高效使用PPT需要知道幾個快捷鍵？ | PPT零基礎入門03

來自專欄 PPT設計手記

上一篇：人生沒有後悔葯，但PPT可以有！ | PPT零基礎入門02

為了幫助PPT新手，擺脫對軟體學習的不知所措，順利入門，於是有了這個系列的文章：PPT零基礎入門。

我希望能夠儘可能細緻的講解內容，又不想文章太過冗長，影響你的理解。

所以盡量一篇文章講一個知識點，通過幾篇文章組成一個系列。

最後我們通過一頁PPT的模仿來做一個實操的練習。

第一個系列，我們來聊聊PPT的基礎設置。

上一篇文章的最後留了個操作題，希望你能夠根據索引，嘗試一遍快捷鍵。不知道你有操作過嗎？

也許你還沒有操作就已經被冗長的快捷鍵列表嚇到了。別害怕，其實我們常用的快捷鍵並不多，我會在這個系列的文章中陸續做細緻的說明。

上一篇文章我們已經講了兩個快捷鍵，Ctrl+S（保存）、Ctrl+Z（撤銷）等最基礎的快捷鍵。

這篇文章里，我們再講一組快捷鍵：Alt+1、2、3……

1.Alt的作用

請你打開PPT / Excel / Word，新建一個空白演示文檔，直接摁下Alt，看看界面會有什麼反應？我此處以Excel為例（該操作在Office中通用）

是不是會發現，在上方出現了兩排黑色的小方框，方框內分別標註了數字和字母？

請你再試著摁下數字或者字母，看看會有什麼反應？

當我在這個界面摁下「P」，就跳轉到了對應的「頁面布局」的工具欄。

這是Office中，Alt快捷鍵的原理：

可以通過鍵盤直接定位到不同的界面和工具。

不知道看到這裡，聰明的你會不會已經反應過來了：

那麼Alt+1、2、3是不是就是「保存、撤銷、重複」的快捷鍵呢？

你說的對，也不對。

3. 快速訪問工具欄

Office軟體里的這一欄，我們稱之為快速訪問工具欄。

我們可以通過設置，將最常用的工具放在這一欄里，也可以替換掉軟體默認為我們準備的「保存、撤銷、重複」

它優勢有這些：

1. 將常用的工具單獨排列，提高操作效率；
2. 為常用工具增加Alt快捷鍵；
3. 當這一欄工具置於功能區下方時，能顯著減少滑鼠在界面內移動的距離和點擊次數。

第1、2條優勢應該都很好理解，上文也有些許解釋，第3條如何理解呢？

比如說，當我想要讓多個分布散亂的形狀居中對齊，通過功能區來操作需要幾步呢？

1. 選中多個形狀
2. 點擊「繪圖工具」
3. 點擊「對齊」
4. 選擇「垂直居中」

那麼當我把對齊工具加入到快速訪問工具欄之後，需要幾步呢？

1. 選中多個形狀
2. 選擇「垂直居中」

完成！是不是節省了50%的操作時間呢？

不要小看這點時間，當我們在製作PPT的時候，很多個「50%」的累計，到最後就是幾個小時的效率差距。

3. 如何設置快速訪問工具欄

設置快速訪問工具欄也非常簡單，還是我們上兩篇文章常見的那個窗口：文件——選項——設置——快速訪問工具欄。

• 通過「添加、刪除」和「▲▼」的操作來添加工具、排序工具
• 右側展示的工具順序，就是最終出來的工具順序
• 記得將「在功能區下方顯示快速訪問工具欄」勾上哦，這樣工具欄就會從最上面跑到功能區下面了

由於Alt+1、2、3這組快捷鍵摁起來相對順手，所以，對應工具欄的前三個工具的排序格外重要。

我將「格式刷、組合、取消組合」放在了前三個，這是我最常用的快捷鍵。

你也可以設置你自己常用的。

我的快速訪問工具欄列表，供你參考。

最後小結一下吧：

• 這篇文章我簡單講解了Alt在office中的作用
• 講了什麼是快速訪問工具欄和它的優勢
• 最後分享了如何設置快速訪問工具欄

那麼，快去設置你的快速訪問工具欄吧！

下一篇文章，我會分享一套我自己製作PPT的標準流程，經歷過無數實戰檢驗，再次幫你提高製作效率！

最後留個思考題，在下篇文章開始前，想想你的PPT製作標準流程是什麼呢？打開PPT之後，就在默認模板里填字了嗎？還會有其他操作嗎？

如果覺得這篇文章有點幫助，點贊什麼的別吝嗇！

下回見！