開會技巧 (評論: 開會的革命)

　　 　　 　　一、會議不要超過兩小時 　　　　「怎樣的會最無聊？」被問到這個問題，一定有人回答「會議太冗長」。只要不是特別重要的會議，不少人都在會議進行中打瞌睡。 　　　　會議形式化現象在中國一直是一個非常嚴重的問題。本來不需要的過程，卻變成必須的過程；本來不需要講的話，卻變成了必須講的話；本來幾分種開完的會，卻需要一個小時，乃至更長的時間；本來一個人講話的會，卻要幾個人來講；本來在這個地方開的會，非要到另一個地方開；本來幾個人參加就可以，非要叫來各級領導幹部。這樣一來，會議沒少開，時間沒少佔，精力沒少花，財力也付出不小，但對工作卻沒有多大的促進和改善。 　　　　參加會議是我們生活中的一部分，全世界每天要開無數次會議。無論你是與會者還是主持人，都應該學會開會，懂得開會的技巧，使會議開得高效成功。據調查，經理級和專業人員每周約花1/4的時間在開會上。美國權威機構的統計表明，1996年美國企業因不當的會議管理導致的損失高達60億美元。因此如何開會，如何使會議有效益和有效率，對於任何人或組織都具有重要的意義。 　　　　聯合公司東京總務部長岡本讓曾說：「會議時間最好不要超過兩小時。」根據他的經驗，兩小時是一個人集中注意力的極限。事實上，只要超過兩小時，會議效率必然下降，而且會引發無數意想不到的問題，比如與會者之間的爭執，會議作出錯誤決定等。本章專門就如何提高開會效率介紹一些開會技巧。 　　 　　二、開好會議的幾個要點 　　　　熟悉會議規範：會議要討論，討論難免有爭執，所以要「循一定之規則」，這一定的規則就叫「議事規則」或「會議規範」。最有名的議事規則是羅伯特規則，是由美國著名的議學家羅伯特撰寫的一本書名「羅伯特規則」而來。國父孫中山先生也撰寫過一本叫做「民權初步」的小冊子，收錄在「建國方略」里。世界上很多國家和地區都有專門的有關議事規則的法律法規，比如台灣就有「會議規範」法規，各種會議都得照著規定議事。「會議規範」內容包括「會議的流程」、「主席的職權」、「紀錄的形式」、「各種的動議」、「表決的方式」與「選舉的方式和流程」等內容。 　　　　善用會議技巧：開會時最怕主席講個不停，或者發言亂無章法、毫無頭緒，講了半天也不知道在說什麼？這時為了節省大家的時間，讓會議開得有效率，與會者就應該善用各種會議技巧，適時地提出「權宜問題」或「秩序問題」，要求主席制止不禮貌、超出議題的發言，該擱置就擱置，該停止討論就停止，該散會就提出散會。 　　　　議程會前發出：很多會議常常臨時通知，然後沒有任何會議資料。不讓人提案也就算了，甚至連個議程都沒有，開會時大家兩手空空，不知道從何討論起。所以，正式或定期的會議，應該發出會議通知，並徵詢出席者提案，開會前準備好議程資料，並在會議前讓與會者知道，良好準備是會議成功的開始。 　　　　提案事先溝通：很多人不知道如何提案，有些會議籌辦者也搞不清楚。提案要清楚明白，最好要有說明和辦法，不要提一些不知所云的案子。重大的提案最好能事先溝通。事先的溝通有助於會議的討論和進行。 　　　　發言沙盤推演：開會是要討論事情的，當然要讓出席的人講話，但會議的發言要有方法，先講主張再說明理由，不要講一大堆但沒人聽得懂，為了讓會議開得有效率，必要時可以限制發言的時間和次數。如果有高度衝突的議題，發言可以事先沙盤推演，安排發言的重點和順序，再利用動議讓議案進入表決，免得大家死纏爛打。 　　　　議案需要表決：很多會議經常議而不決，提了案，也發了言，但因為各方意見不一致，礙於情面或怕得罪人而不將議案或討論話題付諸實施表決。 　　　　工作報告簡短：很多會議幾乎都在工作報告，一些領導人輪番上陣做報告。好像工作報告越多就越是認真，報告做完了就散會了。為了讓大家的耳根清靜，可以透過決議要求工作報告簡短，甚至限制報告時間，進而要求工作報告以書面呈現，書面報告就無法羅嗦了。 　　議程隨時掌控：會議的進行要尊重與會的人，而不是主席一人說了算，也不必忍受少數人漫無限制的發言，會議開始前可以確認議程，然後要求主席按照議程主持會議，如果覺得有必要的話，也可以要求變更議程，隨時掌握議程的進行，可以讓會開得更有效率。 　　　　紀錄要求正確：我們日常生活中的多數會議開完就算了，根本從來沒見過會議紀錄，甚至結論被改了也沒人知道。開會是為了「達成決議」，決議是在會議紀錄呈現，會議紀錄可以說是開會的成果。所以要關心會議紀錄，要求會議紀錄要讓與會者過目，書面通知或下次會議確認都可以。 　　決議確實執行：開會是為了「達成決議」，更是要「解決問題」。開了會，形成了決議，不執行等於沒開。所以花了時間來開會，更應該關心執行的情形，要求下次會議要報告上次會議決議執行情況，要求決議確實被執行，不執行再想辦法算帳。 　　 　　三、會議進行期間的注意事項 　　　　對於舉辦一個具有相當規模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在會議中獲得他們想得到的東西，同時又能使他們在會議上充分貢獻他們的才智，是首要關心的問題。也就是說，如何使會議開出成果，是會議的第一要務。會議進行期間，會議籌辦者必須隨時想到下下幾個問題： 　　　　(1)發言內容是否偏離了議題? 　　　　(2)發言內容是否出於個人的利害? 　　　　(3)是否全體人員都專心聆聽發言呢? 　　　　(4)是否發言者過於集中於某些人呢? 　　　　(5)是否有從頭到尾都沒有發言過的人呢? 　　　　(6)是否某個人的發言過於冗長呢? 　　　　(7)發言的內容是否朝著結論推進呢?　 　　　 　　四、如何主持會議　　 　　　　「開會開這麼久還做不出結論！」很多人參加會議時都會碰到這種狀況，與會者萬般無奈又無力解決，因此懷疑會議主持人的能力。究竟要怎麼開會才能提高效率呢？ 　　　　會議主持人必須留心會議進行狀況，發現與會者的討論偏離主題時，要立刻拉回正題。這樣還是無法討論出結果時，主持人可以要求相關人員第二天做出結論。 　　　　有些會議的問題出在沒人發言，反應不佳。主持人事先把題目細分成幾個子題，與會者就比較容易貢獻自己的智慧。主持人事先沒有準備，讓與會者當場才思考、發表意見，效率會非常低。如果主持人讓與會者發表自己針對主題事先想好的結論，就容易歸納各方意見。 　　　　會議主持人要避免自己過多發言。主持人是主，與會者是客，讓客人盡量多發言才是正確的做法，不可反主為客。主持人的主要功能是維持會議秩序、節奏和程序正義，而不是發表演說者。這一點很多主持人都不了解。 　　除了會議當中的努力，事前也要多溝通。有些問題如人事問題等，如果事先不充分溝通，會議當場是很難解決的。 　　 　　五、與會者的注意事項 　　　　除了會議籌辦者和主持人需要懂得開會的技巧外，與會者也需要了解開會的一些基本知識和規則。否則，就成了雞同鴨講，會議籌辦者和主持人再專業，也是白搭。 　　　　與會者除了要盡量配合和聽從會議籌辦者和主持人的安排外，還有以下兩個方面需要注意： 　　（一）學會發言 　　　　會議發言有正式發言和自由發言兩種，前者一般是領導報告，後者一般是討論發言。正式發言者，應衣冠整齊，走上主席台應步態自然，剛勁有力，體現一種成竹在胸、自信自強的風度與氣質。發言時應口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發言，要時常抬頭掃視一下會場，不能低頭讀稿。旁若無人。發言完畢，應對聽眾的傾聽表示謝意。 　　　　自由發言則較隨意，應要注意，發言應講究順序和秩序，不能爭搶發言；發言應簡短，觀點應明確；與他人有分歧，應以理服人，態度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。 　　　　如果有會議參加者對發言人提問，應禮貌作答，對不能回答的問題，應機智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應失態。 　　　　與會者發言時要注意避免發生如下情形： 　　　　1.發言時不可長篇大論，滔滔不絕；　 　　　　2.不可取用不正確的資料；　　 　　　　3.不要盡談些期待性的預測；　　 　　　　4.不可做人身攻擊；　　 　　　　6.不可打斷他人的發言；　　 　　　　7.不可不懂裝懂，胡言亂語；　　 　　　　8.不要談到抽象論或觀念論；　　 　　　　9.不可對其他發言者吹毛求疵；　　 　　（二）遵守會議禮儀與紀律 　　　　與會人員在出席會議時應當嚴格遵守的會議禮儀和紀律，主要有以下四項內容： 　　　　1.規範著裝； 　　　　2.嚴守時間； 　　　　3.維護秩序； 　　　　4.專心聽講。 　　5.不要中途離席。　　 　　 　　六、會議秘訣一百條 　　　 下面一百條是開好一個會議需要掌握的「秘訣」： 　　（一）使會議開得卓有成效 　　　　開會要花費寶貴的時間和金錢。故而會議要在有必要時才開，並且要開得簡短有效。 　　1.每次一開始就讓大家都清楚會議目的。 　　2.如果某個問題不開會也能解決，就不要開會。 　　3.要認真考慮，是什麼使會議成功，反之又是什麼使會議不成功。 　　4.要考慮：如果不開這個常規會議又會怎樣。 　　5.請記住，上級主管參加會議會抑制討論。 　　6.在工作場所以外的地方舉行會議，大家都會覺得輕鬆。 　　7.要熟悉正式會議的各種程序規則。 　　8.要注意正式會議所具有的一切法律要求。 　　9.開會前先通知與會者，要他們注意會議討論的重點。 　　10.信息要加以選擇，避免過多。 　　11.組織視像會議和打出會議電話時要考慮世界各地的時差。 　　12.通過限制網上會議時間使會議完善。 　　13.電話會議上發言時要重複你自己的姓名。 　　14.仔細考慮你要召開的會議的類型。 　　15.會議要儘可能小，以免分散注意力。 　　16.在容易看見的位置上放一個表或鍾，以便掌握時間。 　　17.凡輔助文件均應與議程一併發出。 　　18.會前先拉幾個盟友。 　　19.開會前必須確信一定能達到會議目的。 　　20.只要有人偏離會議方向，立即提醒他們注意議程。 　　（二）會議準備 　　　　為準備會議花的時間是不會浪費的。確信正確的人於適當的時間、適當的地點前來參加會議，並確認他們能作出正確的決定。 　　21.要考慮與會者在群體合作狀況下的工作情況。 　　22.決定開會時間前要先考慮交通時間。 　　23.如果人們不能出席則應該重新安排會議。 　　24.在議程各個項目旁列出發言人姓名。 　　25.要避免在低效能時間開會，如午餐剛結束後。 　　26.任何議程變動都必須通知主持人。 　　27.議程要儘可能短小簡單。 　　28.盡量將議程限制於一頁紙上。 　　29.最重要的事應該安排在議程的前面，要趁與會者精神狀態最好時討論。 　　30.要考慮須長途跋涉趕來開會的人所花的時間。 　　31.要確保有向殘疾與會者提供便利條件的設施。 　　32.必須將電話轉移出會場。 　　33.將有可能出問題的會議安排在中立地開。 　　34.要求你的後勤人員核實會場當地公共交通的線路站點、運行時刻表和季節變化。 　　35.要找個確保沒有干擾的會場。 　　36.要考慮多種座位方案後再選擇最合適的一種。 　　37.使用圓桌可使會議定調為非正式。 　　38.務必使全體與會者既能看見又能被看見。 　　39.座位之間應有一臂長的間隔。 　　40.不能讓與會者受太陽直接曝晒。 　　41.要求與會者關閉行動電話和傳呼機。 　　42.不要用很舒服的椅子，以防與會者打瞌睡。 　　43.開會前要檢查所有的視聽輔助是否完好。 　　44.要謹防會場過度提供酒菜牟取額外利潤。 　　45.要確保特殊飲食在需要時能有供應。 　　46.會前不要喝太多酒，酒很難提高工作效率。 　　（三）出席會議 　　　　一個會議的每個參加者都有責任確保會議達到目的。故而要預先準備，積極發言，使每次會議都有成效。 　　47.會前擬出自己的發言稿。 　　48.和其它參與者在會前詳細討論並解決有問題的議案。 　　49.要保持積極的臉部表情和音調。 　　50.為自己的排練錄像以檢查說話是否清楚。 　　51.開始發言前先作深呼吸。 　　52.既然一個意見是你自己的意見，你就應該信心十足地講述。 　　53.不要打斷別人發言，而應讓他們暢所欲言。 　　54.要用不同的辭彙講述相同的意思，使之更生動有趣。 　　55.談判時要識別任何有一致性的地方。 　　56.為使每次會議成功，你要盡到個人責任。 　　57.鼓勵那些在常規會議上輪流當主席的人。 　　58.即使你要否決某項動議，也要盡量找出至少一處共同點。 　　59.作為一名主席，要確信你能聽得進各種觀點。 　　60.必須按照議程順序作會議記錄。 　　61.建議主席在新會議記錄定稿前先念一遍。 　　62.根據會上所做筆記，會後立即寫出會議記錄。 　　63.會議記錄寫完後，還要使句子簡短中肯。 　　　（四）主持會議 　　　　每個會議都需要主持人指導進行。如果你主持會議，最重要的任務就是必須確休每次會議順利進行，成功結束。 　　64.要公開提問，鼓勵每位與會者說出自己的觀點。 　　65.要求某些與會者就你主持會議的表現作出真實的反饋。 　　66.盡量於會前認識新來者。 　　67.要於會前透徹研究主要觀點的領袖。 　　68.將會議安排在午餐之前，這樣就較容易按時結束。 　　69.會議一開始就告訴與會者會議計劃需進行多長時間。 　　70.讓遲到者知道他們的行為對會議不利。 　　71.要制止支流辯論和私下交談。 　　72.請發怒的與會者談談發怒的原因，以此消弭憤怒。 　　73.要用積極的響應鼓勵遲疑的與會者。 　　74.在與會者中尋找感興趣的正面跡象。 　　75.如果有人必須在你之後發言，應注意他們是否不耐煩。 　　76.可挑選出某些人，向他們提一些直接的問題，以引起辯論。 　　77.要掌握適用於會議的正式的紀律性程序規則。 　　78.用片刻沉默將會議從爭吵中帶回到正軌上來。 　　79.必須清楚每次會議的規則。 　　80.開會時要盡量使大多數與會者站在你這一方，從而孤立搗亂份子。 　　81.要改變會議氣氛，須先改變議題。 　　82.驅逐任何搗亂份子須在不得已時而為之。 　　83.要趁全體與會者在場時安排好下次會議。 　　84.確保各項決議記錄在案。 　　85.必須盡量以積極的調子結束會議。 　　86.向每位到會者、所有的發言人致謝。 　　87.要區別書面規則與非書面儀式。 　　88.可為正式會議錄音以確保會議記錄的準確性。 　　89.向與會者提供收發信件服務。 　　90.應在簽名報到台旁設一信息台。 　　91.會場吵鬧時要站起身顯示主席的權威。 　　92.要為小組委員會制定準則。 　　93.不要過多使用程序，因為這樣有可能會抑制自由討論。 　　94.可將複雜問題委託給一個工作小組，由他們晚些時候彙報。 　　95.請記住，你有權決定何時閉會。 　　96.為重要會議錄像，以便將來參考。 　　97.要儘可能簡化程序規則。 　　98.面對抗議示威要保持冷靜，示威可能會自行消失。 　　99.如果與會者大發脾氣，可宣布短暫休會。 　　100.預先與保安人員商討處理搗亂份子的程序規則 　　
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