因公出國參加會議攻略 - 出國前手續

07-15

因公出國參加會議攻略 - 出國前手續

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沒有個人主頁啥的，就記到這裡吧。之後再辦手續就可以回來翻翻了，各位要出國開會的小夥伴們也可以參考 ~
這篇文章以 清華大學網路科學與網路空間研究院研究生 在學期間出國參加國際會議為例，詳細記錄了出國之前需要走的所有流程。由於我比較倒霉，可能還走了一些額外的流程= =根據個人情況，細節可能會有所不同。

友情提示：整個流程還是挺繁瑣的。我從開始準備第一份材料，到全部流程走完，前後花了大概兩個月時間。所以確定參會後一定要趁早準備辦手續的材料~

（也因為我對財務流程啥的一無所知，問了好多學長 [感謝各位大大的耐心解答~~]，然後簽字時間也拖了挺久。。。不過早點開始辦總是好的！）

流程一覽

為了出國參加會議，需要的流程和文件，大概按照辦理先後順序排成下面這個樣子：

辦護照。
會議註冊。這一步主要是為了拿到會議的邀請函。
找航空公司或者機票代理商出一個機票預訂單。不是購買機票，不用付錢，先選個航班，時間不合適之後還可以隨便調。需要護照信息。
在學校申請出國批件。這是學校批准你出國的正式證明，是用紅頭的一張紙寫的。
辦理簽證。可能會用到批件那個環節的一些材料，你需要到大使館網站去查一查。
辦理借款。如果出國的費用是從經費裡面出，那麼這一步相當於你從經費里先借錢出來，然後用於買機票，以及換取外幣到當地花。
如果很不幸你出國期間有考試，和任課老師協調考試時間，或者辦理緩考。
開始行程，玩得開心！

提示：以上步驟不一定是串列的，但有些步驟需要前面步驟的一些材料。執行順序可以為 1 - 2 - 3 - 4 - 5&6 - 7 - 8。如果時間緊迫，中間56兩步可以並行走。

有些材料可能會在多個環節使用，所以你在辦一個環節之前最好讀一讀它的相鄰環節都需要什麼= =

下面開始詳細看每一個步驟，坐穩咯~

辦理護照和會議註冊

這個就不多說了吧。

辦理護照，如果戶口在學校那就很簡單。北京市公安局網站上填個表，預約時間和地點，帶上身份證（戶口卡不用）、錢和他說的材料，然後去預約的地方辦就行了。我兩年前在海淀區出入境管理總隊辦的（現場可以照相），就在西釣魚台地鐵站口旁邊，相當方便。如果你是去換髮護照，記得帶上過期的老護照。一般兩周過後護照會郵寄到你給的地址。

會議註冊，看會議官網上怎麼說，照著流程操作付錢就行。先墊著，存好會議註冊的電子憑證（應該會通過郵件過來）。註冊的時候一定選擇要邀請函！！！這玩意很重要！！！有些會議的邀請函要單獨聯繫主辦方獲取，但無論怎樣一定要搞到邀請函！！！一般是電子版的。

邀請函可能會要你提供護照信息，所以先把護照辦好。

機票預訂單和當地酒店預訂單

找一個航空公司或者機票代理商出具一個就可以了。可以自己選航班，也可以讓他們幫你選。出預訂單不用付錢，不是買機票，航班不合適的話之後還可以隨時換。需要護照信息。預訂單不會過期。

當地的酒店最好先預訂（預訂，不是付款）。可能需要信用卡作擔保。申請簽證的時候可能會用到酒店預訂單。

出國批件

這是在學校申請因公出國的第一步。

一、線上申請

在info裡面找到因公出國申報系統。

進去過後，點擊新申請，然後按照它的提示填完就行。

需要護照首頁掃描電子版。
需要填旅行路線和航空公司名字，所以需要先找航空公司或者代理商出一個預訂單（步驟3）。注意，如果你要在其他國家過境或者轉機，也要在這裡填上經過哪個國家，並且最好最後的機票就不要再更改過境國家了。因為這個過境國家會出現在你的出國批件上，如果實際的過境國家和這裡填的不符的話，可能會給報銷帶來麻煩。
「出訪任務」和「出訪經費」怎麼填，需要問一下導師。系統會讓你估計一個機票錢，這個可以問問你的機票代理商。不過這裡填的金額不重要，之後不會用到。
「日程計劃」，簡單填就行，如果暫時不知道會議具體的日程（比如說你哪一天做報告）也沒關係，比如我就是這樣填的。

「報批材料」，上傳會議邀請函和論文錄用證明（錄用郵件，如果你有論文的話）就可以了。
這個系統在填最後一步過後，點擊「提交」的時候，反應比較慢，要等一分多鐘。。。不知道是我瀏覽器還是什麼問題，反正有點坑。。。就點一下耐心等會就好了，別反覆點。。。
填好過後，系統上會生成一個word版的申請表，頭部長下面這個樣子。這個申請表，不需要做任何修改，直接列印出來。

然後線上申請就完成了，系統首頁下面「個人申請」那個圓應該變成綠色。

二、線下材料

線上提交申請過後，馬上去系辦交線下材料。下面的材料全部是紙質版，弄好過後交到院系辦公室（網研院是FIT二樓，交給郭娜姐姐）。

會議邀請函一份。
上面的那個申請表。自己簽字、導師簽字、經費負責人（有可能就是導師）簽字。
如果參會時間不是寒暑假，還需要院系請假表一份，大概長下面這樣。如果沒有，可以向系辦老師要一份。自己填好請假事由並且簽字，然後找導師簽字。如果有課程（特別是如果有考試），記得提前和任課老師溝通。

交過去了過後，等審批。大概過兩個工作日，線上系統的狀態會變成下面這樣：

然後繼續等。又過兩三個工作日，學校審批通過，顯示「批件下達」。如果時間比較緊，可以打電話給國際處催辦。現在就可以在系統上下載到批件的電子版了。

三、領取批件

去國際處拿批件之前，先在國際處官網上根據你要去的國家，下載一份派出證明模板。這個派出證明在辦理簽證的時候可能要用（如果辦簽證不需要這個，比如說辦旅遊簽，那就可以跳過這個直接去國際處拿批件）。有點難找，在下面這個位置。

以歐美國家那個為例，下載下來的文件長這樣。按他的要求把裡面的紅色字改成你自己的信息，將字體換成黑色，刪掉藍色的中文字，然後列印一份出來。

帶著這個派出證明去國際處，地點在李兆基樓B區4樓。李兆基樓感覺就是一個迷宮= =從FIT樓西門正對的那個門「右（北）邊的那個稍矮一點的門」進去，電梯上四樓，拐一下就到了。從正對那個門進去會被繞暈= =

你會看到兩個房間之間，有一個取號機，不過別忙取號。先在取號機旁邊的鐵柜子里，根據出去的月份，自己找到你的出國批件。然後取號去窗口，主要在這裡找工作人員辦兩件事情。

一個是給你的派出證明蓋個章。
另一個是拿到你的外匯預算。需要剛才在柜子里翻到的出國批件原件。工作人員會給你兩份蓋章的外匯預算單原件。
有一些簽證可能需要學校的法人證書，你需要直接跟這裡的工作人員主動要。

到這裡，出國批件環節正式結束。你會拿到一份出國批件原件、兩份外匯預算單原件、一份派出證明原件、一份學校的法人證書複印件。出來過後，馬上把出國批件複印兩份。

簽證

這個環節就和你要去的國家密切相關了，不同國家的材料要求和審批時間都有差別，這個要看大使館官網上是怎麼說的。提前看要不要預約去現場，防止時間不夠。

簽證可能需要一些出國批件那一步的材料（看你申請什麼簽證、大使館具體要什麼材料），所以可能要等出國批件全部辦完過後再辦。

在簽證辦下來之前，不要付錢正式買機票。

如果你需要在其他國家轉機，一定要查一查那個國家要不要過境簽證。

我申請的是商務簽。如果你想申請旅遊簽，請參考網上的一些辦簽證的攻略。

我申請的是申根簽證（去歐洲一些國家通用的簽證）。一定要注意，申請申根簽證要向「主要停留國」提申請。大概需要以下材料，如果是辦申根簽證的同學可以參考，辦理其他國家簽證可以跳過這一節= =（但或許有些材料是一樣的）

行前至少一個月給使館打電話，預約遞交材料的時間。申根簽證要採集指紋，所以必須本人去現場。等你去交了材料過後，審批時間可能還要至少一周多，所以儘可能提前預約。
填好的申根簽證申請表。從大使館官網上下一份然後列印手寫。用英文填。貼一張白底的2寸照片。我去開會是申請的以「商務」為目的。邀請人填的當地酒店。邀請機構是會議邀請函上面寫的機構。邀請機構聯繫人寫的是邀請函上面簽字的那個人。旅費「由贊助人支付」「Tsinghua University」「支付旅程期間所有開支」（這個根據你的具體情況來，如果是經費幫你全出，那應該是這樣填）。
護照和護照首頁複印件一份。
一份意外保險。這個可以找一家保險公司（比如太平洋），應該有專門的這種旅行保險，自己網上買一份就行了。買的時候注意大使館對於保險額度的要求、是否覆蓋你要去的國家，以及要覆蓋你在當地停留的全部日期。保單一份，列印出來，一般是雙語對照的。
機票預訂單一份，之前找機票公司要的那個。列印出來。
住宿證明，就是你的當地酒店預訂單一份。列印出來。
本人最近三到六個月的銀行對賬單。這個用學校發的卡就行，去C樓的中行就可以打。這個卡每個月會有一定的收入所以應該還行。注意，不要因為錢少，一下猛存一大筆錢進去，這會讓人家覺得你有移民嫌疑。賬里穩定有一些錢，然後有一些收入就可以了。上面沒有紅章，只有黑章。中文的就行。
戶口卡原件和複印件一份。戶口卡去保衛處借（文南樓南邊的坡上），現場在他那的電腦上預約一下然後就可以取了。帶上學生卡。沒有整本，複印那一頁就行。不用翻譯。
學校的法人證書複印件。在國際處那兒拿了。
派出證明原件。就是去國際處蓋了章的那個。
會議邀請函一份，列印出來。
在讀證明。這個要首先到info上申請，導師先審批、院系審批過後，到三教的自助機上去列印。

給使館打電話預約過去的時間。過去交材料、錄指紋。等使館通知。

我的簽證用了接近兩周批下來。收到大使館的郵件，去拿。

借款和外匯、買機票

如果是經費裡面出錢資助你去開會，那麼就需要辦理這一步。當然如果你足夠有錢，好像也可以先自己墊著= =

這一步說白了就是從經費裡面借點錢給你，買機票，和換錢到當地去花（付住宿錢、飯錢啥的）。

一、寫借款單

這個找系辦老師要（網研院還是找美膩的郭娜姐姐）。長下面這個樣子。

一共是三聯。第一聯是綠綠的，第二聯是白色的，第三聯是上面這個黃色的。

有可能要分開寫兩張，分別用於外匯和機票。
左上角摘要，寫上會議的中文全稱，可以附上英文簡稱。
經辦人，自己簽字。可能還需要導師簽字。
備註那裡，寫上你要借多少錢。機票錢問代理商。如果你的簽證這個時候已經下來、航班也選好、確定要出票了，你可以問問代理商具體要多少錢，然後寫上。如果簽證沒下來，機票沒法買，建議估計少一些（少個幾百人民幣的樣子），少了的部分自己先墊上，因為估多了退錢會很麻煩。外匯的那一張，國際處拿的兩份外匯預算單上寫的總金額多少，這裡就寫多少。

然後把借款單還給系辦老師。等財務主管簽完過後再拿回來。拿回來的時候，如果老師沒有幫你附，那麼把外匯的那張借款單和出國批件原件、出國批件複印件一份、兩份外匯預算單原件（之前在國際處拿的）夾在一起。

然後，你需要先問一下導師，用於資助你的項目號是哪一個。這個一般是你發表的論文最後acknowledgement裡面的其中一個。下一步要用。

帶著這個項目號和兩張借款單，去找院系的財務老師。網研院和計算機系應該都是余蓉芳老師，在李兆基A271（這次從FIT正對的那個門進！電梯上二樓，就在附近）。她會寫上項目號、在審核人那個地方簽字。如果你現在已經知道了機票的具體金額，而之前寫在上面的數值估計少了，那麼在這裡跟老師說一聲，她會幫你改。

之後，機票的那一張，要等你等簽證下來、確定要買什麼機票了才能往下走，因為之後就要給機票錢了（需要對方的匯款賬號，一定要是對公賬號）。確定了過後，回來找實驗室的行政助理，開一個A4紙的正式借款單，把它跟之前寫的機票借款單夾在一起。如果你這個時候還沒有訂好機票，你也可以先走外匯的那張借款。

借款單環節結束。你應該得到兩張借款單，和分別跟它們夾在一起的幾張材料。

二、寫在跑腿之前

機票的那張借款單，只需要去校區財務室就可以了。之後錢就匯到對方的對公賬號去了。

外匯的那張，你需要按順序去的地方有三個：校區財務室、學校大財務、銀行。

需要注意的是，去完校區財務室過後，後面兩個地方必須在同一天內去完，但不一定要和校區財務室在同一天。你可以今天去校區財務室，然後明天再去後兩個地方，但後兩個地方一定要在同一天去（這是為了防止匯率的變化）。去銀行要帶身份證！

下面的步驟，主要是因為你要換外幣去當地花。

三、校區財務室

網研院和計算機系應該都是去東區財務室，在主樓的3樓。主樓正大門進去，馬上在電梯之前那個走廊右拐，走到頭，樓梯上三樓（注意，主樓正大門進去是二樓，所以上去一層就行了= =），左邊就是。隨便找一個老師，遞交剛才夾好的兩張借款單。會把機票那張借款單的綠色白色聯收走，列印的那張也收走，只留給你黃色的那聯，收好。外匯的那張，會簽個字後全部還給你。

建議早上8:30開門就去，沒有人排隊，會很快。注意，周四下午不對外辦公。

四、學校大財務

注意：一旦去了學校大財務，必須當天就去銀行！

學校大財務在學堂路上，清芬的對面（西面）。

注意，進去的時候，不要從財務處正門（清芬對著的那個門）進去，正門外面有一個箭頭指著旁邊的「報賬大廳」，繞到樓旁邊的「會計核算中心」。進去過後，一直往裡面走，穿過一樓的那個辦事大廳，玻璃窗口旁邊有一個樓梯，上去二樓。

上去二樓過後，把你夾好的外匯借款單、出國批件原件、出國批件複印件、外匯預算單一併給裡面的老師。老師會把黃色的那聯和其中一份外匯預算單還給你，然後給你一疊訂好的材料（一張支票、出國批件原件還有一張單子）。拿著這一疊材料，當天就去學校東南門外面的中國銀行。

如果你現在還沒有複印出國批件，趕緊去複印！銀行那兒要收原件的！

如果你已經在前面幾天去過了校區財務室，建議早上8:30就去學校大財務，也是沒有人排隊，而且辦完9點銀行剛好開門。也是，周四下午不對外辦公。

五、銀行

帶上身份證！

拿著剛才在大財務拿到的那一疊材料，去學校東門外面、紫光大廈旁邊的中國銀行，換外幣現金。去之前一定要複印出國批件！！！

進去過後，跟大堂經理要個對公業務的號，去對公窗口辦理。辦完過後給你個牌，然後去再取個號，在現金窗口直接拿錢。

如果你還想用自己的錢另外換點外幣，帶上你的銀行卡。在對公窗口辦完了過後、去現金窗口拿錢之前，你可以先用你自己的卡兌一點外幣（就在卡上不取出來，可以問大堂經理），然後待會一併在現金窗口拿錢。

建議早上9:00開門就去，會有幾個人都是等著辦外匯的。據說去晚了人會很多。。。

到這裡，借款和外匯環節全部結束。你應該拿到了預算的全部外幣現金，也正式買了機票。機票買了過後，如果是電子票，代理商會給你一個電子行程單，最好列印一份出來。還會郵寄給你一張報銷用的發票，這個收好。

辦理緩考

首先說一下，這一步不一定能成功。因為你辦理出國批件的時候要請假，那個時候就會牽涉到這個問題。我的情況是，當時申請批件的時候，考試時間沒有發生衝突；等材料全都齊了考試時間突然改過去了，和任課老師溝通過後才選擇的緩考。

緩考課程如果之後一直沒考，好像是不能畢業，所以選擇緩考需謹慎！！！一定先和任課老師溝通！！！

如果你非常不幸，出國期間正好有課程考試，那麼你需要儘早（最好是考試時間定下來之前）和任課老師商量，看能不能協調考試時間，或者找老師單獨考，或者通過其他形式代替考試。

如果調過來調過去，最後沒辦法避開衝突，那麼或許可以和任課老師溝通，辦理緩考。對於研究生來說，緩考一般意味著明年重新選這個課，然後重新參加考試。平時作業還要不要交，得和任課老師溝通。

在http://academic.tsinghua.edu.cn上面下載一個緩考申請表，長這樣，列印出來。

寫上申請緩考原因（就是你要參加什麼會，做口頭報告；申請出國批件的時候有沒有請假，那個時候有沒有發生衝突）。

最好讓導師在空白處寫上一句話，大概意思是「這個會挺重要，你要去參會做報告」，然後在空白處簽字，提高審核通過率。表格下面的緩考課程，確定過後可以自己先寫上。

附上下面的紙質材料：

出國批件複印件一份
會議邀請函一份
論文錄用證明（或者論文首頁）一份
機票行程單（不是預訂單）一份

然後把所有材料交到系教學辦（網研院還是找萬能的郭娜姐姐，計算機系去東主樓），等教學副系主任簽字（網研院是畢軍老師，計算機系是武永衛老師），蓋一個系教學辦的章（一定要蓋）。

把材料送到註冊中心，就是三教三段3101，進門左邊就是。大廳裡面找最左邊的那位管成績的老師。最後記得問一下最後審核結果怎麼看。

辦理緩考過後，你的這門課成績會暫時記為I。需要等這個課重新開的時候再選一次，然後參加考試。再次提醒，如果緩考課程最後沒有考（也就是一直掛著這個I），可能會影響畢業，所以辦理緩考需謹慎！！！

其他

出行之前，除了身份證件，最好列印以下材料帶在身上

買完機票拿到的電子行程單
行程安排或者是當地酒店預訂單