新時代，改變組織從改變會議開始

在快速變化已經成為常態的移動互聯時代，所有組織都在為保持競爭力而進行自我變革。要直面這些變化，形式上的變革已經越來越捉襟見肘，於是更多的企業和組織將發展的焦點聚焦三個關鍵因素：

決策效率。如何讓越來越多的信息快速傳遞，並形成客戶導向的決策？

智慧創新。如何讓組織中人的智慧快速分享、凝聚、共享，形成面對挑戰的合力？

管理變革。如何讓扁平化的組織管理結構和社交型企業模式對組織的挑戰，成為組織成長的機遇？

提升這三個關鍵因素，不可或缺的一個關鍵形式就是會議。

許多優秀企業的變革都是從會議管理開始的。例如三星、谷歌和萬達。三星是其中最著名的例子，李健熙執掌三星後建立了全面的會議管理規則，由此三星走上了邁向輝煌的軌道。拉里·佩奇接任谷歌CEO，上任伊始，佩奇的工作不是發布希么重量級的產品或戰略，而是給全公司發郵件，告訴大家如何像創業公司一樣高效的開會。萬達不僅制定了完整的會議管理制度，而且投入巨資開發了會議管理系統。安迪·格魯夫在他的《給經理人的第一課》中專門用第一章寫開會。這些先進的企業和管理大師為什麼都不約而同重視會議的管理？

回歸會議的本質，會議指有組織、有目的的言語溝通活動方式，具有互通信息、共享知識、彌合分歧、達成共識、協調關係的功能，是組織最主要的正式溝通方式。凡是組織，就需要不斷地進行溝通，所以組織效率80%以上的問題都是溝通的問題。以企業為例，企業的戰略、運營、管理等方面的決策和執行都是通過一個又一個會議來完成的，一個企業的管理鏈就是這個企業的會議鏈，因此會議效率影響的不是某一個部分，而是企業管理的各個方面，會議效率是企業效率的公因數，提高會議效率就可以促進整個企業運營和管理效率的提升。

以互聯網、移動互聯、人工智慧為代表的計算機技術突飛猛進，深刻改變著人們的思維方式、工作方式和信息溝通模式。決策與管理需要的信息和需要傳遞的信息與以前不可同日而語。在這種背景下，會議被越來越多的組織選作提高效率的突破口。

2、什麼阻礙了會議管理的進步？

阻礙會議管理進步的關鍵因素是兩個：一是管理觀念，二是管理工具。

從管理觀念看，首先會議會推動組織的民主氛圍，這在中國的組織中往往被認為會影響管理者的權威；其次，要想真正開好一個會議，對會議的準備工作和人的素質有較高的要求，這在實際的工作中就會顯得繁瑣，從而導致一件事或一個階段的效率低下，日積月累，人們會習以為常；第三，以前，信息流向比較單一，管理者對參會者的信息不對稱明顯，管理者是信息的主處理人，他把下級的信息收集處理又直接傳遞迴去，人們由於信息的不對稱而習慣於這種命令式的組織信息溝通方式。這些觀念的根深蒂固嚴重阻礙了人們改進會議的動力，於是更多人傾向於走入既在抱怨會議的低效，卻又習慣於低效會議的尷尬境地。

從管理工具看，有很多人致力於會議管理的研究，最著名的是西方議會制度遵從的《羅伯特議事規則》，但它很難成為適應所有會議的管理工具。會議的管理看似簡單，但如果我們深入進去就會發現它絕不簡單。拋開會議的種類和內容，單從組織會議的三要素：人、地、時間去研究，就會發現要想把這三者高效地統一到一次會議就不是一件容易的事，更何況我們希望找到的是一種能適用於各種不同會議的管理工具。計算機軟體技術和互聯網技術的發展為會議管理工具的實現提供了可能性，於是更多的組織希望通過會議管理系統來提高會議效率，而有更多的軟體公司和生產廠商也以會議管理為中心構建業務，希望為解決會議這一組織基礎管理的效率研發出更多好用的管理工具。

北京盛科維專註於企業級會議管理系統的研發，致力於幫助組織建立「有序、高效、生長」的會議生態系統。目前開發了覆蓋WEB端、SaaS端、智能硬體的專業會議管理系統。

盛科維認為：組織應該系統思考會議的效率和管理問題。首先應該根據自身的業務和管理特點建立會議制度。其次要選用合適的會議管理軟體將會議管理制度加以落實，軟體系統可以將會議管理制度和習慣固化下來，逐步統一組織的開會行為。第三，會議管理軟體可以從不同視角為管理者提供統計數據，指明管理改進的方向，而先進組織的實踐表明：好的會議管理不僅對組織的管理有促進作用，而且會逐步影響組織的文化。

只有專註才能專業，盛科維基於企業級架構建立的會議管理系統也可以隨客戶需求的增長而方便地增加功能，並通過強大的介面能力接入和整合各類系統和設備，形成真正的智能會議室解決方案，使客戶構建更高效的會議管理，也確保了客戶基於會議甚至組織發展的投資有效和增值。

面對日益複雜的經濟環境和日益激烈的競爭環境，每一個希望通過提高效率而取得優勢的組織都應該關注和思考自身的會議效率。而盛科維要做且正在做的是：讓會議是開始、是結束、是行動、是文化！

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