如何擠出時間給……每一件事情！ | J

時間管理是一個自由工作者需要學習的最重要的技能之一。有了良好的時間管理系統，不論你在工作還是休憩，你都可以輕鬆地找到時間做對你而言重要的事情。成功的時間管理是有挑戰性的，特別是對那些剛剛入門的自由職業者來說。如果你有一個老闆告訴你什麼時候做什麼事的，弄清目標與分清優先順序是很容易的事。但是當你不僅與客戶交涉最後期限，而且每天在忙於經營某個業務，同時還要處理一些工作外的個人事物，時間管理就碰到麻煩了。以下16提示將會幫助您更好地管理你的時間，並找到時間來處理那些對你很重要的事。文中也包含一些擴展資源來幫助提高你的時間管理技能。另外，你也可以看看之前的一些文章：Effective Strategy To Estimate Time For Your Design Projects6 Simple Ways For Freelancers To Increase Productivity （中譯本：6個簡單方法幫助自由職業者們提高效率）20 Time-Saving Tips to Improve Designer』s Workflow

利用工作時間在你的計算機或辦公桌上尋找東西可以算是一個最大的時間浪費。雖然產業需求或個人喜好會有不同，但是你絕對需要有一套系統來管理你每天的信息、文件和數據。這可能是在你的電腦中的文件夾或標籤，或者是你的辦公室中的文件夾、文件堆架和收件箱。

試試不同的管理系統，直到找到一個真正適合你的。以我為例，我有一個叫「工作」的文件夾放在我的電腦桌面上，我的每一個客戶的資料都放在裡面對應的文件夾中。對於一次性項目，我會在裡面為相應客戶建立一個文件夾，當項目結束後，這些文件夾就會被移動到一個名為「已完成」的文件夾中（通常是轉移到我的移動硬碟上）。我的書面文件很少，所以我的桌子放一個文件架就夠了。

2. 將工作空間獨立出來

你需要有一個專門的工作區。如果你在辦公室工作，這是很容易的。但是如果你在家裡工作，你需要把多做一點努力。如果你沒有一個專門的辦公空間，可以看看以下的一些創建一個工作區的訣竅：

3. 利用時間管理工具

有數以百計的工具能夠幫助組織和管理你的時間。無論你使用記事本還是日曆或者選擇一個在線應用程序，請利用這樣現成的工具。我使用了一些工具來輔助：Remember the Milk記錄了任務清單（專業版還可以從iPhone訪問它）；一個方便擦寫的日曆記錄著每月的日程；我還會對一些重要的電子郵件進行標示，直到我將它們處理完。

以前，我使用黃色Post-It（粘在我的鍵盤前面的桌面上）和一個口袋大小的黑色皮製筆記本組織待辦事項。這種組合也不錯，但我最終確定了我需要的是一個我能從任何地方訪問的工作列表。還有許多其他的時間管理工具。做一些嘗試來尋找適合你的工作的工具。沒有一個解決方案是「放之四海而皆準」的。但對每個人來說幾乎可以肯定有一款工具能夠滿足要求。

設定目標是你在管理你的時間時能做的最重要的事情之一。如果你沒有目標，你怎麼知道什麼是重要的？哪些事情值得你花時間和精力在上面？簡短的回答是：你不知道。目標不必是正式的，也不需要是長期的（雖然長期目標也有它的作用）。它們的任務做的將你的精力集中在重要的事情上。我的目標之一可能是在星期四完成我的所有工作，這樣我可以在周五休息一下，或做點自己的事。這個目標的作用就是讓我專註而有效地工作，從而用80％的時間完成工作。通常減少20％的時間並不是一件很難的事。只需在工作時關閉TweetDeck（或將其設置為每30或60分鐘更新以此）就可以獲得一段純凈的工作時間。午餐時工作或提前半小時起床工作（也可以是加班半個小時）也都能達到目的。你的目標應該明確且可以實現。您可以設置重複的目標（「我想利用每個星期五。」）或一次性的目標（「我要在下周二完成我的新網站的設計。」）或兩者兼而有之。你可以把它們寫下來，或者留在你的腦子裡。只要保證你總是有一個目標在那兒。你的目標，甚至可以這麼簡單，「在午餐前完成這個Logo」。

5. 設定截至日期

截止日期是像一個項目內置的目標。如果你知道什麼事情在下星期一到期，那麼你就更有可能規劃你的工作在它上面以確保它的按時完成。（如果沒有，你一定比大多數更需要閱讀本文。）

如果你沒有客戶或老闆規定的期限，那麼你就需要自己規定最後期限。想想你想什麼時候完成一件事，或當你想什麼時候開始下一個項目。把這個日期作為你當前項目的截至日期在標在你的日曆上、或在你的任務清單上記下來。為了增加責任感，告訴其他人這個期限。有時後我會把自定的期限放到Twitter或Facebook上，這樣我的朋友們就會在我要錯過期限時提醒我。同伴的壓力能讓你更加努力地工作並陪伴你很久。

保留一些宏觀的計劃。這可能是每個月的、每兩個月的或每年的，根據你的行業和項目確定。正如我前面提到的，我有一個易擦寫的日曆記錄我每月的項目和截至日期。我還可以在上面記錄預約會面、重要日期和其他可能會干擾我正常工作的事件。我的大部分截至日期以周或半周為單位，所以月曆對我來說非常合適。如果你有較長（或短）的期限，你需要調整這個時間跨度，從而能夠從一眼看到的東西中獲得對你所承諾的工作量的清楚認識。

7. 排列優先順序

你應該給你的工作排序。在大多數情況下，即將到期的任務應優先完成，然後是在未來兩個星期到期的，最後是其他的。

不要忘了考慮家庭事務的優先度。你孩子的第一場比賽非常重要，因此請確保它排在最優先的項目表內。預約醫生、校園活動、家長會、夜間約會和舞會，這些也應該在你制定計劃時考慮進去。確定哪些事情你不論工作是否完成都絕對要參加（這樣的應該不是很多），哪些事情在你完成了特定目標時你想參加（注意你需要完成這個目標才能參加），以及哪些事情即使你完成了工作也無所謂是否參與。建立一套在你的日程上標出優先順序的系統。這可以是用不同顏色的筆記錄不同的項目，也可以是在最重要的事情旁邊畫上星號，甚至為每個級別使用獨立的列表。同樣，不管你選擇什麼，只要適合你就行。

8. 委託或外包

有時引進一些外援並不是什麼錯誤。這可能意味著把任務指派給你的助理或者辦公室的其他人。這可能意味著把項目的某些方面（研究，編碼等）外包給別人，使你可以專註於更重要的部分。你不一定需要外包你的部分工作。為什麼不考慮聘請一個管家每周一次清潔你的屋子？或者讓別人來清洗裝飾你的汽車而不是浪費你周六下午自己做？這些外包服務可以解放你的時間做你想做的事（比如和你的愛人或孩子出去逛逛，或者多打一輪高爾夫）。

幾乎可以肯定在你的每天或每周工作中（與你的工作性質有關）有些事情你是可以優化的。這可能是有關付賬，或者打包存檔，又或者是你每個項目都要做的事。這一切都是你應該精簡和優化的。分析一下你目前做事的方式，看看是否有一些步驟能夠合併或者丟棄的。如果你是一名網頁設計師，這可能意味著創建自己的模板庫。如果是付賬，你可以使用自動結算程序。或者精簡那些你只願意花時間確認一下的事。

你能夠體會到的時間管理的一個最大的弱點就是你接下了太多的事。你必須學會對一些人說「不」。如果你接下來超出你能夠處理的工作，不僅你會面臨項目延期的問題，你的工作質量和人際關係（包括個人和工作相關的）也會受到影響。在接受任何新的工作時，看一下你的日程安排。你是否真的有時間來處理一個新的項目？如果沒有，只要向客戶解釋，你有太多的項目需要按時完成，大部分人仍然會感謝你。如果你真的無法拒絕這個任務，提供給他們一份切合實際的時間表。如果你在這段時間內已經對其他人有了承諾，不要說你可以在一個星期里做完。

個人事務也是同樣的原則。沒人說你必須負責管理業主委員會。你也沒有必要一定去參加家長會或當地的室內足球聯賽。你過去十年也許每年都這麼做，但這不代表你接下來的十年也要這樣。學會對你的朋友、家人、鄰居、以及你生活中的其他人說不，這樣你也能在真正需要的時候對他們說「好」。

自由職業的好處之一就是你可以設定你自己的工作時間。注意一下你在什麼時候效率最高。對於我來說，每天早上9點到下午2-3點與晚上6-7點到11-12點是效率最高的。我不強迫自己在那些效率不高的時間內工作（每天下午2點到7點）。但我會保證在這兩個高效時間段內我處於工作狀態。

12. 設置規律的工作時間

這與你的最佳工作時間有關。你應該每天堅持規律的工作時間。如果你從上午4到中午效率最佳，那麼每天在這段時間工作。這也意味著你應該在中午停止工作，來做些其他事。周末也是如此。可能的話，每周至少休息兩天。這並不一定是周六和周日，你可以選擇周三和周四，或者周一和周二。只要你覺得合適就行。確保你有一些休息時間。否則，你會累壞的。

回顧一下每天那些事情在浪費時間。你是否經常檢查Facebook和Twitter？經常站起來去倒水？今天下午溜了6次狗？不管是些什麼事情，設法找出辦法來盡量不要打斷你的工作。午餐後帶著你的狗出去好好的散會兒步。每小時只檢查一次Facebook或Twitter，檢查的時間盡量靠在一起不要分開。身邊放一個熱水壺，這樣每天你只要站起來幾次。找出浪費你時間的事然後消除它。

14. 避免多任務

多任務在某些情況下是有用的。但是，當涉及到要完成一些重要的工作時，多任務通常會弊大於利。每次只處理一個項目。這並不意味著你在項目完成前只處理這一個項目，而是說你不應該在三個項目之間每兩分鐘就切換一次。為自己設定最短工作時間，它可能是15或20分鐘甚至一個小時，然後在這段時間內只做一個項目的工作。這一點也能幫助你全心工作，避免被檢查你的電子郵件、打紙牌、打電話，以及任何其他的事干擾。

疲勞是效率的一大阻礙。當你累的時候，你會無法集中精力，或者很快地把工作敷衍了事（如果你還有力氣的話）。有規律的休息幫助你驅趕疲勞。這可能意味著，在中午出去散步，午飯後休息收看新聞，下午三四點時出去購物，甚至每年出去渡幾次假。這些小小的休息會給我們活力，讓我們渴望工作。不然，我們累了，我們就無法專心。我每天下午通常需要出門幾個小時。這段時間可以探親、購物、開會兒車、散個步、短途徒步、或者在夏天去游泳。每天我也經常抽出5到10分鐘來稍稍放鬆一下並休息眼睛（整天在電腦屏幕前是對視力很不好的）。另外我要定期休個小長假（3到4天）來給身體充電。

16. 維護

對任何時間管理系統來說維護都是是極為重要的。但這不僅僅表示你的系統需要維護，所有你生活中與你工作有關的部分都需要維護。這包括你的電腦的基本維護（備份文件、清空回收站、清理收件箱等），你的辦公室/辦公區域的基本維護（除塵、倒垃圾、洗塵等）和生活瑣事（洗碗、洗衣服』房屋修葺等）。不要忽略你自己。做一些鍛煉和按時健康飲食會為你的效率提供保障。

你可能會問自己這和你找出時間來做事情有什麼關係。嗯，它們的關係就是：如果您不維護生活中需要的這些東西，最後肯定會有出事的時候。也許是像由於沒有乾淨的衣服而不得不在工作日出去洗衣服這樣的小事；或者是更嚴重的比如是可以預防的疾病或者傷痛。當災害突發時，我們的工作會遭到嚴重干擾。如果你沒有在第一時間好好地維護的話，你最終會花更多的時間來彌補。並且，如果你在日程安排中包括了定期維修，它們真的不會佔用太多時間的。

原文鏈接：http://www.smashingmagazine.com/2009/09/16/how-to-find-time-for-everything/