彼得·德魯克論「時間管理」

彼得·德魯克論「時間管理」（書摘）

有效的管理者並不是一開始就著手工作，他們往往會從時間安排上著手。管理者有效性的基礎：記錄時間、管理時間、統一安排時間。有效的管理者知道，時間是一項限制因素。在我們稱之為「工作成就」的生產程序里，最為稀缺的資源，就是時間。時間的供給，絲毫沒有彈性。不管時間的需求有多大，供給絕不可能增加。時間稍縱即逝，根本無法貯存。時間永遠是最短缺的。做任何事情都少不了時間，時間是必須具備的一個條件。有效的管理者與其他人最大的區別，就是他們非常珍惜自己的時間。如果要管理好自己的時間，首先應該了解自己的時間實際上怎麼耗用的。一個人在組織中的地位越高，組織對他的時間要求往往越大。每一位管理者的時間，都有很大部門是被浪費掉的。即使是只想獲得最低程度的有效性，管理者的絕大部分任務也需要相當多的整塊時間。每一位知識工作者，尤其是每一位管理者，要想有效就必須能將時間做整塊的運用。如果你真想影響別人，那至少需要一小時以上。如果你想和別人建立良好的人際關係，就需要更多的時間。組織規模越大，管理者實際可掌握的時間越少。今天生活水準之所以提高，是以不斷創新和變革的經濟為產提的。創新和變革，形成了對管理者時間的過度需求。要提高管理者的有效性，第一步就是記錄其時間耗用的實際情形。時間記錄的方法很多。許多管理者都備有一本小冊子，自己記錄，也有人請秘書小姐代為記錄。重要的是，必須在處理某一工作的「當時」立即加以記錄，而不能事後憑記憶補記。許多有效的管理者都經常保持這樣的一份時間記錄，每月定期拿出來檢討。有效的管理者往往以連續三四個星期為一個時段，每天記錄，一年內記錄兩三個時段。要系統地管理時間，先要將非生產性的和浪費時間的活動找出來，儘可能將這類活動從時間表上排除出去。首先要找出什麼事根本不必做，這些事做了也完全是浪費時間，無助於成果。將時間記錄拿出來，逐項逐項地問：「這件事如果不做，會有什麼後果？」如果認為「不會有任何影響」，那麼這件事便該立刻取消。第二個該問的問題是：「時間記錄表上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果？」我從來沒見過一位管理者，在檢討過自己的時間記錄後，還不改變自己的習慣，將不必親自處理的事交給別人。如果真想有所作為，只要將可由別人做的事交給別人就得了。還有一項時間浪費的因素，是管理者自己可以控制並且可以消除的，這項因素是：管理者在浪費別人的時間。許多管理者都意識到了哪些事情會浪費他們的時間，然而他們卻不敢面對這個問題。他們怕因小失大，造成錯誤。事實上，一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會有太大的風險。人總有一種傾向，高估自己地位的重要性，認為許多事非躬親不可。時間浪費有時是由於管理不善和機構有缺陷引起的。要消除浪費時間的活動，首先要做的是，找出由於缺乏制度或遠見而產生時間浪費的因素。人員過多，也常造成時間浪費。如果一個高級管理人員，尤其是經理，不得不將工作時間的1/10花在處理所謂「人際關係問題」上，花在處理糾紛和摩擦上，花在處理爭執和合作等問題上，那麼這個單位就嫌人數過多了。另一個常見的浪費時間的原因，是組織不健全。其表現就是會議太多。假如參加會議的時間佔總時間1/4以上，那一定是一個浪費時間的不健全組織。最後一項浪費時間的因素，是信息功能不健全。高級主管真能自由運用的時間，大概只有1/4。有效的管理者知道他必須集中他的自由時間。他知道他需要集中整塊時間，時間分割成許多段，等於沒有時間。時間管理的最後一步，應該是將可由管理者自行支配的零碎時間集中起來。有些高層管理人員，在一星期內，留有一天在家工作。還有人將會議、審核、問題分析等例行工作，規定安排在一星期內的某兩天辦理，而將其他日子的整個上午保留下來，用於處理真正重大的事務。另一個常見的辦法，是每天下午都排定一段時間，在家裡辦公。有效的管理者，第一步應先估計究竟有多少「自由時間」，真正是他自己的時間，然後保留出相當分量的一段連續性的整塊時間來。以時間的控制與管理不能一勞永逸。要持續不斷地做時間記錄，定期對這些記錄進行分析，還必須根據自己可以支配的時間的多少，給一些重要的活動定下必須完成的期限。有一位極有效的主管，身邊經常帶著兩張這樣的完成期限表。一張是有關緊急事件的，一張是做起來自己並無興趣但卻非做不可的。時間是最稀有的資源。若不將時間管理好，要想管理好其他事情就只是空談。分析自己的時間，也是系統地分析自己的工作，鑒別工作重要性的一種方法。「認識你的時間」是任何人只要肯做就能做到的，這是通向貢獻和有效性之路。——摘自《卓有成效的管理者》，彼得·德魯克著
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