農業行政執法文書製作要求

農業行政執法文書製作要求

一、 執法文書製作的基本要求

1、應用藍色或黑色的水筆或簽字筆填寫，保證字跡清楚、文字規範、文面清潔。

因書寫錯誤需要對文書進行修改的，應用杠線划去需要修改的地方，在其上方或者接下處寫上正確內容。對外使用的文書作出修改的，應在改動處加蓋校對章，或由當事人簽名或蓋章。

2、預先設定的文書欄目，應逐項填寫。摘要填寫的，應簡明、完整、準確。簽名和註明日期，必須清楚無誤。

3、調查詢問所作的記錄應具體詳細，涉及案件關鍵事實和重要線索的，應盡量記錄原話。不得使用推測性詞句，以免發生詞句歧義。

4、對方位、狀態及程度的描述記錄，應依次有序、準確清楚。

5、當場製作的現場檢查筆錄、詢問筆錄、當事人的陳述和申辯、聽證筆錄等文書，應當場交由有關當事人審閱或者向當事人宣讀，並由當事人簽字確認。當事人認為記錄有遺漏或者有差錯的，應當提出補充和修改，並在改動處用指紋或印鑒覆蓋。

當事人認為現場檢查筆錄、詢問筆錄所記錄的內容真實無誤的，應在筆錄上註明「以上筆錄屬實」並簽名。

6、各類文書中有關共性欄目的填寫方法：

（1）文書本身設有「當事人」項目的，按以下要求填寫：是法人或其他組織的，應填寫單位的全稱、地址、聯繫電話，法定代表人（負責人）的姓名、性別、民族、職務等內容；是個人的應填寫姓名、性別、年齡、民族、住址、聯繫電話等內容。

（2）文書首頁不夠記錄時，可以附紙記錄，但首頁及附頁均應由當事人簽名並註明日期。

（3）案由統一寫法為當事人名稱（姓名）+具體違法行為+案，例如XXX有限責任公司經營無登記證號的某某農藥案。

7、執法人員簽名要自己簽自己的名，不能互相替代；

8、印章要合乎規範。執法機關的印章加蓋在執法機關名稱和發文日期之上，即所謂的"壓年蓋月、朱在墨上"。

9、數字書寫要統一。執法文書中的數字書寫，應"綜合文編號，統計表、計劃表、序號專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者外，一般用漢字書寫"。執法文書中，量詞使用也比較多，應盡量使用普通話中的量詞，避免方言土話。

10、語言準確。一是語義要單一，排除任何易生岐義的語言文字。在執法文書中，絕對排斥"大概"、"也許"、"可能"之類的詞語。二是專業術語要確切，力戒生造。三是稱謂要恰當。四是執法文書里的數量詞要確切，避免含混不清。在執法文書中，切忌出現"若干"、"左右"、"余"等詞語，對數字的個、十、百、千、萬甚至小數點後的數都要寫清楚寫確切。

二、 幾種常用執法文書的製作

一、行政處罰(當場)決定書

1、行政處罰(當場)決定書適用於簡易程序。應注意的是簡易程序適用的處罰類型僅限於罰款和警告，對沒收違法所得即使是個人50元以下，企業或其他組織1000元以下，也不適用簡易程序。

2、文書編號由"行政區劃簡稱+處罰機關簡稱+處罰種類+順序號"組成。如石家莊市農業局製作的種子違法案件行政處罰(當場)決定書，其文編號即可編寫為"石農種罰字(2005)1號"。

3、時間、地點是指違法行為發生的時間和違法行為實施或行為後果發生的地點；

4、基本事實主要是指執法人員查明的，有證據證明的違法事實，對違法行為的經過、後果、手段、方式、方法的敘述要簡明扼要。抓住能決定案件性質的事實寫清楚；

5、處罰內容要具體、明確、清楚。最好列舉填寫，例如既給予警告，又給予罰款50元，應該這樣寫（1）警告；（2）罰款50元。

6、處罰依據包括證據和法律依據兩部分。法律依據，列明法律規定具體條款，如果有項的，還必須寫明項，也就是說幾條幾款幾項都必須寫明確，不必寫條款項的內容。在其他的執法文書中也是這樣。

7、處罰機關印章可事先由機關蓋好。這裡涉及到執法主體的問題。對我們農業部門來講，有兩大執法主體：一是農業行政主管部門，二是法律法規授權的農業管理機構，例如植物檢疫、農機監理。也就是說，蓋章時應蓋農業廳（局）、植物檢疫、農機監理等的章，而不能以種子站、葯檢所、執法大隊等內設機構的形式出現。

8、告知事項：告知當事人享有的救濟權利和途徑，應該填寫明確，應該寫清楚複議機關名稱，例如對淶水縣農業局具體行政行為不服的，應該向淶水縣人民政府或保定市農業局申請複議。還有一種特殊情況，如對農機監理或植物檢疫等法律法規授權的機構的具體行政行為不服的，複議機關是誰的問題。根據《行政複議法》第十五條第三款「對法律、法規授權的組織的具體行政行為不服的，分別向直接管理該組織的地方人民政府、地方人民政府工作部門或者國務院部門申請行政複議」的規定，複議機關應該是它們所屬的農業行政主管部門。例如對淶水縣植物檢疫機構的具體行政行為不服的，應該向淶水縣農業局申請行政複議。從這裡也可以看出，縣級農業部門在一些特殊情況下，也有行政複議權。

9、對符合當場收繳罰款的，應當場收繳，並在附註欄上括孤內打""。執法人員收繳的罰款，應當自收繳罰款之日起二日內交到其所屬的處罰機關。

二、立案審批表。立案審批表主要是用於對有線索的案件，處罰機關決定是否立案時用的執法文書。填寫立案審批表應注意以下問題：

1、文書編號方法與行政處罰(當場)決定書的編號方法一樣。需要注意的是，對決定立案的處罰案件，在調查取證、處理決定過程中所製作的文書編號前後一致，最好做到一件案子一個號；

2、受案地點根據案件來源填寫處罰機關辦公地點或執法檢查發現違法線索的場所；

3、案件來源一般有舉報、自查、移交移送、自動交代、新聞曝光等；

4、案件性質主要是指根據目前掌握的情況，案件屬於哪一類性質。如農藥違法案件，其性質就可根據初步認定的情況填寫無登記證、標籤不合格、過期農藥、生產銷售假冒、偽劣農藥等；在立案和調查取證階段，因為案件尚未調查清楚，案件性質尚未定論，一般不用肯定的語句，加上「涉嫌」兩個字。

5、簡要案情主要是指初步掌握的情況，如違法行為實施的時間、地點、動機、目的、手段、經過、初步證據材料、後果等；

6、受案人意見是指具體經辦的執法人員或受委託執法單位的意見。其內容是建議是否立案；

7、負責人審批意見是執法機關領導決定是否立案的意見。

三、詢問筆錄。詢問筆錄是指執法人員為查明違法當事人的違法行為，依法向當事人或證人及其他有關人員進行詢問，了解情況的文字記載。製作詢問筆錄應注意以下事項：

1、詢問時，執法人員應當首先表明自己的身份，例如可以說「我們是某某農業局執法人員，這是我們的執法證件」，並在筆錄中寫明。詢問的內容主要包括：一是被詢問人的基本情況，這在初次詢問時尤為重要；二是與案件有關的事實；三是被詢問人對自己行為的辯解。行政執法人員不得詢問與案件無關的問題。國家秘密或個人隱私，如果與案件有關，也應作為詢問的內容，但必須採取保密措施。

2、執法人員詢問被詢問人時，詢問人員不得少於二人。

3、詢問時不對該事件的合法或違法性進行評判，詢問只對具體的事情進行調查，就事論事，以免當事人避重就輕或隱瞞真相，甚至拒絕回答。

4、筆錄要用第1人稱，要記錄原話。單位和地方名稱都要記錄全稱。

5、對當事人的詢問要個別進行，不能同時詢問多人，也就是說一個詢問筆錄針對一個被詢問人。這一方面是法律的要求，同時也可避免當事人串通。

6、詢問必須採取一問一答的形式，並盡量按照被詢問人的表述如實記錄。切忌自問自答或由詢問人敘述事實，然後問被詢問人是不是這樣。

7、詢問聾、啞人時應有通曉手語的人參加，並在筆錄中記明；

9、詢問筆錄後，應將詢問筆錄交被詢問人核對，對於沒有閱讀能力的，應當向其宣讀；對筆錄中的遺漏或差錯，被詢問人可以提出補充或者改變，補充或改變以後，由被詢問人按手印或加蓋印鑒；被詢問人認為筆錄沒有錯誤後，應當在筆錄上逐頁、頂格簽名或蓋章。

10、項目要填全，不能有缺項、漏項。如詢問時間，有的只寫開始時間，沒有結束時間或結束時間寫得不全。

四、勘驗檢查筆錄。勘驗檢查筆錄是指執法人員對與違法行為有關的場所、物品等進行勘驗或者檢查時的文字記載。製作勘驗檢查筆錄時，應注意以下問題：

1、一份完整的勘驗檢查筆錄必須體現什麼時間、什麼地點、檢查單位、人員、被檢查的相對人、檢查內容、檢查過程、檢查結果（如查獲××單位生產商品的某批次的數量、單位計量、單位價格、標的及違法事實）等項內容。因此，要按照勘驗的順序，全面客觀地記錄；對現場位置、周圍環境、現場狀況、外形、大小以及現場其他情況要作詳盡的記錄；對有條件的，物證和圖文音像資料要儘可能收集並加以保存。

2、注意要當事人、見證人和辦案人員同時在場。當事人不在場一定要說明理由，同時一定要見證人在場並簽字。

3、勘驗檢查筆錄製作完後，執法人員必須把文字記錄情況交與當事人核對，確認無誤後讓當事人在緊貼文字記錄末尾寫上「以上筆錄本人已看過，情況屬實」等內容，並讓當事人逐頁簽字、按指印、蓋章，如在記錄過程中有塗改也應在塗改兩頭讓當事人按指印。

五、抽樣取證憑證。抽樣取證憑證是指執法人員在調查收集證據時，記錄對違法財物抽取樣品保存作證據或對涉嫌物品抽取樣品送交有關部門鑒定其合法與否從而決定其性質的書面憑證。製作抽樣取證憑證，應注意以下三個問題：

1、要將所抽取物品的名稱、規格、數量等記錄清楚。抽樣時應盡量少抽，避免給當事人造成不必要的損失。與案情無關的物品不得抽樣；

2、要將物品的位置記錄清楚，對一個當事人處在不同位置的物品抽樣，可以製作兩份；

3、抽樣取證憑證應是複寫式填寫，保證前後一致。第一聯留存處罰機關，第二聯交給被取證人作為憑證。

六、鑒定意見書。鑒定意見書是處罰機關在調查處理違法案件時，對專門性問題交由法定鑒定部門或公認的鑒定機構進行鑒定後所做出的書面結果報告。製作鑒定意見書應注意以下兩個問題：

1、鑒定人必須是三個以上的單數；法定鑒定機構中的鑒定人，必須具有相應的鑒定資格證；其他鑒定機構的鑒定人必須具有相應的技術職稱，工作業績良好；

2、鑒定結論由鑒定人填寫並簽名蓋章；然後由受委託鑒定單位負責人或主管技術人員審核，簽署意見，加蓋公章。因此，鑒定意見是以受託單位名義做出。

七、證據登記保存清單。證據登記保存清單是執法人員在調查處理違法案件過程中，對證據可能滅失或者以後難以取得的情況下，將證據物品的數量、規格、性質等情況先行登記記錄下來，再保存在原地或指定的地方，在一定期限內限期該物品流轉的書面文件。製作證據登記保存清單時應注意：

1、對證據進行登記保存時，當事人應當在場；當事人不在場或拒絕參加的，可以邀請有關人員參加，並在清單附註中記明；

2、對被保存物品的位置、物品名稱、規格、數量、保存地、保存方式等關鍵事項要記清楚；

3、證據登記保存清單為雙聯複寫式，第一聯存處罰機關，第二聯交被取證人。

八、案件處理意見書。案件處理意見書是指執法人員在調查結束時，認為案件事實基本清楚，主要證據充分，提出對案件如何處理的具體意見的書面文件。製作案件處理意見書應注意以下事項：

1、案件調查經過主要填寫執法人員在立案後，為查明案件事實所做的工作，應該按照工作順序簡略地填寫；

2、所附證據材料的證據"種類"，根據《農業行政處罰程序規定》第二十三條第三款規定，證據包括物證、書證、證人證言、視聽資料、當事人陳述、鑒定結論、勘驗筆錄、現場筆錄。例如詢問筆錄，如果詢問的是當事人，那麼相對應的證據種類應是當事人陳述，如果詢問的是證人，那麼相對應的證據種類就是證人證言；鑒定結論對應的就是鑒定結論；勘驗檢查筆錄對應的就是勘驗筆錄、現場筆錄。"規格"主要是指有物證時，證據物品之規格；

3、執法人員製作案件處理意見書時，對案件事實證據要做一簡單論述分析，並提出初步處理意見。寫作時要簡明扼要，抓住重點；處理意見要清楚明白，不能模稜兩可；

4、對違法案件的處理，要由處罰機關內設法制工作機構審核簽署意見，這也是貫徹處罰法規定的調查與決定相分離原則的具體體現，保證案件處理的公正性。法制工作機構主要審核以下內容：事實是否清楚、證據是否確鑿充分、程序是否合法以及適用法律是否正確。「適用法律」包括四方面內容：第一，適用的法律是否失效；第二，法律條、款、項、目要適用準確；第三，對自由裁量的處罰條款，我們一定要注意處罰與危害程度相當；第四，對適用法律依據的認定要注意，上位法優於下位法，新法優於舊法，特別法優於普通法。目前，很多縣級農業部門，法制機構和執法大隊是兩塊牌子、一套人馬，在這種情況下，法制機構負責人簽名和調查人員簽名要區分開。

九、違法行為處理通知書。違法行為處理通知書是執法人員在處罰機關負責人審核批准《案件處理意見書》所提處理意見後，為告知當事人處罰機關擬對其做出何種處理的事實、理由、依據和當事人享有陳述、申辯或提出聽證的權利而製作的書面文件。製作違法行為處理通知書應注意以下事項：

1、在製作違法行為處理通知書時，因為案情已經調查清楚，所以這時案件性質應該寫明確，不能再有「涉嫌」等字樣。

2、處罰內容、理由和依據要寫清楚，文字表達力求準確、精簡；

3、違法行為處理通知書中告知當事人權利事項一般為固定化格式語言。如果所作出的處罰類型不屬於聽證範圍，那麼就把「要求組織聽證」劃掉。

4、當事人陳述申辨或要求組織聽證的時間是3天。這個時間很重要，要給當事人留下足夠的時間，然後才能下達《行政處罰決定書》。

5、違法行為處理通知書一式兩份，一份留處罰機關存欄備案，一份交給違法行為當事人；

十、行政處罰聽證會通知書。行政處罰聽證會通知書是指當案件當事人提出聽證要求後，聽證組織機關製作的、通知其參加聽證的時間、地點、聽證會主持人名單和告知其享有申請聽證人員迴避和可以委託代理人參加聽證會權利等事項而製作的書面文件。製作行政處罰聽證會通知書應當注意以下問題：

1、聽證會主持人、聽證員和記錄人不能是案件調查人員，應當是處罰機關中比較超脫的人員並應在通知中註明；一般為法制機構工作人員。

2、告知當事人的權利事項一般為固定化的格式語言，製作時只需將空格處填寫好即可；

3、通知書一式兩份，一份留作處罰機關備案存檔，一份交由聽證申請人，若聽證申請人為多數人的，應根據其數量製作。

十一、行政處罰聽證會報告書。行政處罰聽證會報告書是指聽證組織機關在聽證會結 束後製作的，反映聽證會進行情況和進行聽證後對案件事實、處理理由及依據所做出的結論而製作的書面文件。製作聽證會報告書應注意：

1、聽證會基本情況主要是填寫聽證會進行的步驟，具體做了些什麼方面內容的聽證。至於聽證雙方即執法人員與當事人雙方的陳述辯論等主要參見聽證會筆錄，此處不宜過多填寫。當然，聽證會筆錄應附在報告後面備查；

2、聽證結束後，聽證會主持人和聽證員應對案件事實、處理理由和依據提出自己的意見，以及對執法人員認定的事實是否客觀、公正，處理決定是否合理、合法做出評判；

3、聽證筆錄，是對聽證過程和內容的記錄。（1）當事人委託代理人的，應寫明代理人的姓名、性別、職務、工作單位等。委託代理人應當出具當事人的委託書。（2）應寫明案件承辦人、聽證員、聽證主持人、書記員（記錄人）、聽證方式（公開或不公開）、聽證地點、聽證時間、案由等內容。（3）寫明案件承辦人提出的事實、證據和行政處罰建議，當事人陳述、申辯等內容。（4）所有參加聽證的人員都應當在每頁筆錄上簽名並註明日期。

3、聽證會報告書應在聽證會結束後報處罰機關審核批准。

十二、行政處罰決定書。行政處罰決定書是處罰機關對行政違法當事人依法做出的科以某種義務或進行制裁的法律文書，具有法律上的約束力、確定力和執行力，是執法文書中最重要的文書種類。

1、決定書應寫明查實的違法事實、相關證據、違反的法律條款、行政處罰依據、行政處罰決定的內容，同時，應提出責令立即或限期改正的意見。

2、需要注意的是，行政處罰決定書中要有「責令改正」的內容。改正違法行為，包括停止違法行為，積極主動地協助行政機關調查取證，消除違法行為所造成的不良後果，恢複合法狀態，造成損害的，則要依法承擔民事責任，依法予以賠償。

3、貫徹罰繳分離的原則。也就是說，當事人應該向銀行交納罰款，而不是向農業局交納罰款（可以當場執行的除外）。

十三、處罰文書送達回證。處罰文書送達回證是指據以證明處罰機關將有關執法文書已送達當事人或其他受送達人的書面文件。根據法律規定，一些執法文書只有在送達當事人後，才能發生相應的法律效力。在送達違法行為處理通知書、行政處罰聽證會通知書和普通程序中行政處罰決定書時，需要製作或填寫處罰文書送達回證。製作送達回證時應注意以下事項：

1、執法文書的收件日期有以下幾種情況：(1)送達時，受送達人在場的，其簽收日期為收件日期；不在場的，其家庭或單位負責人簽收日期為收件日期；(2)受送達人拒收的，送達人註明日期為收件日期；(3)委託送達的，委託送達機關依上述兩條簽收的日期為收件日期；(4)郵寄送達，挂號回執上註明的收件日期為送達日期；(5)公告送達的，自公告之日起經過六十天即為送達。

2、關於收件人，受送達人簽收的，其為收件人；指定代收人的，由代收人簽名。

3、關於備註欄，以下事項應在備註欄寫明：(1)受送達人不在場的應寫明代收人與受送達人的關係；(2)受送達人拒絕接收的，應邀請有關組織或其他人員到場，說明情況，並記錄拒收事由；(3)採取郵寄、公告送達的，應註明。

4、由於送達也是執法行為的一部分，因此送達人應是兩人以上。

十四、行政處罰結案報告。行政處罰結案報告是指執法人員在處罰案件執行終結後製作的，反映案件處理結果和執行情況的書面文件。結案報告是對處罰案件的總結，應當認真製作。製作結案報告應注意以下兩點：

1、處理決定應該與行政處罰決定書中的處罰內容相一致。

2、執行情況應根據處理決定的內容對應來寫。給予處罰的，應寫明執行方式（自覺履行、強制執行）、執行日期、執行結果等內容，不作行政處罰的應寫明理由。

十五、案件移送函。案件移送函是指處罰機關受理處罰案件後，發現該案件不屬於自己管轄或違法行為已構成犯罪，觸犯刑律的，將案件移送有管轄權的機關管轄或交由司法機關審理時而製作的交接手續。製作移送函時應注意：

1、移送理由有三種情況：一是對該案無主管權，應由其他部門主管；二是對該案無管轄權，應由其他農業部門來管轄；三是違法行為已觸犯刑律，理應受到司法審判。

2、案件的有關材料、證據物品應同時移送，並在移送函中記明；

3、案件移送函一式兩份，由接受單位簽署意見後，一份留接受單位，一份留移送單位存檔。

十六、強制執行申請書。強制執行申請書是指在違法當事人到期不履行處罰決定所規定的義務時，申請法院採取查封、扣押、凍結、劃撥或強行拆除等行政強制措施，強行要求當事人履行義務時而製作的申請書。

1、申請強制執行的法律文書僅限於生效的行政處罰決定書，而且一般僅指當事人逾期既不履行義務又不申請行政複議或提起訴訟時才採用。

2、強制執行申請一般應向當事人被申請執行財產所在地基層法院提出。

3、強制執行申請附送法院的材料一般為複印件。