Microsoft excel 2007基礎操作

06-29

EXCEL表格基本知識

一．軟體簡述

微軟公司開發的製表軟體，可進行數據的錄入，編輯，計算，圖表輸出，數據統計等。

二.啟動

1.開始--程序--MS office--MS office 2007

2.雙擊桌面快捷方式圖標

3.打開EXCEL文件，雙擊打開/右擊文件--選擇打開方式--選擇EXCEL2007打開方式--確定。

三.窗口介紹

1.快速啟動欄：OFFICE按鈕，快速工具欄（自定義）

2.菜單工具欄

3.編輯欄：名稱框、函數計算按鈕、編輯欄區

4.行號列標，單元格網格線（默認不列印，可以設定列印）,可以通過頁面布局菜單設定顯示與隱藏。

5.工作表標籤

6.狀態欄

四.文件操作

1.基本概念

工作簿：文件操作單位

工作表：一個工作簿可以包含1-255張工作表，默認3張。

單元格：1048576行,16384列

2.新建：新建空白工作簿

3.打開：（副本方式打開）

4.保存與另存為

注意保存的版本，加密保存（在保存與另存為對話框左下角單擊「工具」選擇「常規選項」—在彈出的對話框中設定密碼。

5.關閉與退出：

五.工作表的操作

1.工作表的數量：

插入--右擊工作表標籤--插入--工作表

工作表標籤上的「插入工作表按鈕」或SHIFT+F11

刪除--右擊工作表標籤--刪除

新工作簿：OFFICE按鈕--EXCEL選項--常用--新建工作簿的工作表數量（1-255）。

2.工作表的選擇

單個：滑鼠單擊標籤

多個：CTRL鍵，SHIFT鍵，右擊標籤--選擇全部工作表。

選擇多張工作表形成工作組，相當於複寫紙功能。

3.工作表的重命名

雙擊標籤--輸入新名稱（注意名稱的要求），右擊標籤--選擇重命名--輸入名稱，還可以設定標籤顏色。

4.工作表的移動與複製

a.拖動標籤/CTRL+拖動，釋放時先釋放滑鼠再釋放輔助鍵。

b.右擊工作表標籤--移動或複製工作表--選擇工作簿、位置、是否建立副本

5.隱藏工作表：右擊標籤--隱藏/取消隱藏

6.保護工作表：右擊工作表標籤---保護工作表-----設置密碼----保存

EXCEL表格數據編輯

一. 數據輸入

1. 文本輸入

(1). 文本（漢字和字母直接輸入）：直接輸入/回車

現象：正常顯示，延伸顯示，截斷顯示，強制換行（alt + enter)

(2). 文本格式數字：『 (英文狀態下)　+　數字

選中單元格—右擊---數字----文本

例：身份證號碼，郵編，電話號碼，學生證號，VIP卡號，前帶0的數字等

註：文本型數據默認的對齊方式是左對齊

2. 數值輸入

(1). 數值組成：％、^、*、/、+、

(2). 整數和小數：定位/直接輸入/按ENTER或TAB

注意：數字較長時不能正常顯示,應該設置成數值（右擊---設置單元格格式—數字---數值《設置保留的小數位數、千位分隔符、負數的表示方法》）

(3). 負數：利用負號或括弧

例：(100)＝-100

(4). 分數：以「0」加空格開頭，再輸入分數(直接輸入會變為日期)

(5). 百分數：輸入數字後，右擊—設置單元格格式—數字---百分比—設置小數位數—確定即可

3. 日期輸入

(1). 格式：用「/」或「—」隔開；年/月/日　或　年-月-日

例：　2006/12/4或2006-12-4

①. 任意日期：直接輸入

②. 當前日期：Ctrl+；

4. 時間輸入

(1). 格式：用「：」隔開

例 19：47

①. 任意時間：直接輸入

②. 當前時間：Ctrl+Shift+：

注意事項：數值文本化:excel顯示數值只能正常顯示前15位，後面的都會以0代替。

在單元格前先輸入英文狀態下的單引號，再錄入數據即可。

格式的刪除：選擇單元格--DEL鍵只是刪除單元格的內容，格式會保留，若要全部清除可以在「開始」菜單右側的「編輯」部分，在刪除按鈕列表中選擇清除的方式與對象。

二. 單元格填充

1.等值填充：輸入第一個----選中---滑鼠放在右下角的填充柄上（變成+號）--拖動

2.等差序列填充：

A:差值為「1」的等差序列：輸入第一個----選中---滑鼠放在右下角的填充柄上---按住CTRL鍵拖動

B：差值不為「1」的等差序列：輸入前兩個數值----選中---滑鼠放在右下角的填充柄上（變成+號）--拖動

注意：日期與數值相反

3.預定義文本填充：OFFICE按鈕--EXCEL選項--常用----編輯自定義列表----可以在列表中輸入序列（項目於項目之間用回車隔開）單價添加按鈕）確定—確定

4.練習：使用填充柄拖動，查看效果

文本類型	文本類型	數值類型	數值類型	文本和數值	日期	日期	等差	預定義	預定義	自定義序列
愛你一萬年	你好	249	249	愛你10000年	08-8-8	08-8-8	1	子	一月	張三
	你真好						3			李四
	你太好了									王五
										劉六
										小七
拖動	選定拖動	拖動	CTRL+拖動	拖動	拖動	CTRL+拖動	選定拖動	拖動	拖動	定義序列後拖動

三.行與列的編輯

1.插入行/列

右擊行號或列標--插入--行或列（

注意：選擇多少行（或列）,多少行或列

2.刪除行/列

右擊行號/列標--清除（內容）或刪除。

3.選擇行/列

單擊行號或列標，也可以拖動選擇，通過輔助鍵進行選擇。

注意：若選擇不連續的多行或多列，按住CTRL鍵依次選擇

4.行高與列寬

選擇行列後拖動行號或列標的交界線。（注意：選擇多行或多列，可以同時調整行高列寬）

若是雙擊行號或列標的交界線可以實現最適合的行高或列寬。

選擇行號或列標後--右擊--行高/列寬，

5.行與列的隱藏

隱藏：選擇行或列--右擊行號或列標--隱藏

取消隱藏：連續選擇相鄰的行號或列標--右擊--取消隱藏。

注意：保護：右擊工作表的標籤----保護工作表----設置密碼

撤銷保護：右擊工作表的標籤----撤銷保護工作表----輸入密碼

6.行與列的交換

右擊行號或列標--剪切--再右擊目標行號或列標--插入已剪切的單元格。

選中要交換的行或列----滑鼠置於邊框線變成十字箭頭----按住SHIFT鍵拖動

7.行與列的互換

選擇區域--複製--選擇單元格--右擊"選擇性粘貼"---勾選「轉置」--確定。

四.批註

1.插入批註：右擊選擇「插入批註」

2.編輯批註：右擊選擇「編輯批註」

3.顯示或隱藏批註：選擇單元格--右擊「顯示或隱藏批註」

4.刪除批註：右擊單元格--刪除批註。

五.單元格的格式

1.設置方法：

（1）選擇單元格：在「開始」菜單選項卡中有「字體」，「數字」，「對齊方式」右下角箭頭單擊—彈出設置單元格格式對話框

（2）選擇單元格--右擊--設置單元格格式--，選擇單元格--開始菜單--單元格部分--格式--設置單元格格式或（ctrl+1)

2.參數設置

（1）數字：

A.常規:不包含任何特定數字格式（默認的數字格式）。

B.數值:一般用於數字的表示，可以設定小數位數，千位分隔符，負數形式。

C.貨幣型與會計專用：都可以給數字加上貨幣符號，但會計專用格式貨幣符號左對齊，而數字右對齊。

D.日期與時間：主要用於設定日期與時間的顯示方式。

E.百分比：設定數值為百分比模式（不改變數值）

F.文本：在文本型單元格中，數字作為文本進行處理，顯示的內容與輸入的內容一致。（比如001，身份證號）

（2）對齊：

文本對齊：水平方向：跨列居中

注意跨列居中與合併居中的區別。

文本控制：合併單元格，自動換行，縮小字體填充。

文本方向：水平與垂直排列文字，傾斜角度。

（3）字體：當數字設定為上下標效果時，需要先將數字變為文本型。

（4）邊框：設定邊框的樣式。先選擇線條樣式再設定範圍。

（5）填充：設定設定單元格的填充效果（底紋），可以為純色或圖案。

（5）保護：

1> CTRL+A（全選表格）----右擊—設置單元格格式---保護---取消鎖定勾選

2> 選中要保護的單元格----右擊—設置單元格格式---保護---勾選鎖定

3> 右擊工作表的標籤---保護工作表—設置密碼---單擊保存

4> 撤銷保護---右擊工作表的標籤---撤銷保護工作表—輸入密碼---單擊保存

9.數據的有效性

可以預設一些數據的有效性，防止錯誤的輸入，還可以讓錯誤的數據突出顯示出來（圈釋）

數據菜單下---數據有效性.

（1）設置允許條件：序列（項目於項目之間用英文的逗號隔開）

（2）提示信息：輸入信息選項卡

（3）錯誤提示：出錯警告---停止、警告、信息

公式與函數

一.公式

由單元格地址，運算符，數值等組成的計算意義的表達式。

二.運算符

算數運算符：+ - * / ^(乘方=n^m,n的m次方)。

比較運算符：> < =="">= <=><>

文本連接符： &

引用運算符：

區域引用：號，可以引用連續的單元格區域 B2:F7表示引用B2到F7的單元格。

聯合引用 , 號，可以引用不連續的單元格區域。 B2:D4,F5:H8

三.公式的錄入與特點

1.選擇單元格--可以在單元格中或編輯欄上進行設置--先輸入「=」，然後按要求錄入公式，注意運算優先順序，如需要調整，需要使用小括弧進行設置，其中單元格可以通過滑鼠單擊進行選擇輸入。

2.錄入後進行編輯：選擇單元格--雙擊單元格進行編輯，或者是在編輯欄上修改或F2。

四.公式的複製

1.複製有公式的單元格--粘貼到目標單元格。

2.利用填充柄--拖動填充柄，雙擊填充柄（只能向下複製公式）。

五.公式的引用（針對於一個單元格，F4切換）

1.相對引用 B2

公式在複製引用過程中公式中的單元格地址隨目標單元格位置的變化而變化。（引用位置）

2.絕對引用 $B$2

公式在複製引用過程中公式中的單元格地址不隨目標單元格位置的變化而變化。（引用單元格數值）

3.混合引用 $B2 B$2

公式在複製引用過程中公式中的單元格地址未加$的部分隨目標單元格位置的變化而變化。加$的部分不隨目標單元格位置的變化而變化。

4.思考過程

首先觀察源公式，確認無誤，之後先不考慮$，分析若是相對引用，公式如何變化，然後再考慮$,加$的部分不能變化，而不加的部分可以變化。

此處建議同學們靜下心來慢慢去思考，理解了這個知識點對於之後的學習非常有幫助！

六.函數

1. SUM(求和)AVERAGE(平均值)MAX(最大值)MIN(最小值)COUNT(計數)

2. 使用格式：=函數名(數據範圍)

3. 例題

(1). 利用函數計算每位同學的總分和平均分

單元格F2中函數：=AVERAGE(B2:E2)

單元格G2中函數：=SUM(B2:E2)

(2). 計算每個科目的最高分和最低分

單元格B4中函數：=MAX（B2:B3）

單元格B5中函數：=MIN（B2：B3）

(3). 計算每個科目參加考試的人數

單元格B6中函數：=COUNT（B2：B3）

	A	B	C	D	E	F	G
1	姓名	數學	歷史	體育	語文	平均分	總分
2	王偉	86	72	76	92
3	劉翔	88	92	99	86
4	最高分
5	最低分
6	考試人數

一. 條件運算函數

1. COUNTIF(條件計數)

(1). 使用格式：=COUNTIF(數據範圍，「條件」)

(2). 例題：計算出及格率（及格率=及格人數/考試總人數）

單元格G2中函數：=COUNTIF(A2:F2，「>=60」)

單元格H2中函數：= COUNTIF(A2:F2，「>=60」)/COUNT(A2:F2)

	A	B	C	D	E	F	G	H	I
1	姓名	林名	王偉	汪洋	李濤	趙波	宋輝	及格人數	及格率
2	語文	56	71	63	58	45	49
3	數字	95	85	65	46	85	64

2. SUMIF(條件求和)

(1). 使用格式：= SUMIF(條件區域，「條件」，運算範圍)

(2). 例題：分別計算性別為男和女各科成績的匯總

C7單元格函數：=SUMIF（$B$2:$B$6，「男」，C2:C6）

	A	B	C	D	E	F	G	H
1	姓名	性別	語文	數學	政治	物理	外語	化學
2	李一	男	89	76	92	98	95	94
3	劉地	女	98	87	78	65	87	54
4	吳的	女	78	65	98	78	98	75
5	黃有	男	63	84	90	100	78	89
6	金人	女	85	74	96	62	90	73
7	男匯總
8	女匯總

二. 日期函數

1. TODAY 顯示計算機中當前日期

使用格式：=TODAY()

2. DATEDIF 計算指定起始日和結束日之間的天數間隔

格式：=DATEDIF（起始日期，結束日期，「指定日期的計算方式」）

日期的計算方式

Y：計算期間內的整年數

M：計算期間內的整月數

D：計算期間內的整日數

3. 例題：求王偉的工齡？

=DATEDIF(B2,TODAY(),」Y」)

	A	B	C
1	姓名	入公司時間	工齡
2	王偉	2003-09-16

三. 排名次函數

1. RANK:返回一個數值在一組數值中的排位

2. 使用格式：=RANK(單元格地址，數據範圍,升/降序)

0表示按降序排列,1表示按升序排列。降序排列時0可省略

3. 例題:根據總分從大到小求王偉的名次？

(1). =RANK(F2，F2:F4,0) 求得總分F2在區域F2:F4中的名次。0可省略

(2). =RANK(F2，$F$2:$F$4) 複製公式時將區域鎖定,使之不隨公式位置的變化而變化。

(3). =「第」&RANK(F2，$F$2:$F$4)&「名」如果公式中要添加文字,需用「」並用&連接

	A	B	C	D	E	F	G
1	姓名	數學	歷史	體育	語文	總分	名次
2	王偉	86	72	76	92	326
3	宋明	89	84	92	96	361
4	汪洋	72	84	86	65	307

四. 條件函數

1. IF：根據條件判斷，顯示不同的結果

2. 使用格式：=IF(條件表達式，條件成立，條件不成立)

3. 例題

(1). 總分>300，評比中顯示為合格。總分<>

G2中函數為：=IF(F2>300，「合格」，「不合格」)或 = IF(F2<>

(2). 總分>350，顯示優。總分<>

G2中函數為：=IF(F2>350，「優」， IF(F2<>

	A	B	C	D	E	F	G
1	姓名	數學	歷史	體育	語文	總分	評比
2	王偉	86	72	76	92	326
3	宋明	89	84	92	96	361
4	汪洋	72	84	76	65	297

數據的分析

一.排序

1.單列排序

游標定於列中--數據菜單下--排序與篩選--升序和降序按鈕，完成按照當前列的排序。

2.多列排序

游標定於數據區域中或選擇要排序的記錄--數據菜單下--排序與篩選--「排序」按鈕--彈出對話框：設定條件與方式----添加條件----確定。

3.自定義排序：在進行排序時，針對於文本可以進行筆畫，拼音和自定義排序。

二.自動篩選

游標定於數據區域中或選擇要篩選的記錄--數據菜單下--排序與篩選--「篩選」按鈕--此時發現標題行出現下拉三角符號

選擇一列單擊「▲」--升序/降序/自定義排序，數字篩選：前十個（篩選出數據中最大的或最小的幾個數據），低於或高於平均值，自定義篩選:設定條件，與（滿足兩個條件），或（滿足任一即可），* ？作為通配符的使用。

取消篩選：單列--游標定於列中-選擇單擊篩選部分的「清除"按鈕,若要取消全部篩選--單擊篩選按鈕。

三.分類匯總

1.按照要求進行排序，注意排序的列就是分類匯總的「分類欄位」。

2.游標定於數據中--數據菜單下--分級顯示--分類匯總--彈出分類匯總的對話框

3設定參數：分類欄位：排序的欄位。

匯總方式：計算的方式。

匯總項：針對於哪些項目進行匯總。

替換當前分類匯總：製作多重分類匯總。

每組數據分頁：將每一級別進行分頁列印。

匯總結果總是顯示在數據下方：取消則匯總結果顯示在數據上方。

四.合併計算：

1.作用：可以將多個數據表進行累計運算。注意：一般表格要求只有一行項目標題與一列項目標題，其餘是數據。

2.數據菜單下合併計算--瀏覽選擇要合併的數據表格並添加到列表區域中，選擇「標籤位置」和是否鏈接，完成後確定。

五.圖表

1.生成圖表：游標定於數據區域中或選擇要生成圖表的數據--插入菜單--圖表部分--選擇一種圖表類型--單擊則在頁面中出現圖表。

2.修改圖表

選擇圖表--類型：修改圖表類型。

數據：切換行/列，選擇數據:設定要生成圖表的數據。設定X軸與Y軸的參數。

圖表布局：設定圖表內部元素的布局。

圖表樣式：設定圖表的樣式。

位置：生成圖表工作表，作為對象插入到圖表中。

布局：針對於圖表中的元素進行進一步的設置，

格式：設定圖表的格式。

右擊圖表---按照要求設定相關的屬性。

六．數據透視表

數據透視圖/表是一種互動式的高級的分類篩選，可按自己的要求篩選並顯示需要的數據。

方法：游標定於數據中—插入菜單下---（左側的）數據透視表—選擇一個表的位置（一般是新建一個工資表）--將需要的相關數據進行布局—確定。

五.窗口的新建與查看方式：視圖選項卡---窗口部分

1.窗口的新建

2.窗口的排列與查看

3.窗口的凍結與拆分

六.頁面設置與列印

1.頁面設置

（1）頁面布局菜單--頁面設置：頁邊距（常規，自定義）自定義頁邊距會彈出頁面設置對話框，可以設定頁邊距，頁眉頁腳邊距，居中列印。

（2）紙張方向：橫向/縱向。紙張大小。

（3）列印區域：默認情況下列印整個工作表，可以選擇要設定的列印區域後選擇「列印區域」--設置列印區域。

（4）分隔符：插入分頁符。定游標選擇該命令--游標左上的部分單獨作為一頁進行列印。

（5）背景：插入背景效果（圖片）。

（6）列印標題：列印區域，列印標題選擇要作為標題的行或列（單擊行號或列標）。

（7）頁眉與頁腳：頁面設置--單擊右下角的按鈕--在彈出的對話框中選擇"頁眉與頁腳」--選擇自定義頁眉或頁腳進行設置。

（8）縮放列印：按照比例進行放大或縮小的列印。

2.列印

單擊OFFICE按鈕--列印--列印預覽/列印--完成設定後確定。