Excel辦公操作輸入編輯技巧2

巧做設置，使公式更加明了

在工作表的公式中，我們經常是通過單元格標號來引用數據的，如「F2=A2+B2+C2+D2」。這樣很難一下子了解公式具體的內容。有沒有方法用文字來取代單元格的符號，讓公式更直觀些呢？

答：這個想法的確很不錯，當然也是可以實現的。可以按下列步驟來操作：例如在一個特定的資料庫工作表中，一般每一列數據都是同一個欄位下的。可以先為每一列數據設置好相應欄位名（如：語文、數學、外語、總分等）。再單擊「工具」菜單中的「選項」命令，選擇「重新計算」選項卡。在「工作簿選項」區域中選擇「接受公式標誌」複選框，如圖2-5所示。

圖2-5「重新計算」選項卡

最後單擊「確定」按鈕。這樣如果要利用公式計算時，可以直接在公式中輸入欄位名稱來表示了，例如：總分=語文＋數學＋外語。

在連續單元格中自動輸入等比數據序列

請問有什麼好的方法來輸入一個較大的等比序列嗎？

答：可以通過填充的方法來實現。具體操作如下：首先在第一個單元格中輸入該序列的起始值，然後通過拖動操作選擇要填充的所有單元格。再依次單擊「編輯」菜單中的「填充」項下的「序列」命令。在彈出的「序列」對話框中，再選擇「類型」中「等比序列」單選按鈕，再在「步長」文本框中輸入等比序列的比值。最後還要在「終止值」文本框中輸入一個數字。不一定要是該序列的最後一個值，只要是一個比最後一個數大的數字就可以了。如圖2-6所示。

圖2-6自動輸入等比序列

最後單擊「確定」按鈕即可。這樣系統就自動將序列按照要求填充完畢。

選擇大範圍的單元格區域

由於屏幕大小的局限性，如果利用滑鼠拖動操作，總是無法一次性準確地選擇大於屏幕顯示範圍的單元格區域。請問有什麼別的好方法嗎？

答：當然有。可以試試如下操作：首先在「名稱」框（就是公式輸入欄fx左邊的輸入框）中輸入該操作區域的起始單元格名稱代號，然後輸入該操作區域的最後一個單元格名稱代號，中間用「：」冒號分開。最後按下「Enter」鍵，這樣以這兩個單元格為對角的長方形區域就會被快速的選定。

為修改後的工作表添加批註

想在對工作表文檔進行修改的同時，在修改處添加批註，以方便日後查閱。請問該如何操作？

答：為修改添加批註是很容易實現的。具體操作如下：首先選擇已經修改過的單元格，然後單擊「插入」菜單中的「插入批註」命令。這時在該單元格旁邊會彈出一個黃色的文本輸入框，輸入框最上邊會自動顯示系統安裝時使用的用戶名字，當然也可以改為當前使用者的名字。在游標處就可以輸入要添加的批註了。輸入完成後滑鼠單擊任意位置，批註文本框就會自動隱藏起來。這時在該單元格的右上角部位會多出一個紅色的小三角形符號，當滑鼠移動至該單元格上時，會自動彈出剛才添加的批註內容。同時還可以用滑鼠右鍵單擊該單元格，在彈出的菜單中通過「編輯批註」和「清除批註」命令來進行其他的修改操作。

隱藏行或列的其他方法

請問要實現行或者列的隱藏有什麼其他好的方法嗎？

答：要實現行或者列的隱藏除了利用「隱藏」命令外，還有以下幾種方法可以實現。其中最簡單的就是直接拖動滑鼠來實現。先移動滑鼠指針至要隱藏的行或者列的最下邊或最右邊，當滑鼠指針變成了一個黑色的帶有上下箭頭的「+」字狀時。按下滑鼠左鍵，然後拖動滑鼠使其不可以見即可。當然也可以通過鍵盤組合鍵來操作完成：按下組合鍵「Ctrl+9」隱藏的是行；按下組合鍵「Ctrl+0」隱藏列。如果要取消隱藏，只需要再同時按下「Shift」鍵，即同時按下「Ctrl+Shift+9」、「Ctrl+Shift+0」組合鍵。中華考試網(www．Examw。com)

當然如果要隱藏的行或者列比較多時，用這上述兩種方法還是顯得有點麻煩，這時可以試試利用「Shift+Alt+→（右方向鍵）」組合鍵來隱藏。首先利用「Ctrl」鍵來選擇所有要隱藏的行或者列，然後同時按下「Shift+Alt+→（右方向鍵）」組合鍵，這時會彈出「創建組」對話框，如圖2-7所示。

圖2-7「創建組」對話框

詢問要創建的組是行還是列。如何隱藏的是行就選擇「行」單選按鈕，如果隱藏的是列就選擇「列」單選按鈕。最後單擊「確定」按鈕完成。這時在工作表中行或者列的序號處會產生一條黑線，它將剛才選擇的所有行或列連接起來，同時在末端會有一個「－」符號。單擊該符號，則所選的行或者列就會組成一個組，從而達到隱藏的效果。同時「－」號會變成「+」號。要恢復隱藏，只要再單擊該「+」號即可。或者按下數字「1」或「2」也可以。

恢復被隱藏的行或列的快捷方式

請問除了使用「取消隱藏」命令外，還有什麼更快捷的方法來實現找出已經被隱藏的行或列嗎？

答：要取消隱藏的行其實有更簡單的方法。例如要恢復被隱藏的第2行，可以執行如下操作：首先將滑鼠指針移動到第1行和第3行之間的位置，當滑鼠的指針變成橫向為「＝」號，縱向為黑色實心雙箭頭的十字形狀時，執行用滑鼠左鍵雙擊操作，這樣被隱藏的行就會顯示出來了。這種方法比用「取消隱藏」命令要快捷的多。取消列的隱藏方法同上所述。

在常規格式下輸入分數

當在工作表的單元格中輸入如「2/5、6/7」等形式的分數時。系統都會自動將其轉換為日期格式。所以每次都要先將單元格格式設置為「分數」後才可以正確顯示。難道就沒有辦法可以在常規格式下直接輸入分數嗎？

答：在「常規」模式實現分數的輸入是可以實現的，而且還是非常簡單的。只要在輸入分數前，先輸入「0＋空格符」。然後再在後面輸入分數即可，如輸入「0□2/3」（□表示空格）即正確顯示為「2/3」。需要注意的是，利用此方法輸入的分數的分母不能超過99，否則輸入結果顯示將被替換為分母小於或等於99的分數。如輸入「2/101」，系統會將其轉換為近似值「1/50」。

在單元格中自動輸入時間和日期

日期和時間的輸入形式太麻煩，而且有時記不清楚。請問有什麼方法讓系統自動輸入時間和日期嗎？

答：可以執行以下方法來實現：選中需輸入的單元格，直接按下「Ctrl+；」組合鍵可輸入當前日期；如果直接按下「Ctrl+Shift+；」組合鍵即可輸入當前時間；當然也可以在單元格中先輸入其他文字然後再按以上組合鍵，如先輸入「當前時間為：」再按下「Ctrl+Shift+；」組合鍵，就會在單元格中顯示「當前時間為：16：27」這樣的結果。

以上方法美中不足的是輸入的時間和日期是固定不變的。如果希望日期、時間隨當前系統的日期、時間自動更新，則可以利用函數來實現。輸入「=today()」得到當前系統日期的函數，輸入「=now()」得到當前系統時間和日期的函數。

移動單元格中公式計算的結果

一般地，可以通過在單元格中輸入公式自動計算出數據的結果。但是將這個計算結果移動到其他單元格時，結果都變成了「0」，這是怎麼回事？該如何解決？

答：可以通過以下操作來解決：單擊「工具」菜單中的「選項」命令，再選擇「重新計算」選項卡。選擇「手動重算」複選框，同時取消選擇「保存前自動重算」複選框，使其無效，最後單擊「確定」按鈕即可。這樣就可以通過「複製」和「粘貼」命令來正確移動公式計算出的結果了。

以圖片格式插入Word中的文本內容

請問在不用截圖軟體的情況下，可以直接將Word文檔中的某些文本內容以圖片格式插入工作表的單元格中嗎？

答：當然可以，可以直接利用系統的內置功能實現文本內容到圖片格式的轉換。具體操作如下：在Word編輯界面，先選定需要插入的文字內容，然後利用「複製」命令將其複製到系統剪貼板中。然後在Excel環境下，選定要插入該圖片的單元格，再按住「Shift」鍵，同時單擊「編輯」菜單中的「粘貼圖片」命令。這樣即可將剪貼板中的內容轉換成圖片格式並插入到工作表中。如果選擇的是「粘貼鏈接圖片」命令，則將圖片和工作表建立鏈接關係。

求和函數的快捷輸入法

求和函數「SUM」可能是我們在工作表文檔中使用最多的函數了。請問有什麼好辦法來快速輸入嗎？

答：其實「SUM」函數不必每次都直接輸入的，可以單擊工具欄中的「∑」符號按鈕來快速輸入。當然還有更快捷的鍵盤輸入，先選擇單元格，然後按下「Alt+=」組合鍵即可。這樣不但可以快速輸入函數名稱，同時還能智能地確認函數的參數。

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