不愛整理、不懂整理，你真的很難做到高效！

說到「整理」，那些不愛整理的人會覺得沒必要，他們通常會說：「整理有什麼用，我不整理一樣工作，而且整理物品還會浪費時間，我有這個時間可以做更多的工作。」然而，他們不知道的是：在亂七八糟的環境中工作，出錯率會居高不下。

試想一下：老闆讓你交一份材料，你找了半天才找到，不耽誤時間嗎？大量的文件混在一起，你有可能在和客戶談生意時拿錯文件吧？電腦里的文件名沒有規律，找資料的時候挨個點擊查閱，會影響你的效率吧？生產現場不進行打掃和整理，錯誤的、不合格的零部件可能被投入生產，會影響產品質量吧？

不懂整理、不愛整理的人，結果常常是浪費時間，中斷工作，影響效率。日本豐田公司多年以前就吸取了這些經驗和教訓，認識到整理、整頓可以大大減少時間浪費，大幅度提高工作效率，特推出豐田「5S」整理法，取得了很好的效果。

5S指的是Seiri（整理）、Seiton（整頓）、Seisou（清掃）、Seiketsu（清潔）、Shitsuke（素質），它是豐田公司在維持和改善工作環境時常用的口號。特別是在整理和整頓這兩點上，通過認真執行，可以很好地消除工作中的浪費，提高工作效率。所以在豐田，他們從不認為整理是可有可無的雜活，而是工作本身。

在豐田的一個生產車間，牆邊擺滿了儲物架，儲物架上堆放著很多長期不用的物品，有些零件明明只需要一個，但貨架上卻擺著兩三個甚至更多。

有一次，豐田的指導師讓員工清理掉不需要的物品，只將用得著的物品擺放在貨架上，結果發現，很多貨架空了出來，可以挪走不用。更讓大家意外的是，當他們挪開貨架時，發現貨架後面居然有一扇窗戶。

通過整理和整頓，可以消除被浪費的時間、空間和物品，只使用最低限度的零件和工具來工作，可以大大提高工作效率。結果，豐田的這家生產車間一年成功削減了300萬日元的生產成本，殘次品的數量也大幅度減少，產品的質量提升了一個層次。

有些人會對5S整理法存在誤解，認為只要看起來乾淨、整潔就行了，其實他們並未理解5S整理法的精髓。單純地把東西擺放整齊，只能算整潔，但整潔不是終點，比如，對書架進行整理時，將書本按照大小進行歸類，或將資料文件按照紙張的大小和顏色進行歸類。這樣看上去是很整潔，但實際上對提高工作效率沒什麼作用，因為不便於尋找和使用，那麼，到底該怎樣運用5S整理法呢？

（1）辦公資料、用品大致分為三類。

所有的辦公物品和工具都可以大致分為三類：現在要用的，將來要用的，永遠不會用的。

現在要用的東西，就是今天或者明後天要用到的東西，如果是在生產現場，這些東西就相當於產品的零部件，或是必不可少的工具。如果是在辦公室，那就是與現在進行的項目密切相關的資料、用品。這些東西應該放在手邊，否則，工作無法順利開展。

環顧你的周圍，你會發現這樣的東西太多太多，「這個資料可能某天用得著」、「那個文具將來可能有用」，可是這些東西將來真的會用到嗎？你最好問一問自己：什麼時候能用到？最好能給出確定的期限，比如一周之後、一個月之後、三個月之後，那請按照時間區間對這些東西分類，如果給不出期限，那將這類東西歸為一類。到期後，沒被用到的東西就可以歸為「永遠不會用」，並捨棄掉。

應該怎樣處理那些「永遠不會用到的東西」？很簡單，就是無情地捨棄掉。只要遵守這一原則，你就可以告別雜亂，消除浪費，迎接高效。

（2）按照有效的標準疊放資料和文件。

所謂有效的標準，並不是簡單地以資料和文件的紙張大小或顏色來分類擺放。要知道，整理是為工作便利服務的，因此，所參考的疊放標準應該是有效的——在將辦公資料分為三大類的基礎上，再按照資料的重要性、時間性等標準有序疊放，便於尋找和使用，才是有效的整理。比如，把最新的資料放在最上面，把最舊的資料放在最下面，這樣找資料時就有明確的依據，就容易快速找出需要的資料。

（3）善用小工具整理物品。

整理離不開工具，比如，文件櫃、文件袋、文件夾、裝訂工具、筆筒、名片夾等等，看似很簡單的東西，如果能巧妙利用，就能起到很大的作用。比如，將現在用得到的文件夾在文件夾里，將來可能用到的文件裝在文件袋裡，將永遠不會用的文件丟棄，或暫時放在文件櫃里。將各種辦公用筆插在筆筒里，將散落在抽屜里、辦公桌上的名片，有序地夾在名片夾里。這樣一來，整個辦公區域會變得整潔乾淨，當需要某個資料或工具時，直接去相應的地方找，效率會高得多。

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