關於辦公室工作的幾點思考
一、關於辦公室工作的幾點認識。(一)、對辦公室工作性質、地位、作用的認識。辦公室是綜合辦事機構。參與政務、辦理會務、處理事務,具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六大職能,承辦材料撰寫、公文處理、會務工作等大量的基礎工作。是溝通上下、協調左右、聯繫各方,保證機關正常運轉的樞紐和對外的窗口。辦公室工作具有幾大特性:政治性(我們本身就是從事政治工作)、政策性(依法規政策辦事)、綜合性(綜合考慮協調各方)、事務性(上管天下管地總稱不管部)、時效性(許多工作限時限刻要完成)、被動性(執行領導意圖)、保密性(上下、內外有別)。辦公室的作用:不僅要服務,而且要信息。及時收集國內外的信息動態,了解社情民意,在全面掌握各方面情況的基礎上,為領導決策提供超前服務。不僅要出材料、更要出經驗。
(二)、做好辦公室工作要增強素質。辦公室工作無小事,凡事都要認真。重點是增強七種意識:一要增強窗口意識。對一個單位的第一印象、第一接觸的往往是辦公室。辦公室人員的一言一行、一舉一動,都會直接影響機關的形象。要努力加強政治修養、思想道德修養、作風修養。辦公室工作頭緒很多,任務瑣碎繁雜,應具有高度的責任心。遇事得過且過、敷衍了事必定出錯。頭腦里必須要有一張清晰、規則的運行圖。該請示的請示、該拍板的拍板、該反饋的反饋。二要增強時效意識。規範高效運轉。按照「今天再晚也是早,明天再早也是晚」的要求,養成說辦就辦、辦就辦好、雷厲風行的工作作風。抓而不緊,等於不抓。三要增強法律意識。辦公室工作,協調關係,化解矛盾,解決糾紛,都需要堅持依法辦事。不憑感情用事、不憑喜好作為。四要增強創新意識。我們每個人都不能局限於自己的「方寸空間」,而應當把視線放到更廣闊的空間,學習新思想,吸取新知識,創新思路,創新方法,創新標準,創造性思維,勇於開拓,科學管理,力爭各項工作上新台階。五要增強質量意識。確立創一流的目標,精益求精,把好關口。小事是大事的基礎,小事做好了,大事才能更好地完成。六要增強奉獻意識。愛崗敬業、以室為家,有甘當無名英雄、任勞任怨、默默奉獻的精神。七要增強學習意識。現代知識更新加速,學無止境。要有組織地開展業務學習和現代科學技術的新知識、新技術學習,不當「落伍者」。干一行愛一行,鑽研業務,精一門、通二門,會三門。
(三)、領導要重視辦公室工作。江澤民同志把辦公廳(室)稱為「黨委的左右手」。辦公室工作,同時也是一個單位領導或領導集體的水平和能力的直接體現。重不重視辦公室工作是衡量一個單位領導的領導水平高低的重要標誌。要從多方面給予適當的關懷。更要高標準、嚴要求。著名的管理大師德魯克曾說:「在一個組織內,誰想剔除有缺點的人,那麼結果他最多只能得到一個平平庸庸的組織。」因此,一個組織要在目標一致、保證政令暢通的條件下,應當尊重在工作上不同的聲音。堅持以人為本,異中求同,努力形成寬鬆、寬容,相互尊重,相互促進,精誠團結,和諧共處的工作氛圍。
二、關於公務員的禮儀《論語·季氏》說:「不學禮,無以立。」中國作為一個具有悠久文化的文明古國,素有禮儀之邦之美稱。(一)、先說下什麼是禮什麼是儀什麼是禮儀禮。據《說文》的解釋和王國維先生對甲骨文的研析,禮產生於原始社會末期,本是一種祭神的儀式。隨著國家的產生,禮逐步發展成了系統的行為規範。《禮記·祭義》中說「禮之名起於祀神,引申為凡禮儀之稱。」 《禮記》對禮還有三種解釋。一為「履」:禮者,履此者也。二為「禮物」,無禮不相見也。三為「禮貌」,以禮相待。禮還用來判別是非的標準,孔子說:「非禮勿視,非禮勿聽,非禮勿言」 等。禮的特徵:禮是一定的社會存在關係、社會知行和教化關係,具有社會的趨向價值、合理性或理想意義,通過一代一代的教化約定成俗,形成自覺遵守的規範,待人接物要合乎禮數。《禮記·曲禮》說:「夫禮者,所以定親疏、決嫌疑、別同異,明是非也。」禮的目的是和。《論語·學而》說:「禮之用,和為貴。」禮是活的,具有繼承性、連續性、發展性,是人性的充分展示,隨著時代的變化、文明的不斷要求日新月異。它是自覺的,合乎人的內心要求,具有趨向性、模範性、價值性,用於人倫教化,構成和諧的社會文明秩序。「儀」。既指容貌和外表,又指禮節和儀式。現代文豪梁實秋先生在其《秋室雜文·談禮》中說:「禮是一套法則,可能有官方制定的成分在內,亦可能有世代沿襲的成分在內,在基本精神上還是約定俗成的性質,行之既久,便成為大家公認的一套規則」。也就是「走的人多了,便也成了路。」禮儀的涵義。禮儀並非繁文縟節,而是一定的社會性活動方式,是社會標榜的價值、時尚。中國傳統文化實質上是禮文化。傳統禮俗也並非儘是陋俗,有的雖過極致,但都烘托、渲染生活的豐富多彩、喜慶積極向上。在歐洲,禮儀一詞最早見於法語etiquette,原意是「法庭上的通行證」。古代法國法庭為保證審判活動莊嚴肅穆地進行,要求進入法庭的人員嚴格遵守法庭紀律。但不是當庭宣讀,而是寫在或印在一張長方形的通行證上,發給進入法庭的每一個人作為遵守準則。在人類長期有社會交往中,人們必須遵守一定的規矩和準則,保證文明社會得以正常維繫和發展。所以,當etiquette一詞進入英文後,便有了禮儀的含義。後來經過演變和發展,禮儀一詞逐漸獨立出來。日本禮儀專家松平靖彥在《正確的禮儀》中說:「禮儀是人們在日常生活中為保持社會正常秩序所需要的一種生活規範…禮儀本身包含人了們在社會生活中應予遵守的道德和公德。」所謂禮儀,廣義上是指一個時代的典章制度;狹義上是指人們在社會交往中由於受歷史傳統、風俗習慣、宗教信仰、時代潮流等影響而形成的約定俗成、共同遵守的行為準則規範的總和。現在,相當一部分公務員在公務場合的不知禮、不講禮、失禮的行為:披頭散髮、穿弔帶背心、光腳穿鞋、西裝不系領帶;當眾修飾儀容;男性耳朵根上夾煙;女性雙腿叉開或立或坐;接過別人的名片在手裡把玩;與別人談話唾沫四濺……公務員面試就有禮儀考題在內:如看其進門是否反手托門。
(二)、著重講8個方面的禮儀,供大家在實踐中參考。1、著裝禮儀。俗語說:佛要金裝,人要衣裝。工作中公務員的穿著打扮,體現著其自身的教養與素質,應當合時、合身、合宜,三要:一莊重典雅;二大方得體;三整潔。應注意避免以下五忌:一忌過分炫耀。上班忌佩戴高檔的金銀珠寶首飾,滿身「珠光寶氣」,有張揚招搖之嫌。二忌過分裸露。上班著裝「五不露」:不露胸、不露肩、不露背、不露腰、不露腿。穿背心、短褲、超短裙、露臍裝等,都在禁止之列。此外,不使內衣外露,也不應被疏忽。 三忌過分透視。上班著裝不要過於單薄透明。內衣不能透。 四忌過分緊身。選擇過分緊身的服裝,身材是好,但不適合。 五忌骯髒殘破。聽任自己衣著襤褸、折皺、服飾缺損,甚至存在異味,是缺乏理智的表現。 今年8月北京市制定了公務員禮儀規範。對公務員的服飾、儀容、待人接物等進行明確規定。2、電話禮儀。打電話能聽到「聲音形象」,雙方都能感覺得到。所以,打電話時,語氣要溫和,口齒要清楚,語言要簡潔,一般情況下,電話鈴響三遍後接通,且在鈴響的間隙拿起話筒。第一句話要說您好,自報姓名,接著進入正題。提問:誰先放電話地位高者先掛;地位相近的,打電話的先掛。放電話時要輕。通話結束時都要說再見、謝謝之類的禮貌語。
3、用語禮儀。語言,是交往、辦公不可缺少的基本工具之一。如果要問:「有不會說話的人沒有」我想恐怕每一個人都會說不!但不見得你就真正懂得用語禮儀。在選擇、使用語言時,要文明當先。對外交流最好做到:講普通話,用詞文雅,檢點語氣三點。盡量不講方言、土語。交談中要努力做到用文雅詞。語氣直接表現著講話者的心態,與人交談時,語氣急躁、生硬、狂妄、輕慢,都會適得其反。所謂:「良言一句三冬暖,惡語傷人六月寒」。要主動使用約定俗成的禮貌用語,主要有五種: 問候語。它的代表性用語是「你好」。不論是接待來賓,還是路遇他人,均應主動問候他人。 請託語。它的代表性用語是「請」。請求他人幫助、託付他人代勞,應當使用這一專用語。感謝語。它的代表性用語是「謝謝」。表達感激之意。道歉語。它的代表性用語是「抱歉」或「對不起」。由於某種原因而帶給他人不便,或妨礙、打擾對方,表示歉意。 道別語。它的代表性用語是「再見」。與他人告別時,主動運用此語,是一種交際慣例和常規性表示。還有一種很特殊的語言禮儀,就是身體語言類禮儀。即通過人的身體
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