弱勢項目經理的生存之道

序言

恭喜你你被任命為項目經理！雖然滿心歡喜終於有一展能力的局面，但同樣的也面對巨大的挑戰-如何帶領項目走向成功。

你是一個光桿司令，手上沒有資源，手下沒有任何成員，你在組織圖中的位置是偏下方的，也沒有任何權利。那麼要如何無中生有，平衡各相關方需求，結合內外部資源，有效的執行計劃，開展項目工作，成功的完成項目呢？ 常言道欲成大事者，必有天時，地利，人和條件配合。還有孫子兵法中所說「夫未戰而廟算勝者，得算多也；未戰而廟算不勝者，得算少也。多算勝，少算不勝，而況於無算乎！吾以此觀之，勝負見矣」洞燭機先的風險控制手段。

以下就以天時，地利，人和三要素與風險控制角度來討論，看看有哪些值得思考與學習。

- 天時-項目過程中的時空環境

- 地利-項目過程中的公司制度與組織文化

- 人和-項目實施中干係人對於項目的態度

- 風險控制-項目實施中，對於各種控制指標

天時-項目過程中的時空環境

項目之所以被批准執行，是基於組織遇到某些壓力需要有所突破或是追求一個新的目標，例如為了增加收益，降低成本等因素。 項目在決定實施前，必需經過效益分析過程，判斷實施項目是對組織有利的，才會決定開展項目。但是許多項目都是高層的一個隨意或是匆忙的決定而發起，因此項目經理在接受項目任命時，必須對項目的目的以及項目實施的理由有足夠清晰的認識，才能正確的描繪出項目完成時的景象，這就是「定義完成」的工作，如果不能準確的描繪出項目終點，無論如何努力都不會到達終點。

將項目相關目標依照優先順序別劃分並排序列表，明確項目完成後要達到的效益。把這些資料收集後，與發起人詳細交流他對項目結果，質量，完成時間等期望值，把資料整理成項目正式啟動準備文件留檔，它們將被視為項目的最終目標。未來不管項目過程中如何變動，都必須朝著這個方向進行，才不至於產生偏差。 這也是未來項目經理在考慮變更是否執行時的一個重要依據，一旦變更會影響項目最終目標或是效益時，就可以以此為由，抵禦變更。

還需要了解過去是否有實施類似項目的經驗，這個可以參閱組織過程資產，相關文件資料或是通過與先前項目團隊人員交流，研究經驗教訓，總結成功的因素與失敗的原因，這些可以作為項目經理在制定計劃中重要的參考依據。

項目經理通過各種途徑識別組織的政治氛圍，觀察項目在組織中是否成為話題被討論，觀察發起人在組織中的權力地位，就可以理解這個項目在所處組織中的受到的重視程度，項目實施過程中需要與多少個部門協調？有多少人關心它？有多少人會因這個項目受益或是受損等信息，項目的技術難點為何？是否將會有外包商介入？重要相關方等信息。這些都是項目的先天因素，項目經理必須預先辨識並掌握這些信息，提早擬定應用策略。

地利-項目所處的公司制度與組織文化及權力來源

有些項目經理為了儘快推進項目，常以「計劃沒有變化快」一詞來輕視計劃的重要性，掩飾自己的的不作為。導致項目在實施過程中，團隊不時出現內訌，範圍不斷變更，時程一拖再拖無法控制的局面最終導致項目死亡，因此在項目實施前的項目計劃階段必不可少。有些人以個人自身過硬的經驗，來看待項目實施，以「船到橋頭自然直」，「兵來將擋水來土掩」 的心態來面對項目， 忽視項目計劃的重要性，認為人定勝天就沒有不能完成的項目。 這個觀點基本上是沒有錯誤的， 但是誰又知道所謂的「完成項目」，不過是付出數倍於預算的「慘勝」 而已。弱勢項目經理忽略管理計劃就是放棄權力，未戰先敗！

缺乏有效的項目管理過程，會導致項目都陷入某種程度的混亂甚至導致發生項目中止的情況。以適當的方法執行的項目，取得成功的機會更大，特別是如果項目領導者沒有正式職權的情況下。

孫子兵法中所說「夫地形者，兵之助也。料敵制勝，計險隘遠近，上將之道也。知此而用戰者必勝，不知此而用戰者必敗」。正如兵法所言，弱勢項目經理手中沒有權力，無法直接發號施令，因此必須找到施力點，利用組織結構中的位置來加強自身的戰力。 要如何找到這個點呢？ 可以利用公司現有的規章制度，人事薪酬政策，組織文化等項目中的事業環境因素，來增進項目管理能力，加大項目成功機會。

如果沒有施力點，那麼就需要通過「創造權力」的方法來增加權力。孫子兵法中所說「故經之以五事，校之以計而索其情：一曰道，二曰天，三曰地，四曰將，五曰法……法者，曲制、官道、主用也」，所謂法即管理計劃與基本規則。通過選定適當的項目生命周期，分配適當的項目階段以項目章程為根本制定項目管理計劃，項目基準，裁剪定義項目過程，制定團隊規則等相關手段來加強項目管控力，如此項目經理就為自己創造權力。

「不以規矩,不能成方圓」。項目啟動時任命項目經理，這是項目經理權力的起點，項目經理依照章程內容賦予的職權，制定範圍，時間，成本，質量等項目管理計劃，定義項目過程及各項基準。 這些就是項目中的準則，一經相關方認可後，項目就可以調動資源，協調工作。如此一來無形中增強了項目經理對項目的掌控力度。

此外每個項目都具有獨特性，有其自身的先天條件與限制因素，如果項目經理不能事先察覺這些，要做出適當的項目管理計劃，不吝是緣木求魚嗎？ 因此項目經理在編寫詳細項目管理計劃與選定項目過程是時要花時間全盤考慮整體環境，過去項目經驗等因素，制定項目實施中必須遵守的規則，如此一來項目計劃才能成為項目經理管理項目的有力工具。

人和-項目實施中干係人對於項目的態度

項目中最重要的是人的因素。沒有各方高效的配合，沒有「人和」，再好的項目計劃，不過就是一疊印刷精美的文件。項目經理要如何統合各方干係人，邁向成功呢？ 尤其是一個手中沒有什麼權力的弱勢項目經理，要如何調動各方資源，協調工作呢？ 俗話說「先做事，再做人」，這對弱勢項目經理尤為重要。 在未獲得項目經理任命前，需要通過不斷累積聲望的方法累積自己的政治資本，以「外圓內方」的工作風格與組織內各路人馬維持關係，如果建立不了密切關係，也起碼要做到不樹立敵人，以利未來在工作上能溝通順暢，建立自身的工作人格。

「權力不僅是領導給的，權力也是下屬給」，弱勢的項目經理雖然依靠項目章程中的任命獲得權力，但權力基礎是脆弱的，更需要干係人給與支持，還要在項目過程中需要通過各種方式不斷的進行鞏固，贏得干係人與項目團隊的信任，權力始能發揮到位。

「攘外必先安內」，在項目初期，把重心擺在項目成員身上，能夠使項目經理的權力獲得初步的鞏固。項目初始階段時項目經理最重要的任務是快速的將項目團隊建設為一支能戰鬥的隊伍。此時項目經理需要設計一個戰略故事，提出項目願景，讓所有人的注意力聚焦在此。如果可以的話最好設計一個項目團隊的 slogan 方便記憶，形成項目團隊特有共同語言，在無形中凝聚團隊共識。如果項目成員對項目工作不感興趣，項目經理必須設法提起他們的興趣。每個人都很關心 「WIIFM」，即「我能從中得到什麼」（ what『s in it for me）？必須花時間去了解成員真正關心的是什麼。將項目需求與個人意願搭配起來，合理分配工作，通過談判的方式用項目成員想要的東西，換取他對完成項目工作的承諾。記住，項目是一個面向利益交換的關係網路。 項目過程就是通過不斷的交換已達成目標。

在項目規劃階段，讓成員參與項目計劃工作，充分尊重他們的專業，換取他們對未來計劃實施的承諾。在會議中，仔細觀察成員的交談內容，溝通模式與工作喜好風格，項目文件書寫的表現來觀察成員思維方式，方便建立未來與成員交涉談判模型。

項目初期，團隊處於塔克曼的團隊發展階段模型中的團隊形成階段，項目經理應該把握時機，利用機會通過各種小事情的合作， 儘早讓成員相互熟悉，建立互信基礎起點，形成團隊基本規則。項目經理在語言表達上要特別注意引導團隊語言，多使用正面詞語，多使用「我們，麻煩你，請你，謝謝」 等中性字眼，建立一個尊重他人，健康的項目團隊文化。

通過項目規劃階段的共同努力，項目經理與成員建立互信基礎後。在啟動會議前與干係人審查項目管理計劃時，項目經理面臨項目第一個考驗：接受干係人對於項目實施過程中的疑慮的挑戰。項目經理要做好充分的準備，預想各方可能提出疑慮，與項目團隊成員準備好回應的方案，會議中項目經理通過各種方式展示項目計劃以及預計成果，回答各方問題，獲取相關干係人對於項目計劃的認可。爭取發起人與高層在公開場合上發表對於項目的期望態度，通過他們的公開表態，借高管的勢無形中可以獲得項目其他干係人認同。如此一來項目經理的對外的權力基礎能再進一步獲得鞏固。除此之外，團在對於啟動會議的準備過程中，項目經理成功帶領團隊，無形中也增加項目經理的內部權力基礎。

項目開始實施初期，團隊士氣高昂，項目經理可以通過任務安排的方式，增加任務難度，通過完成任務證明工作能力，讓成員建立自信心，增強抗壓能力。項目經理更應該利用機會在公開場合，在高層領導面前表揚員工，建立團隊對項目的榮譽感。

項目中期，團隊經歷項目的不穩定過程，團隊衝突過程，士氣明顯下降。項目經理可以將項目成果以圖表方式公開展示，列出成員的績效，激發成員的競爭潛力。定期邀請發起人參與項目會議，不僅可以讓發起人掌握項目整體進度， 更可以切實解決團隊所遇到的阻礙。項目經理通過會議的方式聽取各方意見，建立正常的溝通管道解決衝突，更應建立非正式溝通管道，利用與成員之間的私人關係，聽取成員抱怨，從正面回應成員訴求，修正計劃，提振士氣。項目經理還可以邀請發起人，重要干係人參與團隊建設活動，重振團隊士氣，讓大家堅持走完項目的最後一里路。

眼看項目越來越接近終點，此時項目經理需要加大與干係人溝通的力度，了解他們對於項目至今所完成的成果的看法。 看看是否符合他們的預期設想。如果未達到期望，就及時檢查項目計劃，採取行動，盡量達成干係人期望以便項目驗收。如果幹系人滿意成果的話，此時可以開始進行項目收尾行動。

項目結束時，大家好好坐下來吃頓慶功宴，或許飯後大家會回到原單位或是開始另一個項目，別忘了對團隊表達最大的敬意，沒有他們的努力，你不可能完成項目，更重要的是沒有他們，你就沒有機會獲得這個寶貴的項目領導經驗。

結語

一個弱勢的項目經理，在項目過程中，應當保持旺盛的企圖心，巧妙的利用各種項目環境來創造有利條件，領導團隊實施項目，謀求項目利益最大化，才能在複雜的項目環境中生存下去。