五大職場管理工具，讓你輕鬆告別無效率

07-08

坐在同一間辦公室，同樣地花費8小時上班時間，為什麼有的人輕鬆升職，而你卻原地踏步？有沒有什麼好的職場管理工具，能助你擺脫這種無效率狀態呢？今天就和大家詳細探討下功用強大的五大職場管理工具。

輕鬆應對職場

工具一：四象限法則

四象限法則是由著名的管理學家史蒂芬·柯維提出的時間管理理論，該理論把事務按照重要程度和緊急程度劃分為四個象限：重要而且緊急，重要但不緊急，不重要但是緊急，不重要而且不緊急。

四象限法則

事務所處的象限不同，處理原則也就不同：

*第一象限（重要而且緊急）：立即去做。第一象限的事務越少越好。

*第二象限（重要但不緊急）：有計划去做。投入自己的時間和精力到第二象限中，做好計劃，先緊後松。

* 第三象限（不重要但是緊急）：盡量交給別人去做；如果無法交出，根據耗時情況選擇不同策略，耗時短的馬上處理掉；耗時長的可歸類集中處理。

* 第四象限（不重要而且不緊急）：盡量別去做，浪費生命。

應用法則：看看你的待辦清單，是不是雜亂無序！應用四象限法則，你可以把你的事項放大四象限中，按照不同事項的處理方法，確定優先次序，合理安排。

工具二：80/20法則

80/20法則認為，少量的原因、投入和付出將獲得大量的結果、產出和回報。80%的銷售額來自20%的顧客；80%的總產量來自20%的產品；80%的績效評價來自你20%的工作。

80/20法則

80/20法則顛覆了我們傳統的思維，揭示了在原因與結果、投入和產出、付出和回報之間存在著一種內在的失衡。運用它就意味著我們要做如下：把更多精力放在重要工作上，而不是平均用力；用最小的努力掌控我們的生活；有所選擇而非事無巨細；精益求精而非貪多求全。

應用法則：區分重要的少數與瑣碎的多數，把更多精力放在重要工作上；

從紛繁複雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上。

工具三：5W2H分析法

5W2H分析法為我們提供了科學的決策和工作分析方法，它是一個以價值為導向的標準化思維流程。在人們追求理想和目標的過程中，都要經過選擇目標 (what)→選擇原因（why）→什麼場合(where)→什麼時間(when)→什麼人或組織(who)→如何提高效率(how to do)→性價比如何(how much)七個方面提出問題並從中選擇性價比最高的方法和路徑來實現預定目標。

5W2H法則

應用法則：做任何工作都可以從5W2H來思考，它指導我們圍繞如何提高效率（how to do）這一永恆主題，對目標相關的時間、地點、人、資源對要素進行合理整合，根據價值的大小確定最佳目標和最優路徑。

工具四：SMART原則

一個好的目標應該像濃霧中的燈塔一樣，它能照亮我們前進的道路，引導我們的行動。

如何制定一個好的目標呢？SMART原則就可以幫助我們。SMART原則提供了制定目標的5個原則，分別為：Specific（目標一定要明確，不能模糊）；Measurable（可衡量性，要有實現目標的標準）；Attainable（目標可實現性，切合實際）；Relevant（相關性，整體性，對實現其他目標要有所幫助）；Time-besed（明確的截止期限）。

SMART原則

應用法則：制定目標時，要使目標符合SMART法則，我們可以把這5個法則轉換成5個問題：目標具體是什麼，具體特徵是什麼；怎麼樣才算實現了目標，有沒有明確的標準？目標可行性高嗎，您能不能做到？實現這個目標的目的和意義是什麼，它在人生或工作中屬於哪一環節？打算在什麼時間實現這個目標。

工具五：WBS法則（任務分解法）

WBS即WorkBreakdownStructure，提供了目標分解的具體過程：目標→任務→工作→活動

WBS法則

WBS分解的原則：將主體目標逐步細化分解，轉化為一項項具體行為；每個任務原則上要求分解到不能再細分為止。

意義：再宏偉的目標也需要一步步來實現，需要一個個具體的行為來完成。學會分解任務，只有將任務分解得足夠細，您才能心裡有數，您才能有條不紊地工作，您才能統籌安排您的時間表，才能小溪匯成河流。

五大職場管理工具，就介紹到這了。要真正發揮作用，還是要付諸到實踐當中。

從明天準備工作清單時，你就可以開始應用這些法則了。

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