如何高效處理繁雜的職場郵件

郵件作為現代職場中不可或缺的交流工具，給我們帶來許多便利。但日復一日繁雜的郵件處理，有時便會影響正常工作，遇到這樣的情況時如何解決呢？

在我服務過的四家企業中，都不同程度地用到電子郵件，少則每天一兩封，多則每天上千封郵件。如何處理這些郵件有時就像處理來襲的馬蜂一樣，讓人痛苦不堪。

選擇與素質高的人進行郵件溝通

與低素質、低水平的人溝通時就會產生代溝，您的理念與對方的理念不同時，很難產生共鳴，雙方的立場不同導致的結果不同，您在郵件中講的事情已經很清晰了對方還是不能理解或者理解錯誤。與這樣的人溝通最簡單有效的辦法就是面對面講話或電話溝通。少用文字性的材料。www.xia5cha.com

寫郵件時注意格式和內容

郵件正文開始要寫稱呼，這表示對人的尊稱。如果既不寫 姓名又不寫稱謂，表示您在藐視對方。這是寫郵件的大忌。很多朋友在郵件中與對方溝通，只一次就永遠的沒有迴音了，就是沒有稱謂。這叫像結婚是為了生孩子， 但如果一見鍾情的男女一見面就說「我們生孩子吧」，會有什麼樣的結果?

郵件要注意條理性。給對方寫郵件時盡量用1、2、3、4等一條一條列清楚，每一條講 什麼內容，採用遞進式展開，對方會覺得與您這樣一樣有內涵的人溝通是一件快樂的事。如果從頭到尾講了一大堆話，別人看不了來到底講了什麼，再多內容又有什 么用呢?穿五件破衣服和穿一件羊毛衫，給人的感覺與自己的感覺會有天壤之別。寫郵件時千萬別穿五件破衣服，盡量穿一件體面的羊毛衫。

對於郵件用語，要禮貌地用詞，哪怕對方是您的下屬，也儘可能地用「您」，而少用「你」，郵件中更不可以有輕浮的詞語和 粗口的內容。需要對方配合時，要用「請」。人本身無貴賤之分，如果從郵件中體現貴賤，那隻能說明您自以為高貴，而不把別人放在眼裡，或者只是例行公事。這 樣的郵件往往起到的是反作用。

給對方問題或提議、要求時，一定要告訴對方慶什麼進修給予回復。當別人給自己的郵件中也有這樣的提示時，自己應該每過 一段時間就向對方報告一次事態的進展情況。如果對方對自己的要求既沒有提前告訴對方能否做，有什麼困難，到期了對方不催促時還不報告對方，這是相當無禮的 舉動。給對方一種不可信或不重合作的感覺。為了避免這種事情發生，自己最好隨身帶一小本記事本，把對方給自己的要求排成時間表，定期查看，總結與分析結 果。及時匯總處理。

郵件的結尾盡量給對方一些祝福或禮貌詞語。這些事情可能需要花您一分鐘的時間，但帶來的效果卻不是一分錢的結果。我在 招聘過程中，很多來面試者事先都會做題，我在發出試題時就用這樣的方法，他們來面試完了無論結果如何，總要見見我。我其實人很醜陋，但就是因為比別人多做 了那麼一點點功課，為企業提升了形象。同樣地，與朋友交流時，這樣做，您會得到更多高水平的朋友。

寫郵件注意選擇對象

對於需要多人同時知會的郵件，需要在標題上註明「請全體知會」、「供參考」、「請在XX之前回復」等。對於重要的內 容，在標題上可註明一到五個不等的星星，如☆☆☆☆☆，數量越多，代表越重要。對於無關的人，千萬不要發郵件給他，一方面導致信息泄露，另一方 面，增加無關人員的工作量(閱讀和處理郵件是需要花費時間的)。對僅需要知會就行了的人，應在郵件中註明「請XXX XXX知會」，請「XXX XXX在XX月XX日XX時XX分前回復」等。給不同的人寫郵件時，應根據內容不同進行相應的措詞。除非萬不得已，否則建立不要搞郵件群發。當然，企業中 的通知、宣布政令等嚴肅的事情不在此列。

如何處理附件

某些電子郵件在打開附件時需要花很長時間，這給郵件使用者帶來時間的浪費。 為了避免這樣的事情影響他人工作，建議在發送附件時，如果能直接複製後粘貼到郵件中的，如Word的DOC、DOCX類文檔，EXCEL的XLS、 XLSX類文檔，可以直接選中內容，複製和粘貼入郵件。但對於內容較多的附件，不建議使用此方法。

同時發送多個附件時，建議先將附件的名稱做相應的修改或調整，以便對方歸類存檔，之後將其進行壓縮，這樣可以減少發送和接收的時間。

適時的郵件備份與分類

現在的所有郵件都有備份與分類功能，對其進行分類備份是為了數據的安全性，也便於郵件的查詢與後期歸類處理。

當然，以上方案是我從工作中總結所得經驗，由於工作的環境和接觸的人不同，各位可使用的內容不盡相同，僅供參考。真誠的祝願各位能通過郵件處理更多工作，使其更高效！