步步驚心：我親歷的會議服務故事（中）

三、主席台和休息室

主席台上的空茶杯

一次，跟隨省委領導到某開發區調研。調研結束後，我們直奔開發區的會場準備召開現場會。主席台上的幾位領導悉數就座，主持會議的領導開始講話。

一上午頂著日頭調研，大家都口渴了，紛紛端起會場桌面上的茶杯喝水。「嗯，不錯，水溫剛好。」我抿了一口茶水，內心給負責上水的服務員點了個贊。

這時，我注意到正對面主席台上的一位領導也端起茶杯，一絲驚訝的神情從他臉上閃過，隨即，他沖我們這邊招了招手，一手舉杯子一手做了個手勢。我明白了：茶杯是空的！我還以為會場服務員已經給倒上了??我趕緊聯繫會場服務員，請她們給主席台添水。後來一溝通才知道，主席台上的茶杯內已提前放置好了茶葉，開發區的會場服務員出於謹慎考慮，以為要等我們工作人員的指令才能倒水。我們喝著會場里的茶水，想當然地認為主席台上的茶水也已經有了。

會後我們總結：在機關開會從未遇到這類情況，因為上茶水的服務員訓練有素，對於上水時機的學問早已瞭然於胸，不需我們工作人員過問。在基層，辦會場所我們並不熟悉，卻想當然地認為對方會做好。這提醒我們，對不熟悉的會場切忌「想當然」，而要想辦法提前熟悉，盡量避免因溝通不夠而出現缺位的情況。

大字型大小的領導講話稿

我剛調到辦公室不久，就參加了一次會議的籌備工作。領導安排我負責主席台上領導講話稿的列印和擺放。會前，處長來檢查會務工作，他走到主席台跟我確認講話稿版本等問題，順手拿起主席台上我剛擺放好的講話稿：「字型大小怎麼這麼小？重新打一份，換成二號字，全文加粗。」「咱領導年紀又不大。」看到我還一臉不解地嘀咕著，處長耐心地告訴我：「領導講話時，不可能一直盯著稿子，字小了容易看串列，眼睛也會累。所以，擺在主席台上的講話稿，字型大小和行距要略大些。」我這才明白，列印一份大字型大小的講話稿對工作人員來說只是舉手之勞，卻可以為領導提供不少便利。會議服務過程中，只有懂得與服務對象換位思考，才能真正提升會務服務的人性化、科學化水平。

「任性」的筆

一次會上，會議剛剛開始，坐在主席台最右側的領導突然皺了一下眉頭，隨即小幅度地舉起了手中的筆，沖我們工作人員這邊使了一個眼色。我心中一緊，難道筆出問題了？顧不上細想就帶著幾支備用筆迅速繞到主席台後面，來到領導身邊。果然，擺在這位領導面前的筆竟然不出水！

下次辦會時，我們就多長了份心，凡是擺放在主席台上的筆，都挨個摘開筆帽查看、試用。

無獨有偶。一次會前試筆時，我剛拔開筆帽，手就被染得一片漆黑。直液式走珠筆竟然會「噴墨」！幸虧在會前排查出來，不然「任性」筆在會上噴主席台領導一手墨，那就尷尬了。

後來，針對防範「任性」筆，我們商量了兩種解決方案：一、在主席台擺放紙筆的同志要提前試用所有的筆；二、採購鉛筆並提前削好、試用，確保不斷芯後才擺在主席台上。

惹禍的大頭針

一次會前籌備，在布置主席台桌面時，我竟遇到過一個「流血事件」。事情是這樣的：為保證主席台桌面的整潔大方，會議地點所在賓館的工作人員在桌上鋪了一層藍色氈布。由於氈布長度不夠，工作人員將多塊氈布用大頭針連接起來。

會前檢查時，我和一位同事負責檢查主席檯布置。我倆從主席台兩側分頭檢查話筒、紙筆擺放等。「啊！」突然，那位同事發出了一聲慘叫。「怎麼了？」我趕忙過去。其他幾位在會場的同事也聞聲趕到主席台。原來，這位同事試筆時，筆帽有點緊，用力一拔，胳膊因慣性碰到桌布，被沒有完全隱入布中的針頭刺出了血珠。我們都有些後怕，萬一開會當天出現這種境況就尷尬了。

如何排除這個「安全隱患」呢？我們先是用透明膠帶把連接處粘了起來，不過透明膠帶無論怎麼粘貼，難免有露在桌布外面的部分，影響美觀，後來又改用雙面膠重新粘貼。

我們不禁感嘆：會議服務中隱藏的問題還真不少，必須慎之又慎、細之又細。此外，尋求解決方法時，需先提前綜合考慮各方面因素，總結出一個最佳方案再動手。

誤引領導從後門進會場

一次，我局召開一次會議，有兩位省廳的領導參會。會議開始前，這兩位領導和局領導在休息室休息，我看時間差不多到了，便引導他們去會場。

從會議室到會場，要經過一個長長的通道。走著走著，我突然發現自己竟然不知道該從哪個門進去。這個會場以前我們用過好幾次，但我之前負責其他工作，從休息室到會場的路線並不熟悉。局領導在陪同兩位領導，也沒有注意到我的無措。

沿著通道的每扇門都是一個樣子，間距看起來也差不多。我一邊心裡打著鼓，一邊故作鎮定引著領導往前走，路過一扇門心裡便嘀咕「好像不是這個，應該還在前面」。又到了一扇門，我猜測著差不多了，便試探著輕輕推開門，可是朝裡面一看，一個人也沒有。我更慌了，又往前走了一個，推開一看，裡面黑壓壓坐滿了人。我心想「就是這裡」，連忙請幾位領導進來，但走了兩步才發現，這竟然是會場的後門，上主席台需要經過會場長長的過道。但這時已經不可能再請領導轉身出門了，我只好硬著頭皮引導領導繼續往前走。很多參會人員都扭頭張望，有的想鼓掌又有些猶豫，氣氛非常尷尬。

那幾十米的距離，我感覺走了幾十里路那麼遠。這麼一個簡單的任務，我都沒辦好，真是慚愧。事後總結，不管在多麼熟悉的地方開會，也總有自己想不到的細節。接受任務後，一定要提前熟悉好整個過程，方能排除意外，確保萬無一失。

忘記提前報告主席台座次

一次我市召開全市經濟工作會議。會議正式開始前，參會領導在休息室內進行準備。我向領導詳細介紹了會場情況和當天的一些現場變動，認為休息室的會前準備工作算是輕鬆圓滿地完成了，就指引領導前往會場開會。

沒想到，領導們從主席台一側上去後，一位座位原本就在近端的領導徑直走向了主席台最遠端，走過去才發現不是自己的位子，又返回來挨個找。後面有幾位領導見狀也受到了影響，上台的腳步變得遲疑起來，開始停留在主席台旁尋找自己的座位，我們想上去提醒，這才發現沒有安排服務人員引導，場面一時有些混亂，顯得很不嚴肅。

這個插曲也給我們的會務工作提了醒，在重要會議的會前準備時，在休息室也要擺放主席台座次表，提前告知領導主席台的座次安排，或派專門的工作人員引導領導在主席台就座，確保有序落座。

少了把椅子的休息室

一次，我們區承辦市裡的一個會議，我負責安排會議休息室。會前，我去看了看休息室，覺得沒什麼問題，心裡有些竊喜這次任務的輕鬆，不用清點材料也不用檢查座簽，休息室沒那麼多麻煩，不會有什麼問題。

很快，領導們一下子都來到了休息室，寒暄落座後發現，椅子居然少擺了一把，還有一位領導只能站著！我頓時羞得滿臉通紅，趕快跑到其他房間搬了一把椅子進屋。原來，休息室有一把椅子被臨時搬走，服務員用後忘記將椅子放回屋了，而我又忘記在會前再次清點椅子數量??

反省這次失誤，萬萬不能因為任務簡單就掉以輕心，一定要時刻繃緊認真這根弦，反覆細緻檢查，感覺到輕鬆的時候，往往就是離失誤最近的時候。

「藏起來」的洗手間

一次局裡召開座談會，我們租用了一家賓館的會議室。受場地限制，休息室與會議室分設在兩層。我們引導領導在休息室就座後，一位領導問我洗手間在哪？我一下子懵了，支支吾吾答不上來。會前我只勘察了會議室周圍的洗手間，卻忘記提前去休息室踩點了。

領導提出來，我們才知道休息室內沒有洗手間，而我也不知道這層的洗手間在哪兒。我急忙找到賓館的服務人員詢問，才知道主樓這層的洗手間正在維修。服務人員帶領我們在賓館裡兜兜轉轉一直走到旁邊副樓，才找到洗手間。浪費了不少時間不說，由於之前沒有清掃，這個洗手間衛生情況略顯糟糕。

領導雖然沒說什麼，但我覺得很不好意思。暗自提醒自己，以後再準備休息室時，一定要想好所有的細節，提前踩點熟悉，防止這種情況再次發生。

一通沒打成的保密電話

某次，省里召開會議，由我市承辦。會上，我負責休息室的接待工作。會議中間休息時，一位鄰市的領導問我，知不知道哪兒有保密電話，他有涉密事項要聯絡。

新禮堂剛啟用不久，我並不知道這裡是否安裝有保密電話，只是聽說過新禮堂的部分設備還沒安裝好，憑直覺判斷應該沒有，就硬著頭皮告訴領導，這裡沒有保密電話。那位領導點點頭，說那會議結束後再說吧，就繼續去開會了。

領導走後，我馬上聯繫禮堂管理人員，希望能在會議結束前找到一部保密電話機，結果管理人員說這個休息室隔壁的小會議室內就有一部保密電話。會後我反思，這個情況是因為我沒有提前熟悉會場才出現的。做好會務工作，會務人員必須全面熟悉、了解會場情況，才能從容應對各種突發需求。

四、會議文稿

會議通知落款怎麼是去年的

元旦後，我市準備召開全市黨外代表人士座談會，承辦部門起草了會議通知代擬稿，我們對通知進行了認真的修改完善，然後按部就班報批送審、排版校對。為了確保文字無誤，我還特地把排好版的通知清樣返回承辦部門進行校對。

就這樣，經過了層層修改校對，大家都以為肯定沒問題了，就準備正式印製。這時，旁邊一位年輕的排版工作人員問了一句：「落款年份是去年，對嗎？」大家大吃一驚，定睛一看，果然，落款年份還是上一年。頓時，所有人臉色通紅，被嚇出了一身冷汗，直呼：「好險哪！差一點就犯下大錯了！」

從那以後，在起草、校對通知等材料的時候，我們都對日期進行重點確認，尤其是在剛進入新年的一段時間裡，更是加倍留意。

電話號碼對不對，打過才知道

今年我市召開黨代會，我負責會務值班工作。會議前一天，參會人員報到、入住等都順利結束了，我自己也在會務值班室住了下來。本想可以輕閑一會兒，誰承想，到了晚上，值班電話就一直響個不停，全是參會人員打來的，還都是詢問某份材料的發放情況。可是，我自己並沒有接到有關任務呀！後來才知道，當天下午報到時本該發放的一份會議材料，還需修改，就改為晚上由發文組直接發到參會人員房間。到了晚上，這份材料還沒有發，於是參會人員就紛紛打電話詢問。怎麼會出現這種情況呢？原來是《會議須知》里發文組聯繫人的電話有誤，大家就都打會務值班電話了。

後來我們吸取教訓，在校對時，凡是留在會議材料上的電話號碼都要撥通核實一遍，如果是傳真，就試傳一下，確保萬無一失。

單位職務要核准

我省舉辦第十二屆人大六次會議，我被分配在會務組，負責整理與會人員名單。

名單做出來之後，我報給領導審閱，領導仔細看了一遍，當看到「張亮」的名字時，一臉嚴肅，對我說：「張亮已經不在工商局了，調到省紀委了，你怎麼不認真核對呢！」我向領導解釋說，上周五給他們單位打電話核實過，對方交代我寫工商局的單位和職務呀。領導說，張亮的新職務這周一省里開會研究通過的，應該寫現在的單位和職務。不過領導還是有點不放心，交代我向組織部門核實情況。後來經與省委組織部聯繫確認，張亮的新職務雖然已經上會通過，但是還沒有發文，沒有宣布，其單位和職務還應該按原來情況填寫。

這樣一來二去，雖然還是按照原來的單位職務填寫，卻讓我學到了程序意識和嚴謹精神，遇到此類問題，必須請組織人事部門審核把關，確保萬無一失。

女同志和少數民族同胞要留意

我市召開基層幹部座談會，其間正值婦女節。

會議前一天早晨，領導把我叫到了辦公室，拿著我做的參會人員名單問：「你知道這些人裡面哪些是女同志嗎？我市少數民族同胞比較多，你知道這個名單裡面有多少人是少數民族嗎？都是哪個民族的？」這一連串的發問，頓時把我給問懵了，支支吾吾也說不出個一二三來。

從領導那裡出來後，我趕緊請會務組的同志都來幫忙，分組打電話一一核實對方的性別和民族情況，並在名單上標註出女性和少數民族情況，在名單下方統計出女性人數和少數民族人數。領導拿到名單後，告訴文稿組的同志，在講話稿中加入一些祝福的話。事實證明，這樣做現場效果非常好，體現出對女同胞的尊重和祝福，體現出會議代表的多樣性和各民族的團結和諧。

這也提醒我，今後在做會議名單時，即使沒有食宿安排的任務，名單中也儘可能標註出女性和民族情況，以便領導和參會同志掌握更全面的信息。

領導講話稿的半頁白紙

我廳年終總結大會就要召開，會上領導要做全年工作總結。處長帶著我們一班人熬了好幾個通宵，終於形成初稿，呈報給廳領導。反覆打磨，幾經修改，就在臨開會前一天夜裡，領導還對稿件進行了最後一次改定，並交代我謄清後明天一早帶到會場。我打起十二萬分精神，逐字逐句校對修改，確保萬無一失。完成後，我列印了兩份，並且一頁一頁翻著角看了一遍，發現頁碼是對的，欣欣然放進了公文包，就放心回家休息了。

第二天，我早早趕到會場，把報告放到主席台上，一切都很順利。誰知，領導講到第14頁時，意外發生了。他忽然停頓了一下，來回翻了翻稿子，然後再講語速就降了下來，沒有按照稿子講，而是接著剛才講的問題進一步展開了論述。我聽著不對勁，猛抬頭，發現領導正在看我，還指了指手裡的稿子。我立即反應過來，心知大事不妙，心一下子跳到了嗓子眼兒，迅速把備用稿拿了出來，翻到第14頁，快速往後一頁一頁整個翻了一遍，還好沒有問題，就趕緊把備用稿拿上去。拿回領導的那份講話稿，我翻開一看，第14頁上邊多半頁居然是空白的！事後回想，前晚在翻看核對的時候，我只是點了下面的頁碼對不對，並沒有整頁翻看稿子，誰知就是這麼巧，印表機故障造成這頁的上半頁出現空白。

到底提出了幾點要求

一次，縣委縣政府召開會議，縣委書記在會上講話。講話既有工作總結，也對下一步的工作提出了五點要求。按照流程，接下來是主持會議的縣長發言，對貫徹落實會議精神提出要求。縣長念到：「剛才書記提出的六點要求，我們要領會好、落實好。」這時我心裡咯噔一下，剛才不是講了五點嗎？怎麼是六點呢？一想，原來縣長的講話稿是根據上一稿書記的講話來寫的，後來書記講話又改了一稿，有兩點要求作了合併處理，六點要求已經改為五點了，而縣長的講話稿沒有進行相應修改。

會後，我們辦公室作了總結，要求今後的會議，會上各個講話稿的最終版本都要統一核對一遍，確保萬無一失。

禮炮聲哪兒去了

多年前，我市舉辦建市20周年慶祝大會，主持人在會議上宣布鳴炮，與會領導和各方嘉賓等了好一會兒，都沒有聽見禮炮聲，才知道出現了紕漏，場面有些尷尬。

後來才得知，政府送審的會議方案中原先安排有鳴炮議程，但後來市委主要領導對會議方案進行審核時，認為沒必要就取消了，修改後重新印發了會議方案。誰知，後來有關科室沒有對接好，撰寫主持詞的工作人員沒有獲悉會議方案已經修改的消息，依然把鳴禮炮這一項議程寫在主持詞上，導致了當天的失誤。

這次失誤被反覆提起了許多年，提醒我們會議的主持詞和會議議程必須一一對應，反覆核對。

會議紀要發送範圍要準確

今年，我市召開一項重點工作部署會。會後，我第一次承擔起草會議紀要的工作。經過認真記錄、反覆修改，終於寫好了會議紀要，交給處長審核。處長核改完紀要內容，又前前後後來回翻看，並在會議紀要發送範圍後面畫了一個紅紅的大問號，旁邊添上了一個單位的名稱。我頓時面紅耳赤，真不知如何是好。心想，如果沒有及時發現，會議紀要一旦發出，漏了一個單位勢必影響決定事項的貫徹落實，今後做工作一定要慎之又慎，絕對不能再出現這種低級錯誤。

（文章摘自《秘書工作》雜誌2017年第9期。原題目：《步步驚心：我親歷的會議服務故事》；作者：本刊策劃組）

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