檔案文件管理國際標準新動向

日前，第三十二次國際標準化組織信息與文獻委員會檔案文件管理分技術委員會年會（ISO/TC46/SC11，以下簡稱「SC11」）及第四十三次國際標準化組織信息與文獻委員會（ISO/TC46）大會年會在紐西蘭首都惠靈頓召開。來自21個國家的代表團出席了此次會議。

SC11最新工作動態

SC11成立於1998年，截至2016年5月已有29個參與國成員，16個觀察國成員。自2001年首次發布世界範圍內第一個文件管理國際標準以來，SC11已發布18個國際標準。

目前，SC11正在修訂或準備修訂的標準有：《ISO/TR15489-2:2001信息與文獻文件管理第二部分：指南》（因ISO15489-1：2016發布，已撤回正在修訂）《ISO23081-1:2006信息與文獻文件管理過程文件元數據第一部分：原則》《ISO16175-1:2010信息與文獻電子辦公環境下的文件功能要求和原則第一部分：通則》《ISO30300：2011信息與文獻文件管理體系基礎和術語》等。

SC11正在制定或準備制定的標準有：《信息與文獻數字文件第三方可信數字倉儲》《信息與文獻文件管理中的鑒定》《信息與文獻文件管理辭彙》等。

此次SC11會議決議通過，由我國負責的文件管理國際標準工作有：《信息與文獻文件管理辭彙》徵求意見稿起草及工作建議，同時負責提供關於新產生的統一辭彙標準替代ISO30300:2011和所有SC11系列標準中術語及定義條款的潛在困難及相關建議，建議還將包括標準徵求意見稿出版後的維護程序。標準徵求意見稿將在2017年3月底前發送SC11成員，並將由第八工作組和SC11協調工作組在2017年南非會議上進行討論，筆者作為SC11標準的通用概念第三特別工作組組長，負責此項工作。

此外，筆者還代表中國參與了《ISO30300：2011信息與文獻文件管理體系基礎和術語》（修訂）《信息與文獻文件系統設計》（制訂）「與數據相關的文件管理」專題研究和「ISO管理體系集成應用中的文件管理標準應用案例」等國際標準的制修訂及專題研究工作。國家檔案局政策法規司副司長杜梅與筆者共同參與了《信息與文獻文件管理中的鑒定》新標準的制訂工作。

ISO15489-1:2016文件管理國際標準的新動向

新標準適用於各類組織背景，包括跨層級和跨組織的業務活動，支持各種環境的業務活動及其產生的各種載體和各種形式的文件管理，更加關注業務架構和系統互操作、協同與合作的背景。為適應數字時代文件管理的要求，不僅包括文件管理提高業務效率，利用文件重塑過去的管理動因，同時還包括數據驅動的業務、開放政府計劃、共享和協同在線服務、社會對組織責任的關注等新的管理動議。針對數字文件，強調了其生成、捕獲和管控的風險管理和變化管理，提出了有效性文件的概念，只有具有真實性、可靠性、完整性和可用性的文件才具有文件證據性屬性，強調文件生成、捕獲和管控是業務活動的有機組成，突出了文件的可用性與再用性要求，提出了5項管理原則。

新標準新增了文件管理過程中的鑒定要求，採用業務、法律和社會多維度的鑒定分析方法，提倡鑒定和元數據管理貫穿於文件全生命過程。新標準提出了文件全程化、全方位、全要素和全員管理的要求，將「監控與評估」列入管理要求，指明了在管理文件的不同階段所需關注的不同角度的監管環境要求，同時強化了所有相關人員對文件生成、捕獲和管理的責任。

新標準增加了與ISO30300文件管理體系系列標準的關聯，強調文件管理活動還需要配套實施上述其他文件管理標準。涉及文件系統設計、文件管理中的鑒定、文件處置等詳盡要求目前已列入正在制定的其他新標準中。

數字時代文件無紙化管理的國際經驗

會上，西班牙文件無紙化管理的經驗受到廣泛關注。目前，西班牙政府已立法建立電子政府通用過程，計劃實現政府部門無紙化辦公，紙張作為通訊手段但僅限用於少數沒有能力使用計算機接收文件的公民。所有政府部門都必須留存其獨特的電子檔案，包括與最終業務過程相關的電子文檔。目前，西班牙有兩種管理方式。一種是按傳統的生命周期理論，研發管理電子文件的檔案系統，採用OAIS參考模型，在業務結束後，進行文件元數據攝取和格式轉換及電子檔案移交，但面臨文件處置在哪裡實施由誰負責的挑戰；另一種是在嵌入電子政務平台，使用內容管理倉儲，從文件形成開始進行文件捕獲，應用管控策略，識別獨特的電子文件並進行歸檔管理。目前地方政府推行集成化數字文件檔案管理系統，在業務過程中構建文件鑒定規則和文件處置規範，實施自動化業務分類方案，產生並維護具有真實性、可靠性、完整性和可用性的有效性文件，使用ISO30300文件管理體系標準作為治理框架，應對無紙化數字轉型，同時將實施《ISO30301：2011信息與文獻文件管理體系要求》認證作為管理成功的標識。西班牙實施IS30300文件管理體系標準，將文件管理方針納入電子政務戰略層，重新定位文件管理的角色，將其作為信息治理工具，集成化應用最新ISO15489-1:2016國際標準和ISO30300系列標準，實施全過程、全方位、全要素和全員管理的經驗值得借鑒。

我國文件管理國標制修訂工作亟待加強

筆者自2005年參與SC11工作起，已出席SC11會議16次，撰寫了40多個研究報告，作為項目負責人起草和完成了《ISO30300：2011信息與文獻文件管理體系基礎和術語》的發布，作為特別工作組負責人完成了《ISO30300系列標準與ISOTC46/SC11其他系列標準的關係第二部分：辭彙》白皮書的撰寫及發布工作。

其間，韓國、澳大利亞、紐西蘭、加拿大、英國、南非、西班牙、法國、荷蘭等國有組織地資助固定專家參與SC11文件管理國際標準的制修訂工作，搶領文件管理國際標準的制修訂工作任務，提升專家所在國在國際標準制修訂工作中的地位。

我國急需加強SC11文件管理標準制修訂工作，亟待制定國家戰略，積极參与國際標準的制修訂工作，有組織地搶領文件管理國際標準的制修訂工作任務，提升我國在國際標準制修訂工作中的話語權並維護國家利益。建議加強人才培養，對承擔國際標準制修訂工作任務的專家出席工作會議給予一定經費資助，支持我國文件檔案管理國際標準制修訂工作的可持續發展。

（作者系中國人民大學信息資源管理學院教授、數據工程與知識工程教育部重點實驗室成員）

原載於《中國檔案報》2016年7月18日 總第2940期 第三版

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