如何編寫崗位說明書？

07-06

投稿：sally.song@psmmedia.com

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來源 | HR職場圈

ID | hr_138job

我們經常看到這樣的情景：新員工入職了，部門的人剛好都有事在忙，一時間沒有人帶，老實的就在座位上東張西望無所事事，機靈點的就會跟老員工說哥哥姐姐有什麼我可以幫忙的嗎?
也會看到這樣的情景：有的員工不知道自己該做些什麼，每天都很閑；有的員工工作量卻很大，怎麼做也做不完。
還經常碰到這樣的情況：有些工作沒人做，有些工作卻幾人重複做。

如果你問用人部門的領導，知道每個員工的工作量嗎？知道怎麼考核員工的工作嗎？
他可能一時回答不上來。為什麼會有這樣那樣的情況呢？
因為缺少一份崗位說明書！

編寫崗位說明書的好處

崗位說明書，不僅可以讓領導對下屬的工作心裡有數，還有諸多好處：

1、對簽訂勞動合同解除簽訂勞動合同風險有好處，職位設計的成功會使招聘有據可依，避免因簽訂勞動合同後工作崗位職責與招工時承諾的崗位不同而造成勞動合同無效。
2、對員工樹立工作目標增強工作積極性創造性有好處，職位設計成功後，就要對員工進行定崗，定崗可以使員工心中有指標，肩上有壓力，工作有動力，可以極大地激發員工的創造性，有效地促進各項工作的開張和指標任務的完成。
3、對公司管理有好處，職位設計可以使每個職工的工作得到明確，避免工作的重複性使崗位許可權範圍清晰、作業銜接緊湊，可以使機構精幹、運行高效。
4、對節約成本有好處，定崗後可以有效解決機構龐大問題，有效節約人力成本，減少人力資源的浪費。
5、可以給年終考評提供依據，可為將要編寫的人事工資系統和績效考核系統提供依據，便於將來的績效考核管理。

那怎麼編寫崗位說明書呢？

崗位說明書的構成

基本信息：崗位名稱、所在部門、層級
崗位目的：該崗位存在的主要目的和價值

主要職責：關鍵責任和主要成果，不超過十項
工作許可權：應負的責任和相應的權力
任職資格：擔任該崗位的最低資格和最低素質要求
工作聯繫：該崗位工作中主要聯繫的其他崗位
崗位說明書的格式可以是多種多樣的，關鍵是要在使用了統一格式的崗位說明書後，應該用準確、簡潔的語言，將上述的六大部份全部或主要部份加以表述，以便形成規範、準確、使用方便的管理文件。

崗位說明書的編寫流程

1、人力資源部發出標準崗位說明書表格或者內容標準格式；
2、人力資源部將在人力資源規劃時設置這個崗位時所賦予其的工作職責列上；
3、給到崗位所在的部門負責人，請其就實際上這個崗位的工作內容和要求提意見，進行增刪；
4、部門負責人與崗位人員進行溝通，對人力資源部提出的職務說明書進行分析提出意見；
5、崗位所在部門負責人將本部門就崗位的意見反饋回給人力資源部；
6、人力資源部就部門的意見進行檢討和分析其合理性；如果有大的意見分歧則兩個部門召開專題會議討論確定；如果無法達成一致則聽從雙方上級的意見；
7、人力資源部對於部門崗位的描述與部門達成一致了，則修改列印標準格式交部門(或者召開專門大會上與崗位人員進行簽署)；
8、部門負責人與崗位人員面談，讓其了解其工作職責及公司對崗位的工作標準要求(最好還有可以量化的工作崗位標準)；
9、崗位人員在明確了自己的工作職責和要求及可以量化的工作標準後進行簽署確認，員工複印留存學習和指導用，人力資源部留存原件。
10、崗位說明書作為公司的管理文件，分發到對應部門存檔及學習；
11、當崗位的工作標準和要求發生改變時，按照文件增刪申請、審核、批准、分發、簽收、舊文回收到期銷毀、文件學習、存檔的程序進行。

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