如何專註於至關重要的20%

如果我告訴你，只要你把更多時間和精力專註於你已經在做的一些事情，你就有能力徹底改變你的人生，可以完成更多的事，賺更多的錢，享受更多的成功，你會怎麼看?這是真的，這種說法是根據一條已經存在了近100年的著名原理得來的。只不過，大多數人都因為某個簡單卻又隱藏不見的障礙而無法使用這個方法。這就像是一個充滿寶藏的洞穴，從入口處能夠很容易看到裡面閃閃發光的寶石和金子在召喚著你，但只有千分之一的人能成功地進入洞穴深處獲取這些財寶。

本章將告訴你這一原理是什麼以及它在你的生活中如何奏效，本書的其餘部分將提供給你所需要的工具和技巧，從而幫助你克服那些讓大多數人碌碌無為的障礙，這些人之所以無法突破成功的一般水平，正是因為他們無法將這一原理運用於實踐。我保證只要你堅持運用這一原則，它一定會使你的生活發生巨大改變，它會使你的生活變得越來越好。

帕累托法則(Pareto抯 Principle)

經濟管理思想家約瑟夫 M. 朱蘭(Joseph M. Juran)提出這一理論，並最終以義大利經濟學家維爾弗雷多帕累托(Vildredo Pareto)之名進行命名。維爾弗雷多帕累托發現義大利20%的人擁有全國80%的收入，他隨後在其他國家也開展了類似的調查。研究結果發現，這些國家的收入分配均呈現相似的情形(在某些國家，財富甚至集中在更小比例的人手中)。最終，他的發現成為商業社會的一條經驗法則。例如，20%的客戶人群貢獻了80%的銷售額。

80/20法則

你可能在某一時刻已經遇到過80/20法則，也就是眾所周知的「帕累托法則」。它的核心思想是，你的80%的收益或價值其實僅來源於20%的努力。

大多數辦公室白領都能很容易地驗證這一現象。每天的8個小時工作時間裡，很可能只有一個半小時的工作才會真正有所回報，這就是那20%。這很可能包括為開發一種新產品或新的服務類型作決定、創建新的優先順序或目標、指導他人工作等。其餘的80%可能包括一些含金量比較低的活動，比如整理郵件、出於禮貌而參加的一些與你關係不大的會議、做一些微不足道卻又很緊急的小事、拒絕一些向你推銷不適合你的產品或服務的推銷員，或是接聽一些和工作關係不大的閑聊電話。

費時的同事

你有沒有這樣的同事，他們花了你80%的時間卻只給了你不到20%的回報(不論你怎麼定義)?是時候重新分配他們接近你的機會了，把更多的時間放在那些能帶來更多回報的人身上 。

同樣的規則通常也適用於產品上。許多公司都有非常龐雜的產品線，如果他們對其利潤來源進行分析，就會發現這些利潤其實來自相對很少的產品。這很可能是因為這些產品的銷量很大或者因為其價值最高。

服務行業可能擁有很多的客戶，但大部分的利潤其實來源於相對較少的一些客戶。他們很可能還發現20%的客戶佔用了80%的時間來處理一些費時的問題、細枝末節的抱怨以及在最後時刻做的變動。值得注意的是，提供最大價值的這20%通常並不是製造最多問題的20%。商人發現放棄那些最難纏的客戶能使他們解脫出來賺取更多的錢，更別提因此而無需再承受的巨大壓力和內心的憤怒。

這一準則甚至還可以運用在家庭生活的某些方面。很可能你80%時間裡的穿著只是衣櫥中衣物的20%，家中80%的磨損只是發生在20%的地毯身上。很可能你和配偶或伴侶80%的爭執都源自你們意見有分歧全部話題的20%(對於大多數夫婦而言，這些問題一般是金錢、誰來做家務以及養育孩子等問題)。

消除20%的消極力量

目前我們所說的大多是些能帶來積極結果的行動，而80/20法則同樣適用於消極的事情之中。比如，80%的犯罪事件是由20%的罪犯所為，這就是紐約「零忍受」(zero tolerance)政策能夠見效的原因。事實證明，街頭所抓獲的那些犯小事的人都曾有過大罪的犯罪記錄。

舉個常見的負面商界案例:在我們和某家公司或者某種產品的接觸中，遭遇一位行事粗魯或毫無頭緒的客服代表可能只佔到很小的比例，但這就足以改變我們對於該公司的整體印象。

在個人生活中，有時候我們在20%或更少時間裡做的事，造成了我們80%的不開心。比如說，有人和配偶只用了很少的時間爭吵，但可能正是這次爭吵造成了日後很多的不愉快。

自然，對於消極舉措我們應該盡量減少而不是增加這20%。因此，在大多數情況下，最好的策略就是做一些能夠給我們帶來正面效果的事情，從而讓消極的事情無處立足。那些過著真正多產的、快樂人生的人常常會對他們曾經肆意放任的消極行為失去興趣。

專註於積極事件為什麼重要

《改變你看待事物的方式》(Change the Way You See Everything)一書的作者、心理學家凱瑟琳 D. 克拉默(Kathryn D.Cramer)指出，80%的時間裡我們都在關心哪些事情沒做好，而研究表明，將注意力集中在我們做好了什麼上才是加速進程的關鍵。那麼我們為什麼要關注這些消極的方面呢?因為我們被訓練成這樣。她指出，在三四歲之前，不管我們做什麼事情，大人們都會給我們掌聲和稱讚。但是等到我們上學以後，他們專註的焦點開始變成我們都做錯了什麼，這種狀態在我們以後所接受的教育階段一直存在。

你可以選擇你要考慮的東西，將80%的注意力集中在你的優勢上，集中在日常生活中做得比較好的事情上以及你的潛能上，這種做法會更加有效。

如果你已經習慣於強調消極的事情，那麼想要改變這個習慣就需要花些時間了，不過還是有些方法可以幫你轉到更積極的方向上來。

每天早上醒來的時候，花一兩分鐘想想生命中值得感激的事情。同時，想一想這一天你所期待的事情。

在一天當中，當有事情進行得很好的時候，花點時間把它記下來。這些事情並不一定要是什麼大的成就，可能只是你處理得非常得當的一通電話或者你回答同事的一個問題。這聽起來也許很瑣碎，但是想想，你一天中會注意到多少消極的小事?花些時間注意這些積極的東西，這可以幫你在思想上達到某種平衡。

同樣，注意其他人所做的積極而有價值的事情，花點時間去讚美他們所做的事。糟糕的項目經理常常只會記住下屬犯錯的時候，而優秀的項目經理則懂得培訓員工的最好方式是強化他們的有效行為。

夜晚時分，簡要回顧一下當天發生的事情。積極和消極方面的事情都要想一想，想想從這些事情中你都學到些什麼。如果這天確實有很不好的事情發生，那麼下一次在遇到類似情況時你要怎麼處理呢?那種有關個人發展的說法，什麼「人生沒有錯誤，有的只是不同的經歷」這種話聽起來不免有些幼稚，但其中確實有一絲真理的成分。

你的這種思維方式上的改變可能實際上成為實施80/20法則最重要的方面，因為如果不首先改變消極的態度，你是很難改變那些消極行為的。

讓我們看看通過關注最有價值的20%，你的職業生涯能發生多大的改變。

工作中你需要關注的積極的20%是什麼

花點時間想想80/20法則可以怎樣運用到你的工作中。在工作周中，你所做的最多產的事情是什麼?

現在大概估算一下，你有多少時間是花在真正做這件事情上。我曾經對很多人問過這個問題，包括行政人員、藝術家、兒童節目喜劇人員、教師、醫生，基本上這些人都說他們只花費了10%～20%的時間做這些最有產出性結果的事情。當然這也就表明，他們的大多數時間都花在一些產出性很少的事情上。這個事實解釋了為什麼如此多的人總是無法擺脫平庸的境地，我們大多數人都在浪費自己的寶貴時間。

80/20法則的寓意很簡單，它幾乎可以運用於一切場合。如果你能夠在關鍵的20%事項上花費更多的時間，那麼你就可以做到更多產(並且很有可能賺到更多的錢)。

簡化你的工作空間

你可以對你所工作的環境運用80/20法則。你工作中80%的時間都會需要的物品(例如訂書機、目前正在執行項目的文件夾、膠帶等)是否在唾手可得的位置，或者你的辦公桌上是否堆滿了你在平時工作中連20%的時間都不大可能用到的東西?根據實際情況對這些物品進行重新擺放。

這個過程也很簡單：確認你最重要的20%工作事項，更多地重複這20%的工作，這當然就意味著，少做那些不太有利的80%。稍後我們會提到遠離那些不太有價值行為的最佳途徑。

「找到你最重要的20%的工作，多做這些工作。」

首先第一步要看看你目前正在做些什麼。在下面的橫線上寫出你工作時會做的10項任務或活動。當然，從事不同職業的人所給出的答案千差萬別，但這裡面可能會包括寫報告、參加會議、撥打銷售電話或者瀏覽網頁了解相關新聞。這十項任務不要寫成你的工作描述或者你打算做的事情，而要實實在在是你工作時間中確實會去做的事。

目前佔據你工作時間的十項任務：

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現在對你所列出的這十項任務，分別寫出它們在你工作時間中所佔據的比重。如果你所做的事情遠不止十件之多，那麼你的比率總數就無法達到100%，你也不用像個完美主義者，一定要把所有比率計算準確，只要合理地猜測就好。如果你想更準確，那你可以用計算器。比如說你一周工作40個小時，你花了3個小時做第一項工作，那麼就用3除以40，結果得到7.5%，那麼這個數值就是你在這件事情上所花費時間的比重。

在下面的空白處，寫下你工作時所做的三件最有價值的事情，也就是幫你取得更多金錢或者代表你所做出的最大貢獻。這些事情可能已經包含在你以上的清單內，又或者它們中的某個或多個根本不在你做得最多的十件事清單中，因為這些事情實在佔據了太少的時間。

工作中最能增加價值的三件事情：

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現在估算下你在這三件事情上花費了多少時間。理想狀態是這三件最有價值的事情同時佔據你工作中最大的三塊，但實際情況往往並非如此。不過別擔心，用不了多久你就能了解一種方法，這種方法將教會你如何改變對於時間的利用方式，而這將會徹底引導你走向快速成功。

休閑時間中你最關注的20%是什麼

現在對你日常生活中常做的事情排一個類似的清單，看看帕累托法則在你的個人生活中是怎樣起效的?在下面寫出你工作之餘所做的十件(或者更少)事情(睡覺和吃飯除外)。同樣，不同的人所給出的內容也千差萬別，但是可能會包括看電視、閱讀、運動健身或者去影院看電影。在這個清單里，只列出你確實會做的事情;比如，你可能會對去劇院或者博物館感興趣，但是除非這些事情確實是你空閑時最常做的十件事，否則就不要寫它們。

目前空閑時，你最常做的十件事：

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跟之前一樣，估算下這些事情在你空閑時光里所佔據的大概時間。

然後寫下三件讓你覺得最開心的事情。如果有些事情你覺得自己非常滿意，但它們並不在你上面所列的清單中，那麼添加這些內容。

閑暇時會做得最有意思的三件事情

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現在估算下這三件事情在你所有空閑時間裡所佔的比重。在人們的生活中，對於大多數人而言，他們花了最多時間做的那三件事往往並不是能給他們帶來最多歡樂的事情。

要了解更多有關帕累托法則的信息，企業家、管理諮詢師理查德科克(Richard Koch)著有三本關於帕累托法則實際運用的書籍：《邁向成功：80/20法則》(The 80/20 Principle)，《發揮你的潛能：80/20法則》(The 80/20 Individual)以及 《生存方式：80/20法則》(Living the 80/20 Way)。

為什麼我們總是在做那些令人不甚滿意的任務或行為

你可能發現你所列清單里的一些事情佔用了很多空餘時間，但它們所帶來的效果卻很一般。只是我們早就習慣了要去做這些事，或者因為我們認為有人想要我們這麼做。我們常常並不立即去做一些會給我們帶來更多歡樂的事情，因為這些事情遲早都會去做。遲早可能是指「當孩子們再大些」，或者「等我退休以後」，或者「等我們存夠錢」。然後不幸的是，我們往往都盼不來這些日子。

還有一個因素就是「無底洞現象」。決策研究表明，人們在某件事情上投入越多(這種投入可以是金錢、時間或情感)，就越難以捨棄這件事。舉個例子，一本300頁的書，你已經看了200頁，而你越看越覺得這本書沒意思，但是你很有可能覺得還是應該把這本書看完，因為已經看了這麼多頁了。這一效果同樣適用於其他方面，比如不應該再繼續投資某個項目或者以前所購買的那些不再適用於你的東西。(「我不能就這麼放棄或者以這麼低的價格出售，當初買的時候，我可是花了一大筆錢!」)

克服這種心理有個很好的策略，那就是運用「零容忍」準則。試問：「如果當時我並沒有買這個(或者在這上面花時間)，現在還會這麼做嗎?」如果答案是否定的，那麼是時候停止、甩掉或者賣掉它了!

還有一種因素可能是面子問題。比如你告訴了所有認識你的人，你將去參加一場馬拉松比賽，之後你卻發現參加這個比賽會對你的膝蓋造成疼痛和其他損傷，但即便如此，你依然會去參加這場比賽，無論棄賽對你的健康多有利。解決這個問題的一個很好的方式就是倒退一步，更客觀地對整個事件進行思量。如果你有朋友也碰到這種問題，你會怎麼做?你很有可能會說，「別傻了，健康比什麼都重要。」這也是你對自己的答案。

下一步是什麼

通過本章，相信你已經明白在你的工作和業餘生活中哪些方面可以進行改善，從而極大地提升你的快樂和幸福。下一章，你將了解怎樣在具體的目標中專註於這些事情，以及幫助你實現所設定目標的秘訣。

以上摘自《專註力：化繁為簡的驚人力量》 作者：于爾根.沃爾夫 譯者：朱曼 出版社：機械工業出版社

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