會議操作流程

會議的操作流程大致分為以下幾個步驟：

１、立項。

對預想的主題進行論證，首先要考慮這個主題是否違背國家的政策法令，在不違背的情況下，就要通過各種途徑包括查找書籍、報刊資料、通過網路檢索、聽主題報告會及參加有關的研討會等，來對這個主題進行論證。目的要全面掌握這個主題所在行業的發展以及學術發展情況，還要了解自己競爭對手的情況。對主題的論證最終要以「可行性研究報告」的形式體現。

２、審批。

將可行性分析報告提交到與主題相對應的國家主管部門進行審批。實際上是要與主

管部門進行合作，該部門在會議中充當「主辦單位」的角色。審批下來後，可繼續邀請相關主管部門以支持單位的身份出現。審批成功後，會議的組織機構便以構成，完成會議的基本框架。

３、策劃

主要以文案形式體現。文案主要由：會議名稱、大會主題、組織機構、時間地點、

會議背景、日程安排、會議議題、技術專題、展覽展示範圍、參展參會人員、贊助費用、大會特色等構成。

Ａ、大會主題：需要多方論證，要切實迎合行業用戶、廠商、專家的切實需求。

Ｂ、組織機構：主要由主辦單位、支持單位、承辦單位、支持媒體構成。

Ｃ、時間地點：首先，要考慮到同期是否有競爭對手出現；其次，需要同場館進行協調後進行確定。

Ｄ、會議背景：簡單地說就是為什麼要舉辦此次會議？大會主題的理論依據是什麼？就要分析行業現狀、市場需求以及發展空間等。

Ｅ、會議議題：主要以主題報告的形式體現，以探討宏觀為主導方向。

Ｆ、技術專題：主要以專題報告的形式體現，以探討技術為主導方向。

Ｇ、展覽展示範圍：以相關硬體、軟體、解決方案為展示內容。

Ｈ、參展參會人員：受眾群體範圍，主要以行業用戶，廠商的目標及潛在用戶為主。

４、組織 (依次)

Ａ、擬訂合作媒體範圍、確定宣傳計劃、擬訂合作方式及協議；

Ｂ、聯絡相關媒體（紙面、網站、電視等）洽談合作並簽訂協議；

Ｃ、制定媒體宣傳計劃，並監督媒體進行廣告發布；

Ｄ、落實支持單位，拿到支持確認函。並聯絡大會合作單位，洽談合作方式及內容；

Ｅ、整理更新資料庫。向廠商發送會議通知，並找到正確的人，刪除錯誤的數據；搜集新廠商資料，擴大名錄；

Ｆ、匯總廠商反饋信息，了解行業動態，對大會議題、組織形式做出相應的調整；

Ｇ、擬定專家名單，進行聯絡，邀請。安排演講時間，制定演講時間表；

Ｈ、撰寫會議進展通報，每月一期，向企業發送；

Ｉ、贊助商邀請，重點廠商深入溝通，促進銷售；

Ｊ、回訪客戶，最終確認參與意向，完成最後銷售；

Ｋ、企業資料收集，核實單位名稱、演講人姓名；

Ｌ、制定用戶邀請計劃，撰寫用戶邀請函，選擇合作夥伴，進行用戶邀請工作；

Ｍ、大會現場背板、門票、會刊、資料袋等設計、定稿、印刷；

Ｎ、會議場地落實，搭建、攝像、投影等服務提供商選擇、確定；

會議接待操作流程

會議場所的選擇：

　　選擇合適的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

一、酒店按類型劃分：

1、商務型酒店：這類酒店無論在外部設計，還是在內部裝修，以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上（有特定的商務樓層），一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天侯辦公，有較強的服務能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。

2、度假型酒店：這類酒店一般建在旅遊勝地或海邊，外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色，集休閑、娛樂於一體。同時隨著社會的發展，度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。

二、酒店按地點劃分：

1、位於市中心：在選擇位於市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會者來自國內或本地區，那麼選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位於理想的城市裡且設施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。

2、位於市郊：對於當地可驅車前往的與會者來說，這類酒店是的大受歡迎的。

三、會議類型與場所的搭配：

1、舉辦培訓活動的最佳環境是能提供專門工作人員和專門設施的成人教育場所（公司的專業培訓中心或旅遊勝地的培訓員）。

2、研究和開發會議需要有利於沉思默想、靈感湧現的環境（培訓中心或其他寧靜場所最為適合）。

3、重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的可是對傑出表現予以獎勵。

4、對於交易會和新產品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達會場及所在城市的交通必須便利。

會議籌劃注意事項：　　

會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。最終效果，是使會議順利完成。　　

作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。能夠管理會議財務事宜、安排恰到好處的菜單、妥善接待貴賓和外國客人、熟知各種禮儀、行事果斷執著。

會議籌劃者的任務：

1、確定必須要做的事項以滿足會議的需要並達到會議確定的目標。

2、制定會議議程、了解可供使用的場所和設施情況、選擇或提議合適的場所、檢查並比較各項設施、安排交通事宜、協調會務工作人員的活動、制定可行預算或按既定預算安排有關工作、確定各項工作的時間安排、視察選定的場所和設施、與各關方面進行接洽（旅行社等）、同會議發言人和各位貴賓進行聯繫。

3、預計召開會議的日期；會議預計召開幾天；打算在什麼地方召開會議；會議形式或程序是什麼；需要多的場地；將有多少人到會；會議預算是多少；打算選用什麼級別的酒店和設施；打算選用最高級的房間標準是什麼；誰來製作會議邀請函；會議需要向與會者列印相關資料嗎？會議的發言人有那些？會議需要什麼樣視聽設備；需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；與會者可以攜帶家屬嗎？打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？

4、親臨現場實地考察。

參考資料：

1、會議室常見的擺台：戲院式、課桌式、U型、回型、橢圓型、長方型、會見型、圓桌型、雞尾酒式、舞台式、T型台。

2、會議常見的設施及工具：屏幕、投影儀[膠片投影儀幾多媒體投影儀]、錄象機、VCD、音響、話筒[有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風]、鐳射筆、幻燈機、講台、舞台、夾紙板、大白板、簽到台、鉛筆、信簽、彩電、橫幅、指示牌、告示牌、桌卡、主席台、盆景、鮮花、背景板、燈光照明、同聲翻譯系統。

3、會議常見的用餐形式：圓桌型、自助型、雞尾酒會、零點、外賣。

4、常見的會議：董事會、股東會、銷售訂貨會、新產品發布會、高級職員培訓會等。

會議過程接待：

1、會場預約：　　

我們將根據你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃；我們將根據會議的級別，為您選擇會議舉辦地；我們將根據會議對周邊環境的要求，為您確定具體舉辦地點；我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，並提前為您預約。

2、負責會場的布局，設備安裝調試：

　　我們將根據會議的具體情況，為您設計並安排會場的布局，細緻周到地設計好所有的細節；我們將根據您的需要，為您提供會議所需要的所有設備，並提前安放在指定位置；我們將根據您的需要，提前為您調試好設備，並進行演練，確保會議的順利進行。

3、印刷材料的設計製作：

　　我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務；我們將根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案；我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產以及印刷；我們將根據您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置。

4、參會者的接送：

　　我們將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛；我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻的酒店。

5、參會者的餐飲：

　　我們將根據參會人員的喜好，為您預訂各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會餐等等。我們將根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，為您推薦不同的用餐地點。

6、參會者業餘時間的安排：

　　我們將根據參會人員的喜好，為您設計不同的休閑方式；我們可以為您設計專門的旅遊線路，方便您出行；我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設施，供你選擇。

7、會議票務：

　　我公司利用與鐵路、航空、航運等部門長期建立的良好合作信譽關係，架構了鐵路、航空、航運、高速巴士等品種齊全、服務完善便捷的票務延伸網路。目前已擁有全國聯網火車售票，並與國內民航聯網協作的銷售國內特價機票。公司曾多次成功地接待了各類大型會議的現場出票服務，而且可根據一個會議的不同組織形式與規模，為客戶提供最快捷高效的票務服務。

8、會議旅遊：

　　會議旅遊分會前旅遊和會後旅遊；會議報到時向代表提供旅遊線路和報價，提前統計旅遊人數和選擇的旅遊線路，收取旅遊團款，向會議代表告知旅遊車號和出發時間及地點，落實好旅遊計劃，提前安排好旅遊車輛和導遊，並在指定的地方提前迎接客人。

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