低效率的一心多用如何克服？

心理引言：過去的5年里，心理學家、效率研究專家和信息技術研究人員仔細研究並計算了高科技工具的利弊和人們為被擾亂的生活付出的代價，代價包括資金支出、工作效率以及身體機能三個方面。 ——心靈咖啡網

今天的時代精英們大多會慶幸，由於有了網路和手機等現代信息溝通方式，同時處理多頭緒的工作成為可能，一心二用甚至「一心多用」不再稀奇。不幸的是，人們的注意力卻越來越難以集中，這種注意力缺失給工作帶來的損失甚至超過了高科技所帶來的好處。

如何避免受到干擾，提高工作效率？其實，有的時候，解決辦法很簡單，那就是：必要時「無情」地關上你的多功能手機，給自己一個「喘息」的機會。

女「超人」——「辦公室表演」難想像

如果你與美國好萊塢製片人珍妮弗·克萊恩呆上幾個小時，保證你會忍不住吞下一片安定，或者給她也偷偷塞上一片。

從早上7時起床後，克萊恩就開始像陀螺一樣瘋狂地轉來轉去，處理著各種各樣的工作，嘴巴更是沒有一刻閑著。看上去就像是一塊剛充完電的電池，能量極其充沛。

41歲的克萊恩擁有忙碌的事業。她的作品包括《珍珠港》《世界末日》等15部影片和電視節目。所有這些都需要灌注無數精力和時間。她應對總是爆滿的郵箱和多頭緒工作的秘訣很簡單：如果能同時處理4到5件工作的話，就絕不只處理2件。

克萊恩對此很是得意：「我是一個強迫型的一心多用者和高科技工具的狂熱擁躉，並且無法自拔。」

看到克萊恩「辦公室表演」的人都會目瞪口呆。據說其中最經典的一幕是：克萊恩一邊看著一個電影劇本，一邊和劇本作者通著電話，不時瞥一眼面前液晶屏上的新郵件並記錄成備忘錄，同時不忘給助手打手勢、使眼色。最後，這些還都沒妨礙她在同一時間內「不停地責難」一名攝影棚主管。至於以什麼方式責難，正常人已無法想像。

就像許多其他摩登人士一樣，克萊恩為自己是一個「一心多用」者感到自豪。她一邊瀏覽著每日日程表，一邊說：「看到代表新郵件到來的標誌閃亮、聽到滴滴的提示音，我真是熱愛它們。」

副作用——「一心多用」影響效率

不過，克萊恩也注意到了「一心多用」給她帶來的副作用：不耐煩、易怒、有時候效率出奇低下。她承認：「有時候，郵件數量變少時，我的工作效率更高，因為我能更專註。」克萊恩同時還發現，如果電話里對方磨磨蹭蹭的，她會非常受不了。現在，儘管郵箱空空如也令她感到焦躁，郵箱爆滿也不會使她感覺好多少。克萊恩說：「當我早晨起床，發現郵箱里有15封新郵件時，我的胃就不由自主疼起來。」

克萊恩的工作風格可能屬於極端一類，但是對於我們大多數人而言，她的今天就像是我們的明天。每個現代辦公室一族，從前台到首席執行官，都知道，電子郵件、行動電話等高科技小玩意兒既減輕了我們的負擔，又「困住」了我們。那些電子工具在讓我們更順利地與他人交流的同時，總是會擾亂我們的工作、思緒，以及我們所剩不多的私人空間。

那麼，工作被擾亂、思緒被阻斷，最終會讓我們付出多大代價？我們思考問題和工作的效率以及我們的精神健康是不是都會受到損害？那些幫助我們實現「一心多用」的工具是不是真的提高了我們的工作效率，抑或只是讓我們更忙碌了？

過去的5年里，心理學家、效率研究專家和信息技術研究人員仔細研究並計算了高科技工具的利弊和人們為被擾亂的生活付出的代價，代價包括資金支出、工作效率以及身體機能三個方面。除此之外，他們還研究怎樣才能克服這些問題，以使人們工作更高效，生活更快樂，能更自如地掌控那些高科技工具，而不是讓它們掉過頭來「奴役」我們。

「流行病」——「注意力缺失」患者增

愛德華·哈洛韋爾是美國馬薩諸塞州薩德伯里的一位精神病醫師。他對「一心多用狂熱症」感受尤為深刻：每周都有這樣的患者敲響他辦公室的大門。

哈洛韋爾說，過去10年來，此類患者的數目增長了10倍。他們的癥狀與注意力缺失(ADD，attentiondeficit disorder)十分相似。不同之處在於，他們疾病的產生根源就在現代職場。他說：「這些病人抱怨，他們變得容易發怒，工作效率正在下降，條理不清。他們做決定時不再經過深思熟慮，變得草率又魯莽。」哈洛韋爾總結道，這些都是因為「他們出於壓力想趕快把事情完成」。

作為注意力缺失症研究專家，哈洛韋爾指出，這些在工作上注意力難以集中的病人和典型注意力缺失症患者有不同之處。他們只是在某種特定情境下才有比較狂亂的表現，比如在辦公室或是(家庭主婦)在家裡。而典型注意力缺失症患者在任何環境下都可能出現癥狀。

哈洛韋爾去年1月在《哈佛商業評論》雙月刊上發表了一篇文章，對這種癥狀給出了一個醫學名稱：注意力缺失特質(ADT，attentiondeficittrait)。他解釋說，當我們無力處理蜂擁而來的超額信息和任務時，注意力缺失特質可能就會發生。人們不但因此無法集中注意力、易衝動、做事草率魯莽，罪惡感和無能感可能也會相伴而來。哈洛韋爾進一步解釋說：「當任務太多無法處理時，人們通常認為是自身原因所致。他們覺得，自己應該睡得更少，工作更努力，在辦公室逗留得更晚。但這隻會使病情惡化，因為他們不保證睡眠，大腦就更得不到充分休息。」

那麼，這種醫學現象在現代社會有多普遍呢？哈洛韋爾的回答令**吃一驚：「如潮成風。」他認為，公司精簡機構、員工工作缺乏保障等社會現狀加劇了這種現象的蔓延。哈洛韋爾深有感觸地說：「當我在全美巡迴演講時，台下觀眾對我演講的內容不斷作出肯定的回應。他們會說，『天哪，那就是我，』或者是，『我的辦公室就是這樣的情景。』」

代價——每年損失「5880億美元」

許多關於「一心多用」者的研究都發現，長時間的注意力分散浪費人們的時間和金錢。

美國紐約一家信息技術研究諮詢公司Bas-e-x對1000名上自高層主管下至底層員工的辦公室一族進行調查研究後，去年9月發表了一篇研究報告，名為《注意力不集中的代價》。

報告說，人們每天受干擾的時間為2.1小時，換言之是工作日的28%。這兩個多小時不僅包括工作期間受干擾、注意力轉移的時間，還包括重新將注意力集中到當前工作上所花費的時間。如果以美國「腦力工作者」每小時21美元的平均薪水計算，美國經濟每年因為「辦公室干擾」損失5880億美元的產值。

加利福尼亞州大學歐文分校的格洛麗亞·馬克和維克托·岡薩雷斯進行了一項更獨特的調查。他們對一家投資公司的３６名辦公室職員進行跟蹤，記錄下他們每天工作的各種細節。研究人員發現，員工在一項新任務上平均工作１１分鐘時，就會受到干擾。干擾包括新郵件到來、電話響起或者辦公室外有人敲門。一旦他們受到干擾，需要花費平均２５分鐘時間重新集中注意力，以回到原有工作狀態。研究人員總結出辦公室５大幹擾因素，按先後次序排列為：同事造訪、員工被叫離（或是自動離開）辦公桌、新郵件到來、處理另一件工作以及電話鈴聲。

當然，干擾因素有不同的性質。其中一些與手頭工作有關，對個人工作或者公司有用。另一些儘管與工作無關，卻很受到員工歡迎。Bas-e-x研究報告說，６２％的員工表示，被一位朋友就與工作無關的問題打擾是「可以接受的」（老闆的看法可能不一樣）。而微軟公司高級研究人員馬克·切爾文斯基的研究則發現，在一項工作任務的開端和結束前的干擾是最有害的。切爾文斯基說，因為工作開端的打擾會「將你剛剛計劃好的目標從腦子裡統統趕跑」，而工作任務完成前的敲門聲則會「打斷思維，而人們此時通常在回顧和思考接下來的工作步驟」。

不少以工作效率高著稱的世界名人都拒絕讓多餘的信息進入大腦。當《紐約時報》採訪一些近幾年的麥克阿瑟「天才獎金」大獎得主時，絕大多數人都表示，坐車時他們會關掉手機和手提電腦，利用空閑時間好好思考。個人理財顧問、暢銷書作家和演說家蘇茜·奧爾曼是各類媒體和企業的大紅人。但是她在工作時，絕不肯查看郵件、接電話或分神於其他事情。「我一次只做一件事情，」她說，「做好以後，再看另一件。」

依賴——許多人喜歡被「打擾」

儘管注意力分散對人們的時間和金錢而言都是巨大浪費，令研究人員十分驚訝的是，很少有人採取哪怕最基本的措施以減少工作場所的干擾因素。Bas-e-x的研究表明，５５％的受調查工作人員說，不管當時工作有多忙，他們都會馬上打開新郵件。「大多數人甚至不會關掉郵件提示音，」斯皮拉說，但他自己９年前就關掉了電腦上的郵件提示音，至今未後悔過。

事實上，我們和電子設備間存在著一種強迫性的「親密」。哈洛韋爾注意到，如今，每當一架飛機著陸時，乘客們手機的電源燈紛紛亮起，就像過去旅客們手中香煙紛紛點燃一樣。

還有更奇怪的例子。哈洛韋爾提起一名患者的經歷：「一位病人告訴我，她丈夫把掌上電腦帶上 床，甚至當他們親熱時，他也讓它做伴。」

治療——非技術手段更重要

科技給我們帶來便利，也使我們大腦「電路超載」。回過頭來，它能解決自身帶來的問題嗎？

至少微軟公司的切爾文斯基和她上司是這麼認為的。切爾文斯基正在設計一套辦公室交流智能系統。這種系統能夠根據用戶個人設定、當天工作內容、歷史偏好和習慣、郵件寄件人和用戶關係等因素做出判斷，決定是讓新郵件馬上在屏幕上彈出還是延遲出現。切爾文斯基說：「類似這一系統的發明遲早會出現。」

另一種辦法是關閉即時通訊工具、拔掉電話線、關掉電子郵件，如果公司老闆允許的話。切爾文斯基說，她曾看到有些人這麼做了以後，工作效率果然大大提高，不過他們也錯過了一些重要郵件。「我不認為大多數人願意這麼做。」

加利福尼亞州大學歐文分校的馬克也認為科技手段對此問題有所幫助。但是她更強調非技術手段的作用。馬克舉例說，有些公司為僱員製作了「請勿打擾」的牌子，在需要時掛在辦公室門上。或者設置「安靜時間」，不允許同事之間在此時段內互相造訪。更有趣的是，「一些辦公室里，工作人員戴上不同顏色的帽子以表示自己什麼時候不願被打擾，什麼時候可以」。

不過，要提高工作效率，我們還需要克服自己的錯覺，不要高估了自己「一心多用」的能力。尤其在工作期間看到新郵件提示、想瞥一眼股市或是想和同事閑聊幾分鐘時，更要抑制自己的衝動，不要相信「這隻會花上幾秒鐘時間」。同時，我們也不要以為自己是工作機器，能夠不停工作，不需要休息。我們是社會動物。為了更好地工作，我們應該在一天中給自己留出時間，暫時遠離工作文件，和他人交流，或是好好思考。

哈洛韋爾也提供了幾條建議。比如，認真區分事情先後次序、在一天中留出３０分鐘做思考、放鬆或是冥想用。盡量攝取「維生素C」——他指的是：多和他人作面對面的交流。

參考生物鐘 把握高效率

多數人並沒有固定的睡覺起床時間，但無論你是哪一類人，遵循人體生物鐘有助於你提高工作效率。

相關鏈接「一心多用」者的新辭彙表

就像汽車的出現使我們的詞庫里添上了諸如擁堵等新辭彙一樣，信息時代同樣產生了一些應時而生的新辭彙。下面是美國精神病學家哈洛韋爾列舉的一些與「一心多用」者有關的新英語辭彙：

●屏幕陷阱screen sucking

為了某項任務上網。但是完成任務後，繼續流連於網路，浪費時間。

●瘋狂的「一心多用」Frazzing

同時處理多項工作，處於瘋狂的「一心多用」狀態，然而缺乏效率。更典型的一種情況是還錯誤地認為自己工作效率很高。實際情況正好相反。

●抓狂pizzled

如果正和你在一起的某人忽然掏出手機開始打電話，或是拿出掌上電腦工作起來，對你一句解釋或道歉也沒有，你會感覺怎麼樣？你的感覺就是這樣：既困惑又氣憤。

●神遊天外doomdart

當你埋頭於一項工作時，腦子裡突然跳出了一件原已被遺忘的事情，你開始分神了。這是「瘋狂的一心多用」帶來的副作用。

與高效率有關的關鍵時間「點」

我們每個人都有自己獨有的生物鐘，但大腦仍然具有人類共有的普遍規律，了解這一點，關注以下幾個關鍵時間「點」對提高工作效率是很有幫助的。

1.早上9:00

早餐時間。那些喜歡熬夜的人常常因為趕時間而不吃早餐，但早餐是為大腦提供營養的最重要一餐。

2.下午1:30

體溫下降和大腦「午休」的時間。為了避免出錯，盡量只安排在這個時間段處理常規事務而不是重要工作。

3.下午5:00

比起一大清早，在這個時間鍛煉，身體受傷的可能性要小，因為早上眼手的協調還未達到最佳狀態。另外，在這個時間鍛煉也能保證身體在睡前有足夠的時間放鬆。

4.午夜12:00

不要吃宵夜或喝酒，因為消化會影響休息。如果你需要早起的話，應該在這個時間靜卧入眠了。

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