電子郵件email寫作不完全功略

電子郵件email寫作不完全功略

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電子郵件的使用禮節 　　 我們都應當講究有關電子郵件的禮節，而這是需要下一番功夫的。尤其在商業界，我們崇尚信譽、掌握時機及合作分工，信奉顧客至上，著重與顧客的溝通，以達成促銷、增產與營利的目的。但我們常忽視了有關電子郵件的禮節，一些邋遢懶散的習慣，不僅會引起員工的竊笑，更容易在顧客面前鬧笑話。 　　　　以下是一些很新進的電子郵件技巧及應注重的禮節： 　　　　1.要提綱挈領。切忌使用含義不清的標題，例如：嘿！或是單單給你的！ 　　　　2.須簡明扼要。針對需要回復及轉寄的電子郵件，一定要清理回復的內容。在美國加州有一位傳播學專家摩根女士曾舉例說：我最近收到一份電子郵件，其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名，我實在沒有必要知道這些訊息。有一個妙方就是寄信時采匿名附件收信者(BC) 取代附件收信者(CC) 方式，或是在轉寄之前刪除一切無關緊要或重複的內容，例如：原件中摘要(memo to) 部分之主題、地址及日期等。 　　　　3.注意回答問題的技巧。當回件答覆問題的時候，最好只把相關的問題抄到回件 ，然後附上答案。不要用自動應答鍵，那樣會把來件所有內容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回復，那樣太生硬了，而且讓讀的人摸不著頭腦。 　　　　4.合宜地稱呼收件者，並且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標明了郵自哪方，寄與何人，但在郵件中註明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節，包括在信件開頭尊稱收信者的姓名，在信尾也註明寄件者的姓名以及通訊地址、電話，以方便收信者未來與你的聯繫。 　　　　5.切忌全文使用英文大寫字母。這樣寫成的郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟，這仍是種文字溝通方式，遵守標準的文書規範是一種職業禮貌。 　　　　6.定期重新審查你發過的電子郵件，評估其對商業往來所產生的影響。電子郵件的溝通簡單禮儀與規範　　（一）慎重選擇發信對象　　確認傳送訊息的對象，並將Cc：人數降至最低（Cc全名為CarbonCopy，中 文譯為「副本轉送」）　　1、傳送電子訊息之前，須確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將信函複本同時轉送相關人員以供參考時，可善用Cc：的功能，但要將人數降至最低，否則，傳送與複本轉送的用途將混淆不清，也製造了一大堆不必要的「垃圾」。　　掌握「廣播」清單2、「廣播」功能是電子郵件系統最具威力的功能之一。使用者只須將其問題或意見傳送至特定網路廣場或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多在線朋友的回復。然而問題在於：一個人的問題或建議是否會成為另一個人的垃圾郵件，甚或無心地觸怒他人？因此，當使用者有「廣播」需求時，務必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。　　（二）注意撰寫信件內容　　1、切記收信對象是一個「人」，而不是一台機器　　因為電子訊息的互動是透過計算機網路產生的，使用者經常會不自覺地「忘記」與自己真正互動的是遠程的「人」。許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出，而傷到對方甚至引起衝突。記住寫電子郵件，實際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。　　2、電子信件「標題」要明確且具描述性　　電子郵件一定要註明標題（Subject），因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量寫得具描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。　　3、信件內容應簡明扼要　　在線溝通講求時效，經常上網的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內容應力求簡明扼要，並求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。盡量掌握「一個訊息、一個主題」的原則。　　4、考慮他人計算機的容量　　上線溝通的網友所擁有的系統與硬體不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統的終端機和陳舊的電子郵件系統（如系統無法自動斷行）。為確保對方能讀到自己發出的訊息，撰寫郵件時應特別注意傳送對象，考慮其是否有系統的限制。以一般的英文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過80個字母，並以Enter鍵結束每一行文字。　　5、了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存　　儘管信件有一定的郵寄對象，但經過無遠弗屆的網路，也許郵寄出去的信件將會永久被存於某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。　　6、理清建議或意見　　若要表達對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想引發行動，則應針對事情可能的發展提出看法與建議。有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚，收信對象可能會不清楚發信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動。　　7、避免使用太多的標點符號　　我們經常會看到一些電子信件中夾雜了許多的標點符號，特別是驚嘆號的使用 ！！！！！若真要強調事情，應該在用詞遣字上特彆強調，而不應使用太多不必要的標點符號。 8、小心幽默的使用 　　在缺乏聲調的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現幽默或特定情緒，發信者必須寫明或使用「情緒符號」（smilies，如：）代表笑臉、高興）。無論所開的玩笑是多麼明顯，最好加註以提醒收信者真正的意思。　　9、切勿講一些不會在公眾場所對他人講的話　　在發信之前問問自己，你會在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎？如果答案是否定的，請再重讀重寫，或重新思考到底要不要發出這麼一份訊息。千萬不可以因為沒看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經大腦思考的話語。切勿在不給予響應或申辯機會的情況下批評或污衊他人。　　10、於特定郵件中加上密碼　　有些特定的郵件內容會觸犯他人，為免不必要的紛爭，可考慮在這些郵件上加密。密碼學是一個極為專門的學問，在一般的電子郵件中是不會被應用的。想要知道更多跟密碼有關的訊息，許多網路系統均設計有特殊加密和解密的功能，只要詳詣網路管理者即可獲知。　　11、勿於學術網路上從事商業行為　　一般學術網路是禁止商業行為的，請不要任意違反此共識。當然，張貼營利廣告也是不受歡迎的，而這些附有營利性質廣告包括：產品促銷、自我業務推廣、在特定群體中散播營利消息，及提供迅速致富的方法等等都一樣。　　（三）養成良好傳送習慣　　1、註明送信者及其身分　　除非是熟識的人，否則收信人一般無法從賬號解讀出發信人到底是誰，因此標明發信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節。有許多人將自己的身分設計成一個附著檔案，每當發信出去時，此檔案也將自動地貼附該訊息後面。我們希望針對「身分設計」強調兩點注意事項：（1）：「身分設計」應充分代表發信者自己，無論是引用文學名作詞句或以圖繪表示，都必須真實且充分地反映自己。有些人的身分設計為：＊＊&%^$&（^）@C.Y>Liang，讀來不免讓人感覺他或許是一個"精神錯亂"的人；（2）：切勿過度裝飾自己的「身分設計」，例如引用名作太多或圖繪太華麗等等均會妨礙電子郵件的正常溝通效益。　　2、遵守一般法律規定　　進行網際溝通時，一般日常生活中的行為準則亦須遵守。因透過計算機系統，要擷取、複製或篡改他人作品是相當容易的，因此在網際空間中對於智慧財產權的尊重是非常重要的。凡是引用或改編他人文字或圖繪作品時，須要對原作者與原作品的出處詳加註明，以示尊重。　　3、勿任意或無心地浪費頻寬　　傳送冗長文字與大型圖繪均會佔用大量的頻寬，造成網路塞車。為避免浪費網際空間使用者的寶貴時間，應謹慎考慮傳送訊息容量的大小。　　4、小心附件功能的使用　　在若干電子郵件系統中，由於「附件」功能的缺乏或不成熟，會造成使用者無法順利閱讀文件。使用者經常會因不便而直接去除來函，以致喪失溝通功能。如果附件內容不長時，請直接撰寫於信件中。若一定要使用附件功能，也須註明附件的撰寫軟體，例如：「本信附件內容撰寫軟體為Word 6.0 for Windows」。　　5、勿重複傳送同一訊息　　勿一再傳送相同的訊息給相同的對象，這不僅會使網路超載而降低傳輸速率，同時佔用他人的信箱容積。此外，傳送電子信件時也須注意，不要分別發送相同的訊息給多個組群（group），因為有不少網路使用者同時隸屬於幾個不同的電子郵件組群，如此一傳送，這些使用者勢必會重複收到相同的訊息。若要傳送郵件給多個組群，請一次傳送完畢。 6、定期檢查計算機系統的時間與日期之自動標示 　　電子郵件傳送時會以所用計算機的設定日期與時刻來標示信發送的時間，為避免不必要的誤會或窘態發生，使用者須定期檢查計算機系統時間與日期之設定是否正確。　　回複電子郵件的禮儀與規範　　（一）三思回復內容　　1、勿期盼他人會立即回復你的信件　　發信者通常會期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回復。我們不要對2、他人回複信件的時效性做過分期許。　　當他人誤送郵件給你時，儘可能代為傳遞或通知原寄送人，忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回復者，都是不好的網際行為，因為發信人通常會焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達了該去的地方？如果收信者能從信件內容看出正確的收信者，應迅速轉送出去。若無法辨認，也應即刻回複發信人並簡單解釋傳送的錯誤。在網際空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無心的錯誤並熱心協助。　　3、情緒高漲時避免立即回復訊息　　人們習慣於面對面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會輔助溝通的效益。然而，使用電子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日常口語溝通時並不會冒犯他人，例如有人以「三字經」作為見面時打招呼的口頭禪，但若將其寫入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預期的紛爭。當來信引發個人情緒高漲時，此時應等心情平靜後再看一遍，恢復正常理智時，解讀信件內容的方式或許全然不同。　　4、謹慎處理惡意中傷的郵件　　在網際空間中，惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為"Flames".對於Flames的處理要非常謹慎，以避免中計而造成連鎖反應的污衊行為。應付Flames最好的方法為：忽視它！離開屏幕繼續過著自己正常而理性的生活。　　5、閱讀信件時應設法釐清建議與意見　　如同撰寫傳送郵件時須注意釐清建議與意見一般，閱讀他人郵寄來的信件也須注意這項原則。詳細辨明來信到底只是表達看法、反應需求還是提出方案、鼓吹行動？如此，才能適當地回復來信。　　6、避免非相關主題性的言語　　網際空間具有「八卦」傳播與間聊的特性，切勿讓自己無心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題。因此，回復他人建議與意見時，必須扣緊主題，並提出相關的實證予以說明，盡量避免非相關主題的言論涉入回複信函的內容中。此外，要回復他人信件時，請使用「Reply」的功能，不要另起標題而造成對方的混淆。　　7、將同一主題的所有後續意見閱讀完畢，再回復自己的意見　　在回復某一特定信函之前，請先閱讀所有已回復該信的內容，也許你原定的回復內容已有十個人講過相同的意見。若真如此，只須輕描淡寫地表達即可，無須重複大家已覺厭煩的意見。在網際空間中，長篇大論往往不會引發他人閱讀的興趣，反而是那些精簡有力的言論會吸引群眾。　　8、確認將要回復的對象是誰　　在網際空間中進行公眾事務的討論時，請再三思考慮回復的對象到底是誰？有必要將自己的意見廣播嗎？或許，只須回復意見給發信者，並加註說明：「如果你覺得有必要將這個意見廣播給大家，敬請傳送無妨！署名」。署名代表著回復者對其言論負責的態度，也讓回復者因其精闢的言論有所讚譽回饋。　　9、切勿在未經同意前，將他人信函轉送給第三者　　若要把他人的來函轉送給第三者之前，要先徵詢來信者的同意，否則犯了網路禮儀的大忌！對來信者而言，郵件內容是針對收信者所撰寫的私人信函，不見得適合他人閱讀。　　10、考慮替代性的溝通管道　　回複電子信件前，再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆？別忘了，電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助（如表情、肢體語言等）。見面三分情，即使是使用電話，狀況也會完全不一樣的，更何況目前太多的人都是以非自己母語的英文進行電子郵件溝通，誤解與糾紛自然在所難免。最後，要提醒所有新新的計算機族群們，當你們成為優秀的好國民時，千萬要遵守「網際網路」的禮儀，不要認為在計算機的世界裡，沒有人可以看見你，就可以為所欲為哦。英語商務電子郵件中的常用辭彙寫商務郵件往往要比口語簡單：你不必擔心發音，並且你可以慢慢的修改你的信件內容。但是寫的時候卻需要記得幾項規則。這兒有一些建議可以保證你的郵件給人留下好印象。1. Know your email terms:英語電子郵件發送程序有很多的縮寫，如果你不知道意思的話，你給老闆要求加薪水的郵件就可能發給了整個辦公室！ "Reply to all"表示你的郵件將發送給每一個收到原始郵件的人。在郵件的地址欄內，"cc" (carbon copy)部分是指郵件發給你指定的人，而"bcc"部分你可以悄悄的發送郵件而不讓其他的人知道– b的意思是"blind"（掩藏的）。如果有人要你"forward"一封郵件，他們意思是要你通過轉發的功能發送郵件，有時侯簡寫成"fw." 2. Use the Right Greeting:儘管用"Hey"作為寫給朋友的電子郵件開場白沒有任何問題，但是最好不要用這種方式來給一個潛在的商務夥伴這樣寫信。另一方面，使用非常正式的傳統開場白"Dear Sir" 也已經越來越過時了。最好是寫"Dear Mr. / Ms." 然後那個人的姓。如果你們一起工作的話，那就寫他們的名字也沒有關係。（例如"Dear John"）。 3. Keep it Short and Clear:其他種類的語言可能需要用精美的辭彙和複雜的句法來顯示你的聰明才智和教育，而寫英語郵件你只需用一種清晰且有條理的方式。在郵件的第一段清楚的表明你寫信的目的並條理清晰，每一段都有中心句。使用類似"first, second, next, and finally"的詞引導讀者你將表述一個新的觀點。你不需在郵件中包括所有的詳細內容。你可以用象"If you have any other questions please feel free to contact me,"這樣的短語來結束郵件，這樣一來讓讀者有更多的機會詢問更多的信息。4. Be polite and tactful:在你寫郵件時盡量清晰的陳述所寫的內容， 到底是郵寄鞋子的費用折扣還是一次工作面試，最好不要用象 "I want."的詞表示要求，"I would like"顯得更尊重對方，並且"I am interested in"是提出請求建議或尋求意見的好選擇。 5. 電子郵件正確結尾： "I am looking forward to your reply," "Thank you,"或者"Sincerely"都是給收信人留下好印象的結尾方式。電子郵件英語的寫作技巧A. 文法上 1.切忌主客不分或模糊. 例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.」 應改為 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We決定呀, 不是report.) 2.句子不要凌碎. 例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 應該連在一起. 3.結構對稱,令人容易理解. 例子: The owner questioned the occupant"s lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 應改為: The owner questioned the occupant"s lease intentions and ink alterations of the contract. 4.單眾數不要搞亂,不然會好刺眼,看不舒服. 例如: An authorized person must show that they have security clearance. 5.動詞主詞要呼應. 想想這兩個分別: 1.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted. 6.時態和語氣不要轉變太多.看商務英語已經是苦事,不要浪費人家的精力啊. 7.標點要準確. 例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改為: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment. 8.選詞正確. 好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦. 9.拼字正確. 有電腦拼字檢查功能後,就更加不能偷懶. 10.大小寫要注意.非必要不要整個字都是大寫,除非要罵人,:,例如: MUST change to OS immediately. 外國人就覺得不禮貌和喝令人一樣. 要強調的話,用底線,斜字,粗體就可以了. B. 文體 1.可讀性.對象是大學程度的話,用高中的英文就行,不要以為人人都是語言大師.多用短句(15-20字吧), 技術性的字,就更加要簡單易明. 2.注意段落的開頭.一般來說,重要或強調的事情都放在信件或段落的開頭,而句子就放在最尾. 例如: 1.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. 2.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 兩者強調的事情就有分別了. 3.輕重有分. 同等重要的用and來連接,較輕放在次要的句子里. 4.意思轉接詞要留神. 例如: but (相反), therefore (結論), also (增添), for example (闡明). 分不清furthermore和moreover就不要用啦. 5.句子開頭不要含糊不清的主詞. 例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什麼呀????開頭少用this, that, it, they, 或 which. 6.修飾詞的位置要小心,例如: He could only reimburse the cost after July 15. 應為 He could reimburse the cost only after July 15. 7.用語要肯定準確.切忌含糊. 例如:The figures show a significant increase.」 怎樣significant呀,大哥? 改為: The figures show an increase of 19%. 8.立場觀點一致. 少用被動語. 例如: Partial data should be submitted by April. 改為: You should submit partial data by April.就很好了. C. 格調 1.式樣和句子長度不要太單調. 千篇一律的subject-verb-object會悶死人的.有時短句跟著長句可以化解一下. 2.弱軟的詞(e.g. was, were, is, are...)可以加強一點. 例如: Prunton products are highly effective in ... 改為: Prunton products excel in ...就有力很多了. 3.親切,口語化是比較受歡迎! 用賓詞和主動的詞,讓人家受落. 例如: 1. This information will be sincerely appreciated.」 2. We sincerely appreciate your information. 明顯地,我們會喜歡第2句.D. 寫信提示 1.人家的名字千萬不要錯.老一輩的看到名字錯就乾脆攆去垃圾桶. 同樣, 頭銜都不要錯. 頭銜或學位,任擇其一吧.以下是一樣的: Howard E. Wyatt, D.D.SPhD. Dr. Howard E. Hyatt 2.多過一個男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.例如: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses. 同樣不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 3.有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽學位就不喜歡用一般的頭銜啊~有時大頭不知道對方頭銜,乾脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray 4.地址要低日期至少兩行.處名時,職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如: Ken Green, President Ken Green Vice President of International Operations 但這個就顯得有點。。。: Ken Green Vice President of Unicom China 正確應為: Ken Green Vice President, Unicom China 5.老外的名字有時有Jr. 或 Sr.,之前的逗點是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人: Michael J. Smith, Jr. Michael J. Smith Sr. 6.外國國名盡量用大寫.是為尊重,也方便郵差叔叔. 7.地址上的數字直接用阿拉伯數字吧,除了One,例子: 127 Ninth Avenue, North 127 E. 15 Street 5 Park Avenue One Wingren Plaza 556 - 91 Street 書信的結尾致意要留意,弄清大家的關係才選擇用詞,例子: 1. Very formal非常正規的(例如給政府大老爺的) Respectfully yours, Yours respectfully, 2. formal正規的(例如客戶公司之間啦) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, 3. Less formal不太正規的(例如客戶) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4. Informal非正規的(例如豬朋狗友,同事之類) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! 有時在we, I, and you之間選擇是很煩的事-- 如果是公司代表聯絡生意之類,可以用: We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果單純說你自己,可以用: I found the brochure very informative. 有時可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting. 那麼I和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯了. 多用you有時會有隔閡的感覺. You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一樣) I"m pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you"ll agree to serve. (這就友善多了) Your book was well written and comprehensive. (不用你來判斷我呀~~) I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客氣一點,人家受落) 總之,語氣和賓詞的運用得當能決定你的禮貌程度. 開頭致意 用人家的名字總好過人家的頭銜稱呼. 如果沒有名字,或者是好正規信的信件,可以考慮這些: Dear Committee Membe:r: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是公司呢? Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen: 什麼怪事都有,如果那公司是全男班或全女班呢? Dear Sirs: Dear Ladies: Dear Mesdames: Gentlemen: Ladies: 有時見到人家用冒號就說人家錯,其實也未必啊,看: Dear Mr. Jones: (非常正規) Dear Joan: Dear Jim, Jim, (非正規) 簽名 用筆親自簽名會比較受落,免到過都不要電腦貼圖或蓋章啦....不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起簽,人家會笑你的...商務英語之信函寫作詳談在日常的工作交流中，英文信函的往來再所難免。如何在這些信函中準確表詞達意，讓自身的工作能夠順利的進行，在商務英語的寫作中，除了辭彙量和句型使用的因素外，影響我們表達的還有哪些因素，都是我們關心的。 許多人寫信時，常努力表達清楚個人意見，卻忽略了寫信的目的和對象。信函的目的就是和讀信人進行必要的溝通，達成一致觀點或意見，或使讀信人認同你的觀點和做法。因此，為保證溝通的順暢，寫信過程中應始終保持「同理心」，充分考慮讀信人的文化程度，生活背景，讀信時候的心情及可能會有的反應，挑選適合的表達方式，才能使寫信人的意圖被充分的理解，並在最大可能上和讀信人達成一致，起到溝通和交流和目的。　　避免「敵對」態度的產生 在商務信函的寫作中，由於潛詞不當而造成的誤會，其中絕大部分是由於忽略了詞語的感情色彩而造成的，使讀信人產生了「敵對的情緒」，從而使寫信人的觀點、意見不能被採納或接受。例如，我們要求供應商能夠提供正確的尺碼的時候，有些學員會寫成：「Do you think you could possibly send me the correct size this time?」從字面上面看這句話的意思沒錯。可是，我們忽略了Do you think you could…這個句式蘊涵了強烈的反問的語氣，於是一句簡單的詢問，在讀信的人看來變成了帶有「諷刺」意味的質疑了。如果我們把這句話改成：Would you please replace the dress with one of the correct size?，聽上去就是一句非常「誠懇」的請求，那麼這樣的請求被滿足的可能性也會大很多。 　　此外，過多的使用「否定詞」和命令性的詞語，也容易引起對方的「敵對情緒」，就如當一些客戶提出退貨要求的時候，生產商的工作人員會要求客戶提供發票。當遇到客戶不能提供發票時，我們常需要拒絕客戶退貨的要求。在陳述理由的時候，有些學員會寫：「You can?鄄not have a refund because you don』t have a re?鄄ceipt.」雖然，我們是根據流程和規定進行我們的工作，但是在這句話中出現了太多的not，措詞非常強硬。這很可能會使客戶的不滿繼續升級，而不能很好的解決爭議。如果我們將這句話改成：You will receive a refund when you send the receipt.，情況就可能會改觀。就從文字上來理解，這兩句話所表達的意思基本相同，但其中包含的感情色彩和對讀信人產生的心理作用卻完全不同。因此，在撰寫商務信函時，我們常會建議學生寫完初稿後，站在收信人的角度通讀全文，用「同理心」來避免信件中因為「措詞不當」而產生敵對情緒。簡潔的文字和高效率的工作 　　「提高工作效率」是許多辦公室的白領並不陌生的詞句；其實在商務英語的寫作中，用詞簡練、有效也是為了提高工作效率，讓收信人能在第一時間就了解主要意圖，而不是花時間反覆「欣賞」潛詞造句的藝術。可是實際工作中，很多學員都會忘了這條寫作的基本原則，進入「堆砌詞藻」的誤區。當然「累贅」的錯誤是比較明顯的，更多時候，我們是為了追求句式的多樣化而忘記了「簡潔」的原則：例如，在表達目的關係時，用for the purpose of這個片語代替代to；在表達可能性時，不用probably而喜歡用in all probability等。這樣表達不能說是錯的，只是違背了用詞簡練的原則，使讀信人覺得自己好像不是在辦公室里工作，而是在家裡讀散文或者小說，因此寫信時，要盡量避免使用一些範圍過大，含義不清晰或文言文氣很重的單詞。通過下圖的比較我們可看到，B欄的辭彙更適合運用在商務寫作中。 　　A BAssist → helpTerminate → endRemittance → paymentEndeavor → tryAnticipator → expectCommence → startPurchase → buyUtilize → useDispatch → send 　　Practice ： Rewrite these sentences to make them sound more polite and courteous. 　　1.Bring me the report. 　　2.Ms. Jennifer Chang, Minister, will conduct the session 　　3.The old Indian attorney was an expert trial lawyer. 　　4.The lady professor is affiliated by Lyme disease. 　　5.An employee requesting family leave must file the required paperwork at least one month prior to her requested leave. 　　Answer: 　　1.Would you please bring me the report. 　　2.Reverend Chang will conduct the session 　　3.The attorney was an expert trial lawyer. 　　4.The professor has Lyme disease. 　　5.Employees requesting family leave must file the required paperwork at least one month prior to their requested leave.商務英語函電的20個常用句型 1.Please accept our thanks for the trouble you have taken. 有勞貴方，不勝感激。 2.We are obliged to thank you for your kind attention in this matter. 不勝感激貴方對此事的關照。 3.We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair. 對貴方在此事中的慷慨之舉，深表感謝。 4.Allow us to thank you for the kindness extended to us. 對貴方之盛情，不勝感謝。 5.We thank you for the special care you have given to the matter. 貴方對此悉心關照，不勝感激。 6.We should be grateful for your trial order. 如承試訂貨，不勝感激。 7.We should be grateful for your furnishing us details of your requirements. 如承賜示具體要求，不勝感激。 8.It will be greatly appreciated if you will kindly send us your samples. 如承惠寄樣品，則不勝感激。 9.We shall appreciate it very much if you will give our bid your favorable consideration. 如承優惠考慮報價，不勝感激。10.We are greatly obliged for your bulk order just received. 收到貴方大宗訂貨，不勝感激。 11.We assure you of our best services at all times. 我方保證向貴方隨時提供最佳服務。 12.If there is anything we can do to help you, we shall be more than pleased to do so. 貴公司若有所需求，我公司定儘力效勞。 13.It would give us a great pleasure to render you a similar service should an opportunity occur. 我方如有機會同樣效勞貴方，將不勝欣慰。 14.We spare no efforts in endeavoring to be of service to you. 我方將不遺余力為貴方效勞。 15.We shall be very glad to handle for you at very low commission charges. 我方將很愉快與貴方合作，收費低廉。 16.We have always been able to supply these firms with their monthly requirements without interruption. 我方始終能供應這些公司每月所需的數量，從無間斷。 17.We take this opportunity to re-emphasize that we shall, at all times, do everything possible to give you whatever information you desire. 我們藉此機會再此強調，定會儘力隨時提供貴方所需的信息。 18.We are always in a position to quote you the most advantageous prices for higher quality merchandise. 我們始終能向貴方提供品質最佳的產品，報價最為優惠。 19.This places our dealers in a highly competitive position and also enable them to enjoy a maximum profit. 這樣可以使我方經營者具有很強的競爭力，還可獲得最大的利潤。 20.We solicit a continuance of your confidence and support. 懇請貴方繼續給予信任，大力支持。商業信函7C原則　　寫信的原則(Writing Principles)已從原來的3個「C」(Conciseness, Clearness, Courtesy)發展到目前的7個「C」：Completeness, Clearness, Concreteness,Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration　　實例　　Dear Sirs, 　　With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable.　　信的本文漢譯　　關於你們四月九日涵，我們高興地接受你們第8／070／02B號報盤單所報100噸紫色銅絲。請著手辦理申請出口許可證。一經接到出口許可證號碼的通知，當即電開信用證。　　對商業信函的「完整」要求　　要求書信的「完整」，理由有三：　　1．一封完整的書信比一封不完整的書信，有更大的可能性帶來預期的效果；　　2．一封完整的書信，有助於建立和表達友善關係；　　3．一封完整的書信，可以避免由於遺漏重要情況(情報)所導致的訴訟(Lawsuit)；　　4．有時，某些不顯眼的書信或文件，由於所提供的情況完整而又生動有力(Complete and Effective)而成為極為重要的文件。　　一封信寫得是否完整，建議用五個「W」來檢驗，既：　　「Who, What, Where, When 及Why(包括How)」　　例如在定貨的信中，必須明確說明　　「需要什麼商品」(What you want)　　「何時需要」 (When you need the goods)　　「貨物發到何地何人收」(to Whom and Where the goods to be sent)　　「如何付款」(How payment will be mande)　　如對對方的要求作出否定的答覆時(如不能報盤，不能理賠等)應說明理由「為什麼」(Why)信函開頭語與自我介紹 從中華人民共和國駐…大使館商務參贊處獲悉貴公司名稱和地址，現藉此機會與貴方通信，意在達成一些實際交易為開端，以建立業務關係。 1.Having had your name and address from the Commercial Counselor""s office of the Embassy of the People""s Republic of China in..., we now avail ourselves of this opportunity to write to you and see if we can establish business relations by a start of some Practical transactions. 從中國國際貿易促進會獲悉，你們有意採購電器用具。 2. We have heard from China Council for the Promotion of International Trade that you are in the market for Electric Appliances. 駐貴地的中國領事向我們介紹，你公司是…生產…（商品）的大出口商。 3. Your name has been recommended to us by the Chinese Consul stationed in your city as large exporters of ... goods produced in .... 從…獲悉你們行名及地址並了解你們是……有經驗的進口商。現向你們開報…，盼能在貴地市場推銷。 4. From ..., we have obtained your name and address and understand that you are experienced importers of .... We have pleasure in offering you ... of which we would appreciate your pushing the sale on your market. 從…獲悉你公司專門經營…，現願與你公司建立業務關係。 5. We learn from ... that your firm specializes in ..., and would like to establish business relationship with you. 承……的介紹，獲悉你們是……有代表性的進口商之一。 6. Through the courtesy of.... we have learned that you are one of the representative importers of ... 據紐約司密斯公司所告，得悉你公司名稱和地址，並得知你們…日本東京商會已把你行介紹給我們。 7. Your name and address has been given to us by Messrs. J. Smith & Co., Inc., in New York, who have informed us that your firm has been recommended to us by the Chamber of Commerce in Tokyo, Japan. 承貴地…銀行通知，你們是…的主要進口商（出口商），並有意與中國進行這些方面的貿易。 9. The.... Bank in your city has been kind enough to inform us that you are one of the leading importers (exporters) of ... and are interested in trading with China in these lines ... 據了解，你們是中國…（商品）有潛力的買主，而該商品正屬我們的業務經營範圍。 10. We are given to understand that you are potential buyers of Chinese ...,which comes within the frame of our business activities. 通過貴國最近來訪的貿易代表團，我們了解到你們是信譽良好的…進口商，現發信給你們，盼能不斷地接到你們的定單。 11. Through your trade delegation that recently paid a visit to this country, we learned that you are well-established importers of ... and are writing to you in the hope of receiving your orders from time to time. 我們欣然寄發這封自薦信，希望是互利關係的前奏。 12. We are glad to send you this introductory letter, hoping that it will be the prelude to mutually beneficial relations between us. 我們有幸自薦，盼望能有機會與你們合作，擴展業務。 13. We have the Pleasure to introduce ourselves to you with the hope that we may have an opportunity of cooperating with you in your business extension. 我們冒昧通信，以期待與貴公司建立業務關係。 14. We take the liberty of writing to you with a view to building up business relations with your firm. 現向貴司自我介紹，我們是國營公司，專門經營輕工業品。 15. We wish to introduce ourselves to you as a state operated corporation dealing exclusively in Light Industrial Goods. 也許你們已有所知，我們是國營公司，經營……（商品）的進出口業務。 16. As you may be well aware, we are a state-operated corporation handling such items as .. in both import and export business. 鑒於你們是…的主要進口商之一，特此聯繫，盼能建立業務關係，以有助於你們滿足各項需求。 17. As you are one of the leading importers in ..., we have pleasure in contacting you in the hope of establishing business relations and rendering you assistance in a wide range of your requirements. 了解到你們對…（商品）的進口和出口都感興趣，故願自薦，希望在我們兩公司間建立互利的業務關係。18. We understand that you are interested in both the import and export of ... and it is on this subject that we wish to introduce ourselves in the hope of establishing mutually beneficial business relations between our two corporations. 你公司是信譽卓著的照相機進口商，我公司極願與你公司建立業務關係。為此，我們現在寄去商品目錄和價目單，用以向你公司毛遂自薦。 19. The high reputation, which you are enjoying as camera importers, has rendered us desirous of entering into business relations with you. Accordingly, we introduce ourselves to you by sending you our catalogs and price-lists. 我們經營的商品包括本國第一流造紙廠的產品，因此，我們有良好條件就你們提出的商品，向你們的顧客提供質量最可靠的商品。 20. The commodities we are handling consist of the manufactures of the first-rate paper mills of this country, and so we are in a good position to serve your customers with the most reliable quality of the line you suggest. 我們專門經營中國美術工藝品出口，願與你們進行交易。 21. Specializing in the export of Chinese Art & Craft Goods we express our desire to trade with you in this line. 我們的主要業務是紡織品和手工藝品。 22. Our lines are mainly textiles and handicrafts. 我們經營這項業務已有多年。 23. We have been in this line of business for many years. 本信目的是探索與你們發展貿易的可能性。 24. The purpose of this letter is to explore the possibilities of developing trade with you. 我們願在平等互利、互通有無的基礎上與你公司建立業務關係。 25. We are willing to enter into business relations with your firm on the basis of equality, mutual benefit and exchanging what one has for what one needs. 我們願與你們建立友好業務關係，分享互利的交易。 26. We wish to establish friendly business relations with you to enjoy a share of mutually profitable business. 盼直接洽談，以便將你公司特種經營商品引進我地市場。 27. We wish to enter into direct negotiation with you with a view to introducing your special lines in our market. 我們有意向中華人民共和國尋求原油供應來源的可能性. 28. We are interested in the possibility of establishing sources of supply of crude oil from the People""s Republic of China. 建議試試利用一下我們的經驗和專門知識。 29. We advise you to make use of our experience and special knowledge on trial. 相信我公司的對外貿易經驗以及對國際市場情況的熟悉，可能使我們有資格得到你們的信任。 3O. We trust that our experience in foreign trade and intimate knowledge of international market conditions will entitle us to your confidence. 我公司與此地可靠的批發商有密切聯繫，能與你公司作可觀的進口業務。 31. Being closely connected with reliable wholesalers here, we shall be able to do considerable import business with you. 我們能開報十分優惠的條款。 32. We are able to quote you very advantageous terms.商業信函用語之引言部分　　第一段落 邊陳述寫信目的，邊設定整體。　　●收信　　我們收到了您1998年4月14日的來信。　　We have received your letter of April 14, 1998.　　We have received your letter dated April 14, 1998. 　　我們收到了您的諮詢函，非常感謝。　　We thank you for your inquiry.　　We have received your letter and thank you for your inquiry. 　　我們非常高興從您的來信中獲悉…… 　　We are pleased to learn from your letter...　　From your letter we have learned that...　　我們收到了您1998年5月23日的來函查詢，非常感激。　　We are grateful for your inquiry of May 23,1998. 　　我們已經收到了您1998年6月6日的來信。　　This is to acknowledge your letter of June 6, 1998.　　●回信　　我非常愉快地回復您1998年8月18日的來函查詢。　　We are pleased to respond to your inquiry of August 18, 1998.　　We are pleased to answer your letter of August 18, 1998.　　以下是就您1998年10月21日來信的回函。 　　We are writing in response to your letter of October 21, 1998.　　We are writing with reference to your letter of October 21, 1998. 　　　　這是對您1998年10月29日來信的復函。 　　This refers to your letter of October 29, 1998. 　　這是對您1998年11月4日來信給予的答覆。　　This is in response to your letter of November 4, 1998.　●從來信中得知　　我們高興地從您的來信中得知…… 　　We are happy to learn from your letter that...　　From your letter we have learned that... 　　我們很遺憾地從您的信中得知……　　We regret to learn from your letter that...　　We are really sorry to learn from your letter that... 　　我們為我們的差錯向您表示真誠的歉意。　　We would like to offer our sincere apologies for the mistake. *「從內心發出的歉意」，用sincere apologies表示。 　　得知……真是太好了。　　It is nice to know that...　　It is nice to learn that...　　It is nice to hear that... 　　為……我們很遺憾。　　It is regretted that...　　It is regrettable that...　　●聯繫　　我們非常愉快地通知您…… 　　We are pleased to inform you that...　　We are excited to inform you that...　　We are happy to inform you that... 　　我們想通知您……　　We would like to inform you that... 　　我們非常榮幸地通知您…… 　　We take pleasure in informing you of... *用於轉達好消息時。　　We take pleasure in informing you that... 　　我們很遺憾地通知您…… 　　We regret to inform you that... *通知的內容不太好時。　　我們抱歉地通知您…… 　　We are sorry to inform you that... *比用regret的語氣要婉轉。 　　請允許我通知您…… 　　Please be advised that... *好、壞消息均可以用。　●隨信附上　　隨信附上…… 　　We will enclose... *enclose 「裝入信封」。　　隨信附上……的複印件 　　We are enclosing a copy of... 　　……複印件隨信一併寄上。 　　There is a copy of... attached to this letter. *attach 有附上「大件的東西和主要東西」的語氣。　　Attached, please find... 　　附上了你要的…… 　　Attached you will find... 　　附寄在內的是一份……的複印件。　　Enclosed is a copy of...　　Enclosed, please find...　　A copy of...is enclosed.●寄給……、請(對方)寄出……　　我們將寄給你…… 　　We will send you...　　We are sending you...　　We will mail you... 　　我們非常高興地寄給你…… 　　We are pleased to send you...　　We are happy to send you... 　　我們另外再把合同書寄給您。 　　We are sending you the contract separately. 　　您能將……寄給我們嗎?　　Would you please send us...? *雖是口語，但給人有禮貌的感覺。 　　　　如果你能將……寄給我的話，我們將非常感謝。　　We would appreciate it if you would send us... *表示對對方的感謝之情。　　If you would send us是假設條件句，意思是「我不知您是否能給我寄來，如果能寄來的話……」，這是對對方相當尊重的說法。　　●認為對方收到了自己的信件　　幾個月前，我們曾就……事給您寫了一封信。　　Some months ago we wrote you regarding... *regarding 「關於……」。 　　就……事我們至今沒有得到您的迴音。 　　So far, we do not seem to have received word from you... *催促什麼事情時。　　如果在1998年12月1日前還得不到您的迴音的話，…… 　　If we do not hear from you by December 1, 1998...*語氣有些嚴厲。 　　有關……事，我們還未收到您的任何迴音。　　So far, we have not received word from you... *so far 「至今為止」。　　So far, we have not received any word from you...●因回復遲了而表示歉意　　很抱歉未能儘早給您回信。 　　We apologize for not replying to you earlier. 　　未能及時給您回信，我們深表歉意。　　We are sorry for not answering your letter sooner.　　We are sorry for not replying to your letter sooner.　　We are sorry for not responding to your letter sooner.　　久未回信，讓您久等了。　　Thank you for your patience. *patience 「忍耐，耐心，耐性」。商務英語信函電話結尾二十大句型1.Please accept our thanks for the trouble you have taken. 有勞貴方，不勝感激。 2.We are obliged to thank you for your kind attention in this matter. 不勝感激貴方對此事的關照。 3.We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair. 對貴方在此事中的慷慨之舉，深表感謝。 4.Allow us to thank you for the kindness extended to us. 對貴方之盛情，不勝感謝。 5.We thank you for the special care you have given to the matter. 貴方對此悉心關照，不勝感激。 6.We should be grateful for your trial order. 如承試訂貨，不勝感激。 7.We should be grateful for your furnishing us details of your requirements. 如承賜示具體要求，不勝感激。 8.It will be greatly appreciated if you will kindly send us your samples. 如承惠寄樣品，則不勝感激。 9.We shall appreciate it very much if you will give our bid your favorable consideration. 如承優惠考慮報價，不勝感激。 10.We are greatly obliged for your bulk order just received. 收到貴方大宗訂貨，不勝感激。 11.We assure you of our best services at all times. 我方保證向貴方隨時提供最佳服務。 12.If there is anything we can do to help you, we shall be more than pleased to do so. 貴公司若有所需求，我公司定儘力效勞。 13.It would give us a great pleasure to render you a similar service should an opportunity occur. 我方如有機會同樣效勞貴方，將不勝欣慰。 14.We spare no efforts in endeavoring to be of service to you. 我方將不遺余力為貴方效勞。 15.We shall be very glad to handle for you at very low commission charges. 我方將很愉快與貴方合作，收費低廉。 16.We have always been able to supply these firms with their monthly requirements without interruption. 我方始終能供應這些公司每月所需的數量，從無間斷。 17.We take this opportunity to re-emphasize that we shall, at all times, do everything possible to give you whatever information you desire. 我們藉此機會再此強調，定會儘力隨時提供貴方所需的信息。 18.We are always in a position to quote you the most advantageous prices for higher quality merchandise. 我們始終能向貴方提供品質最佳的產品，報價最為優惠。 19.This places our dealers in a highly competitive position and also enable them to enjoy a maximum profit. 這樣可以使我方經營者具有很強的競爭力，還可獲得最大的利潤。 20.We solicit a continuance of your confidence and support. 懇請貴方繼續給予信任，大力支持.英語信函寫作大全超值篇　　書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。 　　值得注意的是，英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區別，應特別加以區分。英語書信通常包括下面幾個組成部分：信端、信內地址、稱呼、正文、結束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個進行介紹。 　　1、信端（Heading） 　　信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發信人或單位的電話號碼、電報挂號、電傳、傳真和郵政編碼等。 西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。 信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發出，便於複信和查閱。用一般的信紙寫信時，信端應寫在信紙的右上角，若字數較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數較少，可適當多向右移一些，使整個信端的重心落在右上角。 　　信端的寫法主要有並列式和斜列式兩種。從目前情況來看，前者更為常用。採用並列式時，每行開頭要左對齊；採用斜列式時，每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。例如： 　　（1）並列式 　　16 Fuxing Street 　　Haidian District 　　Beijing 　　Post Code: 100035People』s Republic of China 　　Tel: 63211234 　　Aug. 20, 2004 　　（2）斜列式（Indented Form） 　　16 Fuxing Street 　　 　Haidian District 　　 　　Beijing 　　 　　　Post Code: 100035 　　 　　　　People』s Republic of China 　　 　　　　　Tel: 63211234 　　 　　　　　　Aug. 20, 2004 　　寫信端時，先寫發信人的地址，地點的名稱按由小到大的順序排列，然後是其它項目和發信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區名、市（縣）名、省（州、邦）名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其後可寫上電話號碼，最後一行寫發信日期。如果寫信人的地址是機關單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名，則第一行可寫上所在班級或專業組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學校名稱；第四行寫市（縣）、省（州）名稱；然後再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發信日期等項。 　　如果使用標點符號，則在每行末尾加逗號，最後一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號，但在每行之內該用標點符號的地方，仍要用標點。 　　特別要注意的是，門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱之後往往寫有字母或數字（如 New York, 103），表示城市的郵政編碼。 　　關於發信日期的寫法，應注意以下幾點：　　①年份應完全寫出，不能簡寫。 　　②月份要用英文名稱，不要用數字代替。 　　③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May, June, July, 因為較短，不可縮寫。 　　④寫日期時，可用基數詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數詞，簡單明了。 　　日期可有下列幾種寫法： 　　① Oct. 20, 2004 　　② 10 May., 2004 　　③ 3rd June, 2004 　　④ Sept. 16th, 2004 　　其中，①最為通用。 　　2.信內地址（Inside Address, Introductory Address） 　　信內地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低於寫信人地址和發信日期一二行，也分並列式和斜列式兩種，但應與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，佔一二行，然後寫地址，可佔二至四行，例如： 　　①並列式 　　Ms. Joanna Kerry 　　Peking University 　　Haidian District, 100871 　　Beijing 　　China 　　②斜列式 　　Ms. Joanna Kerry 　　　Peking University 　　　　Haidian District,100871 　　　　　Beijing 　　　　　　China 　　3.稱呼（Salutation）　　對收信人的稱呼應自成一行，寫在低於信內地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個詞的開頭字母要大寫，至於末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大英語則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關係而定。給外國人寫英文信時，稱呼用語要注意以下幾點： 　　①對沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr. 。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對的稱呼，應該是：Mr. 或 Mr. White, 不可是：Mr. Phil。若稱呼多個男性，則在姓名前用 Mr. 的複數形式 Messrs. 。對一般以人名為名稱的公司和企業常用這種稱呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布萊克兄弟公司。 　　②對女性一般稱呼 Mrs.， Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 沒有複數形式。若稱呼多個女性，則在姓名前用 Mme. 的複數形式 Mmes. 而對以女子名字為名稱的公司、企業可用 Mesdames 稱呼。 Miss 多用於未婚女子，此詞可縮寫為 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用於名字之前。 　　③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor （縮寫為 Prof.），Doctor （縮寫為 Dr.）， General (縮寫為 Gen.) 。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。 　　④對外公函中對收信人的稱呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 後面也不能帶姓名。用 Sirs 時，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨用 Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用 Madam 或其複數 Mesdames。 　　⑤對外國高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （複數為 Excellencies）。 　　⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示。客氣和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其複數為 Your Majesties。 　　⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時，一般用 Your Highness (複數為 Highnesses)。　　收信人稱呼：　　先生（男人）Mr./Esq. ／夫人（已婚）Mrs. ／小姐（未婚）Miss／夫人、小姐統稱Ms. ／夫婦倆人Mr.and Mrs. 　　兩位或兩位以上男子Messrs／兩位或兩位以上女子（已婚）Mesdames／兩位或兩位以上小姐（未婚）Misses 　　常見的頭銜（漢英對照）如下： 　　教授Professor／博士Doctor(Dr.,Ph.D.)／醫學博士Medical Doctor(M.D.) ／總統或校長President 　　主席或董事長Chairman／副主席或副董事長Vice Chairman／副總統或副校長Vice President ／首相Prime Minister／總理Premier／省長或州長Governor／市長Mayor／參議員Senator／大使Ambassador 　　秘書長Secretary General／一秘First Secretary／二秘Second Secretary／院長Director,Dean／副院長Vice Director／系主任Dean,Head,Chair／館長Chief Librarian,Curator／閣下Excellency／神甫Father 　　　4.信的正文（Body of the Letter） 　　信的正文每段第一行應往右縮進約四五個字母。在寫事務性信件時，正文一般開門見山，內容簡單明了，條理清楚。在寫私人信件時，信寫好之後若有什麼遺漏，可用 P. S.表示補敘。 　　5.結束語（Complimentary Close） 　　結束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只佔一行，低於正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。結束語視寫信人與收信人的關係而定例如寫給機關、團體或不相識的人的信，一般用： 　　Yours (very) truly, Yours (very) faithfully,Yours (very) sincerely， 等等。 　　寫給上級和長者的信一般可用： 　　Yours (very) respectfully, Yours (very) obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。 　　寫給同志或同事的信一般可用： 　　Fraternally yours, Comradely yours，等等。 　　寫給熟人或朋友的信可用： 　　Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly, (Most) Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。 　　寫給親屬或摯友的信一般用： 　　Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love,Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devoted friend, Devotedly, 等等，意即：「您的」、「永遠是您的」、「您的親愛的」、「您的愛子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）」 、「您的摯友」等。 　　寫給摯友的信有時也可用： 　　Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。 　　寫信給摯友，表示歉意時，可用： 　　Contritely yours, Regretfully yours, Yours in (with) regret, Yours in (with) deep remorse 等。 　　在歐洲一些國家裡，多把Yours 放在 sincerely等詞的前面。在美國和加拿大等國，則多用，把 yours 放在 Sincerely 等詞之後。Yours 一詞有時也可省略。 　　6.簽名（Signature） 　　信末的簽名一般低於結束語一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識，則一般在署名前用括弧註上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便對方回信時知道如何稱呼。有的還有署名後寫上自己的職稱、職務或頭銜 　　7.附件（Enclosure） 　　信件若有附件，應在左下角註明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一個，則應寫出2（或3，4，5等）Encls.，例如： 　　Enc: Resume 　　Encls:Grade Certificate 　　8.再啟（Postscript, 縮寫為 P. S.） 　　再啟部分用於補敘正文中遺漏的話，一般應盡量少用，正式的函件中更應避免使用。 　　9.私人和公務信函--注意事項 　　首先，寫信者應設身處地想到對方，尊重對方的風俗習慣。 　　其次，英文信應該行文流暢、言簡意賅，避免冗長。這就是說，寫信者應用儘可能少的文字表達其必須傳遞的信息，而且寫信者應將其所需傳遞的信息表達清楚，以免對方產生誤解。書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉詞語。 　　最後，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，信中所引用的史料、數據等也應準確無誤.私人和公務信函--常用句式。　　常用的起首語有： 　　1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969. 　　2)Many thanks for your letter of Sept.5，1997. 　　　　　　　　常用的結束語有： 　　1）Awaiting your good news, 　　2)Looking forward to your early reply, 　　3)Hoping to hear from you soon.商務英語email高手 宣傳　　1. 文體介紹　　　　促銷信是宣傳產品或服務，以引起人們的注意，激發人們的興趣，增強人們的慾望，進而促使人們做出購買行為的有力工具。從某種意義講，促銷信是一種廣告，但他比一般廣告更具有針對性，因為促銷信的讀者是與所宣傳的商品或服務有緊密關係的人， 而不是一般廣告的公眾。促銷信可以寫給自己的客戶， 也可以寫給可能購買自己商品或服務的其他人。　　　　寫作促銷信時， 可以採用一下的方法和技巧：　　　　（1）開頭要能一下子引起讀者的注意。為此，您可以用重要的事實、驚人的現象、面臨的問題、與讀者有切身聯繫的情況等開頭。　　　　（2）中間部分要清楚、生動、熱情的描述商品或服務的特性，介紹實用或經銷改商品或服務所能帶來的好處。特性和好處應巧妙的融合在一起，一般是先說出好處，然後再結合商品或服務特性展開論述。　　　　（3）在介紹商品或服務的特性和好處之後，可以用事實加以證實，如：權威機構的堅定結果、權威人士的論證、用戶的反饋等。　　　　（4）最後說明定購的方法或者查取相關信息的途徑。　　　　2、實用範例　　　　Subject: Welcome to Blue Sky Park　　　　Dear Sir or Madam,　　A day out at Blue Sky Park is a real treat for the whole family!　　　　There is so much to see and do for all ages and it』s all in the perfect setting of Guangzhou』s finest landscaped gardens.　　　　Beautiful flowers and plants, meadows an d playgrounds, trees with picnic areas.. plus tea rooms, snack bars, souvenir shops.. the Park brings you immense leisure and recreation. A new Tropical Aquarium within the grounds adds to the special features of the park.　　　　With the incredibly cheap admission charges of 5 yuan for adults, 2 yuan for children, and free for retired aged citizens, it really is the perfect day out in Blue Sky Park!　　　　Sincerely,　　Blue sky Park　　　　(For further information, please dial 020-82113333)　　主題：藍天公園歡迎你　　　　親愛的先生、女士：　　在藍天公園遊玩一天，是你的真正享受！　　　　這座廣州一流的自然美化公園，向男女老幼奉獻美不勝收的景色與豐富多彩的活動！　　　　繁華綠葉，草地，娛樂場，綠蔭樹下的野餐處……加上茶室，點心店……等，藍天公園給你的是令人心曠神怡的休閑與享受。園內新開的水族館，更是藍天公園更具魅力。　　　　這一切的一切，門票卻是令人難以置信的便宜——成人5元，兒童2元，退休老人免費！　　到藍天公園遊玩，可謂十全十美！　　　　藍天公園敬上　　　　（若欲了解更具體的情況，請撥打電話020-82113333）英文EMAIL高手之實戰篇 1. 文體介紹 人員出訪，常常需要事先與要見面的人或公司進行預約。這類預約e-mail 較易寫，只要做到清楚、簡潔、禮貌就行。它一般包括下列內容： （1）請求約會並說明原因。 （2）建議確切的約會時間和地點等。如果你的時間比較充裕，預約時可給出你可接受的時間由對方決定。 （3）請對方答覆並進行確認。 回復這類電子郵件可分為接受和拒絕兩種。接受的內容一般有：表明來信收悉；表示接受；重述具體時間、地點等；表達希望會晤或感謝的心情。拒絕的內容一般包括：表明來信收悉；說明拒絕的原因；致歉。 當要變更預約時，應說明變更的原因，同時致歉。 2。實用範例 （1) subject: Request for an Appointment Dear Mr. Smith I am scheduled to visit the U.S. on business at the end of this month, and wish to call on you at your office on that occasion. I will be arriving in Washington on or around August 20 and staying there for about a week. It would be very much appreciated if you would kindly arrange to meet with me either on August 22 or 23, whichever is convenient for you. If neither is convenient, could you please suggest an alternative date by return E-mail. Thank you in advance for your kind cooperation. I am looking forward to meeting you in Washington soon! Sincerely yours, Li lei Guangzhou Trading Company 主題： 請求約見 親愛的史密斯先生： 我預定這個月底出差赴美，希望屆時能到貴公司訪問你。 我預計在8月20日或其前後抵達華盛頓，大約停留1周。 若方便的話，望你能擠出時間在8月22或23日與我見面，我將十分感謝。假如這兩天都不行，請以電子郵件回復並告知其他日期。 先在此謝謝你的大力協助，期待不久在華盛頓與你見面！ 你真誠的 李蕾 廣州貿易公司 （2) Subject: URGENT-Need to Change Appointment Dear Mr. Zhang, With regard to our appointment to visit your China』s factory on August 2, I regret that I must ask you to change the date to August 3 due to an unexpected matter that requires my personal attention. I』m awfully sorry for this last-minute request, but I hope you will be able to meet with me on August 3 at around 10:00 am. If you are not available, will you please let me know by E-mail asap? Hope this will not cause you too much inconvenience. Thank you. Best regards, James Black Director, Overseas Operations Washington Motors, Inc. 主題：緊急-----請求變更約會 秦愛的張先生： 原定於8月2日訪問貴公司中國工廠的行程，因有突發事件必須親自處理，在此不得不懇請你將日期改至8月3日，實在抱歉。 在最後一刻才提出這個要求，實在非常抱歉，但我希望你能在8月3日10點左右與我見面。 若有不便，請儘快以電子郵件告知。 希望這不會帶給你太大麻煩，謝謝。 詹姆斯。布萊克 海外部經理 華盛頓汽車有限公司商務英文EMAIL精選範例常看到論壇一些朋友為EMAIL的回復而煩，我貼一些句子做參考慮： 一、 詢盤：Heavy enquiries witness the quality of our products.As soon as the price picks up, enquiries will revive. Enquiries for carpets are getting more numerous.Enquiries are so large that we can only than allot you 200 cases.Enquiries are dwindling.Generally speaking, inquiries are made by the buyers.Mr. Baker is sent to Beijing to make an inquiry at China National Textiles Corporation. We regret that the goods you inquire about are not available. 大量詢盤證明我們產品質量過硬。一旦價格回升，詢盤將恢復活躍。對地毯的詢盤日益增加。詢盤如此之多，我們只能分給你們200箱貨。詢盤正在減少。詢盤一般由買方發出。 貝克先生來北京向中國紡織公司進行詢價。很遺憾，你們所詢的貨物現在無貨。 二、 To make an inquiry about our oranges, a representative of the Japanese company paid us a visit.We cannot take care of your enquiry at present.Your enquiry is too vague to enable us to reply you.Now that we"ve already made an inquiry about your articles, will you please reply as soon as possible? 為了對我們的橙子詢價，那家日本公司的一名代表訪問了我們。我們現在無力顧及你方的詢盤。你們的詢盤不明確，我們無法答覆。既然我們已經對你們產品詢價，可否儘快給予答覆？三、 In the import and export business, we often make inquiries at foreign suppliers.Can you give me an indication of price?Please let us know your lowest possible prices for the relevant goods.If your prices are favorable, I can place the order right away. When can I have your firm C.I.F. prices, Mr. Li? We"d like to know what you can offer as well as your sales conditions. 在進出口交易中，我們常向外商詢價。你能給我一個估價嗎？請告知你們有關商品的最低價。 如果你們的價格優惠，我們可以馬上訂貨。李先生，什麼時候能得到你們到岸價的實盤？我們想了解你們能供應什麼，以及你們的銷售條件。四、 How long does it usually take you to make delivery?Could you make prompt delivery?Would you accept delivery spread over a period of time?We"re willing to make you a firm offer at this price.We can offer you a quotation based upon the international market.We"ll let you have the official offer next Monday.I come to hear about your offer for fertilizers. 你們通常要多久才能交貨？可以即期交貨嗎？不知你們能不能接受在一段時間裡分批交貨？ 報盤&還盤： 我們願意以此價格為你報實盤。我們可以按國際市場價格給您報價。下星期就給您正式報盤。我來聽聽你們有關化肥的報盤。五、 My offer was based on reasonable profit, not on wild speculations.No other buyers have bid higher than this price.We can"t accept your offer unless the price is reduced by 5%.I"m afraid I don"t find your price competitive at all.Let me make you a special offer.We"ll give you the preference of our offer.This offer is based on an expanding market and is competitive. 我的報價以合理利潤為依據，不是漫天要價。沒有別的買主的出價高於此價。除非你們減價5%，否則我們無法接受報盤。我看你們的報價毫無任何競爭性。好吧，我給你一個特別優惠價。我們將優先向你們報盤。此報盤著眼於擴大銷路而且很有競爭性。六、 The offer holds good until 5 o"clock p.m. June 23, 2000, Beijing time.All prices in the price lists are subject to our confirmation.Our offers are for 3 days.I"m afraid the quotation is unacceptable.We cannot make any headway with your offer.We prefer to withhold quotation for a time.Buyers do not welcome offers made at wide intervals.Now we look forward to replying to our offer in the form of counter-offer.Your price is too high to interest buyers in counter-offer.I"ll respond to your counter-offer by reducing our price by three dollars. 報價有效期到1997年6月22日下午5點，北京時間。報價單中所有價格以我方確認為準。我們的報盤三天有效。恐怕你方的報價不能接受。你們的報盤未得任何進展。我們寧願暫停報盤。買主不歡迎報盤間隔太久。現在我們希望你們能以還盤的形式對我方報盤予以答覆。你的價格太高，買方沒有興趣還盤。我同意你們的還價，減價3元。七、 I appreciate your counter-offer but find it too low.We signed a contract for medicines.A Japanese company and SINOCHEM have entered into a new contract.I know we (the seller) should draw up a contract and the buyer has to sign it.We both want to sign a contract, and we have to make some concessions to do it.Our current contract is about to expire, and we"ll need to discuss a new one. We ought to clear up problems arising from the old contract.Do you always make out a contract for every deal?These are two originals of the contract we prepared.We enclose our sales contract No.45 in duplicate. 謝謝您的還價，可我覺得太低了 合同：我們簽訂了一份藥品合同。中國化工進出口總公司已經和日本一家公司簽訂了一份新合同。我們知道我們（賣方）應該擬出一份合同，買方必須簽署合同。我們都想簽合同，因此雙方都要做些讓步。 歐文們現有合同快要期滿了，需要再談一個新合同。我們應該清理一下老合同中出現的問題。每筆交易都需要訂一份合同嗎？這是我們準備好的兩份合同正本。附上我們第45號銷售合同一式兩份。八、 May I refer you to the contract stipulation about packing (or shipping....)?There is an arbitration clause in the contract. (or insurance clause, inspection clause, shipping clause...)We sincerely hope that both quality and quantity are in conformity with the contract stipulations.The contract states that the supplier will be charged a penalty if there is a delay in delivery.The contract comes into effect today, we can"t go back on our word now.Once the contract is approved by the Chinese government, it is legally binding upon both parties. 請您看看合同中有關包裝（裝運）的規定。這是合同中的一項仲裁條款。（或：保險條款，檢驗條款，裝運條款等）我們真誠希望質量、數量都與合同規定相吻合。合同規定如果供貨商延誤交貨期，將被罰款。合同已於今日生效，我們不能反悔了。合同一經中國政府批准，對雙方就有了法律約束力。九、 We always carry out the terms of our contract to the letter and stand by what we say.You have no grounds for backing out of the contract.In case one party fails to carry out the contract, the other party is entitled to cancel the contract.This contract will come into force as soon as it is signed by two parties.Are you worrying about the non-execution of the contract and non-payment on our part?You cannot cancel the contract without first securing our agreement.Your goods are superior in quality compared with those of other manufacturers. 我們堅持重合同，守信用。你們沒有正當理由背棄合同。如果一方不執行合同，另一方有權撤消該合同。合同一經雙方簽定即生效。你是否擔心我們不履行合同或者拒不付款？如果沒有事先徵得我們同意，你們不能取消合同品質：和其他廠商相比,貴方產品質量上乘。十、 We"re here to discuss the trade marks of your products.We have received the goods you send us, the quality is excellent.The goods are available in different qualities.Our quality is based solely on our sales samples.Nothing wrong will happen, so long as the quality of your article is good.If the quality of your products is satisfactory, we may place regular orders.There is no marked qualitative difference between the two.We sincerely hope the quality are in conformity with the contract stipulations.As long as the quality is good, it hardly matters if the price is a little bit higher. 我們來談談貴產品的商標一事。我們已經收到貴方的發貨，質量很好。此貨有多種不同的質量可供。我們的質量完全以貨樣為準。只要商品質量可靠，就不會發生差錯。如果你們產品的質量使我們滿意，我們將不斷訂貨。兩者在質量上無顯著差異。我們真誠希望質量與合同規定相符。只要能保證質量，售價高點都無所謂。十一、 Prices are fixed according to their quality, aren"t they?The transferee must see to it that the quality of the product is maintained. Our Certificate of Quality is made valid by means of the official seal.The new varieties have very vivid designs and beautiful colors.We"ll improve the quality of our products and production efficiency.They are fully qualified to pass opinions on the quality of this merchandise.We would like to have you offer us 100 metric tons, quality same as last. The quality is all right, but the style is a bit outdated.We found the goods didn"t agree with the original patterns. These two grades are very much in demand. 價格按質量的好壞而定，對嗎？接受轉讓一方要負責保持產品的質量。我們的質量證明書蓋公章方為有效。新產品圖案新穎，色澤鮮艷。 我們將改進產品質量，提高生產率。他們完全有資格對這種產品的質量發表意見。希望您能報給我們100噸質量和上次相同的貨。 質量無問題，只是式樣有點過時。我們發現貨物與原式樣不符。這兩種等級（的貨）目前需求甚殷。十二、 The quality of the fertilizer is inferior to that stipulated in the contract. We always have faith in the quality of your products.We are responsible to replace the defective ones.For such a big sum, we should attach importance to it. Let"s talk about the problem of quantity.You"ll issue a certificate of quantity and weight.The package number and quantity are identical with each other.Quantity matters as much as quality of price, doesn"t it?We believe we shall be able to better satisfy our customers quantitatively. 化肥質量次於合同中規定的。我們對你們產品的質量總是很信任。我們保換質量不合格的產品 數量：數目如此之大，我們將予以重視。 我們談談數量的問題吧。你們必須出具數量和重量證明書。包裝號與商品數量相吻合。數量和價格、質量一樣重要，是嗎？我們相信能在數量上更好地使客戶滿意.
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