採購是什麼，我們真的需要採購部門嗎？（總經理必讀）

本系列文章的初衷是希望能夠幫助老闆，職業經理人和採購管理者構建溝通的橋樑。使前者能更好的理解採購，理解採購管理可以達成的戰略目標，理解好的採購管理可以成為企業發展的競爭力之一。

我在之前的職業生涯中，深深的感到阻礙實現卓越採購管理的不僅僅是採購的專業能力，更多是和上層管理者達成共識，使採購目標與企業目標協同發展。不能達成共識的採購管理者無論能力多強，最後往往黯然離場，對於企業也是不小的損失。因此我希望通過本系列文章和各位老闆，職業經理人進行溝通探討，以使採購這個功能塊能更好的為企業服務。

作為開始，我們先來看看國企，私企，外企的老闆們對於採購都有些什麼看法吧：

國企廠長：採購那幫嘴尖油滑的小子，天天供應商圍著轉，真是個好差事，得給他們加點碼。

私企老闆1：採購這活，還得自家人來做。外人說的頭頭是道，背後揩油我還做冤大頭。

私企老闆2：自己人做採購也麻煩。水平不行。不過外面找的那個採購經理，光是能說，也看不出省了多少錢。還得防著點。

私企老闆3：有必要設立什麼採購部嗎？天天和其他部門扯皮，還不如撤了算了。每個部門自己買好了。簡單快捷。每個部門分散買，也出不了大事。

職業經理人1（私企，外企）：這天天提交我簽合同，價格那麼貴，文件也不清楚，簽也不是，不簽也不是。這幫採購，水平太差。

職業經理人2（私企，外企）：那些個供應商，A像個甲方一樣，天天談條件，催付款。B那個水平，能產出什麼好產品？C天天交付不及時，產品出不來，客戶都投訴。不知道養這些供應商幹嘛？那些個採購，連個供應商都搞不定，不知道養這幫採購人員幹嘛？

職業經理人3（私企，外企）：也不知道這採購流程怎麼走的？預算在哪裡？採購個東西要這麼長時間？怎麼我還沒批准，這款都付了? 合同是怎麼簽的？出了事情，採購居然說合同就是這麼約定的？ 聽起來熟悉嗎？當然這只是一部分聲音。不可否認的是，我們的老闆或職業經理人或多或少對採購都有很多疑惑和不滿吧。國企的採購通常是內部培養或者轉崗而來，和組織溝通融合度較好，但是很多國企負責人對採購部門的認可度並不高。私企老闆對採購的顧慮則比較大，小點的企業採購人可能是「自己人」；大點的企業開始外聘專業採購人員，但是多多少少私企老闆都顧慮錢花的不是很放心。對於外企來說，採購相對規範，有專門的流程組織，專業的採購人員並且經常進行培訓。然而外企的職業經理人常常感到對於成本，績效，供應商體系感覺缺乏有效的衡量手段。尤其是業務出身或者生產出身的職業經理人對於採購的認識和採購管理者常常打不成共識而造成採購管理的績效不能達到預期。

所以，我們先追蹤溯源，回答最基礎的問題：採購是什麼？大家都說，採購是花錢的部門，其實更確切的說，採購是替老闆或組織花錢的部門。組織授權採購部門購買組織所需的產品或服務，採購部門需要專門的人員，尋找合適的供應商，遵守相應的採購流程，確保價格合適，質量符合要求的產品或服務按時交付到企業手裡。

那麼為什麼在授權人和被授權人之間會有那麼多的抱怨和不信任？其實換個角度看，老闆們或職業經理人心裡天天都掛著銷售額，成本，利潤的數字，你那成本那麼大，我把錢都給你花，你說清楚了都怎麼花了嗎？更生氣的是，花了那麼多錢，居然貨交不出來，質量出問題，客戶天天投訴，到客戶處去裝孫子，影響了銷售數據，養採購有用嗎？外企更是有內審部門，降低成本先不說，一查採購，處處文件不全，合同報價不符，採購沒管好，影響到公司績效也是經理人擔心的事情。

所以這錢授權給別人去買東西，真的有效嗎？ 我們真的需要採購部門嗎？以上我們論述了採購的基本功能是公司授權採購組織通過專業的方式，相應的流程為企業採購所需的產品和服務並實現成本，質量和交付上的各種目標。那麼再次追蹤溯源，為什麼一定要設立採購組織做這樣的授權呢？採購組織設立的必要性在哪裡？這似乎算不上一個問題。採購組織不是理所當然存在的嗎？其實並非如此。對於很多小規模的企業來講，採購組織的設立並非是必要的。而對於有一定規模的公司，回顧這個問題也能對於採購的價值有一個清晰的認識，從而能夠進一步從價值的角度提升採購可以做出的貢獻。

我們先從經濟角度衡量一下採購的價值。假設企業採購2000萬的直接或間接物料，採購通過談判節省5-10%，即大約100-200萬。 如果在一線城市僱傭2個中級採購人員，成本大約在20-40萬左右。單從成本角度，還算一筆值得的買賣。而且集中採購有規模效應，少量的採購人員即可完成較高的採購額，例如5000萬的採購額，可以僱傭2個中級至高級的採購再加一個助理，總成本不超過50萬，但可能帶來200-500萬的節省額。這個利潤的增長比銷售來的更快更直接。聽起來是美好的數字，但是怎麼能確定採購能帶來節省，而不是買的更貴？怎麼就能判斷採購的能力就一定比各個部門自己買更強？我們先講正常的邏輯，即我們招聘的是合格的採購人員，在這個前提下我們做個論證：

首先，採購都要遵循一個流程，典型的就是三家比價。為什麼要三家比較？就是摸一個市場行情。這能在一定程度上至少防止買到遠遠高於市場基準的產品。而其他業務部門通常是不願意或者沒有時間來做三家比較詢價的。因為他們的目標是儘快買到所需的產品和服務，而且質量比價格更受關注。

第二，當把所有採購額都集中都採購來進行的時候，採購可以有更好的議價權。大家都知道，「量大價格從優「的道理。這比各個部門分散採購要更有優勢。

第三，人人都說「買的不如賣的精」，說的就是銷售人員通常都有十八般武藝，知道如何獲取企業各種信息，然後採取合適的銷售手段賣的更好的價錢。那麼天天和銷售打交道的採購，正常來說是會比其他業務部門有更好的商務技能，在實踐和學習中不斷培養出和各種銷售談判的技巧。而在談判中「信息就是一切」，如果銷售人員輕易從業務部門那裡拿到業務信息，誰在談判中更佔據主動呢。

第四，有了採購部，節省了其他部門很多處理瑣碎事情的時間。比如簽訂合同條款，跟進訂單，處理付款，ERP操作等等。而且合格的採購人員要對合同條款非常熟悉，除了價格談判之外，也會注重對於付款方式，合同細節條款的談判，這樣完善的合同文本對於購買方在日後發生糾紛的時候會是很好的保護。

最後， 優秀的採購人員能給企業帶來的價值遠遠不只是是成本節約。採購需要的達到的通常是「QCDS」的指標，即成本，交付，質量和服務。採購尋找供應商，談判價格，簽訂合同要實現各個方面的指標。採購規範化的合同也給企業大大減少未來糾紛的風險。