學習Excel的正確途徑與誤區：如何快速提升Excel水平

在9月份寫的幾篇總結中，以及後來的專訪中，通過大量的實際表格，給大家介紹了如何學習應用Excel。但是，在QQ群（223192862）中與大家的交流，發現還有很多很多人對於Excel的學習應用，仍存在著這樣或那個樣的問題，雄心勃勃但是收效甚微。那麼，造成這樣的原因是什麼呢？

學習Excel必須有一個正確的、準確的計劃和步驟。Excel學習的正確路徑應該是：

然而，很多人不是這樣來學習，卻走入了學習Excel的誤區：

1、Excel的基本素養

最近突然間，我覺得Excel已經成為很多人的一種焦慮的工具，一種不安的軟體。

有這種想法，是在最近的幾次公開課上，看到很多人學習的熱情以及應用的惶惑，看到了越來越多的慘不忍睹的表格，這些表格的製造者還認為自己已經是非常了解了Excel，已經非常熟悉Excel，已經會用Excel了。但是，這些人連基本的Excel使用素養都沒有養成呢！

你有基本的Excel使用素養嗎：

轉發我一個學生寫的「Excel之旅」吧，也許她的領悟，會給大家一些啟發。

知道EXCEL這個詞是15年前（也許有人會認為太孤陋寡聞），在EXCEL之前只能用WORD，與我同齡時代的人估計也好不到哪兒。那時單位只有領導才有電腦辦公，像我這樣的小兵有個人辦公用電腦是奢望，所以水平真的一塌糊塗。

真正對EXCEL有點啟蒙的是在2011年5月份，很幸運的是我們的培訓供應商請來了上海E訊東方的EXCEL專家——韓小良老師來常州講課。兩天的EXCEL實戰講解，才知道EXCEL是如此強大和神奇。（在這之前一直感覺EXCEL還算是好的，有點妄自尊大，不知天高地厚）。通過這次上課，意識到本人就是EXCEL盲，基本的函數都不會，那時嚴格來說電腦只是我們的代筆工具。通過這次的學習，可以說對EXCEL有了全新的理念、標準化的思路、規範化的概念，也為後來高效工作提供了重要保障。

記得當時同一批上課的學員有200多人，但他們在工作中很少運用，故這次培訓真正能學以致用的學員有多少不得而知，與經常聯繫的好友交談中，發現他們的效果不佳，有的差不多全部還給了老師。聽到這個信息真是讓人可惜。學習只有把理論與實際想結合才能有效，本著這條理念和目標，所以在工作中嚴格按照老師的講解思路，有意識的去運用新學的方法進行表格的規範化，為數據統計匯總分析提供了極大方便。當運用一種新方法做出自己需要的報告時，心中的激動無語言表，在學習中體驗著快樂是種幸福的事，什麼累啊苦啊的.全到外面雲遊了。

EXCEL只有了解它，認識它，運用它，它才會去結識你，讓人乘上快車，去EXCEL空間遨遊。這種神奇強大的功能，可惜我只知道一點點皮毛，需要了解得更深更透，需要不斷學習加深鞏固所學的知識才行，對我這種智商、又不太動腦子的人來說也有些害怕，所以只能走馬觀花，在EXCEL樂園看看美麗的風景，感受EXCEL的旅途中常用、基本的運用了，若前方有個導遊一路講解相信能看到更美的景色，但這段旅程有些長，需要不斷的去開啟前行的大門。

2011年5月是EXCEL旅程的開始，後來也去了EXCEL風景園觀賞了幾次（只要韓老師在長三角上課，我就準時參加他的培訓班），每次都有不同的收穫，也有不同的心得。真心希望自己能一直在這段旅程中收穫快樂和進步，短短兩年在這段旅程中結識了很多的朋友，有財務界的精英、也有EXCEL高手，是她們一路給我指引才跟上了大部隊，如果沒有這些朋友的幫助，也許我早掉隊了。謝謝一路同行的夥伴們。

2、關於Excel技能的訓練

很多人把學習Excel認為是學習小技巧、快捷鍵，其實這樣就錯了，走入了死胡同。Excel的精髓是邏輯和思路，包括表格設計、匯總分析、結果展示等，無一不是你對數據思考的結果。要學習的函數沒幾個，但是思路和邏輯確實要扎紮實實的去領悟、去體驗、去總結的。卡卡「S_1339054529」在專訪的評論中寫道，「認認真真的的看了一遍，從最開始對Excel的一竅不通開始，在網上自己學習，報培訓網站上免費視頻聽課，Excel基礎知識、函數、透視表、圖表、VBA等等課程，差不多都學了，但是問題也很突出，通常都是越到後面越聽不懂，函數能懂，但是一組合就不會。透視表也是，學會了，一周不用，立馬忘得乾乾淨淨，用的時候又需要去翻筆記本。今天很仔細的看了韓老師的文章，原來根源在於邏輯思維！在做的時候沒有個整體概念，所以做出來的表格只能是最基本、最基本的，實現不了自己想要的東西。收益甚多，下面開始好好系統學習，鞏固基礎。」

Excel的每個函數都是邏輯思維的結晶，函數的語法就是邏輯思考的步驟。比如最常用的SUMIF函數，很多人用的是慘不忍睹，這些人就是沒有好好了解這個函數的基本邏輯。SUMIF的功能是單條件求和，也就是根據指定的條件，把滿足條件的單元格數據進行求和。該函數有三個參數，第一個參數是條件判斷區域，第二個參數是指定的條件值，第三個參數是實際求和區域（如果忽略，就對第一個參數選定的區域進行求和）。而這個函數對於第一個參數和第三個參數的基本要求就是必須是區域一致，不能一個區域選了A2:A100,另一個區域卻選了D:D。另外，第二個參數還可以是精確的條件，也可以是模糊的條件（比如某個區間的，含有指定關鍵詞的等等）。比如，下面的工作中，如何快速計算每個人周末加班和工作日加班總數？

很多人就知道用笨辦法來一個一個的加，如下（我都要暈了！我在想：下個月星期會變的，難道再做一遍公式？！）：

雙休日：=H4+I4+O4+P4+V4+W4+AC4+AD4

工作日：=SUM(C4:G4)+SUM(J4:N4)+SUM(Q4:U4)+SUM(X4:AB4)+SUM(AE4:AF4)

其實，如果利用第3行的標題來判斷（因為第三行保存的就是一、二、三、四、五、六、日這樣的七個漢字），計算計算雙休日就是判斷第3行那些單元格是六和日，兩者加起來就可以了啊。如下：

雙休日：=SUMIF($C$3:$AF$3,"六",C4:AE4)+SUMIF($C$3:$AF$3,"日",C4:AE4)

工作日：=SUM(C4:AF4)-AG4

我在專訪中說過，「表格結構決定思路，思路決定函數，函數決定公式。」學習函數一定要結合實際表格來學，光看書、光背語法是沒有用的。例如，對於下表中的合同要做提前提醒，首先必須找出每個合同的最後一個日期。那麼自己問一下自己，最後一個日期是什麼意思？有人說，就是保存在最右邊的日期，如果這樣思考問題，就把簡單問題複雜化了，這樣的思考出發點就會導致這樣的思路：尋找某行最後一個不為空的單元格數據，此時的公式就變得非常複雜了，需要創建如下的數組公式：

=INDEX(B3:I3,,MAX((B3:I3<>"")*COLUMN(B3:I3))-1)

但是，如果你了解日期的基本規則，這個問題就簡單了。日期是正整數，最後一個合同到期日就是最大的那個日期，此時只需要使用一個函數MAX就解決了，公式如下：

=MAX(B3:I3)

3、關於Excel數據分析

數據分析是Excel應用的最高境界。數據分析考察的不僅僅是函數是否會用，而是考察你對數據的理解和思考，是給老闆提交一份什麼樣的分析報告，是你的分析報告是否具有說服力！9月份在給一家企業做內訓時，一個學生問我，如何把8月份的人工成本與7月份做一個比較，看看人工成本上升或下降的情況如何，給老闆解釋上升和下降的原因。模擬數據如下圖所示。

這個表格，對很多人來說，也就到此為止了。我對你的評價就是：你的職場競爭力也就到此為止了，你在領導心目中的地位也就到此為止了！在給老闆彙報工作時，難道你喋喋不休的給領導念這個表格的數據嗎？

既然是比較8月和7月，既然是要給領導看，那麼首先就給領導看一個8月與7月相比的整體結果，如下的左圖所示。領導一看大喜，接著就問你，下降的原因是什麼？你就給他看右圖，一目了然的就把影響因素給找出來了。

如果是成本增加的情況，此時分析圖表就自動變為下面的情形：

一個完整的、有說服力的分析報告，至少要包括兩部分內容：匯總分析報表（由函數、透視表等匯總出來）和分析圖表。而分析結果的可視化，是很多人非常欠缺的技能，也是被忽略的技能（我會畫圖啊！圖表有什麼難的，不就是柱子圖、波浪線、大餅蛋糕圖嘛！我暈菜！）。表格數據處理的最後，是我們都要做PPT給領導彙報工作的，那麼PPT上先放什麼？圖表！

最後，送大家一句話吧：不懂函數，不要說自己會Excel；不懂圖表，就不要說自己會數據分析！

好好學習Excel，好好應用Excel，好好提升自己的工作效率，好好提升自己的職場競爭力吧！

祝大家Excel越用越好！