公文寫作基礎要求7

1、什麼是「語言實在，言之有物」？　　[解答]公文寫作講求語言實在，言之有物，這是一條基本要求。具體而言，是指在介紹事物提出要求時，凡可以用具體標準表達的盡量不使用「猴皮筋」式的語言，以使用語實實在在，具有可接受性。比如，前幾年，我們常聽到因工作需要公費用餐要堅持「四個菜、一個湯」的標準。這個提法實際上很缺乏可操作性。「四個菜」是什麼菜？是「四素」、「四葷」還是「四鮮」？「一個湯」是什麼湯？是「清湯」、「番茄湯」還是「燕窩湯」？由於提法缺乏嚴格的科學性，可大可小、可長可短、可高可低，所以到後來被少數「嘴饞」的同志「創造性地發展」為「四個盆，一個缸」。事實證明，文在表述事物，特別是提出一個政策主張時，一定要言之有理、言之有物、語言樸素、實實在在、避「虛」就「實」，讓人看得見，摸得著。　　2、什麼叫「特大調」？　　[解答] 所謂「特大調」，是指公文中一些過分修飾的詞語，它有損於公文的莊重與平實的風格。具體地說有這樣幾種情形：一是由「特」字而引起的「特大調」，如公文中常見的「特大盜竊案」、「特大貪污案」、「特大受賄案」、「特大殺人案」、「特大文藝晚會」、「特大交通肇事」等。什麼是「特大」？至少在《辭海》中查不到。由於它缺乏明確的界限，內容往往相差很大，像個「猴皮筋」，在哪都能套得上，所以用在公文中，顯得不夠實際。二是由「最」字引起的「特大調」，如「最著名的……」、「這本書在全國最有影響」、「這是一種最有特效的解決辦法」等。「最」字表示某種屬性超過同類的人或事物，把這樣的一個字用在一個人或一個事物、一種辦法、一項措施上顯然有些過分。正確的作法應當是實事求是，不採用高聳入雲、聳人聽聞的手法，該是什麼情況就是什麼情況，不是非用不可的修飾詞盡量不用。　　3、什麼叫「學生腔」？　　[解答]由於過多的渲染和不必要的抒情，致使公文失去了樸實、莊重，一般稱這樣的病態為「學生腔」。例如有一個中文系的大學生，分配到企業擔任秘書不久，在寫該廠全年總結的開頭時，這樣寫道：「『嘀嗒』、『嘀嗒』！時間如白駒過隙，一年的時間在轉瞬間消失了。這一年中，在黨的改革、開放方針的指引下……我廠面向遼闊奔騰的大渤海，背靠日夜火車如梭的京山鐵路大動脈，緊把著首都、天津的大門口……」這是典型的「學生腔」。充滿文學味道，用語又欠樸實。按擬稿者的本意，也許是想使公文語言華麗多姿、辭彙豐富一些，或者偏愛「文學韻味」，而這恰恰違背了公文寫作注重實用的原則。語要實實在在，任何一點浮華之詞都是應當力求避免的。　　4、為什麼強調使用標準語言？　　[解答]公文寫作強調使用現代漢語的標準語，不使用大多數人無法弄懂的方言土語及含義模糊不清的社會流行語，這是由公文本身的性質和特點所決定的。所謂方言土語，即一方之流行語，如京語、滬語、粵語、東北話等等。具體象北方方言的「腦殼」（頭），粵地方言的「馬蹄」（荸薺）、「番梘」（肥皂），湘地方言的「裏手」（內行）；還有通行於某一個地區的土語，如東北的「老屯」、「忽悠」、「頭晌」、「一摸黑」、「嘮嗑」；天津的「小玩鬧」、「爺們」、「大銅壺」、「二百五」、「混混」、「楞子」、「吃二磨」；山東的「小力把」、「丫」、「拉呱」；河北的「夥計」；廣東的「打的」；北京的「侃大山」等等；以及近些年流行的一些若明若暗、半文半白、含義模糊的「大腕」、「大蔓」「酷」（她好酷啊）、「族」（工薪族、大款族、玩犬族、銀髮族、玩股族）、「炒」（炒魷魚、炒房產、炒股票）、「打」（打工仔、打工妹）等，都不應引入公文。因為它妨礙公文信息的準確交流，容易引起誤解錯用，同時也有損於公文的莊重性。　　5、何謂「書面語」？　　[解答]公文寫作要使用書面語言，少用或不用口語、俗語。書面語言是指書面交際使用的語言，它區別於口語。文字記錄語，逐漸形成比口語精確、嚴密的書面語，又稱「筆語」、「文字語」。口語是人們口頭交際使用的語言，與書面語相對稱。書面語本身即具有莊重的風格，口語恰恰不具備這一點。比如：「母親」一詞有很多稱謂，包括「母」、「母親」、「媽媽」、「娘」、「娘娘」等；「妻子」一詞包括「妻」、「妻子」、「媳婦」、「娘們兒」、「婆姨」、「夫人」、「太太」、「屋裡」、「內人」等；「死亡」一詞包括「死」、「死亡」、「犧牲」、「逝世」、「斷氣」、「見閻王」、「上西天」、「上路」、「一命歸西」、「嗚呼哀哉」、「命歸黃泉」、「咽了氣」等。像上面這些詞語，公文中可選用的是非常狹窄的，只能是「母」、「母親」、「妻」、「妻子」、「夫人」、「死亡」等，假若選用其他那些語詞，由於它們是口語、俗語，就違背了公文用語的基本風格，有失莊重，甚至顯得有些俗氣。　　6、公文寫作中怎樣規範使用專業術語？　　[解答] 公文中常用的專業術語，各有其特定的功用，實踐中應特別注意把握如下三點：第一，要真正弄清每一專業術語的確切含義，不可錯用。上述諸種公文的專業術語，各有其特定的含義，由此而具有不同的用途。因此，公文寫作中必須做到正確使用，決不能粗疏。例如何處應用「為荷」，何處應用「為要」，何處應用「為盼」，均有特定的使用要求。如果錯用，就會影響乃至損害公文內容的正確表達。對此，應予特別注意。

第二，要嚴格區分各相近專業術語的使用界限，切忌混淆濫用。上述諸多公文寫作專業術語，其在表層意義上極其近似，如不嚴加區分，使用時極易導致混淆，而這對公文內容的確切表達無疑是有害的。因此，必須予以充分重視。如「簽發」與「簽署」；「應該」與「必須」；「申請」與「申報」；「審核」與「審簽」；「擬定」與「擬訂」等等，這幾組專業術語乍看頗為相近，但其各自的使用功能卻有嚴格限制，不容隨意濫用。否則，勢必影響公文內容的準確表達。　　第三，要根據不同的行文關係和職權範圍，恰當選用專業術語。上述諸種專業術語的使用，在很大程度上取決於發文機關的職權範圍和不同的行文關係。對上級機關的行文，在專業術語的使用上應當做到尊重、誠懇，如「妥否，請批示」、「以上報告如有不妥，請指示」等等；對下級機關的行文，在專業術語的使用上即應做到堅決、肯定，如「此令」、「此復」、「希認真貫徹執行」、「特此通知」等等；對平行機關或不相隸屬機關的行文，在專業術語的使用上應當做到委婉、謙和，如「盼函復」、「為荷」、「為盼」等等。　　對此，公文寫作中如有忽視，造成錯亂，就將直接影響公文的內容質量及其效用，甚至使行文目的和意圖落空，招致不應有的麻煩或損失。　　7、公文寫作中運用簡稱的常用方法有哪些？　　[解答]一般來講，公文寫作中使用的簡稱，其構成形式主要有以下幾種：　　（1）取全稱首尾。亦即將全稱的首字和尾字保留，省略其餘的內容，構成簡稱。例如「中華人民共和國」簡稱「中國」，「美立堅合眾國」簡稱「美國」，「英吉利王國」簡稱「英國」，「法蘭西共和國」簡稱「法國」，「掃除文盲」簡稱「掃盲」，「歸國華僑」簡稱「歸僑」，「微型計算機」簡稱「微機」，「整頓黨風」簡稱「整風」，「外交部長」簡稱「外長」、「軍人家屬」簡稱「軍屬」，「烈士家屬」簡稱「烈屬」等等。　　（2）舍全稱首尾。就是將全稱的首字和尾字刪略，保留中間的內容，構成簡稱。例如「快速記錄」簡稱「速記」，「歷史地理」簡稱「史地」，「物理化學」簡稱「理化」，「人民警察」簡稱「民警」等。　　（3）取前舍後。就是把一個全稱前邊的部分保留，刪略後面的內容，構成簡稱。例如「蹲點調查」簡稱為「蹲點」；「蹲坑守候」簡稱為「蹲坑」、「非典型肺炎」簡稱「非典」等。　　（4）舍前取後。例如「中國人民解放軍」簡稱為「解放軍」、「中國人民解放軍戒嚴部隊」簡稱「戒嚴部隊」，「高致病性禽流感」簡稱為「禽流感」，《中華人民共和國公務員法》簡稱《公務員法》等。　　（5）選取全稱中有代表性的語素或詞。例如「中國共產黨中央委員會」簡稱為「中共中央」，「全國人民代表大會」簡稱為「全國人大」，「調查研究」簡稱「調研」，「科學技術」簡稱「科技」等。　　（6）合併相同成份。亦即省略兩個詞中的一個相同的語素，如「工業、農業」簡稱「工農業」，「企業事業」簡稱「企事業」、「離休、退休幹部」簡稱為「離退休幹部」，「敵情社情」簡稱「敵社情」，「三反五反」簡稱「三五反」，「複員軍人、轉業軍人、退伍軍人」簡稱為「復轉退軍人」；「病害、蟲害」簡稱為「病蟲害」等。　　（7）標義概括。這種簡稱方式不是從字面上能夠看得出來的，而是根據其內容意義歸納而成。例如１９８７年公安部頒發的《公安機關辦理刑事案件程序規定》簡稱為「一百二十條」，它沒有從表面上將其簡稱為「規定」，而是根據該法規的條款數目（共計１２０條）而進行歸納，此即所謂「標義概括」。　　（8）標數概括。這種簡稱具有多種表現形式，其總的特點是由數詞加名詞或名詞化的詞、片語這樣兩部分組成，如「講學習、講政治、講正氣」簡稱為「三講」，「堅持社會主義道路，堅持人民民主專政，堅持黨的領導，堅持馬列主義、毛澤東思想」簡稱為「四項基本原則」等；在這一總的特點之下又可將其劃分為如下三種類型：一是單重式。這種標數概括簡稱通常由一個數詞加名詞或名詞化的詞、片語構成，例如「一個中心，兩　　個基本點」、「兩個務必」、 「三個代表」、「四個現代化」、「五條禁令」、「六項措施」等；二是雙重式，即由兩個數詞加名詞或名詞化的詞、片語構成，如「雙增雙減」、「一個中心兩個基本點」、「一國兩制」、「三大紀律八項注意」、「三迎四創」、「八榮八恥」等；三是多重式，即由三個或三個以上的數詞加名詞或名詞性的片語構成，如「五講四美三熱愛」、「兩參一改三結合」、「五有六定七不準」等。　　8、公文中使用「簡稱」應注意什麼問題？　　[解答]公文中運用簡稱，主要應注意以下幾個方面問題：　　（1）要有可接受性。亦即所使用的簡稱必須是已經約定俗成或者為公眾所認可的，否則不宜使用。　　（2）新創簡稱應力求表意準確、清晰，切忌含糊隱約，生僻晦澀，令人難解其義。例如「整辦」，究竟指「整黨辦公室」，還是「整頓市容辦公室」，令人費解。據報載，「文革」時期，哈爾濱市一機構的門前掛有「三兩辦」的牌子，「三兩辦」所指究竟為何，讓人莫名其妙。後經詢查，方知是「兩個階級、兩條道路，兩種思想鬥爭辦公室」。這種含混模糊的簡稱，還是以不用為好。（3）使用簡稱，尤其是新創或較少使用的簡稱，除「知名度」較高者如「一國兩制」、「四項基本原則」、「一個中心兩個基本點」等外，必須先用全稱，並用括弧標註說明。對此，《國家行政機關公文處理辦法》第二十八條第六項已作出明確規定。如不予標註說明，就會給人以突兀之感，不知所指。如有一篇會議紀要寫道：「五月份除搞好選舉和開好人代會外，集中精力，認真抓好經濟工作（包括縣、鄉、鎮企業，兩戶一體和農業）。縣四大部門及諮詢處的領導同志分片深入下去，直接聽取鄉、廠長的彙報。重點抓新建廠、大廠、虧損廠、倒退廠和第一季度進展不大的地區。看責任制和『三權』、『三制』是否落實。要開展時間過半任務完成超半的競賽活動，對好的單位要進行表彰。」這段簡短的文字，總計使用了「兩戶一體」、「四大部門」、「三權」、「三制」等四個簡稱。這些簡稱，其具體含義究竟為何，並非所有人都能理解，如不作出必要的說明，往往容易造成文勢不通，前後阻滯，給閱者準確理解和把握公文內容帶來困難。　　（4）要盡量避免使人產生歧義。例如將「上海市測繪研究所」簡稱「上測所」，「人造肉加工廠」簡稱「人肉廠」，「社會主義精神文明建設辦公室」簡稱「社精辦」等，應當堅決加以避免。　　9、同級黨政領導職務一起連用時，如何注意排列次序？　　[解答]同級黨政領導職務一起連用時，一般情況下應以黨委的負責人在前，行政負責人依次在後排列，例如：「縣委書記、縣長、縣委副書記、副縣長」、「局黨委書記、局長、副書記、副局長、黨辦主任、局辦主任」等。同級機關一起連用，按照各自的法律地位和使用的習慣，應是「市委、市人大、市政府、市政協」。上述排列次序不應前後顛倒。　　10、「通知「的標題只標文種行嗎？　　[解答]不行。在實際工作中，我們常見一些通知，特別是會議通知的標題，只寫作《通知》二字，也有的較為多了一點因素，寫作《通知如文》、《開會通知》、《會議通知》等等，這些寫法都是極不妥當的。理由有二：（1）違反了黨和國家公文法規有關公文標題擬制的原則要求。《條例》、《辦法》中都明確規定：文件標題應當由發文機關、內容和文種三部分組成。《通知》、《通知如文》這樣的標題，既缺發文機關、又無內容（事由），是極不合格的。特別是《如文》的寫法，早在1954 年10 月中央辦公廳就明令禁用。（2）違背了客觀實際工作的需求。文件所以要有標題，目的在於方便使用和實現科學管理。一份通知，只標《如文》、《通知如文》，而無作者、缺事由，會給收文機關的收文登記、立卷編目、著錄檢索等文書管理工作帶來許多困難，而且由於相似的通知多起來以後，不僅對方也包括自己都難以區別，難以引用，人為地給文件管理帶來重複，造成混亂。
推薦閱讀：