工作效率提升的九陽神功

為什麼每天都很忙，卻老是忙而無功？為什麼別人的工作乾的總是有條有理，而你卻一塌糊塗？為什麼感覺付出很多，得到的卻只是老闆的批評？為什麼沒有一刻空閑，到總結時卻說不出所完成的成果？歸根結底，只有一個答案：工作習慣問題！如何學會把工作有效分類，減少工作中的盲目性；如何在工作中對別人說「不」，保證自己本職工作的完成質量；如何制定科學、實用的工作計劃，讓自己的工作有條不紊的進行；如何在工作中各方面都能養成良好的行為習慣？眾所周知，制約中國企業發展的致命軟肋是員工執行力差，而員工執行力差的一個重要原因是員工缺乏良好的工作習慣與高效的工作方法。那麼，如何提高工作效率呢？

你是否總是第一個衝進辦公室，最後一個離開？沒有比夏季工作50小時以上更恐怖的事了。為了能夠使用夏日星期五（無論是正式的或非正式的），你應該在這個季節里儘可能地提高效率。你是不是從早忙到晚，感覺自己一直被工作追著跑？但你的忙亂也許不是因為工作太多，而是因為沒有重點，目標不清楚，所以才讓工作變得越來越複雜，時間越來越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場環境里，我們必須在越來越少的時間內，完成越來越多的事情。

譚小芳老師表示，國內很多民企的老總或者管理者之所以很累效率比外企低，主要的原因就是自己把員工的工作搶走了，最終搞得自己忙的不可開交，員工輕鬆的要命；但我同時呢，也報理解的態度——老闆和管理者真的不想將工作交給員工嗎？他們很想，可是他們更多的是不放心才造成今天結果，這也就是很多提高管理者工作效率或員工工作效率的方法為什麼行不通了！

工作效率（Workefficiency），一般是指工作的投入與產出之比。產出大於投入，就是正效率，產出小於投入，就是負效率。提高工作效率的目標，就是要求正效率值不斷增大。一個人的工作能力如何，很大程度上是看其工作效率的高低。如果一個人長期處於低效率狀態，可以肯定其能力是低下的，或者是心理上和生理上出了問題。譚小芳老師認為，提升工作效率的意義在於——

1、提高工作效率之後，在優化勞動組合中，具有更大的競爭優勢。

2、提高工作效率以後，可以克服機構臃腫，人浮於事，浪費時間的現象。

3、提高工作效率以後，就有可能縮短工作時間，從而有更多的時間讓員工自行支配，去從事學習、娛樂、旅遊、社交和休息。

4、提高工作效率可以增加二者利益。即有利於單位的勞動生產率和經濟效益的提高，增加活力；有利於工作人員個人實現多勞多得，增加收入。

眾所周知，忙碌的人辦事效率最高。他們的秘訣其實很簡單：一刻也不肯停下來。無論是從事於哪個行業，無論是老闆還是員工，我們都希望能夠更好的提高工作效率，但是如何能夠更好的提高工作效率呢？著名企管專家譚小芳老師總結了管理者提升工作效率的9大技巧，稱之為工作效率提升的九陽神功——

1、按計划行事

每天列一個日程表，列出寫郵件、打電話的時間。人們習慣於確定開會的時間，但對於自己一整天的工作卻缺少具體的時間安排。如果覺得開會比日常工作還重要，那麼只會造成各種阻礙。另外，譚小芳老師建議把你想要回家的時間確定下來，然後再下載一個「該回家了警報器」，可以協助更好地達到目標。

2、確定優先權

做事千萬不要拖。要注意自己是否總是先處理些例行公事，而將重要事情一拖再拖。如果你能在面對簡單和棘手的公務時，首先選擇後者，那麼事後你將會產生巨大的滿足感和自信心。把小事情都放在後面，你會很容易節省許多時間。如果你不能拒絕，至少要讓自己的工作先後有序。譚小芳老師在實踐中發現——現代人工作變得複雜而沒有效率的最重要原因就是「缺乏焦點」。因為不清楚目標，總是浪費時間重複做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關鍵的信息，卻在不重要的信息上浪費了太多的時間；抓不到重點，必須反覆溝通同樣的一件事情。

3、知道自己何時效率最高

很多人都在早上的時候工作效率最高，可如果你的生物鐘稍微靠後了一些，不妨晚一點去吃中午飯，趁辦公室里的安靜狀態，進行工作。譚小芳老師建議分清楚從老闆，客戶以及同事之間過來的事情，哪些是緊急的、首要的，問清楚它們的最後期限，他們期望的是什麼結果。花些時間多問些問題，會有助於你決定哪些事情更重要，同時也可能避免你重複勞動。

4、創新提升效率

引進適用的新設備就生產方面來說，採用新設備往往都能極大的提高工作效率，這方面是眾所周知的，在此不再贅言。採用新技術新工藝前面說的要選擇最好的工作方法，對生產、加工業而言，就是要不斷地改進生產技術、生產工藝，只有創新、引進、吸收新技術、新工藝，才能保證生產效率和生產水平的永遠領先，才能真正體現新技術、新工藝對提高工作效率的貢獻。

5、放鬆你的神經

在你入睡1小時前關掉電視。看電視會刺激你的大腦，讓它處於難以入眠的狀態。整晚睡不好的精神狀態，相當於血液里酒精含量達到醉酒駕車的程度。人能保持的高效工作時間，每次都不會持續超過1小時，所以剩下的時間你雖然在工作，但效率一般。如果你選擇適當的休息，並且給同事和自己都倒點喝的，算是利人利己。

6、把搞笑郵件放到一邊

如果你收到很搞笑，或是比較八卦的郵件，不要急於轉發，不然你會從更多的同事朋友那裡收到更多的搞笑郵件。因為在這件事情上，人們都喜歡禮尚往來。調查顯示，上班族每天平均花6分鐘時間處理垃圾郵件。跟你的IT部門聯繫，建立更好的垃圾郵件處理系統。

7、明確職責與裝備

在你著手做一件事情前，首先要問這件事是否屬於你的職責範圍。很多上班族因為不願意為這些「小事」多費口舌，而無端增加了工作！在如今越來越複雜與緊湊的工作步調中，「保持簡單」是最好的應對原則。「簡單」來自清楚的目標與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。同時，譚小芳老師表示，不論你是建築工人還是辦公室一族，你的所有裝備都需要安置有序，不然的話，你的寶貴時間都浪費在尋找它們身上了。放一個工具盒在你的辦公桌上，讓每個人知道借用過的東西可以放在其中。

8、固定你的工作流程

把下屬彙報工作的時間，頭腦風暴時間，或是監督工作進度的時間，都固定在每天的某個時段內。這樣就不會有人時不時來打斷你的工作。而這個固定的時段，完全可以過得輕鬆一點，加點茶和點心。另外，譚老師建議每個月檢查一下你的電腦：查殺病毒、刪除過期文件、清理碎片、安裝需要的軟體，同時也卸載不必要的軟體。2005年的一項調查發現，很多上班族平均每天需要用48分鐘來專門處理電腦問題。

9、適時離開

記住「過勞死」這個詞已經成為上班族可以選擇的一種死亡方式，不要讓它成為你的墓志銘。如果你因為按時下班而感到內疚的話，可以通過下班後作一些有意義的事情，來撫平這種情緒，比如去看望父母，或者照看小動物。同時，譚小芳老師建議按時鍛煉身體，提高身體素質可以避免你請病假，這樣你也不用休病假回來發現文山會海正在辦公室里等著你。有數據表明，不到48%的上班族每周做足夠鍛煉，而值得提倡的鍛煉時間是每周不少於150分鐘。

綜上所述，作效率高低不僅體現了企業的管理水平，還能看出企業的員工素質，更能說明企業在當今市場上的競爭力，因此很多經理人、很多企業也都在為提高工作效率絞盡腦汁，提高工作效率的途徑，或許千條萬條，但這九條應該是比較關鍵的，因此經理人和企業，最好以此為鏡，檢視自己和企業，取長補短，互通有無，學習交流，以期真正提高工作效率！