一起來學豐田的5S管理——清理電腦桌面

最近看了一本《豐田高效工作法》，對豐田的5S管理有了新的理解。很多人都知道豐田的5S，現在還有6S，但是真正理解5S內涵的人也不多，包括我。

先看看什麼是5S吧。

豐田的5S是圍繞杜絕浪費展開的，為了杜絕浪費，豐田提出了很高的要求，豐田對浪費的定義我的理解是從兩個維度上展開的。

一是避免空間的浪費，這包括物品對空間的佔用，物品合理的規劃陳列減輕我們取用的負擔，進而達到第二層次的避免浪費，也就是對時間的節約。

豐田要求取出辦公的文件要在10秒以內。

如果上司找你要一份文件你還需要花費大量時間尋找，那麼豐田就會認為你的工作中存在大量的浪費。

要解決的方法就是從整理開始，豐田的規定就是：

當天不用的文件不要放在辦公桌上。

我覺得這一條真的非常有道理，豐田規定今天用不到的文具就放在固定的位置，總之辦公桌上不要放和當下工作無關的任何雜物。

長期不用的文件，豐田的建議是扔掉。因為真正重要的數據會保存在電腦，紙質文件會鎖在抽屜，貴重物品也有自己保管的所在，如果你的辦公桌上有一些長期無人問津的物品，那麼扔掉也不會有什麼損失。

我想學習豐田管理法，不能停留在看書，學以致用還要馬上用，所以我馬上用這個方法整理下我的桌面，沒有整理前我的桌面已經還不錯了，是這樣的。

整理後變成這樣

這樣整理真的能節約時間，因為我真正每天都要用的重要文件就是兩個，一個是常用回復，一個是日程管理表。

其它的資料都可以收納到幾個文件夾裡面，需要的時候再打開，至於不需要的文件，我都毫不留情刪除到回收站，要是在回收站一個月還沒有想起要撈回來，其實直接清空也不會有什麼損失。

除此之外，我還更換了桌面背景，純色背景其實更有助於找到我們需要的東西。

在底部的工具欄，我還修改了任務欄通知狀態，順手我調整了我最常用的軟體快捷鍵放在底部工具欄，其實我用到的常用軟體很少。

經過這樣的整理後，我的任務狀態欄就如下圖

底部只有文件夾，瀏覽器，PPT，Word，畫圖和計算器六個常用按鈕，右邊只有輸入法，自定義信息全部被隱藏了，這樣我就不會在工作時隨時被彈出來的消息分散注意力，可以大大節約我的時間。

需要查看信息的時候，我點一下顯示隱藏的圖標，就會看到系統目前最新的消息。

一下子心情大好，乾脆再整理下我的瀏覽器。我只保留了我最常用的訪問網站。

常用的網站有這個九個就夠了，還照顧了我老婆的需要。

而且對網站的排序，我有意識按照我每天使用頻率進行排序，這樣的話，我的上網速度也得到了提高。

僅僅是學會了一點點整理，效果就很明顯。

對了，今天寫到這裡，我把截屏的文件，全部都刪除了，因為豐田整理法裡面最關鍵的一條是要保持。