在excel表格中避免輸入重複值得方法

07-11

員問題：希望在excel 2003中輸入數字的時候，如果和前面的數字相同時，會自動彈出提示。也就是說，比如要輸入一千個人的身份證號碼時，如果不小心輸入了一樣的，電腦會彈出提示來，有的人說如果輸入一樣時excel會有記憶提示，但這個只適合於文字形式的，數字輸入根本上就不會提示，所以不知道有沒有更好解決的方法防止重複數據錯誤是大家經常碰到的問題。這中間最常見的有兩種情況，一是如何防止輸入重複項，一是如何從既有的數據中找出重複項。相比Excel2003，在Excel2007中已經針對這兩個問題提供了更簡單的設置方法，下面就來看看。一、提示重複(但不阻止輸入的重複內容)在表格中輸入身份證號、學號等具有唯一性的數據時，為了防止重複，要求在不小心輸入重複值時系統能及時顯示提醒信息。1.方法一：在Excel2003中我們可以通過設置條件格式來實現。選中需要防止重複的單元格區域，例如：A2:A6000，單擊「格式」→「條件格式」，在條件1下拉列表中選擇「公式」，在右側的輸入框中輸入公式=COUNTIF($A$2:$A$6000,A2)>1。單擊「格式」按鈕，在「圖案」選項卡下單擊選擇紅色，點「確定」完成設置。現在只要A2:A6000區域中出現具有相同內容的單元格，那麼這些單元格都會變成紅色，也就是說當你輸入重複的數據時該單元格就會變紅，你馬上就可以知道輸入的數據重複了。

提示：本人使用的是WPS2009，個別地方和MS的excel不一樣，但是兩者兼容性可達99%，希望大家也支持國產精品軟體（個人版免費）。我是對整個A列的數據篩選，如果你的第一行是標題，則要將公式中A1改為A2。

方法二：在B1格中輸入「=IF(COUNTIF(A:A,A1)>1,"重複","（任意內容）"）」（不含引號），然後使用下拉句柄填充下面所有表格也可以達到類似效果，而且可以通過篩選過濾數據。如圖:

2.在Excel2007中也同樣可用條件格式實現，不過已經不需要輸入公式了。同樣要先選中需要防止重複的單元格區域，然後單擊「開始」工具欄中的「條件格式」→「突出顯示單元格規則/重複值」打開重複值對話框，單擊「確定」即可實現相同效果。當然在此也可自定義突出顯示的顏色、格式等等，還可以突出顯示單一項。

二、阻止重複輸入（重複時彈出阻止對話框，適合輸入身份證號等維一性的數字）假設要在A列輸入數據，選中A列後，菜單欄，數據，有效性，選自定義，公式那裡輸入 =countif(a:a,a1)<=1 確定，就能保證輸入數據的唯一性，如果輸入重複數據就會提示無法輸入數據--> 有效性-->自定義-->（假設數據在A列）=countif(a:a,a1)<=1如圖:

三、消除重複

消除選定區域中的重複項，也就是顯示出選定區域中總共有幾種不同的項。這在製表中也經常用到，假設在人員列表中每人都有一種專業職稱，那麼在全部的人中到底有多少種不同的專業職稱呢？這時需要的操作就是把全部專業職稱中的重複項刪除。

1.在Excel2003中須用高級篩選來實現。選中需要刪除重複項的區域，單擊菜單「數據」→「篩選/高級篩選」，打開「高級篩選」對話框(此前若有提示「不能確定標題行」請單擊「確定」)此時在列表區域中自動顯示選中的區域。我們只要單擊選中「選擇不重複記錄」複選項，再單擊「條件區域」的輸入框，在工作表中隨意單擊選中一個空白的單元格作為條件區域，在此選擇F3，單擊確定後即可隱藏重複項。

提示：若在「高級篩選」對話框中選中「將篩選複製到其他位置」單選項，再指定要複製到的位置，則可在不影響原表的情況下把篩選的無重複項複製到所需位置。

2.在Excel2007中實現篩選功能則簡單得多，Excel2007已經提供了刪除重複項的工具。只要選中需要刪除重複項的區域，單擊「數據→刪除重複項」，打開「刪除重複項」窗口，占「確定」後即可把所選區域中重複值刪除。

注意，若選中區域左右還有數據，會彈出一個警告窗口，對此只要選中「以當前選定區域排序」單選項單擊「刪除重複項」按鈕繼續即可。若此時按默認的「擴展選定區域」方式進行刪除重複項，則將自動選中整個表格，那麼在打開「刪除重複項」窗口的列表中，還得再選中含重複值的列進行刪除才行，不過這樣刪除的就不只是重複值了，而是把表格中重複值所在的行整行刪除。紫外，若選中的區域不只一列，則進行「刪除重複項」操作時是把同行各選中列單元格數據並在一起判斷重複的，假設選中A:C三列刪除重複項，則必須A1=A2、B1=B2、C1=C2三個條件同時成立時，A2:C2才會被視為重複項刪除。

提示：在Excel2003中操作雖然比較複雜，但可以在不影響原表格的情況下把不重複項複製到其他位置。而Excel2007中的刪除重複項則必須先把要處理的數據重製到其他位置再進行刪除重複項操作，才不會影響原表。