公文寫作基礎要求1

1、公文寫作的涵義是什麼？　　[解答]公文寫作是指在寫作活動一般規律的指導下，按照公務活動的客觀表現與需求，運用科學的原理、原則、技能與方法，完成對公務文書的撰寫。公文寫作具有很強的實用性與綜合性。實用性是公文寫作與文藝寫作的分水嶺與界碑，沒有一篇公文不是為了解決公務活動所遇到的實際問題的，文藝作品當然在某種角度上講也是為了人們使用的，但從是否直接作用於人的行為這一點看，它的實用性帶有很大的蜿蜓與曲折。所以，人們把公文寫作視為實用寫作的範疇。綜合性是講公文寫作是一項綜合性的腦力勞動，往往要調動撰寫者、指揮者的多方面能力與知識，諸如思想水平、政策觀念、工作經驗、業務知識、寫作修養以及公文語法、修辭、邏輯、網路等知識，否則，很難駕馭得了一篇小小的文書。「不怕飛機大炮，就怕總結、報告」，這句俗話深刻道出了我們某些同志撰寫公文時所遇到的難處。　　2、什麼是公文的特定閱者？　　[解答]公文的閱讀對象是定向的，從一起草開始就明確了閱者是誰。這是公文的基本特徵之一。　　3、什麼是公文撰擬的專任、職述與代擬？　　[解答]所謂「專任」是指公文的撰擬必須由指定的專人擔負；所謂「職述」 ，是指由擔負某種職務的人去擬定與其職務相稱的公文；所謂「代擬」是講 一級領導機關或領導者個人授權由別人代擬公文。　　4、公文寫作的基本要求有哪些？　　[解答]公文寫作的基本要求包括：　　（1）重要的公文由領導人親自撰寫或主持撰寫，一般日常公文則由秘書部門或業務部門擬搞，通常是「誰主管的事，誰擬稿」。　　（2）擬稿總的要求就是毛澤東同志在《工作方法六十條》中指出的：「文章和文件都應當具有三種性質：準確性、鮮明性、生動性」。具體地說：　　在內容上，要同制文機關的職權範圍相一致，不可超越本機關的職權；要充分體現黨和國家的方針、政策和法制要求；符合公務活動的客觀規律；材料、情況要真實，觀點要統一，重點內容要突出，要合乎保密要求。在詞章上，結構要合理，層次要清楚；遣詞用句要準確，語言要莊重、平實；論理要合乎邏輯，用語要符合語法。在形式上，要符合黨和國家規定的公文體式（如公文名稱、格式、行文關係等），不可自造一套；堅持一文一事制度；正確地使用漢字和標點符號，使用數目字、簡稱用語等要規範化，不能隨心所欲地另行一套；篇幅要簡短，內容應言簡意賅。要實現上述要求，公文起草者首先要努力學習政治理論，至少要懂得歷史唯物主義和辯證唯物主義，要懂得政治經濟學，要掌握一定的有關科學社會主義的知識，只有這樣，才能保持清醒的政治頭腦，才能在起草公文時不出現政治上、原則上的失誤或不周，才能自覺地把黨和國家的方針政策融會貫通到公文中去。其次，要有高度的政治責任心和認真踏實的工作作風。起草前，要切實領會與把握機關領導的制文意圖，認真研究實際材料，明確包括制文原委、目的及中心思想在內的公文主旨「三要素」，即提煉出主旨來。之後，謀篇定局，列出提綱，明確先寫什麼、再寫什麼，最後寫什麼，每個層次的中心及每個段落的段旨，還要明確在什麼觀點下使用哪些實際材料。在上述工作的基礎上，再落筆起草，正式撰寫文稿。初稿寫成後，個人至少要通閱一兩遍，反覆斟酌修改，要做到一絲不苟。再次，要學習掌握本單位的業務知識。公文的起草者，如果不了解本單位的業務知識，是業務的外行，可以說他很難擔負起文稿的起草工作。俗話說：「三百六十行，隔行如隔山」。要擬好文稿，起草者對本單位的業務活動、常用詞語、專用知識等必須基本熟悉清楚，只有這樣才能寫出符合實際、針對性強、能有效地推進與指導工作的公文來。最後，要努力掌握一定的邏輯、語法、標點知識。要想使自己起草的文稿準確順暢、簡明生動，不出現差誤、不周、嚕囌、冗長、呆板等問題，就要下功夫學點邏輯學及語法修辭常識。掌握邏輯知識極其重要，它有助於加強思維能力，使起草的公文思路清楚、文筆敏捷，準確地表達概念、判斷與進行推理。　　5、公文寫作與文學寫作有什麼區別？　　公文寫作與文學寫作雖然都是人類思維活動的產物，在某種程度上有一定的共通性，但區別也很明顯。主要有以下幾點：　　（1）公文寫作是受命性的寫作。公文的起草者，要寫某一份公文，在很大程度上不是取決於個人的意圖，而是來自於這樣一些情況：上級某一決策意見需要傳達貫徹；上級要求將某一情況書面上報；本機關要召開某一會議；機關領導決策、指揮活動的需要；下級來文請示需要作出批複；下級來文中的某一問題需要加註批語予以轉發；年終總結、年初計劃等例行寫作等。面對這些情況，不管起草文件的有關人員（如秘書人員、領導幹部或業務部門的辦事人員）有沒有「靈感」和興趣，想不想寫作，都要遵命執筆、起草成文。上述情況說明，公文寫作與文學創作、新聞寫作那種有感於人、事、景物而產生寫作動機是不大一樣的。但我們說公文寫作是受命（或遵命）寫作，並不是說秘書人員在制文問題上完全處於被動的地位，從實際工作來看，有些文件的產生就是來自於秘書人員事前對領導的參謀和建議。當然，建議能否被採納，還是決定於機關領導。　　（2）公文寫作是忠實性的寫作。忠實性，就是以黨和國家的路線、方針、政策及國家的法律、法令、法規為指導，忠實地體現制文機關的意圖。文學創作、學術論文的作者和執筆人是兩位一體的，反映的是個人的思想、感情、觀點和見解，文責自負。公文寫作恰恰相反，它的作者是制文機關，代表機關講話，反映了制發機關的權威和工作威信。公文起草是內部制文的一個基礎環節，執筆人是公文的起草者，而不是公文的法定作者。我們的制文機關，也就是各級機關、部門，都是以貫徹執行黨和國家的方針、政策為中心開展自己工作的，上級的指揮意圖及決策意見要通過它傳達下去，下邊的工作執行情況及經驗、問題等又需要通過它反饋上來，這上上下下所使用的諸多公文，其起草者必須增強法制、政策觀念，堅持黨性原則，忠實於機關的意圖。在公文寫作中，任何摻雜個人的想法和看法，以及混入個人的情緒是根本不允許的。因為公文畢竟不是學術論文，它說了的話是要算數的，是要照此辦理的，所以，公文中不含探討性、爭議性、學術性的成分。在實際工作中，有時我們見到公文起草者為公文中的某一提法與機關領導爭執不下，堅持已見，不作必要的妥協，甚至提出「領導認為不合適，另請高明」，這種種做法、說法，都是由於對公文寫作的忠實性缺乏全面、正確的理解和認識的緣故。當然我們所講的忠實性，是忠於黨和國家方針、政策，忠實於制文機關的意圖，這個制文機關既是一個領導集體、是組織，也包括正確執行黨和國家方針、政策和上級指示、決策的領導者個人。　　（3）公文寫作是實際性的寫作。公文與供讀者欣賞的文學作品不同。撰寫文件不能像文學作品那樣對生活中的素材加以提煉集中創造出典型，也不能用含蓄的傾向性筆法去感染讀者，讓讀者自己去聯想和品味。公文是辦事的工具，要用它來指導工作和處理問題，這一根本的性質，要求公文的撰寫者必須講究實際。這裡所講的實際，主要包括：一是制文要從實際出發。要按公務活動的客觀實際需要來確定是否行文，轉發上級的文件，不能簡單地照抄照轉，只當「收發室」、「傳聲筒」。二是公文的內容必須符合實際。情況要準確，材料要可靠，做到「案皆可考」、「言必有證」。　　（4）公文寫作是限時性的寫作。在公文寫作中，像文學創作中那種不受時間嚴格約束，自己覺得不夠得心應手時先放一放、看一看、想一想的情況雖然也有，但十分少見。日常公文的起草都受著十分嚴格的時間限制。如遇有急需向下傳達的重要事項，緊急向上反映的重要問題，領導同志臨時決定的一些文字材料的整理（如請示、彙報材料、講話材料、答覆下級的來文等），有時必須在幾天，甚至一兩天內撰寫出來。面對這種情況，公文的撰寫者不得不放棄節假日的休息，以至抱病伏案、推遲婚期地去趕製公文，這也是秘書寫作人員的美德所在。有時一份公文，由接受領導意圖、構思、立題、定格到起草成文，僅僅只用了幾個小時，這種嚴格的寫作限時性，又錘鍊了秘書寫作人員思想敏捷、動作迅速的工作能力和「倚馬可待」之才。

6、什麼是公文的文體？　　[解答]文體是指文章的體載，這裡專指公文的類別。由於反映的客觀對象、表達方式、行文目的的不同，公文就有體裁之分。公文體裁可分為法規性公文（如章程、規定、條例……），計劃性公文（如計劃、規劃、設想、方案、綱要、安排、工作要點……），指導性公文（如命令、意見、通知、會議紀要……），決策性公文（如決定、決議……），陳述性公文（如工作總結、調查報告……），請求性公文（如請示、議案……），溝通情況性公文（如通報、簡報、信息快報……），宣傳教育性公文（如講話稿……），商洽性公文（如函……），契約性公文（如協議書、合同……），憑證性公文（如備忘錄、條據、大事記……），批複性公文（如批示、批複……），建議性公文（如決策方案報告、經濟活動分析、簽報、建議書、提案……），禮儀性公文（如喜信、賀信、唁電、慰問信、感謝信……）等。　　7、公文工作者為什麼要較多地懂得馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論與「三個代表」重要思想？　　[解答]我們黨的所有幹部，都要懂得馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論及「三個代表」重要思想，這是共同的要求。而公文工作者要較多地懂得，這是同他們工作的特殊性相聯繫的。因為公文是施政的工具，公文文體是各種文體中受政治影響、政策思想影響最直接的一種文體。這種影響，當然首先表現在策見上，同時也表現在表述形式上。正因為如此，公文工作者必須十分注意政治理論學習，為寫好文件打下牢固的思想理論基礎。1958 年黨中央制訂的《工作方法六十條》，其中一條專門講到，中央各部、省、專區、縣各級，都要培養「秀才」，沒有知識分子不行，無產階級一定要有自己的「秀才」。這個「秀才」就是對從事公文擬寫的政策研究人員的通俗稱呼。文中規定，這些人既要較多地懂得馬克思列寧主義，又要有一定的文化水平、科學知識和詞章修養。　　8、什麼是「擬稿」？　　[解答]公文的「擬稿」，就是起草文件，也稱「撰稿」。這是一項非常細緻的文字工作，是一項政策性、思想性、業務性很強的工作，它在一定程度上反映一個機關的精神面貌、政策水平，指揮或執行能力，因此，必須切實重視文稿的撰寫工作。擬稿又是機關制發文件的首要環節。　　擬稿一般應掌握下列基本要求：　　一是重要的文件應由領導人親自撰寫，一般日常文件則由秘書部門或業務部門擬稿，通常是「誰主管，誰擬稿」。　　二是擬稿的總要求就是毛澤東同志在《工作方法六十條》中指出的：「文章和文件都應當具有這樣三種性質：準確性、鮮明性、生動性」。　　9、什麼是公文的主旨？　　[解答] 公文的主旨就是制文主體為著寫作目的的需要通過公文的全部內容所表達出來的主要觀點、基本主張、政治傾向和政策期求。它是一篇公文的「靈魂」和「統帥」。在寫作過程中，主旨一經確立，即對材料的組織、結構的布局、語言的運用以及表達方式的選擇等起到制約和調控作用。因此，正確地確立主旨，使之合乎要求，是寫好公文的關鍵。　　10、公文主旨有什麼特點？　　[解答]與一般文章和文學作品相比，公文的主旨具有如下幾個方面的特性：一是貴在直截顯露。公文的主旨不同於文學作品的主題。它既不是「從場面和情節中自然而然地流露出來」（恩格斯語），也不是「生活暗示給作家的一種思想」（同上），而是以事論理，據理明事，從具體的客觀事實中直截了當地闡明制文主體的意圖和指向，是什麼，不是什麼；贊成什麼，反對什麼，應當怎樣行為，不應當怎樣行為，都必須明白無誤地傳輸給受文者。一般而言，公文的主旨由目的和主張兩個要素構成（也有人認為由中心思想要素，原委、背景要素和寫作目的要素構成）。其中目的是主張的依據，主張是目的的落實。因內容表達的需要，有時這兩個要素也可只取其一，未必俱全。例如《中共中央關於社會主義精神文明建設指導方針的決議》一文，其主旨為：「適應新的形勢，進一步明確社會主義精神文明建設的指導方針，加強這方面的工作，對於保證社會主義現代化建設事業的順利發展，具有重大的現實意義和長遠意義」。這一主旨只交代出了行文的政治意圖（目的）。而無論如何，公文的主旨表達必須直截顯露，開宗明義，而絕不能含蓄蘊藉，拐彎抹角，讓人不得要領。　　二是醞釀時間短。一般文章特別是文學作品，其主題的形成和確立需要經過作者較長時間的醞釀，最後臻於成熟。而公文則不同，除有些內容比較複雜的文種如大型的工作報告、工作計劃、全面總結和綜合性的調查報告等的主旨需要比較長時間的孕育者外，一般都比較短暫，其形成過程也較為單純。這在通知、通報、請示、批複、函等法定公文寫作中表現得更為明顯。還有些公文，往往是「今天交任務，明天要稿子」，甚至需要「下筆成章」，趕寫「急就篇」，其主旨的形成和確立就更為短暫，帶有明顯的「即時」性特徵。　　三是受各種制約。從公文主旨的表現形式上看，它常常是遵命與求實的結合體，要受到各種因素的制約。主要有：一是行文關係，包括領導與被領導關係，平級關係與不相隸屬關係，它往往制約著公文主旨的形成和確立；二是來文。例如對上級來文的「轉發」，對下級請示來文的「批複」，對通報、簡報等加寫的「按語」以及不相隸屬的機關單位之間互相商洽問題的「復函」等，其主旨的形成與確立都要與來文渾然貫通，一脈相承，決不能彼此割裂，互不相干，前後齟齬。