《哈佛時間管理通則》在線全文二

28.預先通知參加開會的人，會議是逾時不候的無論做任何事，總有人不守時。比如說兩點開會，就有人到了兩點十分左右才珊珊而來。如果等到遲到者全來了之後才開始開會，等於使其他準時而來的人都損失十分鐘，造成時間大量的浪費。因此在通知開會時間時，清楚表示會議是逾時不候的，這樣，即使參加人員還未到齊就準時開會，遲到的人也無話可說，而且下次也不敢再遲到了。29開會前要求提案者準備書面報告馬拉松會議的原因，都在於事先準備得不夠周全。沒有審議議題內容的時間，在會場中被要求馬上說出結論，任何人都只有瞠目以對的份兒，當然在沉默中浪費不少時間。基於這些，會議的召集人最好事先準備「議題」、「問題要點」、「對策」等等用紙，預先要求提案者提出報告，並將其複印分發給每個人，這樣每個問題、觀念都一目了然，自能提高會議的效率。30.對上司做工作報告時，要先打好腹稿〖HT5」，5SS〗在對人傳達要事時，若不先整理出條理，就冒然開口，往往都不得要領。尤其是對上司做工作報告，說話結結巴巴，不只浪費時間，更會令上司感到不耐煩，而影響到對自己工作能力的評價。不只是對自己的同事，連對自己家人也是一樣，都要「先想好要說的話，才把人叫過來。」而且開口時，要先從結論說起，這樣，對方就會知道談話重點所在，不但不會浪費時間，也比較不會發生誤會。31.好的工作程序要記入工作手冊，使新進者也能應用在做一件工作時，往往必須多方摸索嘗試，不過，在嘗試的過程中，即使發現新的方法，一旦完成這件工作，有時也會忘了這個妙法，因此，所造成的時間浪費無法估計。所以，在你所在單位中，如果有人發現效率良好的工作方法，都要記入「工作手冊」中，這樣這個工作經驗就不再為發現者所獨有，而且，任何人只要照章行事，一定可以順利無誤地完成工作。32.「實用工作手冊」來自以往的工作經驗不管期望做得多麼完整，「工作手冊」一定會有所遺漏。一種文件寫法雖然已考慮到種種狀況，但為了對應特別的情況，就必須採取相應的做法。因此明知不夠完整，還是編製工作手冊，將其當成「試金石」。一旦工作上發生困擾的問題，就立刻追加、修正工作手冊的內容。這樣日積月累就能完成一本「實用工作手冊」，任何狀況發生都能從中找到最有效率的解決方法。33.多關心女職員，托以重任以相當的敬意與關心，來對待共事的女職員是必要的。除了前面提過的生日卡之外，在她們加班工作十分疲累之際，你可以適時地予以嘉勉慰問，或是與她們談談私人的煩惱，給予一點建議與幫助。平日就這樣對待女職員，在意想不到的時刻就會得到對方大力相助，比如說臨時有急事，對方主動承擔下來，很快就完成工作。無論如何，只要獲得女性職員的支持，萬事都會有所依靠。34.交待工作時，先說明做法與意圖譬如，在交待秘書訂車票時，你不能說：「幫我訂購某月某日某號的訂位車票。」你最好這麼說：「我要在某月某日幾點之前到達，請為我訂購訂位車票。」若以前者的說法，一旦客滿，秘書會說：「已經沒座位了。」一句話就了結了，可是若以後者的說法傳達自己的意圖，她就會問：「您需要的訂位已沒有，其它車廂的座位可以嗎?」得以靈活的應變處理。在交待工作時，若將意圖與做法說明清楚，就能迅速無誤地完成工作。35.想知道交待工作的結果，必須先聲明交待屬下辦件事，等了好久都不見回復，一問起來，才回答說：「我打算待會兒去向你報告。」這種情況經常可見。為了避免這種「失誤」，如果想儘快知道交辦工作的結果，你可事先說明。這麼一來，即使還有其他事情要辦，受託者也會立刻報告工作結果，省得心煩氣噪苦苦等候。這樣多叮嚀一句，不但可以防止浪費時間，且能提高工作效率。 36.午休是交換信息的黃金時段〖HT5」，5SS〗如果你利用午休時間，積極與不同行業的朋友會面，和他們邊吃飯，邊聊天，其樂融融。這樣藉機與不同行業的人碰面，可以獲得各種信息與知識，非常新鮮有趣。與很久不見的朋友在一起聊天，有時會自其中獲得意想不到的靈感。這是種寶貴的人際關係，也是十分重要的信息網。想鄭重其事地與朋友見個面，彼此時間往往很難配合，不過，如果選擇午餐時間，彼此都比較容易排出時間來。37.中午與人會餐時，必須先向餐廳訂位午餐時間是與不同行業的朋友，邊吃飯邊交換信息的絕好機會。不過，由於一般公司的午休時間頂多只有一小時，如果在等人與選擇餐廳上浪費太多時間，不用說吃飯就連說話也沒有多少時間。因此，如果你與朋友準備午餐約會，最好先定位。而且，雙方都稍早離開辦公室，就得以充分利用午餐時間，從容不迫地享受會餐的樂趣。這樣，彼此都可以徹底地活用人際關係網。 38.午餐時間錯開一小時，就有充裕的時間一般公司的午休時間，都是十二點到一點。大家都知道，這段時間內每一家餐廳都擠得滿滿的，晚一點到就得站著等，好不容易有位置坐了，又得等東西送上桌。所以，要想有充裕的時間，最好是把午休時間錯開來，改成一點到兩點。錯開時間之後，人潮已退，空位增多，不必久候就可以舒舒服服地享用午餐，而且，吃過飯還有時間辦點其他事，這個做法好處多多。39會談時要坐在會議桌椅上一般的辦公室或事務所中，都會在會客室中安置接待訪客的沙發，可是，若是公事上的會議，最好不要利用沙發。沙發坐起來是比較舒服，因而思考力會隨之減弱，判斷反應就不如平日那般敏捷、正確。此外沙發通常都附有小茶几，但太小、太低了，除了放茶杯外，根本派不上用場。要提高會議的效率，最好是使用會議桌椅。40.不會面而布下信息網的要訣在工作上遇到疑難問題時，最好是通過電話，請教精於此道的行家，如此，比自己去調查還能更迅速地解決問題，而且又容易獲得新信息。當然，想一通電話就得到珍貴信息，平日就必須先布好信息網。而且，一定要與信息網保持密切的關係。所以，對自己來說可能成為信息來源的人，平日就得寄發賀年卡、問候卡等等，以告知自己的近況，這是一項不可疏忽的工作。要保持信息網的活動力，與其時時和對方會面，倒不如採用這種書信往返的方式，大多能收到很好的效果。41.確認會面場所的電話號碼與人會面，但是無法準時到達，先打電話告知對方，這是理所當然的事。其實倒不如說，約會遲到等於是浪費對方的時間，是非常失禮的事。不過，如果不知道會面場所的電話號碼，就是想聯絡也沒辦法。需要時，再特地去查電話號碼，又得增加不少麻煩，所以，在與別人會面時，一定先確認會面場所的電話號碼。從這個意義上來說，像車站剪票口之類無法聯絡的場所，是不適合做為會面的地點的。42.夜晚應酬先定下結束時間〖HT5」，5SS〗經常有人說：「夜晚的交際應酬也是業務人員重要的工作之一。」的確，舉杯談笑，縮短彼此的距離，加深交情，自有其業務上的意義。而且，與對方做私人接觸，可以了解對方不為人知的另一方面，也可以擴展人際關係的層面。夜晚的交際應酬，確實有其正面的意義，可是，喝了一家再換一家，這種狂歌無度的方式，可真令人不敢恭維。大概有很多人都是以「酒要奉陪到底」為原則，不過，無謂的交際應酬，只是浪費時間而已。這也就是說，事先定下結束時間，是非常重要的。43.單獨赴宴更容易擴展人際關係一般都認為，人多的宴會是最容易擴展人際關係的場所。不過，也有不少人白白放過這種機會，原因之一是，他們都是三五成群去參加宴會，同去的熟人大眾聚在一起，只和同伴說話，當然是無法擴展人際關係。有人則儘可能的單獨赴宴，在會場中不僅和熟人在一起，至少也和十五個以上的陌生人談話。和五、六十個人談話也是可能的事，不過，如果認為擴展人際關係若只限於瑣碎、表面的談話，那就不具任何意義了。44.「只說話而不喝酒的酒會」應對法交際應酬中，酒是不可缺少的助興飲料。如果不參加，又恐怕錯失珍貴信息；可是，一喝了酒，往往會影響到當晚甚至第二天的工作。對想看書、不想浪費太多個人時間的人來說，經常得面對這種狀況。這裡有一個秘訣是，與其喝酒不如說話，喝酒只要表示意思就可以了。宴會之後回到家，依然可以有效利用自己的時間。45.以「音樂」避免噪音干擾想專心工作或讀書時，四周噪音不絕於耳，弄得人心神散亂，根本無法集中精神。在這種情況下，為使自己能集中精神，最好的方法是，戴耳機聽「樂意」，將四周噪音逐出意識之外。然而，究竟聽哪一種「音樂」最有助於集中精神呢?聽古典名曲往往會使心情高亢，而收到相反效果，但小溪的潺潺流水聲、小鳥的歌唱聲等大自然聲音，則能安定身心，使人專心工作。46.把想看的電視節目錄下來〖HT5」，5SS〗對於經常工作很忙，沒有時間看電視的人，最妙的方法是，先把想著的節目錄下來，以後再看。舉例來說，一場電影放映時間如果是兩小時的話，扣掉插播廣告的時間，實際上只有九十五分鐘左右，把時間花在這些廣告上，實在是太可惜了。如果是看錄像帶的話，不想看的部分就跳過去，而且可選擇自己方便的時間來觀賞。□ 信息促效法1.以自己喜愛的音樂做鬧鐘一早愉快舒暢的醒來，將會大大地提高當天的工作效率，所以，如果不用鬧鐘，而把自己喜愛的音樂卡帶放在錄音機中，並設定在起床時間，這也是一種很妙的方法。這麼一來，美妙音樂傳出時，就會懷著美夢自然地醒過來。最近，市面上也有出售定時的錄音機。花點錢就能使「一日之計在於晨」。有個好的開始，讓自己一整天心情愉快，事事順利。2.以英語雙聲播送的節目學習英語在收看英語雙聲播放的電視節目時，你可以一隻耳朵用耳機聽英語，另一隻耳朵直接聽本國語。因為，這樣可以一邊收聽本國語播放的信息，一邊學習英語，就像觀賞外國電影時，既能夠享有看電影的樂趣，又能夠了解本國文化與外國文化之間的差異。對英語聽力有自信的人，在本國語的夾雜下，應當也能專心聽懂英語才是。若是沒有這種自信的人則可先以同樣音量來聽，慢慢的再把英語的音量調高。學習語言只要稍稍花點心思，就可以快樂、有效地學習。3.一卷卡帶一個主題，便於檢索當你家裡收藏很多很多的卡帶，如此之多的卡帶該如何去保管收藏呢?一般來說，最好的保管原則是，一個主題一卷卡帶。如果在一卷卡帶上，雜七雜八地收錄種種不同資料，不但無法分類整理收藏，事後也很難做檢索工作。假使以卡帶做為信息檔案，即使還有多餘的帶子，還是以一個主題一卷卡帶為原則，才能發揮其功效。4.在擠滿人的公車上看書倒不如聽錄音帶很多人都在上下班的車上看書或看報，當然，這也能夠有效地利用時間，不過，在擠得像沙丁魚似的車上，實在是難以看書或看報。在這種情況下，用耳朵學習的效率最佳，不管車上再怎麼擠，一點也不會受到影響。在上下班的公車上，用耳機學習語言或聽自己感興趣的錄音帶，就能夠充分利用上下班的時間。5.用過的錄音帶不要重複使用有人認為，卡式錄音帶的最大優點在於能夠洗掉重錄，多次的反覆使用。但是最好不要二次錄音，其理由之一是，因為已錄下的資料就等於是自己的財產。平日養成不二次錄音的習慣，就不會發生把重要資料洗掉的失誤。如果採用這種做法，絕對不必擔心會發生種種意外。6.用十卷裝的卡帶盒來收藏錄音帶在收藏標準大小的錄音帶時，最好用十卷裝的塑膠卡帶盒，把卡帶裝在裡面，再放到書架上，當然，要按類分別整理，有條不紊的排列在書架上，舉例來說，如果是有關語言的，要按英語、法語等等來分別歸類，需要時，就不必在檢索上浪費時間。此外，在卡帶上附上標示內容的卡片。在這卡片上，就不只是寫上標題，把你認為必要的事也一併寫上去。舉例來說，如果在一卷錄音帶上，錄兩周的節目，也清清楚楚地標示在卡片上。7.看錄像時，可以使用快速迴轉〖HT5」，5SS〗若談起前面提過的，以快速迴轉看錄下來的電視節目，大概會有很多人以為，那些跳過不看的部分都是插播廣告，不過，不插播廣告的NHP節目你也可以「跳看」。舉例說，當你觀賞「NHK專輯」，即使是水準很高的節目，重要的部分也不會太多，拖泥帶水的場景經常可見，所以，這些部分你可以很快地跳過去。如此一來，一小時的節目也能縮短到二十分鐘左右，其效率實在是一級棒。8.袖珍卡帶最適合錄語言節目卡式錄音帶由於體積小，外形統一，比起書籍來，較不佔空間，在收藏上比較方便。其中，有一種袖珍型卡帶，只有標準帶的四分之一大，一個大抽屜收藏幾百卷，是綽綽有餘的。在連續收錄語言節目時，要想成立屬於自己的卡帶圖書館，再沒有比使用袖珍型卡帶更理想的了。不過，如果不在卡帶上標明內容，充分做好分類整理的工作，在檢索上就很費工夫，所以，這一點必須特別注意。9.不斷看電視，只是浪費時間而已業務人員打發假日的方式，大多是「睡覺」和「看電視」。的確，在電視機前睡覺，很容易無所事事地度過一天。只要打開電視，往往都會接連不斷地看下去，因此電視常被視為影響孩子功課的最大敵人。對大人來說，不斷的看電視，也會造成一樣的後果。前面提過，你可以把電視節目錄下來看，即使做不到這個程度，只要控制電視機的收視，也能避免浪費時間。10.利用睡眠學習機有一種睡眠學習機，是在枕頭下放置一個錄音機，使人可以一邊睡覺一邊聽音樂或語言錄音帶。在聽力學習工具上，這是非常有力的「秘密武器」。當你一邊工作一邊學習語言的時候，可使用睡眠學習機來聽錄音帶，從而有效利用時間。11.早上只要在床上思考五分鐘早上你可以在床上看書，尤其是學習語言之際，雖然早上已經醒來了，仍會躺在床上收聽英語廣播講座。即使頭腦依然睡意朦朧，耳朵只要不斷地接受廣播的刺激，在提高語言能力上，也有很大的幫助。這樣一邊睡覺，也能夠一邊思考許多事情。即使不學語言或讀書，也可以每天早上在床上思考五分鐘，想想要用什麼方式來進行今天的工作。只要想一下，即可提高當天的工作效率，床上的五分鐘可以相當於一、兩小時的效用。12.與轉接電話的人先定下「暗號」在轉接電話時，如果對方指名要找的人正在接電話或會客，以至於無法接聽電話的情況非常多，像一些重要人物或是難以聯絡得上的對象，恐怕會因此錯失接觸的機會。所以，如果你和秘書之間定有「暗號」，盡量培養彼此的默契。舉例來說，如果你在秘書送來的紙條上寫「W7」，即表示「七分鐘之後，立即回電話。」藉此，即使是接聽別的電話，也不會令任何一方久候，且能夠迅速應對處理。13.與對方約好回電的時間電話中事情談到一半時，對方說：「一會兒再給你回電。」這種情況常常會發生。可是，這個「一會兒」可是很難預料!有時以為對方會馬上打來，而苦苦等候著，不料竟拖到第二天才打過來。因此，特別是在想儘快得知情況時，你最好先與對方約好回電時間。這樣，對方就不會七拖八拖，而你也不必苦苦等候，既浪費時間，又不敢隨便外出離開。這似乎是理所當然的做法，不過，很意外的，好像很少有人能徹底奉行。14.採用有監聽功能的電話打電話找人時，通常對方都不會馬上來聽，而要「稍等一下!」在這種情況下，大部分的人都是拿著話筒，一直到對方來接聽，這裡有一個最好的方法是利用電話的監聽功能，在電話揚聲器傳來對方的聲音之前，你可以專心做別的工作。因為拿著話筒獃獃的等著對方，不知道什麼時候才會再打過來，這完全是浪費時間。商業電話具有許多優良的功能，要積極加以利用才是。15.使用無線電話有點小事打電話找人，在轉接的空檔或者對方去找資料的時候，拿著話筒等待的情況很多。如果是普通的電話，在等候時即使想做其他事，由於電話線的緣故，行動範圍總限於半徑一米之內，再怎麼也無法有效利用等待的空檔。所以，要有效地利用等電話的時間，最方便的莫過於使用無線電話。這樣，可以拿著電話，在房間里走來走去，當然也能夠到書架找資料，或是記下備忘錄。16.使用計時計費的電話各企業公司在裁減經費時，首先應當整頓的就是電話。的確，長時間通話不但浪費時間，電話費也相當驚人。但是，節制電話若只是嘴上說說，根本收不到效果。因此，採用計時計費的電話，是一種很好的方法。這樣，在打長途電話之際，眼看計費表不斷往上跳，即使不願意也不得不警覺到通話時間太長，自然而然就會少說廢話，而達到同時節省時間與金錢的目的。17留話請接電話的人代為轉達為了順利處理電話，你可以編製一本應對電話的手冊。其中有一條原則是，打電話找人，即使對方不在，也要向接電話的人表明聯絡的目的，並請代為轉達。通常，如果對方不在，不是說：「我再打來。」就是說：「能不能請他回電話。」然後就掛斷電話，其實，大多數事情都不一定非得直接告訴當事人，才能夠達到自己的目的。苦苦等待和對方親自說話，往往要浪費很多時間，致使工作效率不佳，而且如果是非常緊急的事，先令接電話的人了解個中情況，他也會十分熱心代為聯絡，以儘快找到對方。18.在電話答錄機留話，要說明打電話的目的有些人一聽到對方是以電話答錄機留話，就只說：「我是某某人，我再打電話來。」就立刻掛上電話。而有時候，即使留話，也沒有交待好重點，以致對方回家後根本不清楚事情的原委，所以，對方只好再打電話來詢問，結果又得再說一遍，造成雙方時間的浪費。 在碰到對方是以電話答錄機留話時，你最好是清清楚楚地交待打電話的日期、時間、事情的要點、什麼時候可以與你聯絡得上及其他一時之間可以想到的細節等等。如此一來，不僅能節省時間，還能順便整理問題，真可謂一舉兩得。19.把電話答錄機當做「備忘錄」使用電話答錄機的最大功能在於——在自己出外時，也能確認留話的內容。不過，如果換另一種使用方法，也可以當做自己的「備忘錄」。舉例來說，你在家裡看報時，從廣告上發現一本好書，就可以打電話到辦公室，在電話答錄機上留話：「請順便幫我買一本書，書名是……。」這樣，你的同事外出時，就會順便幫你買回來。此外，一旦突然想到什麼好點子，也可以先錄在電話答錄機上，事後再加以審核。把電話答錄機當做「備忘錄」使用，甚為方便。20.利用「電話答錄機」〖HT5」，5SS〗以前電視上有部威士忌廣告，為了安心享用美酒，而把電話收到冰箱的冷凍庫。實際上，在埋頭於重要工作之時，突然受到電話干擾而中斷，工作效率會受到很大的影響。如果把話筒拿起來，使別人打不進來，確實可以因此而免除這些干擾，可是，萬一有重要的電話也接不到，往往因而耽誤要事。在這種情況下，可以利用電話答錄機。對忙碌而無暇接電話的人，可以每隔一定時間就聽聽來電的留話內容，馬上回電給對方，這樣就不會有失禮之處。21.電話接通後先報上自己姓名〖HT5」，5SS〗撥錯號碼的電話，只會令人感到莫名其妙而已，要是開始雙方都沒發覺到，等彼此說上好半天才知道打錯電話，不只造成時間的浪費，而且，也會弄得心情格外煩躁不安。為了避免這種錯誤，只要電話一接通，你可以先報上自己的姓名，這樣，如果打錯電話，對方就會馬上察覺到。此外，儘早主動提起對方的姓名、事情內容，即使對方先前沒注意到，至此也會知道打錯了電話，因而減少時間上的浪費。懂得打電話的要領，可使電話使用的效率大大提高。22.電話要放在桌子的左邊電話放在桌子的左邊是最好的，理由是，這樣可以用左手接電話，使慣用的右手永遠保持自由的狀態。同時，也可以一邊用左手拿話筒，一邊用右手提筆干別的工作，這時候如果電話放在桌子的左邊，就不必特地放下右手的筆，去拿話筒。此外，在桌子的右上方要準備備忘紙，以便在接電話時能馬上記下備忘錄。只要在細節上多用點心，將有助於工作的持續進行。放置電話的位置，也會對工作的流程造成影響。 23.先以對講機來應對訪客對講機最大的功用，就是能夠先查問身份不明的人，由於它不必直接與訪客面對面，卻能夠以聲音應對，對打發推銷員，確實非常方便。在假日時，你可充分利用對講機的優點。舉例來說，在對付推銷員時，一旦面對面，就很難加以拒絕，非得容忍對方喋喋不休的推銷轟炸不可，如果利用對講機的話，以一句「家裡還有」，馬上可以回絕掉，這樣就可以避免浪費時間。24.電話備忘錄須分類記載當經常有很多公司來電向你請教內容廣泛的問題時，如一律將其記在一張紙上，事後一定還要再抄一遍，以便分類，這樣就得多一次麻煩，工作效率很低。所以，在這種情況下，最妙的方法是按類將對方的問題一一寫在不同的活頁紙上，如此，不但事後容易整理，而且也不會發生「遺漏」的情形。25.留言條上一定要寫5W若以基本的5W——「何時」、「何人」、「何事」、「何處」、「怎麼做」來寫留言條的話，就不會浪費許多無謂的時間。在前面提過，你自編的電話時應對照手冊中規定，為了謹慎起見，一定要一字不漏地詢問對方這五個基本問題，並且依照一定順序，將其寫在留言條上，所以，在任何的情況下，都不必再找接電話的人問一遍，只要看留言條就能處理事情。26.隨身攜帶口述錄音機作家邊走邊構思小說情節，科學家在散步時獲得發明靈感，這類故事經常可聞。走路確實有刺激靈感、引發文思的功效。不過，走路中即使冒出靈感來，或在擁擠的人群中，想提筆加以記錄實在是很困難的。在這種情況下，如果隨身攜帶小型口述錄音機，就可以解決困難了。這種機器由於操作方便，可以邊走路邊把靈感錄下來，而且，也可以放在口袋中，最適合隨身攜帶。27.以自創記憶記下電話號碼〖HT5」，5SS〗百位數的數字，要想在十分鐘內記下來，你可以應用「有意義的東西比無意義的東西，更容易進入腦海中」的記憶原理，在無意義的數字上，加以有意義的記憶線索。舉例來說，把「六一六七八六七」想成「溜一溜，去吧溜去。」就可以很快記住。這種變無意義為有意義的記憶法，經常被用來記憶數字，利用這種方法，盡量將工作上用得到的電話號碼記下來，要聯絡事情時就省得再翻電話簿。27.出差時先訂好聯絡時間出差時，電話聯絡也是件非常重要的工作。有時是出差人要對公司進行聯絡，有時是公司要對出差人進行聯絡，但是，有時從排滿的行程中抽出時間，特地打電話回公司，但聯絡對象卻不在，即使打通電話，連一點簡單的聯絡事項也無法傳達。在出差之前，你可根據行程，預先定好聯絡時間及負責接聽的人。這麼一來，當你不在時，所有電話與必須和你聯絡的事，全交由專人處理，就不會發生失誤的情況，而且打電話所交待的事，也能確實傳達下去。28.沒時間看書的人，請別人代為錄音最近除了音樂之外，連詩詞、小說、演講、講義、精神安定法等等實用的內容，也以卡帶的形式銷售。這是充分利用這種以「耳」為主的信息收集工具。因為「聽」與「讀」不同，能夠同時並行其他的工作，而達到很高的時間效率。忙得沒時間看書的人，可以請家人代為錄音，然後自己再用「耳」來讀。如此一來，任何時候也可以讀書，得以更有效的利用時間。29.電話號碼要記上隨身手冊必要的信息並不是都可以隨身攜帶。無時無刻都在起伏變化的股市行情，堪稱是個特別的代表。這時候，電話服務就可以發揮很大的功用，所以，你最好在隨身手冊上，都記有電話服務的號碼。大概有很多人都認為：「光靠電話無法獲得有價值的信息。」其實，目前許多信息都可以由電話諮詢獲得。打通電話就可以提供信息的電話服務，可以說是高效率的商業夥伴。 30. ICRT的新聞節目最適合短時間學習英語一定有很多人都收聽ICRT(國際社區電台)的廣播節目，以收集英語信息和學習英語。不過，漫無計劃的收聽，不見得有助於提高自己的英語能力。因此，值得推薦的是， ICRT的新聞節目，從國際大事到當地報導，節目中一概具全。在深夜時刻，還會播放國際新聞，也就是說，ICRT經常播放實用性英語，只要在固定的時間收聽這個節目，就可以在短時間中學習英語且不斷獲得英語信息。31.採用英語雙聲播放訓練自己的聽力由於工作忙碌，平日你可以很少顧及家庭；但是，在假日中，你最好儘可能和孩子在一起看電視，以培養親子之間的感情。在電視節目中，若你的孩子最喜歡看外國動畫片，這些外國動畫片大多以英語雙聲播放，所以在觀賞影片時，你最好讓孩子聽本國語，而自己坐在旁邊戴上耳機聽英語。這樣既可以培養親子之間的感情，又可以同時訓練自己的英語聽力，真可謂是「一舉兩得」。 31.想學習艱澀的科目時，從電視「講座」著手〖HT5」，5SS〗非得從自己感到棘手的範圍收集信息時，任何人都會陷入煩躁的情緒中，但是，只要有了好的開始，會不再感到棘手。舉例來說，從電視上的各種講座開始著手，就是一個很好的方法。由於電視講座經過精心設計，採用淺顯、有趣的講解方式，以使一般人都能夠了解、接受，所以，即使是棘手的問題，也能輕而易舉地進入情況，亦充分地利用視聽感官，好好吸收信息。電視上的「預習」工夫，也有助於提高自己看書的效果。32.把電影錄音下來，可達到學習與娛樂的目的當放映沒有翻譯字幕的電影時，你可以帶著錄音機進去，把電影全部錄音下來。觀賞沒有翻譯字幕的電影，也能夠大概了解情節內容，看完回家之後，可以再聽錄音帶訓練自己的聽力。由於觀賞沒有翻譯字幕的電影，必須全神貫注地注視銀幕上的動作，得以發現以前所忽略的地方，最適合用來做為同時達到學習與娛樂之目的的方法。 □ 通勤促效法1.把手錶朝向手腕內側一般說來，男性都習慣把手錶朝向手腕的外側，而女性則朝向手腕的內側。但是，這不必拘泥於習慣。舉例來說，如果把手錶朝向手腕內側，站在車上看書時，只要稍稍瞄一眼，就可以知道時間。除此之外，在與人會面禮貌上不便公然看手錶的場合上，也可以若無其事地看手錶。雖然只是小事一件，只要稍加註意確切實行，就會有意想不到的方便之處。2.把手錶鬧鈴定在下車的前幾分鐘在車上看書或看資料時，由於心中掛記著下車時間，往往無法專心，如果，先把手錶鬧鈴定在下車的前三分鐘，就可以安心地全神貫注在書上或資料上，而且，感到疲倦時，也可以安心休息，不必擔心坐過站。在每天上下班通勤時，倒不必如此煞費周折，不過，在出差時，且準備好商談所必要的資料之後，就可以用這個方法安心的休息。此外，在有效的利用換車等零碎的時間上，這也是個十分方便的方法。3.車內的掛鉤處，可以暫且權充「書房」在市區中，有不少人在通勤上花費兩、三個小時，這段時間也能有效地加以利用。在搭車時，你可以盡量站在最靠近掛鉤之處。掛鉤附近和車廂中間不一樣，很少有人擠在一起。或站在這裡，所以可以安心地看書讀報。如果連那裡也進不去，在車門與座位之間還有大約三十英寸左右的空間，可以做為自己的「特別座」。把自己塞在這裡面對座位，空間正好可容納一個人看書因此可以把車子權充「書房」。4.在車上記備忘錄，使用鉛筆最理想出門在外要記備忘錄時，鉛筆用起來實在非常方便。鉛筆的優點在於，寫錯或不要之處可以馬上加以修正，所以，在車內記下突現的靈感，使用鉛筆是最理想不過的；而且，也不必把筆套取下套上的，隨意插在口袋上也不會弄髒衣服，這也是鉛筆的優點之一。5.養成通勤時間查看手冊的習慣每天上班後，你首先要做的是，進行重要的電話聯絡，交待屬下工作，然後大致看一下留言條，再按順序處理預定的工作。如果缺乏這個程序，對你的屬下來說，會浪費很多時間，正因為如此，決定工作的程序才是你的例行工作。你最好利用通勤時間查看手冊中的預定工作欄。早上，確認一下當天的預定工作，決定如何去做，晚上，則一邊檢查當天有沒有未完成的工作，一邊考慮明天的預定工作。每天花個五分鐘到十分鐘，稍稍想一下，工作的進展速度將大大的提高。6.提早一小時上班在通勤車上，即使想好好地看報收集信息，若在擠得像沙子丁魚似的車上，動都無法動一下，想要看報簡直是難如登天。大都市早上的擁擠狀態，大概是在八點到九點之間達到高峰。如果錯開這一小時的時間，就不會這麼擁擠。比起提早一小時，晚一小時的效率反而比較好，不過，無法這麼做的話，比平常早一小時上班，也是個很好的方法。因為，如果錯開時段上班，如果運氣好的話，不但有位置坐，而且可以看書、寫筆記。7.用檔案夾做墊板在車上看資料時，經常需要在上面寫東西，這時，如果公事包內備有檔案夾，可當做墊板使用，實在是再好不過。檔案夾有布袋、紙制、塑膠制的，不過，不論哪一種，其封面一定都是硬硬的，拿來做墊板，是最適合不過的。把檔案夾的背面朝前放在膝上，在其上面寫東西。如果裡面的資料太少，檔案夾的表面會稍微有點斜。這樣擺的話，就會保持平平的。如此一來，在搖晃不定的車上，也可以安然的寫東西了。8.多花點時間，也要選換車次數少的路線外出時，如果有好幾條通往目的地的路線，似乎大部分的人都會選擇時間最短的路線，但是，從積極利用車上時間的觀點來看，還是儘可能的選擇換車次數少的路線為好。在車上，可以充分利用寶貴的時間，不過，要是換車次數太多，三番兩次打斷看書，效果自然大打折扣。9.一星期中要去好幾趟的地方，最好購買月票當你因公經常要往返於某地與某地時，最好是購買些地方的月票，因為這樣能省掉一次次買票的麻煩，實在值得。即使從費用上來說，加上省時的優點，一星期中只要用上三次左右，買月票反而比一次次買票更划算。10.搭火車不預先購票，是種浪費業務人員搭火車出差的機會非常多，很多人都認為，出差時預先購票，是很浪費的。其實，情況剛好相反，不預購車票才是大大的浪費。要是沒預購車票，為了車票就得早早到售票口排隊，萬一沒位置，就得買「自願無座」的車票，一路站到底，在車上就無法看書、寫字，這種情況相當多。若把這些時間成本列入考慮，即使多花點錢，預購車票也稱不上是奢侈。11.一卡在手，方便行事對時間就是金錢的現代人而言，電話卡是隨身必備品。正如前面所提過的，即使是偶而才去一次的地方，如果考慮時間上的損失，你也可隨身備有一張電話卡，免得打電話時受到銅板的限制。所以一卡在手，行事方便。12.把常去地方的地圖複印下來，予以歸檔在你所在公司中，若你經常被派到其他公司辦事，這時若是第一次去的地方，把地圖複印下來，標出目的所在，並在旁邊空白處寫上名稱、電話號碼、負責單位、營業時間等資料，交給屬下隨身帶去，只要按圖索驥，就一定不會迷路。辦完事之後，就用不著這張地圖，不過，為了供以後其他人使用，仍將其收回並予歸檔保存，如此，即使是新來的實習生，只要交給他這張地圖，馬上就能夠前往目的場所。13.初次前往的地點，行前必須從地圖確認其所在位置初次前往的地點，你一定要先從地圖確認其所在位置。舉例來說，在打電話向對方問路時，也先預備好地圖，不忘在視覺上加以明白的確認。此外，有些街道號碼的編法，連當地的郵差也會丈二金剛摸不著頭腦，所以，光靠地址想要找到地點，往往都要比預期花上更大的功夫。在離開公司之前，你可先了解一下大概的位置，其他細節在月台等車的時候，再仔細的慢慢研究。這樣，既不會浪費時間，且八方地理也盡在你胸中。14.在地圖上作標記去過一次的地方，要在地圖上書寫相關資料，以方便再次前往。如果地圖上沒有標出目的場所的位置所在，去過一次之後就將其位置標在地圖上。此外，要是找到一家書店，若你認為與人在此地會面十分方便，也將其標在地圖上。除此之外，對方的電話號碼及屆時必要的資料等也都全部寫上去。這麼一來，一年之後這張地圖就成為內容豐富的第一手資料來源。15.隨身攜帶口袋地圖，走遍天下經常在公事包中放一本口袋地圖，隨身攜帶，必要時複印一份帶去也可以。為什麼要隨身帶著一本地圖呢?只要實際試試，就可以體會出其中的方便，如果臨時想造訪附近的朋友，雖然知道地址，卻不知道怎麼走……在這種情況下，只要手中有本地圖，走到哪裡都不會迷路。赴外地出差時，也可帶著當地地圖，而且，在路上就根據地圖來確認目的位置。再次前往時，就非常清楚，辦起事來也十分方便。16.自製一張「用功地圖」對於你常去的地方，你可仔細查看周圍的環境，以了解附近有什麼可供讀書、工作的安靜的公共場所。實際上，也有人自製一張常去的地方的簡圖，以便隨身攜帶。例如，一個學生，他自製一張家裡與打工地點周圍環境的簡圖，並標出咖啡店、圖書館、公園等等公共場所所在位置。甚至按目的的不同，以不同顏色的色筆來標示，比如在這個公園學語言，在那個圖書館寫報告。如果手中有一張自製「用功地圖」，一定能夠大大地提高學習效率。17.預先準備大車站的站內地圖大都市的終點車站與地方上搭乘新幹線的大車站，光在站內走動，就要花不少時間。 所以，在必須前往這類大車站搭車時，最好利用口袋地圖以及雜誌上撕下來的「站內地圖」。在出門之前，先弄清楚售票處、前往搭車月台的路線、方便換車的乘車位置。這麼一來，可以把走錯地方所造成的時間浪費減少到最低限度，而得以從容不迫悠然而行。18.自製一張常搭班車的時刻表由於加班、應酬的關係，早上搭固定班車上班的人，回家卻不一定如此。去到車站，車子老不來，換車不順利，在月台上苦等幾十分鐘，弄得人心煩氣躁，大概很多人都有過這種經驗。除了現成的時刻表之外，你還可自制一張常搭班車的時刻表，夾在手冊之中，上面清楚地寫著換車的班次。藉此，只要在開車之前趕到即可，得以把時間用來專心工作，不必浪費在等車時間上。19.準備一張市內地區在你所在的公司中可掛一張大型地圖，在這張地圖上，清楚地標明著每一家商店的名稱，那裡有什麼店、郵局在哪裡，一看就知道。尤其是，如果有一張這種地圖，顯示住宅或公司附近半徑一公里內的周圍環境，將會非常的方便。例如，出門買文具之時，只要看一看地圖，就可以知道最近的文具店在哪裡。20.在回家的車上看英文報紙在練習英文閱讀能力之際，你最好選用在回家的車上看英文報紙。同一天的報紙，即使有中文版與英文版之分，大體上的結構還是一樣的，而且刊載的內容大同小異。也就是說，早上看中文版所得的消息變成一種「預習」，幫助了解英文報紙的內容(指國際新聞而言)。即使每天只閱讀同一專欄的文章，也是一種很好的練習，能夠提高自己英文的閱讀能力。21.假日外出時，最好散步去很多人假日到附近辦點事，也要開車去。其實，值得提倡的是，你最好是走路或騎自行車去。這樣，一方面可以解決平日運動不足的問題，另一方面是開車去反而容易造成行動上的不便。舉例來說，在外出的當兒，冒出一個靈感，為了進一步研究靈感的可行性，打算順便去書店找些資料，可是開著車出去，就擔心找不到停車位，結果感到十分麻煩，乾脆打消這個念頭，直行而過，這種情況非常多。如果走路或騎自行車出去，「繞道而去」是輕而易舉的事，也正因為這樣，假日外出時，最好是散步去。22.出門一趟要多辦幾件事在電話與傳真機十分普遍的現代，有時還得親自出門一趟，像交接重要文件之類的工作就是如此。由於出門拜訪客戶要花上相當工夫與時間，如果一趟只辦一件事的話，未免太浪費時間了。所以，當你在派人前往收送文件時，可先確認有沒有其他要收送的東西，然後交待一併處理，這樣回來之後，才不會又為了要收什麼東西，再跑第二趟。去一趟辦好幾件事，自然能提高工作效率。23.準備些可在等待中做的工作大家都知道，去銀行或行政機關，即使只存筆錢，從文件送入窗口到處理完畢，仍要花上相當時間，既然如此，為什麼很多人都一臉不耐煩地在櫃檯前等待?如果預先準備一些工作，等待的時間就不會浪費了，一樣可以有效地加以利用。比較好的處理方法是，先送出必須處理的文件，在處理完畢之前，先以電話處理好事情，如果還有多餘的時間，就可以看看預先準備的書報雜誌，比起不耐煩地等待著，這樣更合乎效率原則。24.按目的詳細區分「用功地圖」由於工作的空檔時間，你可以利用你所在公司附近的公共場所，好好地看書或查資料。正如前面所提過的，為此你腦中已清楚地印上一張有關周圍環境的「用功地圖」，而且不單按目的大致區分，還更深入地細分化。舉例來說，用來完成文件的場所不只一個，如果是與外國有關的文件，就去外貿協會，如果是以地方報紙為資料的文件，就去圖書館。25.先擬好採購單，可防止漏買必要東西許多家庭主婦去超級市場購物時，都會先擬一張採購單。先擬好採購單，可以防止漏買必要東西，以免飯做到一半，突然發現忘了買某樣材料，又得慌慌張張跑出去買，增加無謂的麻煩。所以，在家庭中實行有成效的做法，不妨也應用在工作上，比如說鉛筆用完要出去買時，可檢查一下其他文具的庫存量，看看有沒有其他要買的東西。這樣，就可以一次辦兩件事，而且，也不會發生文具用光而弄得手忙腳亂的情況。26.多多利用大型公文包平日如果你隨身攜帶的東西有很多，例如文件、原稿、文具、錢包、地圖，一直到備用的眼鏡、雨傘等等，可以全部放在公事包內。這是因為如果公文包中該有的都有，遇上緊急情況就不必發愁。而且「只要身邊有這個百寶包，沒有什麼應付不了的事」，心裡得以非常的篤定。比如說突然間必須從家裡直接外出，或是因急事要馬上出差，各種突發情況，有了公文包都能順利應對。27.多層式公文包，便於攜帶整理在購買公文包時，最好是購買多層式的公文包，僻如內部分成三層的公文包，而且裡面還有三個袋子，一共分成六個空間，事先決定各層中分別放入什麼物品，就不會所有的東西都亂成一堆。所以，即使在匆忙趕路時，也能夠用一雙手打開公文包，迅速取出自己所需要的東西。也許有人說，這樣的公文包看起來好像醫生出診時所帶的皮包。不過，由於這件公文包內部是多層構造，又有很多袋子，所以內部不會亂成一團，更不會毫無條理。28.經常四處奔波的人，不適合使用007手提箱有很多業務員都喜歡使用007手提箱。但是這種手提箱除了不好提之外，匆忙趕路時，還會有撞到箱角的缺點，而且缺乏柔軟性，收容量沒有伸展的餘地，要打開箱子拿東西時，非得將其橫置，把內部的東西全部瞧得一清二楚……，種種不合效率的因素非常多。喜歡這種手提箱的人，大概是因為外出時可將其拿來做為簡便的桌子，才不惜高價購買。其實，只要隨便帶個大的檔案夾，就得以解決這個問題，何必帶個代替桌子的箱子四處奔波。29.手提的物品要集中一個袋子在街上經常可以看到，很多人都是雙手分別提著手提袋和紙袋，帶了一堆東西，是否有必要帶這麼多東西出門，而這些東西是否已按用途分別整理?東西最好都放在一個袋子里，即使擠得滿滿的也無所謂，如此好空出一隻手自由活動。隨身帶的東西如果太多的話，不但雙手無法自由使用，行動也很不方便。而且，一下子帶好幾件東西，又要擔心一不小心搞丟東西。其實拿一個大公文包，把隨身必備的物品全都放在裡面，就能空出右手，便於自由活動。二、起床到午餐時段促效法□ 起床時間的使用法1.使用你喜歡的音樂「叫醒你」，如此就可以提高一天的工作效率，有道是「一日之計在於晨」。早晨是否能在愉快中醒過來，多多少少對這一天的工作有決定性的影響。不過，這個世界就有很多「害怕早晨」的人。別說是在愉快的氣氛中醒過來，就是鬧鐘響了幾十遍，仍然對枕頭依依不捨者也大有人在。對於這類人來說，早晨的起床就變成了痛苦的差事。 為了能夠在愉快的氣氛中起床，就要嘗試一些好辦法。譬如，利用錄音機錄一首自己喜歡的音樂，只要在床頭旁放置錄音機，按下定時開關，到了起床時間，音樂就會自動地播放出來。經過如此處置以後，就能夠在朦朧的夢境中聽到音樂，很自然地清醒過來，起來後的心情也非常暢快。最近，錄音機添加了種種的功能，音響方面也出現了很多高性能，使用起來，十分方便。對鬧鐘的聲音表示深惡痛絕的人，即使枕頭旁放置好幾個鬧鐘，仍然無濟於事，不妨試試上述的音樂催醒法。如果你是古典音樂迷，不妨錄一首貝多芬的「命運交響曲」，當激昂的樂聲響起來時，你的睡意立刻就會飛到九霄雲外。此種方法，可當成睡眠學習法使用。例如學法律的人可錄一段法律的資料，學語言的人，則可錄一段語言教學的課程等等。在參加資格考試時，若用這種方式，會獲得良好的效果。2.在早晨的被窩中考慮「今日要做的事」從醒來到漱洗吃早點到走出家門的這一段時間，可說是一天中最慌忙的時段。正因為如此，除非特別早起，否則的話，很難從容地度過這一段時間。善於利用時間的人一般把早晨的這一段時間，分割成兩段使用。也就是說——從睡醒到掀開棉被下床為第一個階段，漱洗吃早點到走出家門為第二個階段。為什麼要如此地區分呢?無非是想把它們用於不同的目的罷了。第一段是從睡醒到掀開被子下床的時間。善用時間者醒來後並不是立刻就下床，而是在棉被裡考慮當天預定要做的工作程序，甚至思索以及處理懸案，等待有了頭緒時再下床。
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