使用Project 2000管理項目

使用Project 2000管理項目 原作者：席相霖

網路計劃技術是現代管理科學中比較盛行的一種科學管理方法。它以縮短工期、提高效率、節約勞力、降低消耗為目標。採用這種技術，不僅可在計劃制定期間求得工期、資源、成本的優化，更重要的是可在計劃的執行過程中，通過信息反饋，進行有效的監督、控制和調整，能夠保證項目預定目標的實現。

Project 2000是一個功能強、管理細膩、操作方便的項目管理網路計劃軟體。它提供了一套完整的項目描述和計算的方法及模型，所生成的圖、表或文件，使所有參加項目工作的人員對於項目的理解達到共識，從而能夠協調一致地工作，出色地完成項目。

Project 2000的理論基礎是國際上公認的關鍵路徑法(CPM)和計劃評審技術(PERT)。它採用的網路模型為肯定型網路。它是如何幫助用戶管理好項目的呢？讓我們從以下幾個方面探討。

從容不迫，快速制定計劃

為建設20層高的一棟大樓編製計劃，按常規的方法，用戶要完成一份正確的網路計劃圖，至少要一個星期的時間進行設計、參數計算、校對直至成圖。如果需要在原方案上做些修改，用戶就不得不重新再算一遍，時間成倍地增長，無法適應當前變化迅速的形勢。Project 2000則把用戶最費時、費力的工作都承擔起來，使用戶能輕鬆愉快地完成項目計劃的制定工作。Project 2000隻需要用戶提供基本的數據，如項目任務的名稱、持續時間、在任務上工作的人員和設備的工作量，以及項目任務之間的關係就足夠了，其他的工作它都會自動地為用戶完成。像前面所說的大樓，一個項目經理，只需要2個小時就可以做完這個項目計劃，如果用戶要修改、增刪、優化，用戶只需把要修改的地方輸入或Project 2000，它會按用戶新的意圖自動重新計算，在幾秒內就給用戶出結果。以前，用戶需要自己計算出關鍵路徑，計算每個任務的時差，而Project 2000會自動計算出關鍵路徑和每個任務、整個項目的開工、完工日期，告訴用戶項目能否如期竣工以及資源分配是否合理。

按部就班，管理工作任務

項目是由一個一個的活動、工作、任務組成的。當這些活動、工作、任務一一最終完成後，項目也就完成。Project 2000把為完成項目所安排的這些活動抽象為「任務」，根據具體項目內容，也稱為「工序」，「事件」等等。一個項目就是由眾多具有特定依賴關係的任務組織起來的。管好任務是Project 2000的重要內容之一。

一個項目經理經常關心的是項目任務已經完成了多少？原計劃是怎樣的？還有多少工作量需要完成？按當前的進度能否完成預定目標？根據經理的這些思路，Project 2000把一個任務劃分為以下4個階段進行管理，即: 比較基準計劃（原始計劃）、當前計劃、實際計劃和待執行計劃(剩餘計劃或未完成計劃)。它為每個階段的計劃都設置了數據域，用戶隨時都可以查看。這幾個計劃所代表的內容和它們的關係是怎樣的呢？

比較基準計劃（原始計劃） 這裡的計劃數據記錄了最初制定項目計劃時項目的狀態情況。由於項目一旦開始運作執行，項目計劃總是處於動態變化中，如何評價實際實施的計劃的好壞？與最初安排的計劃相比，是按計劃、超前還是落後了？為了給項目經理隨時進行比較提供素材，Project 2000把最初編製的計劃作為「比較基準」存儲起來，這個計劃數據在項目調整過程中始終保持不變，無論何時，當需要原始計劃數據時用戶都可以從這個計劃數據域中得到。

當前計劃 項目啟動以後，由於主觀或客觀的原因，有些任務提前，有些任務拖後，計劃總是處在變化中，完全按原始計劃執行的幾乎沒有，這才真正反映項目實際。為此，Project 2000設置了「當前計劃」域，並把它作為整個計劃的重點，向用戶提供極為詳細的數據。例如: 開始時間、完成時間、工期、總時差、自由時差、工作量及費用等。由於當前計劃是根據實際已經發生的計劃和任務間的制約關係而計算出來的，因此，它對於項目計劃的管理和預測都具有現實意義和指導意義。

實際計劃 實際計劃是指那些已經開始實施但未完成，或已經全部完成的任務計劃。已經實際執行的計劃在項目管理中的重要性有2點，即它是計算項目產值的依據，也是規劃和預測當前和未來計劃的基本信息。Project 2000設置「實際計劃」數據域，讓用戶把已經完成的工作和未完成的工作區分得一清二楚。一旦一個任務的實際計劃生效，Project 2000會按實際計劃自動修正當前計劃，並且據此計算和預測整個項目計劃。

待執行計劃 對於經理而言，不僅要考慮一個任務已經完成了多少，還必須知道還有多少剩餘的工作量需要完成，這就是Project 2000為經理們設置的「剩餘計劃」，或「待執行計劃」。如果一個任務已經開始但還沒有做完，系統會根據完成情況自動計算剩餘工作量，並重新測算需要的工期和成本。

用戶把採集到的項目任務完成和變動情況輸入到Project 2000後,系統就按項目實際發生的數據進行整個項目計劃的計算，確定新的關鍵路徑，預測整個項目前景。用戶可在同一張表上或橫道圖上查看到一個任務「比較基準計劃」、「已經完成的計劃」和「待執行的計劃」的各種數據，依據這些充分的數據進行精心安排調配，定會按期完成項目。

有條不紊，管理各類資源

人員、台班設備和資金是項目經理關心的另一個重要議題。用戶每時每刻都在考慮著在項目的每個階段需要多少技工、小工？需要多少運輸設備？需要多少資金？Project 2000也為用戶考慮到這些問題。它把在完成項目任務活動中投入的人員、機械台班設備和材料、資金等抽象化為「資源」。「資源管理」是Project 2000的第二項重要功能。它能幫助用戶管理好如下的事項。

輔助建立資源庫。自動檢查資源在分配過程中是否有「衝突」。由於用戶在為任務分配資源時是按照實際需要分配的，並沒有把注意力放在是否在某段時間內會超出資源實際擁有量，因此衝突經常發生。Project 2000根據每個任務的資源使用情況計算整個項目的資源需求曲線，自動指出「超負荷分配」發生在那些任務上，幫助用戶分析調整。Project 2000能夠幫助用戶自動進行資源平衡。

Project 2000自動為用戶排出每個資源承擔的任務上的日程、工作量和成本表。對於時刻處在變化之中的項目計劃來說，由人工來統計資源在整個項目中的安排日程是一件非常煩瑣的事情，但Project 2000卻能提供完善的清單。Project 2000提供的「資源使用狀態」視圖，逐個資源列出他們承擔的任務、在每個任務上工作的日期、人數、工作量、費用、累計工作量和累計費用等等。

用戶經常需要從項目評價的角度看看項目運作的情況，「掙得值法」是國際上通用的評價方法。Project 2000早已為項目、為任務、為資源計算投入/產出分析指標作好了準備，它為用戶計算如下項目：

·BCWS 工作計劃執行的預算成本 ·BCWP 工作已經執行的預算成本 ·ACWP 工作已經執行的實際成本 ·SV 進度差異--工作已經執行預算成本和工作計劃執行預算成本差異 ·CV 成本差異--工作已經執行的預算成本和實際成本差異 ·BAC 竣工時的預算成本 ·FAC 竣工時的預測成本 用戶只要用滑鼠鍵選擇相應的表格，就能看到這些指標的真實數據，對於每個運作情況做出科學的評估分析，不需要自己再做任何計算。

八面玲瓏，全面描述項目

為了管理好項目，用戶需要反映項目情況的各種圖形，需要得到各種數據，需要各種報告，以便向領導或董事會彙報。這些事已經不再需要用戶親自動手去畫、去寫，Project 2000不僅為用戶制定了計劃，也為用戶提供了能反映項目全部狀態的豐富的圖形和文字報告。用戶需要什麼數據它就能為用戶提供出來。

網路圖 網路圖是以描述任務關係為重點的信息，Project 2000本身提供了單代號網路圖，這是與國際上接軌的。如果用戶習慣使用雙代號網路圖，中國科學院計算所、北京中科項目管理研究所為用戶開發了雙代號網路圖處理系統AonAPlot。在Project 2000的網路圖上用戶可以選擇任意5種任務信息進行顯示。通過選擇不同類別的信息，用戶可以建立基本信息網路圖、基線網路圖、跟蹤網路圖及費用網路圖等等。

橫道圖 橫道圖是以表述任務時間關係為重點的信息。Project 2000把橫道圖和表結合在一起，使得用戶既能以圖形方式形象地查看任務信息，又能看到具體的數據，便於理解項目。橫道圖上可以顯示出工序的關係線，不僅能看出每個任務的開工、完工時間，而且能夠知道任務的緊前和緊後工序，就像在網路圖上工作一樣。可以把工序信息直接顯示在橫道條的四周。減少了需要經常把橫道條和任務名稱一一對應的麻煩，使用戶把注意力集中在分析重要信息上。橫道圖上可以把每個任務的基線計劃、當前計劃、實際計劃、完成百分比、時差同時顯示出來，便於進行綜合分析。

資源圖 資源圖是以反映資源使用狀況為重點的信息。Project 2000為資源分析和跟蹤提供了８種圖形，包括了資源方方面面的信息，它既可以顯示單個資源的信息圖，也可以顯示全部資源的信息圖。

靈機一動，隨時獲取信息

Project 2000準備了項目管理所需的浩瀚的信息。怎樣從眾多的信息海中把當前實際需要的信息抽取出來，是一個現實的問題。Project 2000為用戶設置了「篩選器」，使用戶可以隨心所欲地把需要的信息過濾出來。Project 2000內置的多種篩選器可以幫助用戶建立各種文字報告，報告內容覆蓋面廣，用戶可以直接使用。用戶還可以自己根據需要建立新的任務和資源的各種報告，使管理更高效有序。
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