職場E

07-16

每個職場人都會有一個或幾個郵箱，而對於有些人來說，每天的工作就是要面對來來往往的各種郵件，但是關於郵件的潛規則你又知道多少呢?也許只是自己的一次無意操作，很可能因此給自己帶來不必要的麻煩。

一、工作郵件分類

工作郵件大致可分確認、需求、反饋和通知四類：

1.確認郵件—存證據

口頭、電話、會議交流的事情，郵件進行確認這是一個好習慣，很多人不是很注意;

2.需求郵件—有細節

公司內部我們經常會給別人提出需求，需要強調的是：要把細節寫清楚、量化出來，這樣需求才精確，接需求的人知道怎麼做，結果也不會太讓你難受。

3.反饋郵件—有反應

收到別人的需求郵件後，應該儘快反饋。注意，反饋郵件最好是發兩封：一是確認收到需求，告知對方計劃安排；另一封反饋結果輸出，並做適當的說明。

4.通知郵件—廣播站

這種郵件不需要回復，也最好不要回復。

因為通知郵件往往都是群發N多人的，一回復就很可能造成大家在郵件里群聊，非常影響別人的工作。

二、郵件重要內容把控

再談談幾個重要的方面，比如主送人、抄送人、主題等：

1.主送人的選擇

是工作介面人，主要負責這個事情的人，寫的順序按照職位高低排列，這不是我搞辦公室政治，對上司的尊重是應該的，而且高級領導在前面，收到E-mail的人也會比較重視，行動更積極一些。

2.抄送人選擇和範圍控制

這項工作相關的人，可以不做針對性的工作安排，以讓對方知道，給對方參考即可。主要是公司領導、主送人的領導。順序按照職位高低排列。也就是說，如果收到的E-mail只是抄送過來的，就表示這件事可以不用管，或者大概看一眼即可。

注意：發送人的範圍一般是有限的，除了排序外，問題不大。對於抄送人則需要注意，儘可能控制範圍，不要隨便就發給不相干的人，特別是不要隨便抄送給一大群大大小小的領導，非常引人反感。在中國人的哲學中，很多時候最好先私下先溝通再發E-mail，如果雙方沒有溝通清楚就發E-mail，特別是抄送給一群領導的話，對方會立刻築起溝通的壁壘，一切以撇開自己的責任為上，然後才是解決問題。

另外，抄送給太多領導，容易將問題放大，對解決問題造成干擾。當然，如果事情很重要，也需要擴大範圍，抄送到更高層的領導那裡，引起重視。這個度的把握非常重要的，是很多人栽跟頭的地方，也是人的能力所在。對於新員工，對重大E-mail，特別是抄送給大量人的時候，需要請示上級，不可隨便發送。

3.主題的把握，盡量言簡意賅

主題一定要言簡意賅的表明主題，也就是要做什麼，讓收件人一眼明白是什麼，對於重要工作指派，儘可能寫上請xxx做什麼，標出責任人，引起對方重視。沒有主題內容的E-mail是被禁止的，會首先被批評。

三、職場發E-mail的幾個大忌

發E-mail的忌諱非常多，不要太隨便，比如：不要隨便「回復所有人」；溝通重要事件時，最好使用E-mail，如果你光打電話，對方可以耍賴；如果你是老闆，請設置「敏感詞」；不要隨意轉發。

1.不能越級發E-mail 注意分寸

很多職場新人自以為比上司能，以為越級發郵件告狀不容易被發現，在E-mail里能暢所欲言，比打電話方便多！其實E-mail最重要特徵就是容易被轉發，這一點對於喜歡越級E-mail的「小聰明們」來說是致命的。

2.不要來回探討工作無關的事

E-mail容易「留案底」。這一強大特徵讓E-mail容易變成流言蜚語滋生地。假如你對某同事有意見、對老闆有看法，用嘴巴說說痛快一下就算了，何必發E-mail呢，省得讓人家轉發給當事人，或複製下來貼在MSN等社交媒體上。

3.不要轉發不該轉發的，比如負面、偏見的信息

假如你收到了某某同事發來的帶有偏見內容的E-mail，你做到自己知道就行了，並深深感謝他的信任，不要到處轉發或複製粘貼，更不要為證明「這不是我說的，是XX說的」而當他人面打開E-mail頁面，要知道，你能對A這樣做，你也能對B這樣做，你就變成了辦公室的不當信息傳播者，失去了同事最起碼的信任。

4.保留好發送的證據，選擇抄送自己

有時候可能因網路問題不能按時送達，也可能不小心被收件者刪掉了，或者收件者根本就是故意說沒收到，怎麼辦？在發E-mail時給自己抄送一份就得了，或者保留在發件箱里。同樣，其他人發給你的工作E-mail也要保留三個月以上再考慮永久刪除，以備發生問題時「對質」。

5.幫助自己樹立勤奮的形象，但注意適度

有這麼一招，你只管在晚上零點之後給客戶、老闆發E-mail談工作吧，當他們收到時會為你的勤奮感動的！同樣，在不方便打電話的時候打開手機給客戶、老闆發E-mail，說一句：我在火車上，周圍比較亂，在用手機發E-mail……老闆最喜歡這樣的員工了。

四、有人不懂：FYI

以前一直以為系統會自動加上這幾個字，因為人家轉過來的信上都有這三字母，過好久才道是人家加的，意思是：For Your Information。看到這幾個字母意味著下面內容和我有關，但是關係不大，看看就好。因為對方如果要你採取行動，一定會說清楚，而不會只是F.Y.I了事。潛台詞：和你關係不大，給你隨便看看。

職場郵件溝通中，請把握好字裡行間的規則。盡量避免使用「不可能」、「做不到」等詞語。除此之外，在職場上，切忌發送負面或含有批評內容的電子郵件，包括對公司的看法，評價個人隱私等內容。職場如戰場，一定要遠離負面話題的電子郵件。在職場生活中，言行都是有該注意的地方，了解E-mail發送的規則，用好職場法典，做職場牛人並不是難事。

作者：六合同風（微信公眾號：shizehua-1983），職業經理人，深諳職場，逢山開路，遇水搭橋。