材料出庫的財務流程再造

2014.6.6中國會計報 林海燕 李新文繪製財務流程圖 在企業財務流程再造的前期，要對企業財務流程的基本運轉情況進行全面準確的描述，並繪製出相應的流程圖，了解和梳理企業財務流程運轉過程中的現狀，診斷和識別企業管理過程中的漏洞和問題，理清企業財務流程中的各種邏輯關係，為財務流程再造工作找尋切入點。首先，了解企業的以下信息：組織架構設置，各部門的主要業務職責和相關崗位設置；企業的主要業務流程及其涉及的部門和崗位；各項業務流程之間和內部的流轉順序及控制程序。其次，要了解和把握每一流程內部所包含的作業及其關係、各作業的執行部門或人員、信息傳遞的方式和路徑等。此時，要把精力重點放在跨部門、範圍大、信息流轉次數多、工作重複繁瑣和無效的環節以及成本高、執行力差的流程等方面。最後，要繪製相應的流程圖，並對其進行描述，更加直觀地反映流程涉及的範圍，做好財務流程再造的基礎工作。尋找需要再造的關鍵流程。財務流程再造要界定出企業的關鍵和核心流程。企業管理的「二八原則」告訴我們，企業80%的價值是由20%的流程創造的。那麼，在財務流程再造過程中，首先要對那20%的關鍵流程進行再造。尋找需要再造的關鍵流程時，應綜合考慮以下因素：在所有流程中的地位；對顧客價值增值的影響力；不合理、不增值的財務流程；流程涉及的範圍、再造的成本效益原則和可行性等。關鍵的財務流程一般包括：對企業核心業務有影響的財務流程；對顧客有高附加值的財務流程；不增值、屬於瓶頸的財務流程；跨部門的財務流程等。財務流程的理解。尋找到需要再造的關鍵流程後，必須對該流程的功能、績效及其影響因素進行準確的認識理解，充分把握其形成的背景、原因、限制因素、問題所在和影響，為財務流程的順利實施和運轉奠定基礎。此時，應把重點放在對流程的理解上。財務流程再造的5種方法財務流程再造，應以顧客價值增值為導向，消除非增值作業，提高企業績效，主要有以下5種方法。清除不增值財務流程。非增值作業有百害而無一利，浪費了企業的人力、財力和物力，卻不能為顧客創造任何價值：高庫存量、過量生產浪費了資源，降低了資金使用效率；信息的多次傳遞影響了流程運作效率並可能在傳遞過程中發生錯誤；生產過程中的故障、返工和待工增加了生產成本，並且嚴重影響了顧客的滿意度；失控流程很可能對企業造成極大損失。簡化冗餘財務流程。在清除了不必要的非增值流程後，應對剩下的效率低的流程進行簡化，減少重複作業，建立信息與溝通制度，實現信息的快速收集、處理和傳遞。整合相關財務流程。對經過簡化的任務加以整合，使流程內部運轉更加連貫和順暢。整合後的流程應以高效滿足顧客不斷變化的需求為前提，建立流程團隊，提升團隊整體的工作效率。流程加速和自動化。工作流程自動化能大大提高工作效率，使流程運轉更加規範化、制度化和標準化。在完成流程的清除、簡化和整合的基礎上，實現流程加速和自動化。此時，要充分運用和發揮信息技術的強大功能，對數據的收集、傳送等工作自動化。新財務流程的試驗與運行。流程再造工作剛剛開展的時候，不可能一帆風順，真實環境中可能存在許多無法預期的障礙和問題，比如受到組織、成員等來自各方的抵制和壓力；新流程未必適應企業經營管理現狀，可行性較差；新流程的運行可能發生較高的成本，無法順利實施等。所以，再造後的財務流程在全面實施運行之前，應在企業內部進行一定時期的小範圍試驗。小範圍試驗後，針對試驗過程中暴露的問題和情況對新流程進行適當的調整和補充之後，投入企業運行。再造材料出庫的業務流程在企業營運資本中，存貨不僅占很大比重，又是流動性較差的流動資產。存貨管理主要包括存貨的信息管理和在此基礎上的決策分析，最後進行有效控制，達到存貨管理的最終目的，提高經濟效益。下面以材料出庫業務流程來作案例分析。再造前材料出庫流程（如圖１）。先提出配料需求：使用部門，如研發、工裝、客服、生產維修等，可根據項目或生產需要，填制《材料領用申請單》，經相關部門簽字批准後，才可到物控組列印其他出庫單。主生產計劃由項目計劃員按月度/周計劃傳至物料調度，由物料調度安排制單。再進行計劃分解：物料調度對主生產計划進行分解為制單員的制單計劃。然後製作單據：制單員根據使用部門提供的《材料領用申請單》製作並列印《其他出庫單》或者《材料出庫單》。制單員根據制單計劃製作列印《定額領料單》。之後是配料：庫管員根據《定額領料單》、《材料出庫單》和《其他出庫單》上的內容進行配料。配料完成後，如果不缺料，則根據車間需求的送料時間送料。當所配物料缺料不能保證生產正常進行時，則向物料調度反饋。對所報缺料按時到達，則根據物料計劃所確定的時間，及時向使用部門配送所缺物料，以保證生產的正常進行。下一步是物料交接：庫管員與使用部門領料員進行實物和領料單交接，確認無誤後簽字確認。最後，庫管員將定額領料單返回物控組，由制單員製作材料出庫單，進行系統出庫。再造前材料出庫流程問題分析。制單員對生產BOM先製作定額領料單後製作材料出庫，造成了工作重複、效率低下。定額領料單的返單及時率低，當天工作無法當天完成，容易漏出物料並造成工作積壓，影響了BOM出庫完整性，造成成本核算不準。定額領料單中缺料現象比較多，使單據反覆傳遞，工作量增多。庫管員已經按定額領料單發料，而領料員同時到制單員處列印了材料出庫單，或者定額領料單列印重複，造成庫管員多發物料而盤虧，同時車間多餘物料的存在會影響後續成本核算的準確性。庫管員根據定額領料單先配發料，但還沒有進行ERP出庫。在這個時間差內，計劃員所查到的庫存台賬不能準確反映庫存信息，造成計劃不準，最終導致大量庫存。再造後材料出庫流程（如圖２）。通過對配發料流程進行清除、簡化和自動化，再造後流程的主要變化由物料調度對生產訂單進行齊套分析，並和車間作業計劃協調工作，下達制單計劃；廢除了定額領料單，由制單員根據物料調度下達制單計划進行直接材料出庫；庫管員按材料出庫單進行配發料，不用再核對缺料信息。再造後流程有三大優點。廢除定額領料單，取消重複工作，減輕制單員工作量，提高工作效率，庫管員根據制單員列印的材料出庫單進行配發料，同時簡化了庫管員的工作。物料調度對生產訂單進行齊套分析，解決了庫管員反饋缺料信息的滯後性。提高了庫存信息的準確性，增強了物流和信息流的一致性。關鍵內部控制點。公司應當建立嚴格的存貨領用和發出制度。公司研發中心、工藝部、生產車間和客戶服務部等部門領用材料，應當持有本部門領導及計劃部等其他相關部門核准的材料領用申請單。超出存貨領料限額的，應當經過特別授權。應當明確發出存貨的流程，落實責任人，及時核對有關票據憑證，確保其與存貨品名、規格、型號、數量、價格一致。同時，部門間單據的流轉也是需要加強控制的地方，防止重複列印單據，多發物料。再造後材料出庫流程的試驗與運行。新流程的運行在缺料現象比較嚴重的情況下，直接材料出庫操作上的困難和對物料調度的壓力比較大。做好這些工作更加需要協調各部門之間的關係，理順跨部門工作流程，打破部門信息孤島現象，加強供應商管理，提高計劃準確率和採購到貨準確率，降低庫存，提高物料的齊套性。
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