時間管理的三個關鍵步驟

簡書大神彭小六在他的新書《讓未來現在就來，成為高效能的行動派》中把時間管理作為全書的一個主線。他在江蘇一個上市半導體企業做IT主管，負責集團IT信息化建設和互聯網轉型產品開發。會帶團隊，會玩手繪，會畫思維導圖；擅長個人知識管理，也經常做內部培訓。會玩單反，喜歡拍人文紀實，會做PPT，也會UX。喜歡讀書，更喜歡做分享；懂互聯網思維，也在進行O2O創業。

試想如果他管理不好自己的時間，又怎麼可能在每天只有24小時的情況下，獲得那麼多技能，並且做的如此成功呢，成為書名所說的高效能的行動派呢？

不難發現很多成功人士都極其注重時間管理，因為時間是最公平的，誰都不會多一分也不會少一秒，要想比別人更成功，只有把時間充分利用，沒有任何捷徑。

那麼如何有效的利用自己的時間呢？美國著名的暢銷書作家與管理專家丹尼斯.韋特利在《成功心理學》第八章【資源管理】的第一節對時間管理的方法和步驟有詳細講解，並且把時間管理作為影響一個人是否成功的因素。由此可見時間管理的重要性。

《成功心理學》

在書中丹尼斯.韋特利把時間管理分為三步：

時間管理的三個步驟

第一，分析你如何利用時間。

第二，按照輕重緩急程度給活動排序

第三，為你的時間制定一個計劃。

一、你是如何利用時間的？

管理時間的第一步是仔細考察你是如何利用時間的。看你的時間花銷具體是怎麼樣的，這種時間花銷大到工作，小到穿衣吃飯查收郵件都要去分析。作者把時間分為三種類型：

a.承諾時間——承諾時間是你用於學校、工作、家庭、志願活動和其他與你短期和長期目標相關的活動的時間。這些活動通常佔據你時間表中一個固定的時間。

b.維護時間——維護時間是你花在維護或關照自己和周圍事情上的時間。比如你每周需要花時間睡眠和關照你的健康、體型，以及像打掃住處、保養汽車、和照看寵物這樣的家務事。維護時間相對靈活。

c.自由支配時間——自由支配就是你可用來做自己想做的任何事的時間。你可以刷微博，刷朋友圈，追劇，逛街，和朋友聊天，總之只要你喜歡，都可以去做的時間。自由支配時間是最靈活的時間類型。

接下來，你可以把自己所有的時間列出來按照這三種類型去分類，然後分析自己短期比如說以一周168小時為單位去分析具體在每件事上花費了多少時間。作者在書中貼心地給我們列了一個表格，雖然每個人的時間花銷不盡相同，但是我們可以以此為模板去分析自己的時間花銷。

二、給你的活動排序

一旦了解自己的時間是如何利用的，就可以按照事情的重要性安排活動。像其他資源一樣，時間也是有限的。因此，你就需要找出你的哪些活動值得佔取最大的份額。你實現這個目標的途徑是目標優選--按照重要性順序安排你的任務和活動。

你需要考察一下哪些與你的目標和價值觀相關。如果你想獲得與工作相關的證書，那你就需要減少一些不必要的休閑。

比如我最近想考取一個工作相關的證書，我就必須把我之前玩手機刷朋友圈的時間騰出來用來看視頻記筆記。這個是每天首要完成的事情。

第二件事我因為參加一個寫作訓練營，每天都有任務，每天寫作1000字，兩天一篇完整文章，所以我又必須留出每天兩小時的寫作時間。

美國的管理學家科維曾經提出過時間管理四象限法則。

時間管理四象限

第一象限

這個象限包含的是一些緊急而重要的事情，這一類的事情具有時間的緊迫性和影響的重大性，無法迴避也不能拖延，必須首先處理優先解決。它表現為重大項目的談判，重要的會議工作等。

第二象限

這一象限不同於第一象限，這一象限的事件不具有時間上的緊迫性，但是，它具有重大的影響，對於個人或者企業的存在和發展以及周圍環境的建立維護，都具有重大的意義。

第三象限

第三象限包含的事件是那些緊急但不重要的事情，這些事情很緊急但並不重要，因此這一象限的事件具有很大的欺騙性。很多人認識上有誤區，認為緊急的事情都顯得重要，實際上，像無謂的電話、附和別人期望的事、打麻將三缺一等事件都並不重要。這些不重要的事件往往因為它緊急，就會佔據人們的很多寶貴時間。

第四象限

第四象限的事件大多是些瑣碎的雜事，沒有時間的緊迫性，沒有任何的重要性，這種事件與時間的結合純粹是在扼殺時間，是在浪費生命。發獃、上網、閑聊、遊逛，這是飽食終日無所事事的人的生活方式。

韋特利在書中提到的80/20法則（帕累拖法則）正好很好地解釋了這個原理，大部分人把80％的時間用在20％的產出上，而把20％的時間用在80％的產出上，所以同樣是過一天，你也累成dog,就是沒有收穫。

三、為你的時間制定一個計劃

為了讓你的時間有一個總體規劃，你需要列一個待辦事項清單和時間表。

①列待辦事項清單

當你把所有的活動列出來並結合在一起，就很容易看出哪些是最緊急、最重要的，還可以看出哪些是可以同時處理的。這有助你更快地完成這些任務，並減少干擾。

②制定時間表

一旦完成你的待辦事項清單，隨後就可以製作一個時間表。

不管你是以一周為單位還是以一天為單位，都可以去列一個這樣的時間表。在給各項任務安排時間表時，記得把最重要最艱難的任務安排在黃金時間。所謂黃金時間就是你精力最旺盛的時間段，每個人的黃金時間可能不太相同。但是利用好黃金時間可以很大地提高工作效率。

當然時間管理的最終目的就是戰勝拖延症，在最後我分享下我最近在學習和實踐的一套時間管理計劃法。這套方法是在由堅持成長棒棒團發起人王立登組織的一個一頁紙時間管理訓練營里學習到的。因為可視化和簡單很好地解決了我的拖延問題。當然這套方法其實和韋特利在書中講解的步驟是一樣的。

當然在做之前你必須得了解自己都是怎麼利用的，這裡我就不再細說了。

1.工具：A4紙（筆記本也可以）、彩筆

當然這些工具不是必須得，我覺得準備這些東西得目地是更有儀式感，而且彩筆的話可能在視覺上效果更好一些。我用的是慕娜美24色水彩。

工具

2.畫九宮格，中間列當天目標

將一頁紙分為九宮格的形式，也就是把它畫分成九個方格，然後在最中間的方格里寫上時間，填上自己當天的目標，最好是能夠可視化表達，可以用小圖標，也可以寫上數字，只要能起到提醒自己的目的就好，不需要追求漂亮。

其他的八個方格可以自由定義，我根據自己的實際情況把我的時間分為工作、個人成長、社交和健康。然後在相應的分類下面填上相應的待辦事項。

預估完成時間，寫上具體時間段

整體框架搭建之後，根據自己對平時時間的利用預估好各個待辦事項所需時間，並根據輕重緩急並結合自己的黃金時間段寫上具體的時間段。

當然我現在還在學習階段，有些時間並沒有全部安排上去，但是經過我這幾天的實踐，我覺得很大程度上解決了我的拖延問題，每次完成一項任務之後我只需要看下我這張紙上 下一個時間段需要做什什麼，做完了一項任務直接就在下面寫上反饋。每完成一項任務就很有滿足感。

如果你也有拖延症，也想學習時間管理，不妨來看看時間管理的三個步驟，來試試我分享的一頁紙時間管理法。