最省時間的時間管理方法：如何讓時間管理不浪費時間的技巧

你應該有遇過這樣的經驗：明明花了很多時間「收納」物品，但愈整理這些東西愈難被使用。或者花了很多時間「管理」時間，但愈多的安排，結果時間都浪費在排程上，反而沒有時間去真正的執行？你的時間管理方法，是不是也陷入了這樣的錯誤當中。怎麼回事？管理、收納不是好事嗎？確實如此，但如果以為目標就是「管理」和「收納」，這就搞錯方向了。無論工作或生活上的任務，我們的真正目標永遠是「使用」、「執行」、「體驗」和「完成」，整理與排程只是一個過程，如果把「手段」誤認為「目標」，就會導致時間管理反而變成最浪費時間的一件事情。時間管理當然是必須的，但安排行程、規劃任務，不應該是「放在工作時間上」來做，最好能夠利用「零碎時間」完成（參考：這 10 件事情，不如留到「零碎時間」再做更有效率！） ，無論如何我們一定要把正式的工作時間留給真正去執行工作。那麼，除了前面那篇文章提到的時間區段分別外，今天讓我們繼續深入這個題目，來看看還有哪些具體的時間管理技巧，可以幫助我們「避免在時間管理時，反而造成時間浪費」。

更多「具體可行」的時間管理技巧，還可以延伸參考：

10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧

其實，今天的分享，完全來自於我的個人經驗。早期我被許多新奇的時間管理工具、方法吸引，覺得時間管理非常好玩，也錯誤的「把時間管理當作逃避真正執行工作」的藉口，走了很多冤枉路。所以今天這篇文章是目前統整後的心得，關於哪些時間管理技巧，可以幫助你「在時間管理上最節省時間」，提供大家討論。

一、不要把「容易變動的」任務寫到行事曆上

我常常會推薦大家要同時使用「行事曆」與「待辦清單」兩種工具，因為「行程」和「任務」是不同的兩種事情。早期我也是只用「行事曆」，把所有瑣事都寫到行事曆上，包含那些不一定非那個時間做不可的事情，例如下圖這樣，我知道自己要去做「A、B、C」三個任務，於是我在一週前先把這些任務時間都排好，並且很「精準」的排在某一個時間點要自己去做某個任務。一旦有任務，我就這樣排上行事曆，因為還要設想時間，所以可想而知，會花上許多時間「安排任務」。

但是結果呢？這樣的「預排」是非常容易無效的，因為很有可能禮拜二早上10點，我被叫去參加了一個會議，或是我剛好前一個工作尚未完成，或是我剛好偷懶。即使你是一個非常自律的人，但你也無法掌控「外在環境、主管、客戶、工作夥伴臨時要你去做的事情」。於是，我還要再花上一樣多的時間，去把這些已經排好時間的任務，重新調整一次。這樣來來回回變成「總是在調整時間」，不是非常浪費時間的事情嗎？所以我現在不做這樣「浪費時間的時間管理」了。現在我的行事曆利用變成這樣：寫上那些不容易變動、甚至不能變動的行程。也就是「會議」與「進度」。例如某一個專案要在哪一天做到什麼進度？我就寫在行事曆上，這個進度基本上確定後就不會變、不能變，我透過行事曆來督促自己要在「那個截止日」之前完成需要的任務。又或者是某一個活動、會議，就是要在那個時間點去那個地方參加，絕對不會變。

二、確定截止日，「行事曆」根本不用花時間排程

你其實根本不用花任何時間在行事曆的管理上，多花的都是浪費。 因為這些「真正需要寫上行事曆」的行程都有一個特色，就是「這些時間都不是我一個人可以決定的」，那是外在施加於我的時間，我被告知要這麼去做的時間，所以根本不需要我去管理、思考，我只是要「記得那個時間去做那個事情，而且一定要做」。也就是我只是要把被通知的時間寫上行事曆而已！讓我們優先區隔出這一塊。然後我們可以想想看關於「截止日」的問題。例如我的專案被設定「這個週五要交出第一章」，這個時間是已經確定的進度，而且不是我能改變的，那麼這時候我怎麼辦？我當然就是依據這一週五個工作天把第一章分成五等分，然後每一天起碼要完成一等份的內容。這就是為什麼「行事曆不需要花時間排程」的另外一個很重要的原因，當「截止日」、「每週進度」出來後，我們就非常明確的知道「我要在多少時間內完成多少事情」，然後就是很自然的先將份量劃分，實際執行當下多退少補，讓最後截止日所有份量都完成即可。這裡面最重要的是：「我們不要花時間去排程」，因為沒有什麼好排程的，截止日先確定，其他的就是逆向回推進度而已。

三、只要花一點時間，預排今天可以執行的時間

延續前面的例子，假設依據這週五的截止日，我把第一章內容分成五等分來完成，那麼就有五個任務了，這五個任務要放在哪裡管理呢？就是放在「待辦清單」裡，待辦清單放我們真正的「執行步驟」，讓我們可以清楚的知道完成了哪些？接下來要做哪些？而待辦清單的好處就是「不用花時間去管理時間」，只要把任務都寫上去即可。都寫上去了，自然就記得，就知道「有時間」的時候要去做哪些事情。對我來說， 這個待辦清單就是「 Evernote 」，我收集在 Evernote 的筆記就是我的待辦事項。當然，你也可以使用你擅長的待辦清單工具。總之，打開待辦清單，我就知道自己還有哪些事情可以做，還有哪些事情需要做，這樣即可。

但是也不是完全不安排時間，為了避免把時間浪費在管理上，我只會「預排接下來一天一定要完成的事情」。通常我會利用前一天晚上睡覺前，或是早上通勤中，做一日工作的預排。（參考：今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個數位工作習慣 ）因為只預排今日要做的事情，時間非常接近，因此掌控度最高，也不會排了卻還是不斷變動。但是，為了避免排了卻沒有做，結果要一直調整執行時間（這一樣是浪費時間），所以我「不會把今天的時間排滿」。嚴格來說，只需要預排「真的非今天做完不可的少數重要任務」即可，而且一定要為每一天留下足夠的空檔時間，可以利用這些空檔完成次要任務，或是意外時彈性運用。例如前面看到我的待辦清單很多任務，但真的排上時間的，只有兩件「今日一定要完成」的任務筆記而已。排得少，相對一定可以完成，而且優先完成最重要的任務，並且不會有變動，這樣就能節省最多時間管理的時間。

四、用重要、緊急來分類待辦任務

前面分享盡量「不安排時間」，這樣就減少了容易變動的時間安排所造成的時間浪費，可是，大家也看到我的清單裡一堆任務，這樣不是會讓任務一團亂嗎？所以要用兩種「具有持久性、穩定性」，有效但不會變動的整理方法來管理清單。因為下面這樣的整理方法具有「整理一次就好，從此幾乎不會變」，而且整理時很簡單，就能大量節省不必要的時間管理了。第一種，就是利用把任務分類成「重要」與「緊急」，也就是「有權重等級」的分類方法，目的是讓自己知道在這一堆任務中「哪些是需要優先考慮的？」在 Evernote 中，我利用標籤（ Tag ）的方式來區分每個任務的權重，幫任務筆記加上「重要」或「緊急」的標籤，然後每天執行完前面第三項所說的「今日一定要完成的任務」後，我就來到這個權重分類的待辦清單中：

1.優先執行同時有「重要」與「緊急」標籤的任務。

2.接著如果有空檔，優先執行「重要」任務。

3.最後如果今日還有空檔，就執行「緊急」任務。

加上標籤後，基本上不會改變任務屬性了，接下來我就是每天依據剩下的空檔，依據重要性，一一把任務完成即可：「再也不用花時間去調整時間」。（參考：用重要與緊急兩標籤搞定 Evernote 四個層次的瑣事任務）

五、依據「專案」來分類待辦任務

另外一個「比預排時間」更有效，而且節省時間的分類方法，就是依據專案來分類你的待辦任務，你的任務不可能一下是這個專案、一下是那個專案，所以也一樣不用浪費時間在管理，可以把時間專注到執行上。而且依據專案來分類待辦任務，可以很清楚的知道「這個月要完成的專案」，還有哪些「尚未完成的任務、步驟」，就可以優先完成他們。尤其對於手邊同時要進行多個專案的人來說，這樣的分類更實用。對我來說，這部份也可以透過 Evernote 完成， Evernote 可以建立一些「未排程」的提醒事項，並且當切換左邊的專案分類記事本時，只會顯示這個專案底下的提醒事項，這樣就等於依據專案來分類待辦清單。於是，我可以依據專案的迫切度，去優先選擇應該執行哪些任務。 （參考：Evernote 新增時間提醒功能！從筆記本升級時間管理系統 ）

小結：

你不一定要跟我使用一樣的工具，但方法都是相同的。經由上述的「時間管理」方法，我節省最多的排程時間，而事實上「安排時間是很浪費時間的一件事情」。一個節省時間的時間管理方法應該是：

1.花最少時間排程，確保每個排程一定會做到。

2.與其花時間排上一堆任務，不如專注重點任務。

3.讓自己不用一直重新安排時間。

4.只要做到：「知道自己接下來可以做什麼」即可。

以上是我的真實體驗分享，透過這樣一些方法的調整，我就可以花最少的時間在時間管理上，提供大家參考。
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