Word教你用函數實現數據計算

平時，當我們需要編排出漂亮的報告、論文、信函、小冊子等文檔的時候，首先會想到Word，而一旦涉及到數據計算、匯總統計等問題時，專業電子表格軟體Excel則成了首選。其實，Word可不是那種四肢發達、頭腦簡單的排版「花瓶」，數據運算同樣難不倒它。當你既想獲得漂亮的版面設計，又需要實現一些數據運算的時候，不妨用「美貌與智慧並重」的Word來試試。友情提示如果數據量非常大，並且運算複雜，則最好還是使用Excel，畢竟Word不是專業的數據管理軟體，它的本職工作還是排版。實例1：給Word表格添加計算功能怎樣排出漂亮的表格不是今天的重點，下面的主要目標是解決Word中的數據運算問題，我們以簡單的學生成績統計表的製作為例加以介紹，其實朋友們可以舉一反三，將下面的方法應用到其他多個領域中，如收支預算、簡單投資理財、購物統計、數據匯總等。第一步：如圖1所示，首先在Word中製作出學生成績統計表，填寫好固定的內容及成績數據，那些需要計算才能得出數據的單元格暫且空著。

圖1 統計表第二步：首先在張三同學的總分欄中點擊一下滑鼠，然後執行「表格→公式」菜單命令，打開如圖2所示的公式對話框，裡面已默認輸入了公式 「＝SUM（LEFT）」。熟悉Excel的朋友差不多能明白，這個公式的意思是將該行表格左側（LEFT）的所有數據相加的意思。直接單擊「確定」返回，即可自動得到張三同學的成績總分了。

圖2 公式編輯第三步：同樣，在李四同學的總分欄執行「表格→公式」菜單命令，這次的公式對話框中默認公式為「＝SUM（ABOVE）」，它的意思是計算當前單元格上方（ABOVE）的所有數據，顯然，這裡我們依然要計算的是左側的數據，所以將ABOVE改成LEFT，確定後返回，即可得到李四同學的各科總分。以此類推，計算出其他同學的總分。第四步：接下來計算各科平均分。將游標置於張三同學的均分單元格中，依然是執行「表格→公式」菜單命令。在公式對話框中，刪掉默認輸入的SUM公式（保留前面的「＝」號），然後單擊「粘貼函數」下拉按鈕，選擇「AVERAGE」，這就是計算平均數的函數了。在自動顯示的AVERAGE函數後面的括弧中手工輸入「B2：D2」（此時完整的公式應為：「＝AVERAGE（B2：D2）」），確定後即可得到張三的各科平均分了。Word表格中的單元格命名規律上面的公式「＝AVERAGE（B2：D2）」，有的朋友可能不太明白其中的「B2：D2」參數是怎麼得出來的，其實它的意思就是：從表格第2行第2列到第2行第4列之間的所有單元格。與Excel類似，Word表格中，列號以英文字母表示，行號以數字來表示，單元格的名稱則由列、行序號組合而成，如圖3所示。

圖3 單元格規則小知識在我們點擊「粘貼函數」下拉按鈕時，可以發現Word支持的數學函數有近20個之多，下面給出這些函數的簡介列表，限於篇幅就不詳細介紹了，有興趣的朋友可以自己翻看Word的幫助文件，研究一下各函數的使用方法。表格：Word公式中的數學函數函數　　　　　　　　　　　　　　　　　 簡 介ABS　　　　　　　　　　　　　　　　　 絕對值AND　　　　　　　　　　　　　　　　　　 與運算AVERAGE　　　　　　　　　　　　　　　　平均值COUNT　　　　　　　　　　　　　　　　　計數DEFINED　　　　　　　　　　　　　　　　判斷表達式是否合法FALSE　　　　　　　　　　　　　　　　　假IF　　　　　　　　　　　　　　　　　 條件函數INT　　　　　　　　　　　　　　　　　取整MAX　　　　　　　　　　　　　　　　　　最大值MIN　　　　　　　　　　　　　　　　　　最小值MOD　　　　　　　　　　　　　　　　　餘數NOT　　　　　　　　　　　　　　　　　非OR　　　　　　　　　　　　　　　　　或PRODUCT　　　　　　　　　　　　　　　一組值的乘積ROUND　　　　　　　　　　　　　　　　四捨五入SIGN　　　　　　　　　　　　　　　　　判斷正負數SUM　　　　　　　　　　　　　　　　　求和TRUE　　　　　　　　　　　　　　　　　真實例2：快速複製公式Word公式其實就是Word「域」，它是不能用普通的複製粘貼的方法來複制的，所以在上面的例子中，我們需要一個一個地輸入公式來計算，非常麻煩。下面我們就來解決這一問題。第一步：我們還是以上面的表格為例，在E2單元格（即張三的總分欄）中，通過公式對話框插入公式「＝SUM（LEFT）」，此時該單元格中自動顯示的是張三的總分數。第二步：右擊E2單元格，選擇「切換域代碼」命令（快捷鍵為Shift+F9），則張三的總分數轉變成了域代碼，顯示出我們實際輸入的公式函數，其中外層的大括弧是Word自動加上的，表示該內容為域代碼。第三步：全選域代碼，再點擊右鍵，此時就可以選擇「複製」命令了（或者按CTRL+C鍵）。在總分欄的其他單元格中，依次右擊並選擇「粘貼」命令（或者按CTRL＋V鍵），即可快速將公式粘貼到其他單元格中。右擊E2單元格，選擇「切換域代碼」，關閉域的顯示。第四步：此時大家會發現一個奇怪的現象：所有人的總分都與張三相同！不用擔心，分別右擊其他人的總分，再選擇「更新域」命令就可以了（快捷鍵為F9）。在複製平均值公式時需要注意，粘貼到新單元格中的域，需要按Shift+F9鍵切換到編輯域代碼狀態，再將參數「B2：D2」相應變成「B3：D3」、「B4：D4」等，才能得到正確的結果。其中的原因，大家很容易就能想明白。
推薦閱讀：