機關公文處理工作是與國家政權機關密切結合，並由國家政權機構具體承擔的，因此在行政機關公文處理工作中一定要牢固樹立政治觀念，堅持「講政治」。

2．實事求是。這是我們一切工作的出發點和基本指導思想，《辦法》將其確定為行政機關公文處理工作的首要原則，我們應當堅持貫徹執行。在擬制文件、承辦來文、制定政策規定中，都要堅持一切從實際出發。

3．精簡、準確。精簡就是要壓縮文件數量，提高文件質量，準確確定發文範圍。行文要確有必要性，防止文件過長，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴大文件分發範圍。準確即指公文製作過程中的實事要準確無誤，制定的政策規定要有針對性；又指公文的分發、投送傳遞、分辦批示要準確無誤。

4．及時、高效。就是要講求公文處理的時效性，做到迅速、快捷，不得積壓、拖延。

5．安全、保密。行政機關的公文大多是國家意志、活動的書面形式，是國家機密的集中體現，這就要求在公文處理中密級文件不得泄密，一般文件也不能遺失。

二、行政機關公文處理工作要體現時代特色，實現「三化」

新中國國家行政機關的公文處理工作，走向規範化、制度化，經歷了一個較長的過程。八十年代前，行政機關公文處理主管部門對秘書機構的設置、任務，公文的擬制等等，有一些規定，但都是專項的、零散的，沒有形成一個完整的制度。直到1981年2月，國務院辦公廳制發了第一個較為系統的《國家行政機關公文處理暫行辦法》；1987年2月，國務院辦公廳又修訂公布了《國家行政機關公文處理辦法》，1993年再次對這個「辦法」修訂後發布。到2000年8月，國務院發布了《國家行政機關公文處理辦法》，經過多年的實踐和不斷修改完善，可以說這個《辦法》已經比較成熟。認真實施《辦法》，必將有力地推動國家行政機關的公文處理儘快實現規範化、制度化、科學化。由於本系列講座在以後各講中還要較為系統全面的分別講解公文處理的種類、格式、行文規則、發文辦理、收文辦理、歸檔和公文管理等，這裡我們只分析《辦法》與1993年國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱「國辦《辦法》」）的不同之處。這主要表現在三個方面：

（一）發布的主體機關不同。前幾次的「公文處理辦法」，都是由國務院辦公廳發布的。這次《辦法》的發布主體是國務院，從而就使《辦法》具有了政府法規的性質，更具有權威性和強制性。各級國家行政機關都必須嚴格執行。

（二）結構和內容上有較大調整和較多補充。《辦法》》共9章57條，比國辦《辦法》7章45條增加了2章12條。

「第一章總則」，國辦《辦法》8條，《辦法》仍保留了8條，但在內容上做了較大修改。其中新增了公文處理定義和領導者2條；刪除了「黨政分開」1條，刪除了公文的作用、公文處理的程序、對文秘人員的要求等內容；合併改寫了公文處理的原則，保留改寫了公文處理的機構和人員配備。通過修改，「第一章總則」部分，主要是規定了行政機關公文的定義，公文處理工作的定義、目的、目標、原則、要求、機構、人員和組織領導問題。

「第二章公文種類」，國辦《辦法》和《辦法》均為1條。但《辦法》刪除了「指示」種類，增加了「意見」種類；並將國辦《辦法》中的「公告、通告」分列為兩類、兩種。這樣《辦法》規定的公文種類計有十三類、十四種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批複、意見、函、會議紀要。

「第三章公文格式」，增加了1條：「第十一條公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。」共3條，對原各條內容進行了修改。明確了「抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。」公文用紙統一確定為A4型。增加了上行文應當註明「會簽人姓名。其中，『請示』應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話。」電報緊急程度中增加了「特提」，將電報的緊急程度由3級改為4級。

「第四章行文規則」，主要是對行文關係做了修改。增加了「行文應當確有必要，注重效用。」1條，共11條。其中第十五條中，將國辦《辦法》規定的政府各部門「也可以根據本級政府授權和職權規定，向下一級政府行文。」修改為「除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審撤事項外，一般不得向下一級政府正式行文。」並規定「部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。」取消了國辦《辦法》中「經批准在報刊上全文發布的行政法規和規章，應當視為正式公文依照執行，可不再行文。同時，由發文機關印製少量文本，供存檔備查。」其內容改寫歸入「第八章公文管理」中。

「第五章發文辦理」，是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出後新列的1章，共6條。在發文程序中新增了「複核」環節；對草擬公文提出了更為明確的要求，新增了兩款：「（三）公文的文種應當根據行文的目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關係確定。」「（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，並根據實際需要確定緊急程度。」「第二十六條擬制公文，對涉及其他部門職權範圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見後方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，並與有關部門會簽後報請上級機關協調或裁定。」

「第六章收文辦理」，這一章也是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出後新列的，也是《辦法》中內容增加最多的部分，共8條。主要是對收到的公文分為下級機關上報的需要辦理的公文和上級機關下發或交辦公文兩類，重點對下級機關來文辦理做了詳細規定。

「第七章公文歸檔」，是從國辦《辦法》「第六章公文立卷、歸檔和銷毀」中分出新列的，共6條。在內容方面，新增了公文存檔要求。

「第八章公文管理」，這是《辦法》增設的一章，但也吸收了國辦《辦法》中有關公文複製、銷毀等方面的內容，共10條。增加了「第四十九條公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。」「第五十二條機關合併時，全部公文應當隨之合併管理。機關撤銷時需要歸檔的公文整理（立卷）後按有關規定移交檔案部門。」

「第九章附則」，對國辦《辦法》3條刪除1條，增加了要對電子文件和公文辦理督查制度另行制定規定2條，共4條。

(三)、在指導思想上有了新的突破。與國辦《辦法》相比，《辦法》不只是內容上的增減，而是在保留了國辦《辦法》中一些實踐已經證明了的正確的做法後，有了新的突破。

一是體現了時代特色。人類社會已經開始進入知識經濟時代，經濟全球化的趨勢日益增強，各種生產要素在全球範圍內流動速度明顯加快。在我國隨著社會主義市場經濟體制的建立，國民經濟和社會發展管理勢必要與國際接軌。公文處理作為行政機關管理國家事務手段的一個組成部分，也就要與這種大趨勢相適應。《辦法》充分體現了時代特色。比如公文用紙，國辦《辦法》規定，一般為16開型，也可以用國際標準A4型。具有選擇性。而《辦法》則統一規定為「公文用紙一般採用國際A4型（210mm×297mm）。」體現了唯一性。再比如，《辦法》要求對公文處理中涉及電子文件的有關規定要另行制定。適應政府職能轉變的需要，《辦法》加大了協商力度。在文種中取消了「指示」，增加了「意見」，適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

二是強調了督查落實。領導機關不僅要做出正確的決策，更為重要的是抓好決策的落實。督促檢查是辦公廳（室）的一項重要職責。《辦法》新增了督查的要求，強調了對公文處理中的督查落實工作，第五十六條規定「各級行政機關的辦公廳（室）對上級機關和本機關下發公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查並建立督查制度。有關規定另行制定。」

三是從制度上保證了壓縮文件數量。這些年來我們一直在強調減少文件數量，提高文件質量，解決「文山」問題，但收效甚微。究其原因，一個主要方面就是缺少明確的制度規定，常常是提出一些模稜兩可的原則性要求，《辦法》第十三條、第十五條在解決這個問題上做出了明確規定。

四是更為符合實際，便於操作，提高公文處理效率。如電報緊急程度中增加了「特提」，「請示」附註處增加了註明「聯繫人的姓名和電話」。

當然，如同仍何事物一樣，《辦法》也並非十全十美。比如「第四章行文規則」中「『報告』不得夾帶請示事項。」這一條的本意非常明確，是說「報告」文種中不能混雜、帶有「請示」事項。但其中「夾帶」一詞，明顯是用詞不當。「夾」有混雜的意思，但「夾帶」一詞在《現代漢語詞典》中解釋為：「【夾帶】①藏在身上或混雜在其他物品中間偷偷攜帶：嚴禁夾帶危險品上車。②考試時作弊暗中攜帶的與試題有關的材料。」可以看出「夾帶」是一個有明確含義、規定的詞，使用必須恰當。對此在徵求意見時，我們曾經提過，但沒有被採納。雖然這一問題對《辦法》來說瑕不掩瑜，也不影響執行《辦法》，但《辦法》作為政府法規性質的文件理應嚴謹無誤，這一點不能不說是一點缺憾。我們在制定《辦法》實施細則時應注意糾正。

三、加強對行政機關公文處理工作的領導，努力搞好公文處理人員隊伍建設。

加強領導是做好行政機關公文處理工作的關鍵。按照《辦法》規定，行政機關的負責人加強對公文處理工作的領導，至少要做到三個方面：

一是要「高度重視公文處理工作」。這主要是指行政機關的負責人要充分認識到公文處理工作在機關工作中的地位和作用，公文處理既是行政機關管理社會事務、調控經濟運行手段的重要載體，也是機關工作內容的重要組成部分。作為行政機關的負責人必須將其納入工作的重要議事日程，予以高度重視。

二是要「模範遵守本辦法」。行政機關的負責人即是公文處理工作的領導者、組織者，也是《辦法》的執行者。特別是行政機關的公文形成效力以最終簽發者正式簽發為標準，也就是說最終簽發者要對簽發的文件負全部責任。這就要求行政機關的負責人必須認真學習行政機關公文處理知識，掌握公文處理程序，並帶頭遵守執行《辦法》。要堅持公文處理的基本原則，熟悉公文文種、格式，執行行文規則。在辦理髮文中，授意草擬公文要講明意圖，明確要求。簽發時要認真審改，確定簽發許可權，防止越位越權。在審批來文時「對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期。」

三是要「加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。」就是要經常研究機關公文處理工作，發現問題及時糾正。要加強對從事公文處理工作人員的思想政治工作，安排培訓，督促學習，關心生活。

關於行政機關公文處理的機構設置，《辦法》第七條明確規定：「各級行政機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作並指導下級機關的公文處理工作。」各級行政機關要結合當前正在進行的政府機構改革，設置科學合理、精幹高效、運轉靈活、反應靈敏的公文處理機構。今後作為省一級行政機關的公文處理管理機構，要加強對全省各級行政管理機關的公文處理指導工作，開展對行政機關公文處理人員的培訓，密切聯繫，做到協調一致，上下貫通，相互配合支持。

行政機關公文處理的任務、作用、目標，決定了其在機關工作中的地位，也決定了做好公文處理工作，保證機關工作的正常運轉，必須有一支高素質的公文處理隊伍。為此《辦法》第八條規定「各級行政機關的辦公廳（室）應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作」。新時期行政機關公文處理人員隊伍建設，要堅持以政治可靠、作風過硬、業務精通、工作紮實為目標，著力突出三個方面：

一是提高政治素質。就是要按照江澤民總書記「三個代表」的重要思想，堅持為人民服務的宗旨，時刻把人民群眾的利益放在第一位。要堅持「講學習、講政治、講正氣。」認真學習馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論，學習黨的路線、方針、政策，把講政治放在一切工作的首位，時刻保持政治上的清醒與堅定，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。要堅持做到廉潔自律，嚴格用黨的紀律和公務員行為準則約束自己，自重、自省、自警、自勵，拒腐防變。作為文秘人員，還要有很強的無私奉獻、自我犧牲精神，甘當「無名英雄」，耐得住寂寞，甘坐「冷板凳」。

二是加強業務建設。人類在發展，社會在進步，以信息技術為基礎的新經濟正在蓬勃興起，行政機關的職能和管理社會的方式、手段也正在發生著重大變化，行政機關的文秘工作不再是「萬精油」、「大雜燴」，而是一門綜合性很強的專業。對文秘工作人員在知識結構上的要求也不能再是傳統意義上的「文人」、「文字匠」。這就要求要注意配備人員的專業結構的合理性。在人員編製較多的部門，要注意既有漢語言文學專業的人員，也要有經濟管理、法律專業的人員。在實際中，由於編製有限，多數機關很難做到這一點。要解決這個問題，唯一的出路在於文秘人員自己下決心學習業務。新時期一個合格的行政機關文秘人員的業務知識結構應當是，精通漢語語言文學，熟悉政治法律、經濟管理，熟練運用辦公自動化技能。同時儘力學習一些邊緣學科和自然科學方面的知識。在此基礎上，結合本機關的主要工作任務，掌握熟悉相關的業務知識。當然，知識的海洋是浩翰的，一個人的精力和生命都是有限的，學海無涯，學無止境。但是只要我們持之以恆，以學為本，學以致用，勤奮刻苦，較多地掌握知識，勝任新時期的文秘工作是一定能夠做到的。

三是培養良好的工作作風。行政機關的公文處理工作任務多、責任重，看似按部就班、平平淡淡，實則直接關係到機關工作的質量、效率，影響著黨和國家重大方針、政策的落實，也涉及到樹立和維護政府機關的形象。筆者多年從事機關公文處理工作，所經所見所聞，深深體會到，機關公文處理工作大到公文擬制、審核把關，小到糾正語病、錯別字，印製、分發，都萬萬出不得差錯。否則，往往是「失之毫釐，差之手裡」，後患無窮。真可謂：公文處理無小事。這就要求從事公文處理工作的人員，必須具有強烈的責任感、使命感和緊迫感，始終保持良好的精神狀態和高昂的工作熱情，高標準、嚴要求，謹慎細緻，快捷高效，精益求精，確保公文處理的質量和效率。

第二講　　公文種類（上）

國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二章「公文種類」共確定了「命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批複、意見、函、會議紀要」共13類、14個文種。

下面就各個文種作一介紹。

一、命令（令）：「適用於依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員」。

命令（令）有3個特點，即：具有強制性、有限定的發令機關、發布命令必須以法律和法令為依據。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。

1．公布令。這是頒布法律、法令和法規時使用的令文。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據、頒布決定、執行要求4部分組成。頒布對象，指所公布的法規文件的名稱；頒布根據，說明是經過什麼會議通過或由什麼領導機關批准的；頒布決定，即公布或批准的決定，一般有「現予頒布（公布、發布）」、「現予公布施行」等；執行要求，一般指公布的法規文件開始生效實施的時間要求。頒布令後面要附上所頒布的法規文件。

2．行政令。這是採取重大強制性行政措施時使用的令文。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執行要求（結語）。

命令緣由部分著重闡明發令原因，扼要寫明發令的背景、形勢和緣由，揭示發令的目的和意義，使受令方面了解執行此令的重要性，增強執行命令的自覺性。

命令事項是命令的主體部分，也就是命令所要採取的重大的強制性措施。要分條款或分層次地寫明規定事項、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。使受令方面一目了然，易於執行。

執行要求是命令事項的補充，對受令方面提出要求和囑咐。有的令文執行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的。

3．嘉獎令。這是上級對下級授予榮譽稱號，表彰、獎勵時使用的令文。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優秀事迹、性質和意義，嘉獎項目、號召和希望。

優秀事迹部分是構成嘉獎令的依據和基礎，主要寫被嘉獎對象的英雄模範事迹。

嘉獎項目是嘉獎令的主要成份。要交代是什麼機構或什麼會議決定給予嘉獎，嘉獎項目是哪些。然後，要根據嘉獎對象的事迹，扼要地寫出對受獎者的勉勵和對大家的希望。撰寫嘉獎令應注意：第一，嘉獎令並不常用，凡發令嘉獎的，必須是相當突出的英雄模範人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學習。第二，嘉獎今既要敘述事迹，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運用，要實事求是地概括，不能誇張渲染。

二、決定：「適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項」。

決定是領導機關發出的，帶有制約、規範、指導作用的下行文。各類決定的寫法：

1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達給有關單位，極少有要求執行的具體意見，它的內容比較單純，主要是決定依據和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。

2．處分決定的寫法有所不同，應寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質、根源、本人對錯誤的態度、處分內容等。

3．關於重大行動或重要事項的決定。這類決定用於安排較大範圍的重大行動或重要事項，一經發出，震動較大。如：《國務院關於全面推進依法行政的決定》（國發（199〕23號）等。這類決定大都經過一定的會議討論通過。它的寫法更強調把道理說清楚、講透徹，以便儘可能地統一認識，增強執行決定的自覺性。

三、公告：「適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項」。

公告可以分為三種類型。

第一類是向國內外宣布重大事項的公告。它通常以國家機關名義或者授權新華社向國內外莊重宣布某一重大事項。加宣布國家領導人的選舉結果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。

第二類是宣布影響面很大的專門事項的公告。這類公告，是由有關職能部門，按法定程序發布的，有的也因涉外工作的需要而發布。如按《商標法》規定的註冊商標公告，以及公布企業破產的公告，企業換證公告，質量監督公告等等。

第三類是向特定對象發布的公告。

公告內容單一，篇幅一般比較簡短，標題可以寫成三種形式：由發文機關、事由、文體組成；由發文機關、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。標題下可依公告單獨編號。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據、公告事項。結尾一般以「現予公告」、「特此公告」作結語。

四、通告：「適用於公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項」。

通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。如公安部門發布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發布的企業許可證年審的通告等等。

通告的標題大體有三種：一是由發文機關、事由和文種三部分組成；二是只有發文機關和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對某些事項作出規定或限制，成為告知對象行動的規範，要求遵循。因此，正文一般由目的根據、規定事項和要求三部分內容構成。正文之後，習慣以「特此通告」、「此告」等詞語結尾。

擬制通告要注意三點：一要突出中心。通告常常帶有法規的性質，要明確「允許做什麼和不允許做什麼」。力求簡明易懂、有章可循、有規可依。二要體現方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關事項的具體情況。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解。

五、通知：「適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員」。

通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導性。和其它下行文種相比，通知應用範圍更寬，具有廣泛性。大多數類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執行或辦理的事項，它雖不同於命令，但也有一定的權威性。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間裡有效。

按《辦法》通知可以分為批轉和轉發性通知，傳達、要求執行、周知性通知及人事任免通知三種。我們在辦理公文中發現一些地區和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標題繁瑣。比如出現幾個「關於」或「通知的通知」等情況；二是轉發和批轉性通知的按語部分文字過多或態度不明確；三是要求執行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據的事由。因此，我們在擬制通知時應當注意以下幾點：

1．標題。一般由發文機關、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞「關於」再加事由和通知即可。如：《甘肅省人民政府關於印發1997年國民經濟和社會發展計劃要點的通知》。另外，還要注意在標題中除引用法律法規和行政規章時可加書名號外，一般不加標點符合。在起草層層轉發的通知時，要盡量把標題寫得簡明些。可以採取兩種辦法解決：一是對各個轉發通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的「通知」，貫穿全部內容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉發通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉發。如：關於轉發市計委「關於轉發省計委『關於轉發國家計委辦公廳《關於批轉（＜××日報＞）發行工作會議紀要的通知》的通知』的通知」，如果改寫為：××市計委關於轉發國家計委辦公廳批轉《××日報》發行工作會議紀要的通知，就簡明多了。

2．批轉和轉發性通知。這類通知是針對被批轉或轉發的公文而發的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉性或轉發性通知。正文包括兩個部分：轉發對象和批註意見。轉發對象要寫明被批轉、轉發的公文名稱及原發文單位。批註意見要寫明對所轉發公文的態度、意見和執行要求。批轉性通知的批語和轉發性通知的按語，可長可短，應看具體情況而定。有的照批照轉，只極為簡要地表明態度、作出評價、提出要求。如：「省經貿委《關於1998年經濟運行調控方案》已經省政府同意，現轉發給你們，請認真貫徹執行。」有的強調重點，在寫明態度、評價和要求之後，再結合實際情況，對所轉發公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調，以引起重視。有的補充完善，對所轉發的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉發、批轉文件內容重複。

3．要求執行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據的法律、法規、政策。

4．要根據轉發公文的不同情況，恰當使用習慣用語。如表態的「同意」、「原則同意」、「基本同意」等詞語；提出要求希望的「希遵照辦理」、「請認真貫徹執行」、「請研究執行」、「請參照執行」、「供參考」、「請研究試行」等詞語。

5．任免通知。除法定機關的主要領導人外，其他任免一般採用「通知」。任免通知正文只寫明經某級組織決定，任命（或免去）某人擔任某項職務即可。有的還寫明任期和待遇

六、通報：「適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況」。

通報和通知都具有知曉性和指導性，但通知大都要求貫徹執行，具有一定的約束力，而通報只起引導、警戒、啟發、教育和溝通情況的作用。、通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。

（一）表揚性通報：正文一般包括先進事迹及其意義、先進經驗、表彰決定、希望和要求四個部分。

先進事迹是這類通報的主要內容。在直述式通報中，這部分內容直接在通報中敘述，寫得詳細些。在轉述式通報中，這部分內容已出現在通報的附件中，就不必再重敘述先進事迹了，只須概括地強調或突出要點。直述式通報在介紹先進事迹時，應做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結果簡明地交代清楚。第二，要實事求是，不能任意誇大、渲染。第三，要重點突出，涉及能體現先進的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細些，無關緊要的可一筆帶過或略而不記。先進事迹的意義和先進經驗，是通報的主旨。著重表彰先進事迹的通報，應在介紹事迹的基礎上，說明其意義。

表彰決定是寫明領導機關對先進表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。

希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發掘先進的典型意義和時代精神，針對當時形勢需要有感而發，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。」

（二）批評性通報：這類通報是通報中使用得最多的，它的內容除在一定範圍內公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓，以典型事例對群眾進行教育，以防類似事件的發生。其懲戒作用十分突出。

這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側重於分析情況，總結教訓，指導改進工作，篇幅就要長些。這類通報寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實、根源和教訓、處理決定、希望和要求四部分。

第二講　　公文種類（下）

七、議案：「適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項」。

議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什麼時間、什麼會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。如：

甘肅省人民政府關於提請審議

《甘肅省發展私營個體經濟條例（草案）》的議案省人大常委會：

《甘肅省發展私營個體經濟條例（草案）》已經2000年11月8日省政府第97次常務會議討論通過，現提請審議。

　　　省長　宋照肅

　　二000年十一月二十三日

八、報告：「適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問」。

報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答覆報告、報送文件的報告等。

1．工作報告。這是用於彙報工作進程、總結工作經驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經驗體會、存在問題、今後意見等幾部分。格式上，每一部分可標出序數分項寫，或列出小標題來寫。

根據需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。

綜合性的工作報告，它是不同階段、不周範圍的全面工作總結或彙報。可以是各方面的綜合工作，或者一個系統、一個部門的全面工作。

專題性的工作報告強調專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關所作的報告。它可分為總結經驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結，它不需要答覆，後一類通常是就落實、開展、加強、發展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結束後才寫，常常是在工作進程中，待工作告一段落時寫好，待上級答覆、批轉。

2．情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進行調查了解後，向上級作出的報告。它不需要答覆、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據情況採取措施，指導工作。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類。

3．答覆報告。這是答覆上級機關的查詢、提問或彙報執行上級機關某項指示、意見的結果的報告。正文包括答覆依據、答覆事項兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據，後答覆；有的邊寫依據，邊答覆。

九、請示：「適用於向上級機關請求指示、批准」。

請示可以分為三種類型。

第一種是請求指示的。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規、規章或某項指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發需要對某項規定、制度、指示作出修訂、補充。

第二種是請求批示、解決問題的。請求上級機關解決本單位的某些困難，或對本單位的某個問題提出處理意見請求上級批複而寫的請示，就屬這一類。

第三種是請求批轉的。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因為不能直接要求平級或不相隸屬的機關部門照辦，而需要請求上級審定後批轉有關方面執行，這樣上報的請示，就屬這類。這類請求批轉的請示，容易同研究工作的專題報告混淆，寫作時尤其要注意。

請示一般由請示事由、請示事項、結尾三部分組成。結尾常以請求語作結，習慣用的有「以上意見是否妥當，請批示」、「妥否？請指示」、「當否？請批複」、「以上意見如可行（或如無不妥），請批轉有關單位執行」等。撰寫請示應注意：

第一，要控制使用，當用才用。必須辦理而在自己職權範圍內又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示，把矛盾上交。

第二，要一文一事為宜，切忌把不相關聯的問題放在一個請示里，使上級無法批複，影響工作。

第三，要按級請示，確實必須越級請示的，也應同時抄送直接的上級機關。如果一項請示涉及不止一個上級機關，應當以主管此項請示的上級機關為主送單位，其他為抄送單位，避免職責不明，耽誤處理時間。除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，也不要同時抄送同級和下級機關。

第四，它的格式也包括標題。正文和結尾，它的標題一定要寫明事由，不能光寫「請示」，以提請上級機關注意，及時處理。

十、批複：「適用於答覆下級機關的請示事項」。

批複具有針對性、權威性、鮮明性。它是對某項具體工作發表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關於重要事項或重大問題的批複，往往有明顯的法規作用。批複中對答覆的問題應態度鮮明，觀點明確，不能模稜兩可，使人無所適從。

批複的正文分為批複根據、批複事項兩部分。

批複根據，要極其簡要地引述來文的請示事項，或引述來文標題，都是一句話就可以說清楚的。

批複事項是主要部分，要針對請示的內容，給予明確答覆或具體指示。有些批複，不是簡單地就請示事項表明態度，還應根據需要給予具體指示。

批複如果不同意下級的請示，則應簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應安排。撰寫批複時應注意：

第一，批複要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復非所求，節外生枝。有時以有關法規、文件精神為依據答覆問題時，應寫明引據出處，以備執行中查考。

第二，批複內容若涉及其他部門，起草批複時應同有關部門會簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。

第三，批複一定要有明確的受文單位。有的在標題中就標明了受文單位。正文結尾可寫上「特此批複」、「此復」，也可以不寫。

十一、意見：「適用於對重要問題提出見解和處理辦法。」

意見是《辦法》中新增加的文種。主要用於對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用於向上級機關報請批轉或轉發有關事項。作為下行文，可用於領導機關或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。

意見一般由引言、正文和結尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可採用小標題或圍繞問題分條列項進行撰寫。結尾，對貫徹意見提出具體要求。意見的標題由發文機關、事由和文種組成。

十二、函:「適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項」。

函的應用範圍比較廣泛，在上下級機關之間、平級機關之間或不相隸屬的機關單位之間，涉及各方面的公務聯繫，都可使用。

較為正規的公函，格式可分為三部分：

開頭，包括標題、編號和受文單位。標題可由發函單位、事由、文種組成。

正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。復函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答覆，不能含糊其詞，模稜兩可，不著邊際。

結尾包括結束語及署名、日期。結束語如去函的「為要」、「為盼」、「為感」、「為荷」，復函的「待此復函」、「此復」等。也可不寫結束語，正文寫完即結束。

撰寫函件應注意：

第一，要寫得內容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。

第二，要有分寸。對上應尊重，對下應謙遜，對平行或不相隸屬機關，應以禮相待。語氣應力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。

第三，恰當使用習慣用語。

十三、會議紀要：「適用於記載、傳達會議情況和議定事項」。

根據會議性質的不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和其它專題會議紀要兩大類。

辦公會議紀要的標題，可寫為會議名稱加紀要。專題會議紀要的標題可寫為事由加會議紀要。如：關於減輕農民負擔問題的會議紀要。一般政府機關的辦公會議、常務會議都有固定的文頭。如：甘肅省人民政府省長辦公會議紀要、甘肅省人民政府常務會議紀要等。正文可以分為兩個部分。

第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之後）等。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農業問題等。

第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀要的主要部分。辦公會議紀要的這部分。可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務，將要採取的措施和要求等。

若只有一個議題，常採用貫通式的縱式結構，不分條款。專題會議紀要也可採用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先後順序安排組織材料。

撰寫會議紀要應注意：

第一，會議紀要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領導工作意圖，對材料進行分類和篩選；要對選用的材料進行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。

第二，紀要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。紀要常用第三人稱進行敘述，如「會議認為」、「會議強調」、「會議指出」、「會議號召」、「會議決定」之類。

第三，會議紀要必須全面準確地反映會議情況和基本精神，其內容必須真實、準確。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。

第三講　公文格式

作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經濟建設和社會管理活動中起著十分重要的作用。正因為如此，規範的公文格式不僅有利於體現國家機關的權威性、嚴肅性，而且也有利於提高工作效率，保證政令暢通。新中國成立以來，為了在全國統一公文和文書工作的制度和辦法，1951年，中央人民政府政務院頒布了《公文處理暫行辦法》，對公文的種類、體式、行文關係、辦理程序等作了明確規定。1957年，國務院秘書廳又印發了《關於公文名稱和體式問題的幾點意見》，進一步統一和規範了公文的處理辦法。1981年和1987年，國務院辦公廳先後發布了《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱舊《辦法》），並於1993年11月做了修訂。為了使國家行政機關的公文處理工作更加規範化、制度化、科學化，不斷適應改革開放的新形勢和公文處理工作的新變化，2000年8月份，國務院在廣泛徵求意見和不斷修改的基礎上，發布了《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱新《辦法》），並規定從2001年1月l日起施行。

新《辦法》規定，公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字型大小、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等。按照國家質量技術監督局1999年12月27日發布的《國家行政機關公文格式》，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。下面，對公文各要素和標識作一簡單介紹。

一、眉首部分

主要標識公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字型大小、簽發人等要素。

1．公文份數序號。公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。標識時，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

2.秘密等級和保密期限。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分「秘密」、「機密」、「絕密」三級。新《辦法》規定，涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，「絕密」、「機密」級公文還應當標明份數序號，「秘密」、「機密」、「絕密」公文均應標註保密期限。標識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用「」隔開。

3．緊急程度。急件公文分為「特急」、「急件」兩種。其中，電報應當分別標識「特提」、「特急」、「加急」、「平急」。標識時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

4．發文機關標識。發文機關標識由發文機關名稱和「文件」二字組成，如「××省人民政府文件」等。對一些特定公文可只標識發文機關名稱。發文機關標識應當使用發文機關全稱或規範化簡稱。標識位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報的公文發文機關標識在上邊緣到版心上邊緣80mm處。國家質量技術監督局發布的《國家行政機關公文格式》還規定，發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字型大小一般應小於22mmX15m。。聯合行文時，主辦機關名稱排列在前，「文件」二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布。聯合行文機關過多時，必須保證公文首頁顯示正文。

5．發文字型大小。由發文機關代字、年份、序號組成，如「×政發〔1999〕82號」，「×政發」指發文機關代字，「〔1999〕」指年份，「82號」指發文序號。整個意思就是××省人民政府在1999年所發的第82號文件。標識位置在發文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年代應用全稱，用六角括弧「〔〕」括入；序號不編虛位，即不編為001，不加「第」字。

6．簽發人。上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字型大小右側。發文字型大小居左空1字，簽發人姓名居右空l字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人從第2行起在與主辦單位簽發人姓名對齊處按發文機關順序依次順排，同時，使發文字型大小與最後一個簽發人姓名同處一行，並下移紅色反線，使紅色反線與發文字型大小繼續保持為4mm。

二、主體部分

主要標識公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、發文機關印章、附註等要素。

1．公文標題。一般由發文機關名稱、概括而成的公文主要內容和公文種類組成，如《××省人民政府關於大力發展民營科技企業的決定》、《××省人民政府辦公廳關於進一步做好春季農業生產和當前農村經濟工作的通知》等。公文標題是文件內容的高度概括，文字要求準確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標宋體字。回行時要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當，做到既有美感，又要避免產生異義。除法規、規章名稱加書名號外，公文標題一般不用標點符號。

2．主送機關。指公文的主要受理機關，書寫時應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。上行文一般只寫一個主送機關，必須同時報送幾個主送機關的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個以上的主送機關，但是，如果主送機關過多，則一般用規範的統稱，如「各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部門：」等。標識位置在標題下空1行處，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。

3．公文正文。標識在主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標識，後標全形冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯數碼，如「附件：1××××××、」。附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第l行頂格標識「附件」，有序號時標識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字型大小並在其後標識附件（或帶序號）。

5．成文日期。以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（「零」寫為「0」）。成文時間標識時，右邊要空4字。

6．發文機關印章。按照《甘肅省實施＜國家行政機關公文處理辦法＞細則（試行）＝，「公文除以電報形式發出的加蓋發報專用章外，其他公文一律加蓋印章。單一機關制發的公文蓋印的位置一般應上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下壓成文時間為標準。當印章下弧元文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯合行文的印章：當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，應將各發文機關名稱排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布。最後一排印章之下右空2字標識成文時間。這裡需要注意的是，新《辦法》規定，聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章，而舊《辦法》只是規定，聯合上報的非法規性文件由主辦機關加蓋印章。

7．附註。指需要說明的其他事項。公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括弧標識在成文時間下一行。上行文的「請示」文種中，應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話。

三、版記部分

主要標識主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等要素。

1．主題詞。是進行文獻標引、存儲、檢索等工作的工具，位於附註之下，抄送機關之上，它是實現機關辦公自動化，提高辦公效率和質量的一個重要環節。一般的排列次序為：反映公文內容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在後。在單主題公文中，反映公文中心內容的主題詞在前，反映公文分述內容的主題詞在後；在多主題詞公文中，反映公文內容的各主題詞按其出現的先後次序排列。主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號，詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。

2．抄送機關。指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標識，後標全形冒號。抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊。在最後一個抄送機關後標句號。

3．印發機關和印發時間。位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）佔1行位置，用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

四、其他

1．格式中的幾個用線。

(1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的區別是，黨的領導機關如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機關如國務院、省政府、市政府、縣政府的文件一般採用一條連續的橫線，中間沒有紅角星。這條線一般在發文字型大小下4mm處與版心等寬，採用紅色反線。

（2）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。

　2．用紙。公文用紙一般採用GBA4型，成品幅面尺寸為210mm×297mm，紙張定量為60g／m2～80g／m2的膠版印刷紙或複印紙。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大於或等於15次，不透明度大於或等於85％，PH值為7.5～9.5。

3．當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得採取標識「此頁無正文」的方法解決。

4．排版規格與印製裝訂要求。

（1）排版規格。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

（2）印刷要求。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BI100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％．M80％。印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。

（3）裝訂要求。公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。

5．頁碼。用4號半形白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行處。數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以後的頁不標識頁碼。

第四講　　行文規則

行文規則，是制發、辦理公文中必須遵循的基本準則。《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第四章規定的「行文規則」，共11條。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個方面確立了國家行政機關公文的行文規則。我們在實際工作中必須嚴格遵守和執行這些規則，以利提高行文效用，把握行文許可權，規範行文體式。

一、堅持行文原則，提高行文效用

「行文應當確有必要，注重效用。」（《辦法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發點。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對性，使發出的公文產生預期的效用。堅持這一點，就能有效地控制公文總量，從源頭上治理多年困擾我們的「文山」問題，使領導機關和領導同志有更多的時間深入基層，議大事，抓落實。要注意糾正「發文越多、文件的規格越高，工作就越重視」的誤區，根據實際需要確定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則。上行文中，如果要制發請求解決問題的文件，要研究問題的本身是不是屬於上級應當解決的；還要研究解決這個問題的可行性。筆者曾看到這樣一份「請示」，要求上級政府為其解決幾十萬元農業救災款，來文單位是一個綜合經濟實力較強，農業生產條件很好，農業人口比例很低的市。儘管他那裡確實有幾個農村遭受了風災，導致農產品減產，造成了一些經濟損失。但依這個市的經濟實力，完全有能力靠自身解決這一問題。上級當然也不會考慮的。對於向上級的「報告」也要注意研究所報告的事情有無必要。有些單位，搞了一次機關職工文體活動也要給上級行一份『服告」，似乎是想說明他們機關工作搞得好，關心職工。豈不知這樣的文件到上級機關，文秘部門就有責任按「廢紙」處理，根本到不了領導同志手中。行這種文件可以說沒有任何意義，有時還會帶來副作用。制發平行文件，要注意明確職權，防止推倭扯皮，搞公文旅行。對下行文，一定要符合實際，有針對性。這一方面，容易出現的問題是，照抄照轉上級文件，以文件貫徹文件，要注意糾正。

二、明確行文方向，把握行文許可權

行文方向和行文許可權主要從以下四個方面掌握：

（一）明確隸屬關係和職權範圍。

《辦法》第十四條規定：「行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。」隸屬關係，主要是指行政隸屬關係。要向某一個機關行文，必須搞清楚和行文機關是上下級關係、下上級關係、平行關係。對於業務性強的行政系統，也要注意業務指導關係。明確了這一點就便於確定文種。下級機關向上級機關行文，一般用「請示」、「報告」、「意見」等；不相隸屬機關之間互相行文，一般用「函」。對需要周知或共同執行的事項，也可以使用「通告」、『通知」、「通報」、『意見」等；上級機關向下級機關行文，一般用「命令（令）」、「決定」、「通告」、「通知」、「通報」、「批複」、「意見」等。

　職權範圍。就是文件內容、事項是不是行文機關和授文機關職權和職責內的事宜。《辦法》依據行文的隸屬關係和職權範圍，對行文的方向和許可權做出了明確規定。

（二）嚴格遵守限制條件。

1．政府各部門「除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。」（《辦法》第十五條）

2．「部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。」（《辦法》第十五條）

（三）按照劃定的範圍行文。

1．「政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文。」（《辦法》第十五條）

2．「屬於部門職權範圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當註明經政府同意。」（《辦法》第十七條）

3．「屬於主管部門職權範圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。」（《辦法》第十八條）。

4．「向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。」（《辦法》第二十條）

（四）掌握聯合行文的要求。

「同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。」（《辦法》第十六條）。

三、嚴格行文要求，規範行文體式

《辦法》在「行文規則」中，對行文從行文紀律到行文體式都做出了明確規定。特別是對上行文做出了嚴格的規定。

（一）「部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。」（《辦法》第十九條）；這些規定主要是解決和防止政出多門的問題．「除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送『請示』、『意見』和『報告』。」（《辦法》第二十二條）。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀律，而且對於保證領導機關決策的科學化、民主化具有重要意義。也能夠保證領導同志抓大事，抓主要問題。

（二）對上行文的體式要從嚴把關。主要是向上級行「請示」、「報告」、「意見」時，「『請示』應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

「報告」不得夾帶請示事項。」（《辦法》）第二十一條）

「報告」與「請示」兩個文種混用、「報告」中夾雜「請示」事項的問題是目前公文制發中最常出現的問題，有的還編造了「請示報告」這樣一個文種。《辦法》在第二章「公文文種」中明確規定了「請示」與「報告」的作用。「報告」：適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。「請示」：適用於向上級機關請求指示、批准，在制發文件中要根據行文目的確定。概括地講「報告」與「請示」的不同主要表現在三個方面：一是發文機關對上級機關的要求不同。「報告」是為了讓上級知道情況，而「請示」是為了讓上級對下級機關的請求做出答覆或批准。二是發文的時間不同。「報告」一般是在事後，即在某項工作任務完成之後，或上級機關明確要求答覆有關問題時制發。而「請示」則多在事前或事中制發。三是正文中的結束語不同「報告」一般使用「特此報告，請閱知。」或「專此報告，請周知。」等語。而「請示」則多用「特此請示，望予批准。」或「專此請示，請予指示。」等語。這次《辦法》還增加了「意見」這個新的文種，適用於對重要問題提出見解和處理辦法。從行文關係上看，這是一個通用文種，在用作上行文時要注意和「報告」、「請示」相區別。上級機關在收到不同文種的上行文時，辦理的方式也不同。對下級機關的「請示」應當答覆，而對「報告」可不答覆，對「意見」根據內容確定是否批轉、印發。下級政府向上一級政府的「請示」、「意見」，由上一級政府答覆，也可以授權其辦公廳（室）或者主管部門答覆。政府各部門向本級政府的「請示」、「意見」，由本級政府答覆，也可授權其辦公廳（室）或者主管部門答覆。「意見」作為下行文，發文機關應當明確下級機關是否遵照執行和參照執行；作為平行文，一般用於提出意見供對方參考。

行文規則對於文件的質量和高效運轉，保證行政公文發揮作用至關重要。在擬制文稿中要嚴格遵守，文秘部門在核稿中要從嚴掌握，領導同志要帶頭執行。

第五講　　發文辦理

發文辦理是各級行政機關辦公廳（室）工作的重要組成部分，是貫徹執行黨和國家的方針政策，具體實現領導和開展工作的重要方式之一。發文辦理工作做得如何，直接影響機關的工作作風、工作效率和工作水平。

國務院新發布的《國家行政機關公文處理辦理》（以下簡稱《公文處理辦法》），將原國務院辦公廳發布的《公文處理辦法》第五章「公文辦理」分為發文辦理和收文辦理兩章表述。修改和增加的主要內容有：第二條明確了「發文辦理是指以

本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、複核、用印、登記、分發等程序」；第二十五條規定了草擬公文的要求，並增加了（三）、（四）兩款內容；第二十八條明確了簽發要求；第二十九條增加了公文正式印製前應當進行複核的要求。

國務院辦公廳在修訂《公文處理辦法》過程中，曾先後兩次徵求了各省市區政府辦公廳的意見。從上述新增加的條款內容看，有利於解決過去在發文辦理中存在的一些普遍性問題，比原《公文處理辦法》更具體、更規範、更具操作性。為了貫徹實施好《公文處理辦法》，提高發文辦理工作的水平和質量，下面就發文辦理各個環節中需要特別注意的問題及有關程序性工作，作些介紹，供參考。

一、草擬公文。公文處理辦法》第二十五條關於草擬公文應當做到的方面歸納了九款內容，不再—一贅述。在省政府辦公廳辦理上行文和平行文的過程中，我們發現草擬公文方面主要存在這樣幾個問題。一是使用文種不當；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據的政策不夠全面或不準確。比如，一些已經停止執行的文件或政策有時還作為行文依據；三是引文、結構層次序數、計量單位和數字應用等不夠規範等。

針對上述幾個方面的問題。在草擬公文過程中，應該注意以下幾點：

（一）要認真學習與研究有關的政策法規，準確把握政策界限。

機關文秘人員在接受一項具體的寫作任務後，首先應該翻閱上級的有關文件，學習黨和國家有關的方針、政策，深入理解其精神實質和政策界限。並根據本地區、本系統、本部門的實際情況有效地貫徹上級精神，正確地提出執行的具體措

施和辦法，確保草擬的公文「符合國家法律、法規及其他有關規定」。《公文處理辦法》還特彆強調「如提出新的政策、規定等，要切實可行並加以說明」。這就要求我們在草擬公文時，要充分闡述提出「新政策、規定」的目的、原因以及所依據的政策、法規，做到有理有據，又符合實際。

（二）要認真領會機關領導的意圖。

公文是為解決具體問題而制發的。機關領導決定撰寫某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據本單位的實際情況貫徹執行黨和國家的方針政策，執行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結合本機關、本單位的實際，將上級某項政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認真領會領導的意圖。領會領導意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個問題：

1．機關領導布置這個寫作任務的目的、背景是什麼？

2．機關領導要求在文稿中提出什麼問題，解決什麼問題？

3．機關領導對文稿的內容提出了什麼要求？

4．機關領導對文稿的文種有什麼要求？

5．受文對象是誰？

6．受文對象曾提出過什麼問題？發文者的態度和意見是什麼？

如果在動筆之前，能夠把這些問題準確地理解和掌握，那麼，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現機關領導的寫作意圖。

對領導意圖，凡屬正確的要堅決執行，不完善的要補或誠懇地提出自己的不同看法，努力做到既是秘書，又是參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務性是機關文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領導意圖。

（三）要正確使用文種。

《公文處理辦法》第二十五條三款規定：「公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關係確定」，各級政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應當認真貫徹執行。關於公文文種的適用範圍、特點、要求已在第二講「公文種類』中作了介紹，不再重述。

（四）引文、結構層次序數、計量單位、數字、緊急程度等一定要規範。

《公文處理辦法》對這些方面均有明確的規範要求，但實際執行中也還存在不少問題。比如：公文中只引文號，不引標題，或標題文號倒引；層次序數混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習慣於用「斤」，而不用「公斤」；數字應用前後不一，或該用阿拉伯數碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識性的問題，只要認真學習《公文處理辦法》和《甘肅省實施＜國家行政機關公文處理辦法＞細則（試行）》（以下簡稱《細則》）都可以解決。希望各級政府系統的文秘工作者認真學習，認真對待，以提高公文的質量，保持公文的嚴肅性。

二、公文涉及內容的協調

《公文處理辦法》第二十六條對擬制公文過程中，對涉及其他部門職權範圍內的事項提出了協商要求。提出「取得一致意見後方可行文」。這在發文辦理中是一個非常重要的問題，必須高度重視。

從我們辦理公文中發現，有的涉及其他部門職權範圍事項的公文雖然進行了協商，也經過會簽，但還不成熟。或會簽部門本身就沒有達成統一認識，或會簽人不是主要負責人，會簽意見不能代表部門的意見。致使在討論決定地區或部門報送省政府的有些事項時，部門間出現新的分歧、新的意見，各唱各的調，難以決斷。或發出的公文不能夠順利地執行。為了解決這一問題，在擬制公文中應該注意以下幾點：

（一）凡涉及其他部門的事項，擬文部門要主動與有關部門協商，待取得一致意見後再行文，決不能擅自行文。

（二）如有分歧意見，擬文主辦部門的主要負責人要出面協調，確保協調結果能代表部門的意見。

（三）經過協調仍無法取得一致時，主辦部門要實事求是地列明各方理據,並經各方的主要負責人會簽後，報請上級機關協調或裁決。

（四）主管部門及有關部門要以大局為重，不能只顧部門利益。如上級機關一旦裁定，就要堅決服從，認真執行，自覺維護公文的權威性，保證公文的執行效用。

三、公交審核

公文送負責人簽發前，需經辦公廳（室）進行審核。負責核稿的人員，必依據《公文處理辦法》和《細則》，堅持實事求是、執行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴格把關。審核的重點是：

（一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當。

（二）政策。是否符合黨和國家的方針、政策；是否符合行文規則和發文辦理的有關要求；新出台的政策規定有無依據、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關部門的相關規定有無矛盾；涉及其他部門職權範圍的事項，是否經過協商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關要求等。

（三）格式。是否符合《公文處理辦法》和《細則》的有關規定，文種是否恰當；文稿結構是否符合公文寫作要求。

（四）文字。表述是否規範，包括字、詞、標點、語句和邏輯結構是否準確、合理；計量單位是否符合國家標準；行文、數字、層次、序數、用筆用墨是否規範。

公文審核一般有初核、核核、審核、複審、審簽5個程序。草擬公文單位的負責人進行初核；辦公廳（室）秘書部門進行校核，辦公廳（室）負責公文處理的領導進行審核；與公文涉及工作有關的領導和分管副秘書長（副主任）進行複審。同時，辦公廳（室）的行文應經辦公廳（室）主任複審，政府的行文，應經政府秘書長複審，最後，送有簽發許可權的負責人審簽。

四、公文簽發

關於公文的簽發許可權，《公文處理辦法》第二十八條和《細則》第三十一條、第三十二條作了以下規定：「以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發」。「簽發公文，簽批人應當明確簽署意見，並簽署姓名和時間」。「部門不應將代擬稿直接送本級政府負責人簽批。未經發文機關文秘部門審核的文稿，負責人原則上不予受理簽發。」

公文已經負責人簽發，即意味著正式生效。因此，各級行政機關及部門一定要嚴格按照《公文處理辦法》和《細則》所規定的許可權進行審簽，不能隨意簽發，要保證公文的嚴肅性、權威性和法律效力。

五、公文複核、登記

（一）公文複核是公文正式印製前文秘部門進行的最後一次複審。新的《公文處理辦法》第二十九條專門增加一條關於複核的內容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質量。這是非常重要的一個環節。在以往的發文辦理中，習慣上總認為已經負責人簽發的公文就不會有錯，或者即使發現了欠妥之處，也習慣於以最後簽發稿為準，不認真去思考，或請求複核，造成個別發出的公文不盡完美。因此，在發文辦理中一定要重視複核環節。複核的重點是：審批、簽發手續是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統一、規範，是否有錯別字、漏字等等。

《公文處理辦法》要求「經複核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序複審」。負責公文複核的文秘人員應該認真履行職責，把好最後一關。

（二）發文登記就是把文件的基本信息在印製前登記下來，以便於查閱利用。發文登記也是公文複核工作的有益補充。

發文登記的主要內容有：發文單位、文種、發文編號、簽發人、擬稿單位、擬稿人、成文時間、轉辦時間、秘級、緊急程度、發文份數、文件分類、文件標題、發文範圍、主題詞等。

發文登記工作，要注意以下幾點：一是對收到的文稿，登記前要仔細檢查領導是否簽發，發放範圍是否明確，主、附件是否齊全。沒有領導簽發的不予登記，有不清楚的要及時弄清。二是發文編號必須體現出文號的「三要素」：「發文機關」、「發文時間」、「文件號」。如國務院2000年發的第1號文件，就寫作國發［2000］1號等。《公文處理辦法》第三章四款「公文格式」中，關於發文文號有明確規定，請遵照執行。·三是要認真填寫登記項目，字跡清晰，內容完整，不要隨意漏項或草率行事。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。五是公文主題詞要參照《國務院公文主題詞表》標註。

六、發文的用印

機關印章是代表機關職權的一種憑證和標誌。公文加蓋了印章，才能產生相應的效力。具體用印規則，請參照GB／T9704—1999《國家行政機關公文格式》執行。並要注意以下兩點：

1.首先檢查原稿上有無領導人簽字。有領導人簽字並確認符合規定的，才能在製成的公文上加蓋機關印章。

2.加蓋印章的公文份數要與原稿標明印刷份數相同。

七、發文的分道

分送是指從發文機關到收文機關的運行過程。一般可分為內送和外送兩部分。內送是由秘書人員直接分送給機關領導和有關部門；外投是由機要通信人員送出。

投送文件既要快又要確保安全。無論內送外送都要建立投送登記手續，特別是送給領導同志的文件，更要嚴格履行登記手續。在較大機關，由於發往的機關、部門較多，一般應建立「文件分送登記」、「機要信投遞登記」、「挂號信投遞登記」手續制度。在一般機關，可以利用發文登記簿履行交接手續，不必另行登記。有的地區和部門將上行文直接交由本機關以外的人向上級機關報送或催辦，顯得極不嚴肅，一定要嚴格按照發文程序運轉，不能隨意。

第六講　　收文辦理

收文辦理是公文處理工作的一項重要內容，也是機關秘書工作的重要組成部分。按照國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱國務院《辦法》）和甘肅省政府發布的《甘肅省實施＜國家行政機關公文處理辦法＞細則（試行）》，收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。

一、簽收、登記是收文辦理的基礎工作

嚴格程序是保證收文準確、規範、高效辦理的基礎。任何機關辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發給本機關、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現象；清點收件總數與清單是否一致；通知單或回執單標明的文題、編號、數量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務院《辦法》的規定；閱後按頁清退的絕密文件要逐頁清點，注意有無缺頁.對於不符合要求的要及時退回，這樣既可以體現公文的嚴肅性，也可以科學、規範地處理收文，提高辦理效率。

簽收的公文要根據文件的秘密程度、文件的性質、實際工作需要、文件數量等進行登記。文件的登記範圍沒有統一的界限，但是，上級機關文件、下級機關文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關商洽問題和需要答覆的文件、上級機關如開會印發的會議文件材料等必須登記。登記填項一般包括收文號（或順序號）、收文日期、來文機關、文件標題（內容）、密級、文件號、份數等。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉送手續簡要記載在同一登記簿上。（2）分類式登記法。就是根據本單位確定的文件分類標準分類進行登記。如，可分為中共中央文件、國務院文件、省委文件、省政府文件、省直機關各部門文件、下級機關文件等。

收文登記是文件處理的重要依據，也是秘書人員一項經常性的工作，要嚴格按照登記項目逐項登記，不得漏項，不得出現重號和跳號現象。

二、審核工作是收文辦理的關鍵

《國家行政機關公文處理辦法》第三十一條規定：「收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規範。」做好審核把關工作既有利於糾正來文機關行文的錯誤，嚴格公文的有關處理辦法，體現公文的嚴肅性和規範性，也有利於收文的及時、有效辦理。在實際工作中，我們常常會碰到這樣的情況，有的下級來文是請求批複的，但是由於把「請示」文種錯用為「報告」，致使請示事項得不到及時答覆。因為「請示」是要求上級機關答覆的，而「報告」可不答覆；有的文件由於沒有與有關部門和單位協商、會簽，而延誤了發揮效用的時間，甚至出現了相互矛盾的文件；有的文件由於行文格式不規範，而不能得到及時辦理。因此，加強審核是從源頭上保證收文辦理的重要環節。特別是去年國務院公文處理辦法發布後，收文的審核工作除了內容是否符合國家法律、規範和其他有關規定外，更需注意以下幾點：

1．公文用紙。國務院《辦法》規定：「公文用紙一般採用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。」而原國務院辦公廳的《辦法》規定，公文用紙一般為16開型。這是兩者的一個明顯區別。因此，在收文時要嚴格把握，按照國務院《辦法》執行。

2．公文要素。原國務院辦公廳的《辦法》規定，公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字型大小、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附註、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成。而國務院《辦法》增加了「保密期限」。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應按不規範文件退回送文單位。同時，「請示」文種要在附註處註明聯繫人及聯繫電話，這也是收文中應該注意的事項。另外，在簽發、用印等方面也有不同，收文時都要一併注意。

此外，還要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規則，需協商、會簽的公文是否履行必須的手續。如果收文不符合行文規則，格式不規範，用紙不符合標準，要及時退迴文件呈報部門並說明理由。

「經審核，對符合本辦法規定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。」（《國家行政機關公文處理辦法》第三十二條）

擬辦是指秘書人員對來文應由那位領導審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領導同志批辦時參考的工作程序。需要擬辦的文件主要有三種：上級機關主送本機關並需要貫徹落實的文件；本機關所屬部門或下級機關主送本機關的請示性文件；平行機關或不相隸屬機關主送本機關需要答覆的文件。對於擬辦的公文，辦公廳（室）應當及時提出擬辦意見。對重要公文應當先送機關分管業務負責人批示，再按批示意見辦理。一般性公文，可經辦公廳（室）負責人批示後，交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。國務院《辦法》還規定，「原則上不辦理越級上報的公文」，這一點在收文辦理中要注意。另外，有些重要的機密性較強的資料、刊物以及所屬部門和下級機關主送本機關的情況報告雖然不需要辦理，但也要提出分發意見，徵得主管領導同意後方可分發。擬辦的公文，需送負責人批示，即履行批辦手續後，才可以辦理。

三、承辦是收文辦理的重點

承辦是指機關有關部門或有關人員對應辦復的文件根據領導批辦意見進行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關鍵環節，也是具體解決問題的階段。承辦工作質量的高低，直接反映一個機關的工作質量和工作效率。因此，承辦工作是很重要的，秘書部門要重視這項工作，承辦部門要做好這項工作。

首先，要認真研究文件內容和批辦意見，弄清是否屬於自己主管業務範圍。其次，要弄清文件處理的時間要求，然後再按照輕重緩急進行落實。承辦部門收到交辦的公文後應當及時辦理，不得延誤、推倭。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬於本單位職權範圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時返回交辦的文秘部門並說明理由。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。這一點與原公文處理辦法有所不同，原公文處理辦法只是規定，「凡涉及其他部門或者地區的問題，主辦機關應當主動與有關部門或者地區協商、會簽。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。」兩國務院辦法明確規定，分歧意見如協商後不能取得～致，可以報請上級機關協調或裁定。第三，在仔細研究來文內容、要求和領導批辦意見的基礎上，認真辦理。凡屬自己承辦範圍內的文件，如有領導批示意見，可以根據領導批辦意見辦理。未經領導批辦的公文，可以遵循有關的方針、政策的精神、有關規定或慣例等進行辦理。凡領導批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準備好處理意見，邀請協辦部門會商會簽，再由牽頭部門負責將有關部門提出的意見歸納整理，報領導審批。如有分歧，應報送領導裁決，或接領導意見再次會商，取得處理結果。承辦人員提出處理意見，要做到及時、認真、審慎、負責，並須報請一定層次的領導人審核同意後才能答覆送文機關或來文機關。需要說明的是，處理意見或處理結果是代表一定的機關和部門的，決不能以個人名義答覆問題。

另外，為了加快文件處理速度，提高機關工作效率，對於送負責人批示或交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦。催辦工作一般由負責文件處理工作的秘書人員承擔，也可以配備專職的催辦人員。同時，要建立健全催辦工作制度，落實責任制，從制度上保證催辦工作的順利進行，做到逐級負責，事事有人管，件件有人辦，使催辦工作落到實處。其範圍主要是：上級機關主送本機關並需要具體實施、貫徹執行的文件；所屬部門及下級機關主進本機關的請示及其他需要辦理的文件；平行或不相隸屬機關發來商洽、徵詢事務需辦理或答覆的函件。文件催辦方法主要是電話催辦、發函催辦、登門催辦、請承辦部門來人彙報等。

最後需要指出的是，按照《甘肅省實施（國家行政機關公文處理辦法）》，收文辦理中，除周知性公文外，承辦部門要及時向發文機關反饋辦理結果。反饋通常由秘書部門承擔，但有些承辦件也可依據領導同志的指示或經秘書部門同意後直接反饋。

第七講　　公文歸檔

　新發布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第七章，專門就公文歸檔問題作了規定。《辦法》第七章共六條，分別就及時立卷、歸檔、保證歸檔公文齊全、完整，便於保管利用；聯合辦理公文的歸檔；兼職過程中形成的公文的歸檔；確定保管期限；公文用紙和字跡材料六個方面作了原則性規定。新《辦法》與1993年頒布的《辦法》第六章相比，內容上除了把公文銷毀內容歸入第八章「公文管理」而外，其他方面並無大的改變。為了便於大家在工作中更好地把握《辦法》的要求，進一步做好公文歸檔工作，下面就公文歸檔方面的幾個主要問題作一些說明。

一、公文立卷歸檔的範圍

公文立卷歸檔的範圍是指需要立卷歸檔的公文類型。按照有關規定和實際情況，公文立卷歸檔的範圍是：

（1）本機關發文。本機關對外的正式發文，如命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批複、意見、函、會議紀要等。

（2）本機關收文。包括上級機關發來的與本機關主管業務有關的各類公文；下級機關報送的各種報告、請示等；同級機關和非隸屬機關頒發的非本機關主管業務但需要貫徹執行的文件。

在準確掌握公文立卷歸檔的範圍的同時，還要準確把握不歸檔的公文範圍，這樣既有助於保證檔案的精確性，又便於檔案的有效管理，提高工作效率。按照國家檔案局有關規定，不應當立卷歸檔的公文材料包括：（1）重份文件。同一份文件，除特別重要的文件可保留多份外，其它的只需保留一份。（2）無查考利用價值的事務性，臨時性文件。（3）未成文的草稿和一般性文件的修改稿。（4）與本機關業務無關的文件材料。（5）內容被其它文件包括了的文件材料。對於不需要立卷的文件資料應及時銷毀或移交印發機關。

二、歸檔公文的保管期限

歸檔公文的保管期限有永久、長期、短期三種，永久保存就是無限期地保存下去，長期保存一般須保存16年至50年左右，短期一般保存15年以下。劃分方法具體如下：

(1)凡是反映本機關主要職能活動基本歷史原貌的文件，應永久保存。這其中主要包括：本機關在工作活動中形成的重要文件，如指示、命令、決議、決定，上級機關頒發的屬於本機關主管業務並需要貫徹執行的重要文件，如命令、決定、批複、通知等；下級機關報送的有關重要問題的請示、報告等。

（2）凡是在相當長的時間內機關需要查考的文件材料，應長期保存。主要包括：本機關工作中形成的、在相當長的時間內需查考的文件材料，上級機關頒發的非本機關主管業務範圍內的重要文件和下級機關報送的較重要的文件材料等。

（3）凡是在較短時間內本機關需查考的材料，應短期保存。如上級機關或同級機關頒發的非本機關主管業務，但需執行的決定、通知等。

三、公文立卷的方法

公文立卷的具體方法主要有：按作者立卷、按問題立卷、按名稱立卷、按時間立卷、按地區立卷、按收發機關立卷等。下面介紹較常用的四種立卷方法。

（1）按作者立卷。作者是指制發文件的機關或個人。按作者立卷，就是把同一作者的文件組成案卷，這種立卷方法特徵明顯，便於查找利用。按作者立卷可以將上級機關、平級機關、下級機關有關文件分別立卷，但同時要注意問題之間的聯繫，不能由此而導致案卷不全。

（2）按問題立卷。就是把內容有共同點的文件組合在一起立卷。按問題立卷是一種較為常見的立卷方法，由於機關的工作活動都是圍繞貫徹執行有關的方針、政策，解決處理各種問題，完成各項工作任務的，因而在解決問題的過程中會形成許多文件材料，每一個文件的形成都反映了這一問題的處理過程。按問題立卷，對於工作考查、研究問題、總結工作經驗教訓，了解某一問題的全面情況提供了便利條件，滿足了查找方便的要求，從而達到了立卷的目的。按問題立卷的關鍵是對問題的判斷理解要準確，對於同時涉及到幾個問題的，要根據主要問題立卷，不能拆開立卷。

（3）按名稱立卷。按名稱立卷是把相同的文件組合在一起立卷。通常將命令、決定、通知、報告、函等文件按文件名稱立卷。

（4）按時間立卷。按時間立卷是指把屬於同一時間階段內的文件組合成案卷。文件的時間特徵指文件的形成時間和內容所指時間兩個方面，同一年度的文件集中在一起，便於反映本年度機關工作的全貌，歷年的文件依次排列下去，可以反映機關工作的延續性，便於分階段地考查機關工作的發展變化。

選擇公文立卷方法，要注意以下幾點：首先，要注意各種方法結合使用。要充分考慮案卷之間的整體聯繫，不能把每個方法割裂或孤立地使用，也不能固定套用一種方法。其次，應選擇最適合本單位的立卷方法。立卷應服從於案卷的保管和利用，要從本單位的實際出發。第三，要加強立卷工作的標準化和規範化。公文的立卷工作是檔案工作的基礎，要實現檔案管理的科學化、現代化，就要實現立卷工作的標準化、規範化。

四、公文立卷歸檔的步驟

公文立卷歸檔的步驟分準備、立卷、歸檔三個階段。

(1)準備。

首先，要編製歸卷類目。歸卷類目是為了方便公文的立卷而設置的一種文件分類目錄。歸卷類目是由類目和條款兩部分組成的。類的設置有按問題分類、按機關內部組織機構分類兩種方法。在設立了類目之後，就要設立條款並進行編號，條款是案卷類目的主要組成部分，是案卷要反映的內容。編製歸卷類目應注意類目的設置要適當、靈活，要根據本機關的文件多少來設置類目，既不能太粗，又不能太細。案卷類目的名稱和概念要清楚準確，不能籠統、含糊。類和類之間、條款和條款之間，不能相互包括、相互交叉、相互重複。類的設置標準要前後一致，不能中途變換。在確定歸卷類目時，應考慮到文件的保管價值，要準確地註明每個條款里文件的保管期限。

其次，收集文件。立卷材料的收集工作是檔案工作的基礎，公文立卷人員要注意平時對文件的收集，將本機關需要立卷的文件材料及時集中到一起，以免散失。本機關的發文要有專人負責將原稿、印本及附件等收集齊全、完整，以便隨時向立卷部門集中。同時，要建立收文制度，將收文及時、完整地向檔案部門移交。

第三，鑒別與歸卷。在對文件進行了收集之後，就要及時進行整理、鑒別和歸卷，並進行分類。不同保管期限的文件，要按本機關保管期限表的要求將永久、長期、短期保管的文件初步分開。

（2）立卷。

首先，檢查與調整卷內文件。要檢查文件是否齊全、完整；是否符合歸檔範圍的要求；是否保持了文件之間的歷史聯繫，與歸卷類目是否吻合，運用特徵是否準確；卷內文件的保存價值是否一致；卷內文件數量是否過多或過少。

其次，排列卷內文件順序。卷內文件一般按照時間、問題、作者、地區、名稱、重要程度、程序或階段、文件往來機關順序排列。排列時要注意按問題特徵立卷，不能混排。

第三，編排頁碼。排列案卷順序之後，要拆除文件上的金屬裝訂物，以免金屬物日久氧化鏽蝕文件。同時要對文件進行修補，凡在裝訂線左側有文字的文件材料，要在左邊加邊取齊，右邊疊起；尺寸不足規定尺寸的要加紙裱糊襯托；破損的要進行修補。修補完畢要以卷為單位，用阿拉伯數字編寫張號，張號應編在文件材料的右上角，一張只編一個號，背面不編。

第四，填寫卷內文件目錄及備考表。每個案卷都應填寫卷內文件目錄，用來介紹本卷內文件的內容，便於文件檢索查閱。卷內文件目錄包括順序號、文件作者、文件標題、文號、文件日期、所在張號、備註。案卷的備考表是案卷的最後一頁，主要用來記述卷內文件的實有張數、立卷日期、立卷人姓名，並留出空白以備說明本卷文件保管使用的有關情況、卷內文件的變動情況。

第五，擬寫案卷標題。案卷的標題是對案卷內文件名稱的概括，其作用在於準確地揭示案卷的內容，為卷內文件查找提供可資檢索的渠道。案卷標題應簡明、樸實、概括，具有政治上的嚴肅性、結構上的完整性、文字上的準確性、邏輯上的合法性。

第六，填寫案卷封皮並進行裝訂。案卷的封皮是案卷的外表，填寫好案卷封皮，可使立成的案卷美觀整齊，便於編製案卷目錄和查找利用。案卷封皮上應填寫的項目一般包括；機關名稱、機關內部組織機構名稱、案卷名、機密等級、卷內文件的起止日期、文件頁數、保管期限及全宗號、目錄號、案卷號等。為了便於對案卷的保護，要對案卷進行裝訂或裝盒，在對卷內文件進行檢查後，用白線將案卷封皮和卷內文件訂在一起。

第七，編製案卷目錄。把本年度的案卷經過分類、排列，再進行編號、登記、造冊，就形成了本年度的案卷目錄。案卷目錄包括案卷號、案卷標題、卷內文件的起止日期、卷內文件份數和張數、保管期限、備註等。

（3）案卷的歸檔。

案卷的歸檔是把一年中立成的案卷移交檔案室集中保管，以保證機關檔案的完整，便於查找利用。在移交之前，所移交的案卷的質量要經過檔案部門檢查驗收。檢查驗收的內容包括歸檔文件是否齊全完整，有無重複；是否遵循文書立卷的原則進行立卷；文件和電報是否保持內容聯繫，合併整理，統一立卷；絕密文件是否在卷皮上蓋有絕密字樣專用章；保管期限是否準確；永久、長期、短期保管的文件是否分開立卷等。另外，對歸檔文件的數量和移交目錄也應檢查驗收。歸檔工作一般應在次年的3月份完成，最遲也不能超過6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉化為檔案。

第八講　　公文管理

國務院新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）中專門增設了一章，即「第八章公文管理」，對公文管理的職責、程序和基本要求等作了詳盡、系統的規定，為做好公文管理工作提供了有力的政策依據。在公文處理工作中，必須嚴格按照公文管理的有關規定，切實加強公文管理工作。

一、加強公文管理工作的重大意義

公文管理是指對公文的公開發布、撤銷、廢止以及本機關所有收文、發文的存放、複製、清退等工作的科學管理。公文的特殊地位和作用決定了做好公文管理工作的重要意義：

（一）公文管理是公文處理的重要內容。一般來說，公文處理包括三大環節：即公文的形成；公文的處理；公文的管理。這三個環節環環相扣，缺一不可。在公文形成—公文處理—公文管理的整個流程中，公文管理是公文處理工作的重要環節，也是行政機關日常管理工作中不可缺少的重要內容

（二）公文管理是機關機要工作的重要組成部分。公文具有很強的政治性、法規性、機要性和實用性。公文中有相當一部分是機密文件，有的涉及到黨和國家的秘密，有的雖然不涉及黨和國家的秘密，但涉及本單位、本部門的機密。文秘部門在處理公文的過程中，會接觸大量系統的、較為完整的機密文件。所以，文件管理的好壞，事關黨和國家的機密。必須慎之又慎，不能有絲毫的麻痹大意。

（三）做好公文管理工作是提高公文運轉效率、提高公文質量的重要環節。公文管理與公文運轉密不可分。一個單位、一個部門公文管理水平的高低，直接關係到公文辦理的效率和效果。因此，公文管理人員一定要充分認識公文管理工作的重要性，了解和掌握公文管理的規律和方法，認真細緻地

做好每個環節的工作，確保萬無一失。

二、公文管理的基本原則

公文管理是文秘部門的一項經常性工作，文秘人員除了要按照《辦法》中要求的「堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全」以外，從管理的角度講，公文管理還必須遵循以下原則：

（一）統一渠道，集中管理。《辦法》第四十四條規定：「公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。」這就是說，公文應該由文秘部門實行集中統一管理。一個單位、一個部門接收的公文來自各個方面，下發的公文又

往往由所屬各部門起草、承辦，這樣就自然形成公文運行的多種渠道。如缺乏集中統一管理，就會造成公文運轉混亂，經辦人員不清，處理效率緩慢，有時還會造成公文旅行，影響工作。因此，文秘部門要對公文實行集中統一管理。具體包括：

（l）統一接收。凡寄給本機關的公文，除領導同志親啟件外，一律由文秘人員統一接收、拆封、登記和分發處理，其他部門和人員不得隨意接收、處理。（2）凡以本機關名義上報、下發的公文，無論哪個部門承辦，均應送文秘部門統一登記、編號、發放，各承辦部門不得自行發放。（3）本機關接收和發出的所有文件，均由文秘部門集中保管。機關各部門承辦的文件，承辦完畢後必須交回，不得長期保存在各個部門，特別是不得長期保存在個人手裡。只有切實做到「統一渠道，集中管理」，才能使公文管理工作井井有條，運行有序。

（二）建章立制，科學管理。公文管理工作具有很強的科學性、藝術性。管理得好，就會有條不紊，一目了然；管理得不好，則顯得亂七八糟，一塌糊塗，既不便查找使用，又容易造成文件散失或泄密。因此，文秘人員要學會科學地管理文件。管理文件的方法很多，一般來說，將文件分門別類管理是一個好的辦法，如可以按照「上來文」、「下來文」、「本級發文」分門別類管理。當然文秘人員也可以根據本機關的實際情況制定科學合理的管理方法。

在公文運轉過程中，各級行政機關對公文處理都有嚴格的規定和要求，既有程序性的規定，又涉及《保密法》等方面的法規，這就要求公文管理的每一個環節都要遵循既定的規程和要求，不能隨心所欲，各行其是。但與此同時，也要力求做到科學管理，管而不死，既要認真細緻，一絲不苟，又要靈活實用，方便工作。

（三）加強協調，多方配合。公文管理工作是為機關的領導工作和業務部門的工作服務的，從領導機關的領導到各個職能部門都會在不同範圍、不同環節上參與公文處理工作，因此，文秘部門和專職、兼職的公文管理人員，都必須與機關

領導和業務部門密切聯繫，爭取機關領導和業務部門承辦人員的支持與協作。

（四）嚴格保密，確保安全。公文特別是高級領導機關制發的文件，有許多涉及黨和國家的重大決策，涉及到黨和國家的重要秘密。因此，保守秘密，也就成為公文管理的一項重要內容。如果文件管理不善造成泄密，就會對黨和國家的事業造成危害和損失。這一點，文秘人員一定要有清醒的認識，提高警惕，嚴格遵守各項規章制度，做到存放、清退、銷毀等各個環節都有章可循，手續清楚，責任明確，嚴防公文丟失和泄密。

三、公文管理的基本職責和要求

公文管理主要包括公文的公開發布、撤銷、廢止以及翻印、複印、清退、銷毀等環節。文秘人員必須嚴格按照公文管理的崗位職責要求，以高度負責的精神，嚴肅認真地做好公文管理工作。

（一）翻印。根據工作需要，下級機關可按規定翻印上級機關下發的文件。《辦法》第四十六條規定：「上級機關的公文，除絕密級和註明不准翻印的以外，下一級機關經負責人或者辦公廳（室）主任批准，可以翻印。翻印時，應當註明翻印機關、日期、份數和印發範圍。」翻印的公文應當嚴格登記，和正本公文一樣管理。翻印公文的只能是「下一級機關」，而不能越級翻印。如縣級機關就不能直接翻印省級機關的文件。

（二）公開發布。公開發布行政機關公文，必須經發文機關批准。公開發公文應當堅持「誰發文、誰批准」的原則，非發文機關無權批准公開發布公文。經批准公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力，應認真貫徹執行。

（三）複印。根據工作需要，非秘密級以上公文可以複印，但不能作為正式公文使用。在特殊情況下，確需以公文複印件作為正式公文使用時，必須加蓋複印機關證明章。否則，可視為無效。

（四）撤銷。公文被撤銷時，視作自始不產生效力。只有發文機關及其上級機關有權宣布撤銷公文。

（五）廢止。與現行政策、法規不符的公文，應及時宣布廢止。公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

（六）清退。就是按照規定，定期對收到的上級公文和本級下發的公文進行清理和回收。清退文件的範圍一般包括：

1．絕密文件。凡絕密文件，一般都要在閱完辦畢後及時收回，由秘書人員集中保存，以防泄密。對上級機關要求退回的文件，要在規定的時間內退回。

2．有重大錯情的文件。凡本級機關發出的文件，如發現有重大錯情，要立即全部收回，重新印發。對上級機關要求收回的有重大錯情的文件，文秘部門要儘快退回，不能以任何借口不退或借故拖延留存。

3．傳閱文件。對份數少，需要送領導和有關部門傳閱的文件，要規定傳閱時間，及時收回。

4.徵求意見和送審文件。對需要送幾個部門徵求意見、會簽或送請領導同志審閱批示的文件，文科人員要及時催退收回。

5．會議文件。各種會議印發的文件、材料，一般在會議結束時應予收回。會議主持機關准許與會人員帶走的會議文件，與會人員返回單位後應將全套會議文件交由所在單位文秘部門登記，統一保管。

6．承辦件。對文秘部門轉出的承辦件，承辦部門要儘快辦理，並在辦理完畢後及時將文件退回。文秘人員也要主動催退收繳。

7．未經本人審閱的領導同志講話。有時為了便於工作而印發的未經本人審閱的領導同志講話，在傳達結束後要及時收繳。

8．離職人員文件。對工作調動、長期離職學習或休養的人員。離職前要徹底清理個人手中的文件。文秘人員應主動督促，協助清理。管理文件的同志調動工作時，必須詳細開具文件目錄或者按文件登記簿，向接替的同志移交，並履行簽字手續。

（七）銷毀。不具備歸檔和存查價值的公文，經過認真鑒別並經辦公廳（室）負責人批准，可以銷毀。銷毀文件的範圍一般包括：上級下發的不需立卷歸檔的文件；上級下發的需要歸檔立卷的重份文件；本機關制發的歸檔立卷後的余份文件；下級機關抄送本機關的無存檔價值的文件；上級機關指定銷毀的文件等。

銷毀文件可以採取碎紙機粉碎或者送往指定印刷廠化紙漿的方式。在銷毀公文之前，首先要對銷毀公文進行清點。把經過鑒別確無存檔、保存價值的公文清理出來，逐件登記後，報請辦公廳（室）負責人簽批，然後送往指定地點和單位

（如印刷廠），並派兩名以上人員監銷，保證不丟失、不漏銷。一切單位或個人均不得私自銷售或銷毀公文。

（八）合併機關的公文管理。機關合併時，全部公文應當隨之合併管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）後按有關規定移交檔案部門。

四、公文的管理保密

公文的保密管理是公文管理的重點。《辦法》第五條規定：「公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。」這裡講的文件的保密管理，著重指機要文件的管理。機要文件或稱密件從擬搞、列印、複製、收發、傳遞、保管、清退、歸檔、銷毀等環節都要必須注意保密。

（一）擬稿。機要文件在擬議、擬槁、修改過程中要注意保密，不得外傳，文件付印前要標明密級。

（二）繕校。繕校過程中要有嚴格的保密制度和措施。一切密件的譽印、列印都要確定專人，印刷機要文件要到指定印刷廠。密件文印人員工作時要嚴格遵守保密紀律。

（三）複製。複印、翻印密件要有嚴格的控制措施，絕密件或註明不得翻印的公文，任何機關不准翻印、複印。

（四）遞送。送往外地的密件應由機要通信部門遞送，不得使用普通郵政。市內遞送時，應由機要交通部門派專人直接送達。機關內部傳遞，要機要秘書直接辦理，不能私自委託別人代送。

（五）收發登記。密件和普通文件要分別處理，機要秘書對收進和發出的密件，都要登記、編號，嚴格履行交接手續。發現文件封口未封或有其它異樣時，應及時查處。發出的密件要牢固包裝密封，並標明密級。

（六）閱辦。在傳閱辦理密件過程中，不允許橫傳，不得隨意抽走。機要秘書在傳遞密件時要堅持登記制度，要清點簽字，隨時挂號、銷號。

（七）保管。密件要集中保管，特別是機要文件要存放在有保密設施的文件櫃內，專室專人管理。調閱密件，要經主管單位負責人批准，併當日交回。

（八）清退。由於工作需要暫使用密件的要進行登記，並及時清退，杜絕密件缺損、丟失現象的發生。

（九）歸檔。歸檔要劃分密級，建立查閱審批制度。檔案材料未經有關部門批准，不許公開，不準複製。

（十）銷毀。要銷毀的密件，應先登記造冊，經辦公廳（室）負責人批准才能銷毀。銷毀時至少應派兩人以上在指定的造紙廠監銷。