哈佛商評：直到你擁有了提高生產效率的技能，提高生產效率的工具才會沒有用處

回到基礎規劃時代，我需要依靠自己來幫助我時時關注我的代辦事項清單以及任務。由紙質轉向使用電子工具是困難並且有破壞力的，一開始我並不想做出改變。但是曾經我這樣做了，我意識到軟體和小工具幫助我把效率提高到更高層次上起到了多大的作用。

但事實是，並不單單是工具，還有我應用的工作流管理過程或者管理方法提高了效率。這一點很重要但常常被忽視，當人們嘗試新的生產工具工或者當公司向員工引進新的工具時。

一個工作流管理過程把關注點放在重點上同時提供一個一個框架為解決如何組織以及管理細節的問題。

所以當人們向我諮詢關於選擇何種軟體來提高他們自己或者公司的生產能力的意見時，我會問他們這樣一個問題：「這個軟體將如何適應現有的工作流管理過程？」而且通常我們會迅速揭開真正的問題：根本就沒有工作流管理過程。

為了說明這個問題，我們以運動的例子來說明。你曾經聽過「網球課」、「俱樂部課程」或者「堅持的課程」呢？可能沒有。但我確定你聽說過乒乓球、高爾夫、曲棍球的課程。在所有情況下，學習如何使用其實是副產品。真正的目的是去學習如何玩這個遊戲。我不打高爾夫球，但是我知道如何揮杆；我知道我應該抓柄並且擺動平端，但這並不意味著我是一個好的高爾夫球手。繼續這樣的類比，如果Jason Day或者 Dustin Johnson要用他在舊貨店裡淘到的不經常使用的球杆，非自願的參加下一次比賽，他不會好好配合PGA 項目的標準的。技能以及一套正確的工具是很有必要的。

同樣的，對於個人或者公司而言，生產力也是技能和工具的結合。公司無論是為員工投資的軟體、apps、小工具，這些工具都不會提高員工的生產效率除非他們被教授如何使用這些工具的固定的方法。

多數公司推出的軟體僅僅提供技術訓練，意在希望這款軟體可以改善效率，提高實用性及生產力。不同的菜單有不同的指示，以及在哪點擊來獲取這些既定任務。這個訓練只是服務於使得員工精通這項軟體，對於更多的生產力確是不必要的。這款新的軟體不經常被使用，即使被使用，也解決不了問題。

對於尋找最新以及最好的app或者花哨的新的軟體的個人而言，他們同樣希望這些軟體或者app可以成為神奇的子彈來解決他們的時間管理問題，這是真的。我的客戶告訴我他們安裝了這款軟體，用了1~2天的時間來測試，但是從此再也沒打開過。我知道這個並不是因為這個工具不好，僅僅是因為他們沒有工作流方法的框架。他們買來球杆，但是球杆並不能使他們成為高爾夫球手。

更好的解決措施是首先關注方法論而不是工具本身。當你有了方法論，對於工具的需求就顯而易見了。

一般來說，如果個人和公司有好的工作流方法論，新的軟體就不被經常需要了。但無論哪種方式，得到想要的結果將會通過使用現有工具解決問題，或者闡明對新的軟體的要求，或者兩者都有。如果你為努力改善生產力或者提高你自己或者公司的效率而正在考慮購買新的軟體或者從一種工具切換到另已一種工具，首先要問一下幾個問題： 1.你希望軟體可以解決的具體問題是什麼？

2.目前正在做什麼？例如，考慮員工生產力的問題，可以問：「現在正在管理的工作量如何？」如果你認為你需要一個項目管理工具，可以問：「目前個人如何追蹤與項目有關的任務以及目前項目領導如何設置時間表，追蹤項目？」

3.如果沒有課識別的工作流管理過程，軟體就不會提供相關工具，這是要解決的第一個問題。如果有一個工具，就要問：「這項新的工具將如何支持現在的過程？」

4.如果你是一個領導並且你有員工在感知問題方面比你強，檢查他們的過程，並且詢問他們需要什麼樣的工具。

毫無疑問技術可以提高知識工作者的生產力。但是當給你自己或是公司資源引進科技工具時，記住僅僅痴迷於球杆不會進入PGA pros的。

Maura Thomas是一個屢獲殊榮的國際演說家，同時她還是對個人、企業生產力、注意力、效率方面的教練。她是TEDx的演說家，regainyourtime網站的創始人，同時還是《個人生產力秘密和即將到來的沒有圍牆的工作：注意力管理、生產力、未來工作的精確指南》在推特上關注@mnthomas,或者在這註冊，當新的文章出版時會通知您。

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