創建和列印大宗郵件的信封 （郵件合併功能）

創建和列印大宗郵件的信封

適用於: Microsoft Office Word 2007

列印

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全部隱藏

如果您要使用信封向地址列表發送大宗郵件，可以使用郵件合併創建一批信封。每個信封都包含地址列表中的一個地址。

郵件合併過程需要執行以下所有步驟：

1. 設置信封。您可以一次性為郵件合併中的所有信封設置信封布局。在郵件合併中，用於進行該操作的文件稱為主文檔。在信封主文檔中，還可以設置要在每個標籤上重複使用的任何內容，如寄信人地址、公司徽標或可反覆套用的文本等。
2. 將信封連接到地址列表。地址列表是 Microsoft Office Word 在郵件合併中使用的數據源。該文件包含要在信封上列印的地址。
3. 調整收件人列表。Word 會為郵件列表中的每個地址分別生成一個信封。如果您只希望為郵件列表中的某些地址生成信封，可以選擇要包含的地址或記錄。
4. 將佔位符（也稱為郵件合併域）添加到信封。在執行郵件合併時，郵件合併域內將填入地址列表中的信息。
5. 預覽並完成郵件合併。在列印或發送整批信封之前，可以先預覽每個信封。

您可以使用「郵件」選項卡上的命令來執行郵件合併。

提示還可以使用「郵件合併」任務窗格 （任務窗格:Office 程序中提供常用命令的窗口。它的位置適宜，尺寸又小，您可以一邊使用這些命令，一邊繼續處理文件。）執行郵件合併，該任務窗格將分步引導您完成這一過程。若要使用任務窗格，請在「郵件」選項卡的「開始郵件合併」組中，單擊「開始郵件合併」，然後單擊「郵件合併分步嚮導」。在該過程的第 1 步中，在「選擇文檔類型」下單擊「信封」。

設置信封

如果希望在信封上包含寄信人地址，可以在開始處理信封主文檔之前完成此設置。此外，最好先嘗試列印幾個測試信封，以驗證配置的列印選項是否適合您的印表機。

設置寄信人地址

1. 啟動 Word。
2. 單擊「Office 按鈕」

   ，然後單擊「Word 選項」。

3. 單擊「高級」。
4. 向下滾動，然後在「常規」下的「通訊地址」框中鍵入所需的寄信人地址。

Word 會存儲該地址，以便您可以根據需要，隨時將寄信人地址插入文檔。

5. 單擊「確定」。

驗證列印選項

在用印表機列印一批信封之前，為避免使用錯誤的列印方式，可以先驗證印表機選項的設置是否正確。

1. 在「郵件」選項卡上的「創建」組中，單擊「信封」。

2. 單擊「選項」選項卡，然後單擊「信封選項」選項卡。
3. 在「信封尺寸」框中，單擊與您的信封尺寸相符的選項。

如果沒有與您的信封尺寸相符的選項，請滾動到列表底部，單擊「自定義尺寸」，然後在「寬度」和「高度」框中鍵入您的信封尺寸。

4. 單擊「列印選項」選項卡。

印表機驅動程序會將有關應如何將信封載入到印表機的信息發送給 Word。此信息將顯示在「信封選項」對話框的「列印選項」選項卡上。

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送紙方式決定信封的位置（靠右、居中、靠左）以及是將信封的長邊還是短邊送入印表機。

信封的正面可以朝上或朝下。正面是列印地址的那一面。

如果首先送入短邊，則可能需要旋轉信封，這樣可避免信封正面的文字在列印出來後是倒置的。

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在下圖中，信封放置在右側、正面朝下、封蓋朝上，並且短邊送入印表機，這與上面所顯示的對話框中的設置相符。

上圖摘自 Microsoft Office Online 培訓。

5. 按照對話框中所示載入信封。
6. 單擊「確定」。
7. 在「收信人地址」框中鍵入一些測試文字，然後單擊「列印」以列印信封。
8. 驗證列印出的信封是否正確。
9. 如果列印不正確，請執行下列任一操作：
10. 查閱印表機信息（如果提供），以確定如何將信封載入到印表機。
11. 更新印表機驅動程序。
12. 返回「信封選項」對話框的「列印選項」選項卡，並對列印選項進行相應的調整。再次列印信封。重複此過程，直到列印選項配置所產生的結果令您滿意為止。
13. 在正確列印出測試信封后，請記下「信封選項」對話框的「列印選項」選項卡上的設置，以便以後可以在郵件合併期間重複使用。

處理信封主文檔

1. 啟動 Word。

默認情況下，一個空白文檔將會打開。讓該文檔開著。如果關閉該文檔，便無法使用下一步的命令。

2. 在「郵件」選項卡上的「開始郵件合併」組中，單擊「開始郵件合併」。

3. 單擊「信封」。
4. 在「信封選項」對話框中，單擊「信封選項」選項卡，然後在「信封尺寸」框中，單擊與您的信封尺寸相符的選項。

如果沒有與您的信封尺寸相符的選項，請滾動到列表底部，單擊「自定義尺寸」，然後在「寬度」和「高度」框中鍵入您的信封尺寸。

5. 在「收信人地址」和「寄信人地址」部分中，根據需要對格式進行一些調整。在對話框的「預覽」部分可以查看布局設置的結果。
6. 如果列印設置的驗證結果表明需要對設置進行調整，請單擊「列印選項」選項卡，然後進行必要的調整。
7. 完成後，單擊「確定」。

Word 即會創建一個文檔，其頁面大小與指定的信封尺寸相符。如果在 Word 中設置了寄信人地址，則該地址將顯示在該文檔頁的一個框中。另一個空白框將包含收信人地址。若要顯示框邊界，請在信封正文中單擊希望顯示收信人地址的位置。

恢復郵件合併

如果您需要停止使用郵件合併，可以先保存信封主文檔，然後在以後恢複合並。Word 會保留數據源和域的信息。如果停止合併前使用的是「郵件合併」任務窗格，Word 將在恢複合並時轉到您在任務窗格中的位置。

1. 準備好恢複合並時，打開文檔。

Word 會顯示一條消息，要求您確認是否要打開文檔，那樣會運行 SQL 命令。

2. 由於此文檔已連接到數據源，而且您要檢索數據，因此單擊「是」。如果您在打開文檔時不了解該文檔是否已連接到數據源，可以單擊「否」，以防止對數據的潛在惡意訪問。

此時，文檔文本和您插入的所有域都會顯示出來。

3. 單擊「郵件」選項卡，恢復工作。

返回頁首將信封連接到地址列表

若要將信息合併到信封中，您必須將信封連接到地址列表（也稱為數據源或數據文件）。如果還沒有數據文件，則可在郵件合併過程中創建一個數據文件。

選擇數據文件

1. 在「郵件」選項卡上的「開始郵件合併」組中，單擊「選擇收件人」。

2. 請執行下列操作之一：
3. 如果要使用 Microsoft Office Outlook 中的聯繫人列表，請單擊「從 Outlook 聯繫人中選擇」。

關於使用 Microsoft Office Outlook 聯繫人列表的提示

連接到 Outlook 聯繫人文件夾通常是一個簡單的過程，但有時可能會遇到問題。以下是可能遇到的常見問題的解決方案：

找不到要連接的 Outlook 聯繫人文件夾。

出現有關郵件客戶程序和郵件表的錯誤消息。

無法連接到公用文件夾中的 Outlook 聯繫人文件夾。

希望使用 Outlook Express 通訊簿作為聯繫人文件夾，但是無法連接到 Outlook Express 通訊簿。

找不到 Outlook 聯繫人文件夾

您可能需要在 Microsoft Office Outlook 中打開「將此文件夾顯示為電子郵件通訊簿」屬性，或可能需要更改您的 Outlook 用戶配置文件。

選中「將此文件夾顯示為電子郵件通訊簿」屬性

1. 在 Microsoft Office Outlook 中，在「轉到」菜單上，單擊「聯繫人」。
2. 右鍵單擊「聯繫人」文件夾，該文件夾包含郵件合併中要使用的信息，然後在快捷菜單中單擊「屬性」。

   

3. 在「Outlook 通訊簿」選項卡上，確保選中「將此文件夾顯示為電子郵件通訊簿」複選框，然後單擊「確定」。

返回到 Outlook 提示

更改 Outlook 用戶配置文件

Microsoft Office Outlook 用戶配置文件是一組電子郵件帳戶和通訊簿。通常您只需要一個配置文件，但如果您與其他人共享計算機或為了不同目的而使用不同的通訊簿，可以設置多個配置文件。開始郵件合併時，如果使用的配置文件不包含要使用的聯繫人文件夾，則該文件夾將不可用。

要切換到其他用戶配置文件，只需重新啟動 Outlook。在提示您指定配置文件時，請選擇包含要在郵件合併中使用的「聯繫人」文件夾的配置文件。

如果沒有出現配置文件的提示，而您知道有多個配置文件，可能您希望對 Outlook 進行設置，使其會給出提示。此處說明如何操作：

1. 退出 Outlook。
2. 在「控制面板」中切換到「經典視圖」，然後單擊「郵件」。
3. 單擊「顯示配置文件」。
4. 要在每次啟動 Outlook 時見到選擇配置文件的提示，單擊「提示要使用的配置文件」，然後單擊「確定」。

返回到 Outlook 提示

出現有關郵件客戶程序和郵件表的錯誤消息

如果在 Word 中進行郵件合併期間嘗試連接到「聯繫人」文件夾，而 Outlook 並未在 Windows Internet Explorer 中設置為默認電子郵件程序，則會出現以下消息：

「沒有默認的郵件客戶程序，或者當前的郵件客戶程序無法滿足消息處理請求。請運行 Microsoft Office Outlook 並將其設置為默認的郵件客戶程序。」

要避免在郵件合併過程中出現這條消息，請執行下列操作：

1. 退出 Word。
2. 在 Internet Explorer 的「工具」菜單中，單擊「Internet 選項」，然後單擊「程序」選項卡。
3. 在「電子郵件」下，單擊「Microsoft Office Outlook」，然後單擊「確定」。

再次啟動 Word，打開郵件合併文檔，然後連接到 Outlook 聯繫人文件夾。

返回到 Outlook 提示

無法連接到公用文件夾中的 Outlook 聯繫人文件夾

如果在 Word 中進行郵件合併，並且嘗試連接到公用文件夾中的 Outlook 聯繫人文件夾，則會出現如下消息：

「由於對話框或資料庫引擎失敗，無法完成該操作。請稍後再試。」

如果稍後再試，會得到同樣的消息。

如果要在郵件合併時將公用文件夾中的聯繫人文件夾作為數據文件使用，必須在 Microsoft Office Outlook 中開始郵件合併。

返回到 Outlook 提示

希望使用 Outlook Express 通訊簿作為聯繫人文件夾

您無法在郵件合併期間直接連接到此類通訊簿。只能將 Outlook Express 通訊簿導出為 .csv 文本文件，然後連接到這種格式的通訊簿。

導出 Outlook Express 通訊簿

1. 啟動 Outlook Express。
2. 在「文件」菜單上，指向「導出」，然後單擊「通訊簿」。
3. 在「通訊簿導出工具」對話框中，單擊「文本文件(以逗號分隔)」，然後單擊「導出」。
4. 在「將導出文件另存為」框中，為導出的文件鍵入一個文件名，然後單擊「瀏覽」。
5. 在「另存為」對話框中，在「保存位置」列表中選擇文件的保存位置，然後單擊「保存」。將數據文件保存在「我的文檔」文件夾的「我的數據源」文件夾中是很方便的。Word 在郵件合併期間瀏覽數據文件時，首先會在該位置中搜索這些文件。
6. 單擊「下一步」。選中要導出的域旁邊的複選框，然後單擊「完成」。

注釋在決定導出哪些域時，請考慮要用郵件合併創建的套用信函、電子郵件或標籤。例如，如果您決不會在合併的文檔中包含昵稱或個人網站，則不要導出這些域。

7. 如果出現導出過程已完成的消息，請單擊「確定」。
8. 要關閉「通訊簿導出工具」對話框，請單擊「關閉」，然後退出 Outlook Express。

當回到 Word 執行郵件合併，並進行到連接數據文件的步驟時，請單擊「使用現有列表」選項，並通過瀏覽找到剛才導出的 .csv 文件。在文件打開之前，可能會要求您選擇使用什麼分隔符將地址列表中的各列彼此分隔開。單擊「逗號」，然後單擊「確定」。

返回到 Outlook 提示

如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 資料庫或其他類型的數據文件，請單擊「使用現有列表」，然後在「選擇數據源」對話框中找到所需文件。

對於 Office Excel，可以從工作簿內的任何工作表或命名區域中選擇數據。對於 Office Access，可以從資料庫中定義的任何錶或查詢 （查詢:在數據源中查找所有符合指定條件的記錄的方法。查詢可以包括操作符、問號、通配符和括弧，以縮小搜索範圍。）中選擇數據。對於其他類型的數據文件，請在「選擇數據源」對話框中選擇文件。如果列表中未列出所需文件，請在「文件類型」框中選擇適當的文件類型或選擇「所有文件」。在郵件合併中，可以使用以下類型的數據文件：

來自基於文件的單層資料庫程序的文件，這些資料庫程序已安裝了 OLE DB （OLE DB:一種實現高效網路、並通過 internet 訪問許多數據源類型的組件資料庫架構，這些數據源包括:關係數據、郵件文件、平面文件和電子表格。） 提供程序或 ODBC （開放式資料庫連接 (ODBC):在資料庫和程序間共享數據的標準方法。ODBC 驅動程序使用標準結構化查詢語言 (SQL) 獲得外部數據的訪問許可權。） 驅動程序（2007 Microsoft Office system 附帶了許多這類資料庫程序）。

包含單個表的 HTML 文件。表的第一行必須包含列名，其他行必須包含數據。

電子通訊簿：

Microsoft Office Outlook 通訊簿

Microsoft Schedule+ 7.0 聯繫人列表

用 MAPI （MAPI:Microsoft 介面規範，允許不同的郵件處理和工作組應用程序（如電子郵件、語音郵件和傳真）通過單個客戶程序使用。） 兼容的郵件系統（如 Microsoft Office Outlook）創建的任何類似地址列表。

Microsoft Office Word 文檔。該文檔只應包含一個表。表的第一行必須包含標題，其他行必須包含要合併的記錄。還可以使用域名源 （域名源:包含標題行（或標題記錄）的文檔，該標題行與指定用於郵件合併主文檔的數據源共同使用。）作為數據源。

任何包含由製表符或逗號分隔的數據域 （數據域:分類信息，一個數據域對應於數據源中的一列信息。每個數據域的名稱在數據源的第一行（標題行）中列出。例如，「郵編」和「姓氏」都是數據域名稱。）以及由段落標記分隔的數據記錄 （數據記錄:對應於數據源中一行信息的一組完整的相關信息。例如，客戶郵件列表中的有關某位客戶的所有信息為一條數據記錄。）的文本文件。

關於在 Office Excel 中設置數據格式的提示

如果數據文件是包含百分數、貨幣值或郵政編碼的 Office Excel 工作表，則可以使用動態數據交換 (DDE) 從 Word 連接 Excel 工作表來保留數據的數值格式。例如，您可確保數據文件中的 5 位郵政編碼 07865 不顯示為數字 7865（無前導零）。

連接工作表之前，請在 Word 中執行下列操作：

1. 單擊「Office 按鈕」

   ，然後單擊「Word 選項」。

2. 單擊「高級」。
3. 滾動到「常規」部分，然後選中「打開時確認文件格式轉換」複選框。
4. 單擊「確定」。
5. 當郵件合併主文檔打開後，在「郵件」選項卡的「開始郵件合併」組，單擊「選擇收件人」，然後單擊「使用現有列表」。
6. 在「選擇數據源」對話框中找到 Excel 工作表，然後雙擊該工作表。
7. 在「確認數據源」對話框中，單擊「MS Excel 工作表通過 DDE (*.xls)」，然後單擊「確定」。

注釋如果看不到「MS Excel 工作表通過 DDE (*.xls)」，則選中「全部顯示」複選框。

8. 在「Microsoft Office Excel」對話框中，對於「請指定命名單元格或單元格區域」，選擇包含要合併的信息的單元格區域或工作表，然後單擊「確定」。

注釋若要防止每次打開數據文件時都出現提示，可以在連接工作表之後清除「打開時確認轉換」複選框。

如果還沒有數據文件，請單擊「鍵入新列表」，然後使用打開的表格創建列表。該列表將被保存為可以重複使用的資料庫 (.mdb) 文件。

注釋如果您安裝了 2007 Microsoft Office system（而不是僅安裝了 Office Word 2007），還可以使用 Microsoft Query 構建查詢 （查詢:在數據源中查找所有符合指定條件的記錄的方法。查詢可以包括操作符、問號、通配符和括弧，以縮小搜索範圍。）並從外部數據源 （外部數據源:包含用戶要訪問的數據的數據源。例如，Microsoft Excel 列表或 Microsoft Access 資料庫。）檢索所需的數據。

返回頁首調整收件人列表

在連接到某一數據文件時，您可能不希望將該數據文件中的所有記錄都合併到信封中。

要縮小收件人列表或使用數據文件中記錄的子集，請執行下列操作：

1. 在「郵件」選項卡上的「開始郵件合併」組中，單擊「編輯收件人列表」。

2. 在「郵件合併收件人」對話框中，請執行下列任一操作：
3. 選擇單個記錄此方法最適合短列表的情況。選中要包括的收件人旁邊的複選框，清除要排除的收件人旁邊的複選框。

如果合併時只希望包括少數幾個記錄，可以清除標題行的複選框，然後只選中要合併的記錄。同樣，如果要包含列表中的大部分內容，則可選中標題行中的複選框，然後清除不想包含的記錄的複選框。

排序記錄單擊您要作為排序依據的項目的列標題。將按字母順序升序（從 A 到 Z）對列表進行排序。再次單擊該列標題，將按字母順序降序（從 Z 到 A）對列表進行排序。

如果要進行更複雜的排序，請單擊「調整收件人列表」下的「排序」，並在「篩選和排序」對話框中的「排序記錄」選項卡上選擇排序首選項。例如，如果要在每個郵政編碼內，將收件人地址按姓氏以字母順序排序，並且郵政編碼按數字順序排列，則可以使用這種排序方法。

篩選記錄如果列表包含不希望在合併中看到或包括的記錄，這種方法十分有用。篩選列表之後，可以選擇或清除複選框，以包括或排除記錄。

要篩選記錄，請執行下列操作：

1. 在「調整收件人列表」下，單擊「篩選」。
2. 在「篩選和排序」對話框的「篩選記錄」選項卡上，選擇要應用的篩選條件。

例如，若要只為將「澳大利亞」列為國家/地區的地址生成信封，請單擊「域」列表中的「國家或地區」、「比較關係」列表中的「等於」及「比較對象」列表中的「澳大利亞」。

3. 若要進一步調整篩選，請單擊「與」或「或」，然後選擇更多條件。

例如，若要只為位於慕尼黑的公司生成信封，則篩選出其「城市」域包含「慕尼黑」且其「公司名稱」域不為空的記錄。如果在此篩選中使用「或」而不使用「與」，郵件合併將包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名稱的所有地址。

注釋如果已經安裝了地址驗證軟體，可以單擊「郵件合併收件人」對話框中的「驗證地址」，來驗證收件人地址。

返回頁首將佔位符（也稱為郵件合併域）添加到信封

將信封連接到地址列表後，就可以添加佔位符，用於指示將在每個信封上顯示地址的位置。您還可以添加希望在每個標籤上重複使用的內容，如圖片或寄信人地址。

地址的佔位符稱為郵件合併域。Word 中的域與所選數據文件中的列標題相對應。

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數據文件中的列代表信息的類別。您添加到信封中的域就是這些類別的佔位符。

數據文件中的行代表信息的記錄。在您執行郵件合併時，Word 會為每條記錄分別生成一個信封。

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通過將域放在您所設置的初始信封（信封主文檔）中，可以指定要在該位置中顯示的某一信息類別，如姓名或地址等。

注釋在將郵件合併域插入信封主文檔時，該域名始終用 V 形符號 (? ?) 括起。在最終的信封中不會顯示此符號。該符號只是幫助您區分信封主文檔中的域和常規文本。

合併時發生的情況

在合併時，數據文件第一行中的信息將替換用於創建第一個信封的各個域。數據文件第二行中的信息將替換用於創建第二個信封的各個域，依此類推。

使用域：示例

您可以將數據文件中的任何列標題作為域添加到信封中。這樣，您可以靈活地設計信封。例如，假設郵件列表保存著新聞稿訂戶的信息，數據文件包含一個名為「到期日」的列，該列存儲所有的訂閱到期日。如果您在運行郵件合併之前，在信封主文檔上放置了 ?到期日期? 域，則訂閱者將在其信封上看到自己的到期日期。

您可以對域進行組合，也可以用標點符號分隔域。例如，要創建地址，您可以按如下所示在信封主文檔中設置域：

?名字? ?姓氏?

?街道地址?

?城市?，?省/市/自治區? ?郵政編碼?

對於經常使用的內容（如地址塊和問候語），Word 提供了將多個域組合在一起的複合域。例如，地址塊域是幾個域的組合體，包括名字、姓氏、街道地址、城市和郵政編碼。

可以自定義每個複合域的內容。例如，在地址中，您可能希望選擇正式的名字格式（例如「任家雙先生」）。在問候語中，您可能想直接寫對方的姓名而不加「尊敬的」。

將郵件合併域映射到數據文件

要確保 Word 能夠在與每個地址元素相對應的數據文件中找到列，需要在 Word 中將郵件合併域映射到數據文件的列。

要映射域，請單擊「郵件」選項卡上「編寫和插入域」組中的「匹配域」。

「匹配域」對話框將打開。

地址元素在左邊列出。數據文件中的列標題在右邊列出。

Word 搜索與每一元素相匹配的列。在插圖中，Word 自動將數據文件的「姓氏」列與「姓氏」匹配。但 Word 無法匹配其他元素。例如，在此數據文件中，Word 不能匹配「名字」。

在右側的列表中，可以從數據文件中選擇與左側元素相匹配的列。在插圖中，「姓名」列現在與「名字」相匹配。「尊稱」、「唯一標識符」和「中間名」不能匹配也無妨。郵件合併信封無需使用所有域。如果添加的域不包含數據文件中的數據，則該域在合併文檔中將顯示為空佔位符，空佔位符通常為空行或隱藏域。

鍵入內容並添加域

您可以將可反覆套用的文本和圖片添加到所設置的初始信封（信封主文檔）中。這些元素在合併的所有信封上的外觀都相同。例如，您可以添加公司徽標；如果您還沒有在 Word 中配置可重用的寄信人地址，則可以添加寄信人地址。

添加內容

1. 將游標放在要插入內容的位置。
2. 若要添加寄信人地址（如果還未在 Word 中配置），請單擊信封上的寄信人地址區域。會出現一個框邊界。在該框中鍵入您的寄信人地址。
3. 若要添加圖片，請單擊信封上的寄信人地址或收信人地址區域，或雙擊地址區域以外的位置。然後，在「插入」選項卡的「插圖」組中，單擊「圖片」。找到所需的圖片，然後雙擊它。如果需要調整圖片大小，請選擇它，然後在按住 Shift 的同時拖動角部尺寸控點。拖動角部尺寸控點可保持圖片的長寬比。若要放置圖片，請右鍵單擊它，指向快捷菜單上的「文字環繞」，然後單擊除「嵌入型」之外的任意環繞選項。

添加域

1. 在所設置的初始信封（信封主文檔）中，單擊收信人地址區域。

會出現一個框邊界。

2. 使用「郵件」選項卡上的「編寫和插入域」組。

3. 添加以下任何一項：

包含姓名、地址和其他信息的地址塊

1. 單擊「地址塊」。
2. 在「插入地址塊」對話框中，選擇要包含的地址元素以及要使用的格式，然後單擊「確定」。
3. 如果出現「匹配域」對話框，則 Word 可能未找到地址塊需要的某些信息。單擊「(不匹配)」旁邊的箭頭，然後從數據源中選擇對應於郵件合併所需域的域。

單個域

可以插入單個域中的信息，如名字、電話號碼或捐贈者名單中的一筆捐款額。若要快速地將數據文件中的域添加到信封主文檔，請單擊「插入合併域」旁邊的箭頭，然後單擊相應的域名。

有關在文檔中插入單個域的更多選項，請執行下列操作：

1. 在「郵件」選項卡上的「編寫和插入域」組中，單擊「插入合併域」。

2. 在「插入合併域」對話框中，請執行下列操作之一：
3. 即使數據源的域與您的域名稱不同，也要選擇會自動與數據源中的域相匹配的地址域，請單擊「地址域」。
4. 要選擇始終直接從數據文件中的列提取數據的域，請單擊「資料庫域」。
5. 在「域」框中，單擊所需的域。
6. 單擊「插入」，然後單擊「關閉」。
7. 如果出現「匹配域」對話框，則 Word 可能未找到插入域所需的某些信息。單擊「(不匹配)」旁邊的箭頭，然後從數據源中選擇對應於郵件合併所需域的域。

注釋如果從「資料庫域」列表插入域，並在稍後切換到數據源，但數據源中的列名與插入的域名不同，那麼 Word 無法將該域的信息插入合併的文檔中。

來自 Office Outlook 聯繫人的自定義域

若要在主文檔中包含自定義聯繫人域，只能從 Microsoft Office Outlook 啟動郵件合併。首先，使用要在合併中使用的域設置聯繫人視圖。然後，開始郵件合併。選擇所需設置後，Word 自動啟動，即可完成合併。

設置包含自定義域的聯繫人視圖

1. 在 Outlook 聯繫人的「視圖」菜單上，指向「當前視圖」，然後單擊「電話列表」。
2. 右鍵單擊列標題，然後單擊快捷菜單上的「欄位選擇器」。
3. 在「欄位選擇器」對話框頂部的下拉列表中，選擇「文件夾中用戶定義的欄位」。
4. 拖動要從對話框添加到列標題的域。一個小紅箭頭會幫助您將域放置在所需位置。

   

注釋通過單擊底部的「新建」，即可在「欄位選擇器」對話框中添加新域。

5. 在視圖中添加完所有自定義域後，關閉「欄位選擇器」對話框。
6. 要刪除不想在郵件合併中包含的域，請在「電話列表」視圖的列標題中單擊域名，然後將它拖出列標題。

從 Outlook 運行郵件合併

1. 在 Outlook 聯繫人的「工具」菜單上，單擊「郵件合併」。
2. 在 Outlook 聯繫人中，通過下面的方法選擇各個聯繫人：按住 Shift 並單擊以選擇某一區域，或按住 Ctrl 並單擊以選擇各聯繫人。如果要包含視圖中當前顯示的所有聯繫人，請不要單擊任何聯繫人。
3. 在「工具」菜單上，單擊「郵件合併」。
4. 如果選擇了要包含在郵件合併中的單個聯繫人，請單擊「選定的聯繫人」。如果要包括視圖中當前可見的所有聯繫人，則單擊「當前視圖中的所有聯繫人」。
5. 如果已經配置了電話列表視圖，使它僅顯示要在郵件合併中使用的域，則單擊「當前視圖中的聯繫人欄位」。否則，單擊「所有聯繫人欄位」，使所有聯繫人域在郵件合併中都可用。
6. 如果要為郵件合併生成新的主文檔，則單擊「新建文檔」。否則，單擊「現有文檔」，然後單擊「瀏覽」找到要用作主文檔的文檔。
7. 如果要保存已選擇的聯繫人和域，以便重複使用，則選中「永久文件」複選框，然後單擊「瀏覽」保存該文件。這些數據將以逗號分隔的數據形式保存在 Word 文檔中。
8. 選擇「信封」。
9. 單擊「確定」。在 Word 中打開該文檔，在「郵件」選項卡的「編寫和插入域」組中，單擊「插入合併域」旁邊的箭頭，然後單擊要添加到信封主文檔中的域。

注釋

不能手動鍵入合併域字元 (?? ??)，也不能使用「插入」菜單上的「符號」命令。必須使用郵件合併。

如果合併域出現在大括弧內，如 { MERGEFIELD City}，Word 則顯示域代碼 （域代碼:為佔位符文本，顯示數據源的指定信息的顯示位置；或者為生成欄位結果的欄位中的元素。域代碼包括欄位字元、欄位類型和指令。）而不顯示域結果 （域結果:當 Microsoft Word 執行域指令時，在文檔中插入的文字或圖形。在列印文檔或隱藏域代碼時，將以域結果替換域代碼。）。這不會影響郵件合併，但如果要顯示結果，請右鍵單擊域代碼，然後單擊快捷菜單上的「切換域代碼」。

設置合併數據的格式

資料庫和電子表格程序（如 Microsoft Office Access 和 Microsoft Office Excel）將鍵入單元格的信息存儲為原始數據。在 Access 或 Excel 中應用的格式（如字體和顏色）不會與原始數據一起存儲。當您把來自數據文件的信息合併到 Word 文檔時，您合併的是不帶所應用格式的原始數據。

若要設置文檔中數據的格式，請選擇郵件合併域並設置其格式，就像為任何文本設置格式一樣。確保所選內容包含域兩邊的尖括弧 (? ?)。

返回頁首預覽並完成合併

將域添加到已設置好的初始信封（信封主文檔）後，就可以預覽郵件合併的結果了。如果對預覽結果滿意，則可以完成郵件合併。

預覽合併

在實際完成郵件合併之前，可以預覽和更改信封。

要進行預覽，請在「郵件」選項卡上的「預覽結果」組中執行以下任一操作：

單擊「預覽結果」。

通過單擊「預覽結果」中的「下一記錄」和「上一記錄」按鈕來瀏覽每個信封。

通過單擊「查找收件人」來預覽某個特定文檔。

注釋單擊「郵件」選項卡上「開始郵件合併」組中的「編輯收件人列表」，打開「郵件合併收件人」對話框，如果有不希望包括的記錄，可以在此處對列表進行篩選，也可以清除收件人。

完成合併

您可以逐個列印或修改信封。也可以列印或修改所有信封，或只列印或修改部分信封。

列印信封

1. 在「郵件」選項卡上的「完成」組中，單擊「完成併合並」，然後單擊「列印文檔」。

1. 選擇是列印整組信封、只列印當前顯示的信封還是列印部分信封（可以按記錄號指定）。

更改單個信封

1. 在「郵件」選項卡上的「完成」組中，單擊「完成併合並」，然後單擊「編輯單個文檔」。

2. 選擇是要編輯整批信封、只編輯當前顯示的信封還是編輯部分信封（可以按記錄號指定）。Word 會將要編輯的副本保存在一個文件中，每個信封之間都有一個分頁符。

保存信封主文檔

請記住，保存的信封與設置的初始信封（信封主文檔）是分開的。如果要將信封主文檔用於其他郵件合併，最好保存它。

保存信封主文檔時，還會保存它與數據文件的連接。下次打開信封主文檔時，系統會提示您選擇是否要將數據文件中的信息再次合併到信封主文檔中。

如果單擊「是」，則文檔打開時將包含合併的第一條記錄的信息。

如果單擊「否」，則將斷開信封主文檔和數據文件之間的連接。信封主文檔將成為標準 Word 文檔。域將被第一條記錄中的唯一信息替換。

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