老外會務真簡單

參加加拿大學術會議，講究的地方真講究，節省的地方也不含糊。會議在飯店舉行，進門處有人接待，發放胸卡，上面有姓名和單位，方便交流，同時當就餐卡，憑卡進餐廳。會場在二樓，電梯旁、樓上拐彎處，都有人指路。入口處的桌子上，擺放著不同語種的會議資料，一旁備有鉛筆、圓珠筆和白紙，按自己的需要選用。而國內開會，總是把中外文內容印在一起，配發本子和筆，已成慣例，註定是浪費。

舉行會議，沒有會標、沒有主席台、沒有開幕式、沒有照相，把會議題目用投影儀打在幕布上，旁邊是演講台。令人難忘的是，大會主席首先提議，「為中國四川地震遇難者默哀一分鐘」，隨後介紹第一位演講者的身份、演講內容，會議開始。

午餐時，第一道是湯，先發一個碗，裡面有熟雞肉絲、胡蘿蔔絲、海藻絲，服務小姐拿著茶壺過來沖，壺裡是熱乎乎的濃湯。「這方法不錯，免得端湯燙到人。」我想。第二道主菜是魚，好像是清蒸的，有點咸，旁邊配一團米飯，配小手指頭粗的一根豆角、一根胡蘿蔔、一根蘆筍、一根芹菜，用韭菜葉捆上，上面澆了汁，不太咸、不油膩，味道不錯。

第三道是甜點，一個冰激凌。不少男士沒吃，等著別的菜。服務小姐說：「沒有了。」他們很沮喪，估計沒吃飽。當然，沒有酒和其他佐餐飲料，只有白水、茶，你可以挑選的是紅茶或綠茶、熱水或涼水。會議日程定的午餐時間是一小時，我原以為不夠，看看錶，不過20分鐘。雖沒吃飽，不過，直到晚上，也沒覺得餓，看來攝入的「卡路里」夠了。

散會時，會務組的人過來收胸卡，他們把裡面的紙片換掉，下次接著用。在國內，這不可想像，一個胸卡批發價不過一元錢。有個經常開會的領導說，他抽屜里像這樣的胸卡有一百多個，看來，也是不小的浪費。中國的會議那麼多，如果一個會議省一點，積累起來，將是一個天文數字。前不久，有消息說，將取消「紙質機票」，僅這一項措施，全球航空業將節約65億美元。

日本是一個島國，資源有限，人們注意節約，表現在開會方面是注重內容、注重效率。日本的學術會議，有的規模很大，有來自世界各地的兩百多人，開幕式僅半小時。沒有請官員，不設主席台，只請學術界德高望重的老前輩講話，然後就是交流：沒有資料袋，沒有禮品。大會日程和發言順序，都提前通知了。同時，會場門口有日程和發言順序的大海報，英文、日文各一份，很清楚。

日本人開會前，要求把發言內容製成展板，在會場內展示。閉幕式重要內容之一是，投票評選「優秀論文」，然後發獎。休息時，我看到代表們圍在展板前，看別人的科研報告，交流信息，然後，在評選票上做記號。

會議用餐是每人一個食盒，簡單清淡的幾樣菜。如果不夠，旁邊有「食品加工區」，服務員隨時為你煮麵條、煎雞蛋、炒飯。飲料是果汁一類，不含酒精。結束那天，通常有送別大餐，只有四個菜。若有別的需要，可到旁邊的操作台，讓服務員現做，飲食簡單、合理、衛生、不浪費。

會場不設在下榻的飯店，每天穿馬路、過天橋，步行需要十幾分鐘。在國內，吃、住、開會都在飯店解決，明明知道比外面貴很多，也許是為面子，也許是圖省事。